Cele mai bune practici pentru găzduirea întâlnirilor și evenimentelor hibride în Săli Microsoft Teams

Se aplică la
Teams Microsoft Teams

Un eveniment hibrid este o adunare la care unele persoane se alătură în persoană (de exemplu, într-o sală de ședințe), iar altele se alătură online, utilizând Microsoft Teams. Acest ghid vă va ajuta să planificați și să desfășurați fără probleme evenimente hibride mari. Veți găsi sfaturi despre alegerea echipamentului potrivit, despre configurarea spațiului, de la configurările de bază la cele complexe ale sălii Microsoft Teams, și despre cum să vă asigurați că totul funcționează bine atât pentru participanții prezenți fizic, cât și pentru cei online.

Ilustrație cu un eveniment într-o sală de spectacole cu un prezentator care vorbește pe scenă, persoane din public și participanți de la distanță.

Ilustrație cu un eveniment într-un spațiu mare de depozitare, cu participanți în persoană, participanți la distanță și un vorbitor de la distanță pe un ecran.

Sală Microsoft Teams: Autoproducție

Majoritatea Săli Microsoft Teams (MTR) funcționează bine ca săli pentru prezentatori pentru un vorbitor sau un grup mic, sau ca săli pentru participanți pentru petreceri mici de vizionare. Aceste săli au de obicei toate echipamentele de care aveți nevoie deja configurate, așa că vă puteți aștepta la o calitate bună a sunetului și a filmului fără a avea nevoie de echipamente suplimentare. 

Pentru instrucțiuni detaliate, consultați Găzduirea unui eveniment dintr-o sală Microsoft Teams.

Captură de ecran a unei diagrame a configurării unei săli Microsoft Teams

Iată echipamentul pe care îl recomandăm:

Camere din cameră

Această configurație este ideală pentru camere mici și mijlocii, fără nevoi de comutare a camerei. Pentru rezultate optime, căutați o calitate a camerei de 1920x1080 sau mai mare.  

Afișaje în sală

O configurare MTR standard include de obicei unul sau două ecrane: unul pentru conținutul partajat și altul pentru vizualizarea galerie. Această configurație funcționează bine pentru întâlnirile de dimensiuni mici și mijlocii.

Există mai multe opțiuni de afișare disponibile; un televizor de larg consum de înaltă calitate de la mărci precum LG, Samsung sau TCL este de obicei suficient. Atunci când alegeți un afișaj, luați în considerare lumina din cameră și optați pentru un ecran QLED pentru a ajuta la reducerea strălucirii și îmbunătățirea vizibilității.

Microfoane în cameră

MTR-urile acceptă microfoane încorporate, de masă și de tavan care sunt certificate pentru utilizarea în Teams. Aceste opțiuni sunt potrivite pentru încăperi de dimensiuni mici și medii, chiar dacă spațiul nu are un tratament acustic special. Totuși, toate tipurile de microfoane pot prelua zgomotul de fundal. Pentru a îmbunătăți calitatea sunetului, este o idee bună să adăugați panouri de amortizare a sunetului sau izolație a încăperii în timpul configurării.

Iluminatul din cameră

Iluminatul Standard al camerei funcționează de obicei bine pentru apelurile video de bază. Pentru a-i ajuta pe prezentatori să arate cât mai bine, evitați să amplasați lumini direct în spatele lor, ceea ce poate cauza umbre și poate îngreuna vederea feței. Lumina lină și difuză funcționează bine și, în general, mai multă lumină este mai bună, atât timp cât este echilibrată. Urmăriți o lumină uniformă în cameră și încercați să evitați umbrele dure.

Scenarii pentru întâlniri și evenimente mari

Următoarele două exemple vă arată cum să utilizați o Sală Microsoft Teams (MTR) cu echipament suplimentar pentru evenimente mai mari.

Sala Microsoft Teams - Producție completă: Pentru întâlniri și evenimente care necesită o configurare mai complexă decât echipamentul încorporat dintr-un MTR standard.

Sala Microsoft Teams - Producție particularizată completă: Pentru spații mari sau complexe, poate fi necesar să aduceți echipament și personal suplimentar pentru a satisface nevoile speciale.

Nu există o regulă exactă pentru momentul în care ar trebui să luați în considerare o producție personalizată completă, dar iată câteva lucruri la care să vă gândiți atunci când decideți ce configurație este cea mai bună:

  • Distanța aparatului foto (> 30 picioare)
  • Numărul de prezentatori în sală și/sau prezentatori virtuali (>3 prezentatori)
  • Dimensiunea publicului din sală (>50 de participanți)
  • Implicarea publicului și complexitatea interacțiunii (de exemplu, veți răspunde la întrebări în direct de la public)
  • Cerințe audio (de exemplu, microfoane individuale, lavare, amplificare în cameră etc.)
  • Cerințe de accesibilitate (interpret ASL, subtitrător CART etc.)
  • Complexitatea redării conținutului (de exemplu, videoclipuri în mișcare mare)
  • Buget (Scenariul #2 poate necesita un buget semnificativ)
  • Risc (ce nivel de redundanță este adecvat, având în vedere importanța evenimentului)

MTR - Producție completă

Captură de ecran cu o diagramă a configurării unei săli de prezentare Microsoft

Camere din cameră

Puteți să configurați mai multe camere într-o sală Teams, pentru a face evenimentul să arate mai dinamic. Acest lucru funcționează bine pentru discuțiile de grup sau atunci când aveți mai mulți prezentatori.

Pentru a comuta între camere în timpul evenimentului, veți avea nevoie de echipament suplimentar și de o persoană care să gestioneze fluxurile camerei. Acest lucru vă ajută să creați o experiență mai interesantă și cu un aspect profesionist.

De asemenea, există modalități de a utiliza inteligența artificială și alte instrumente pentru a îmbunătăți configurările pentru mai multe camere. Pentru rezultate optime, utilizați camere cu o rezoluție de 1920x1080 sau mai mare.

Afișaje în sală

Utilizarea ecranelor mari sau a proiectoarelor într-un MTR ajută toată lumea să vadă clar. De asemenea, puteți adăuga ecrane suplimentare pentru a afișa diapozitive, temporizatoare sau prezentatori de la distanță.

Dimensiunea și numărul de ecrane vor depinde de sală și de cât de departe se află publicul față de ecran. Pentru imagini luminoase și clare, proiectoarele laser cu cel puțin 15.000 de lumeni sunt ideale în majoritatea spațiilor.

Dacă camera dvs. este prea luminoasă, luați în considerare utilizarea ecranelor QLED pentru a reduce reflexia strălucitoare și a îmbunătăți vizibilitatea.

  • Christie 4K22A-HS-TAA

    • Ecran de până la 40 de picioare
    • Sunt necesare obiective speciale în funcție de distanța ecranului.

  • Epson EB-PQ2220B

    • Ecran de până la 40 de picioare
    • Sunt necesare obiective speciale în funcție de distanța ecranului.

  • Barco UDM-4K15

    • Ecran de până la 40 de picioare
    • Sunt necesare obiective speciale în funcție de distanța ecranului.

  • Samsung Neo QLED QN90A 98 Inchi

    • Prezentatorii hibrizi monitorizează interacțiunea pe scenă cu prezentatorii prezenți fizic.
    • Monitor ASL pentru necesitățile de accesibilitate ale participanților din sală.
    • Monitoarele de încredere sunt recomandate să aibă o dimensiune de 50-60 inchi, în funcție de distanța față de prezentator pentru temporizatoare sau diapozitive.

Audio în cameră

Un sunet bun este esențial pentru orice eveniment. Acest lucru se numește PA (adresă publică) și include difuzoarele amplasate în cameră, astfel încât toată lumea să poată auzi clar, fără a provoca feedback de la microfoanele prezentatorului.

  • Microfoanele Lavalier (microfoane mici, cu clemă) sunt ideale pentru prezentatorii care se mișcă sau vorbesc în panouri. Acestea vă ajută să captați clar vocile și să reduceți zgomotul de fundal.
  • Microfoanele Lavalier sunt utile mai ales atunci când mai multe persoane vorbesc în același timp.
  • Microfoanele portabile sunt utile în încăperi mari, atunci când trebuie să treceți rapid un microfon între difuzoare. Dar pot duce la sunet scăzut dacă nu sunt ținute suficient de aproape de gură.
  • Recomandări suplimentare privind echipamentul: Dispozitive activate pentru Microsoft Teams

Iluminatul din cameră

O luminozitate bună ajută prezentatorii să arate profesionist și îmbunătățește calitatea video, mai ales pentru evenimentele hibride. Camerele au nevoie de suficientă lumină pentru a captura videoclipuri clare. Fără o iluminare adecvată, nici măcar cea mai bună cameră nu va da rezultate bune.

În spațiile mari, este important să luminați clar fața și corpul prezentatorului. Dacă aveți mai mulți vorbitori pe scenă, utilizați un rând de lumini, astfel încât toți să fie vizibili.

Utilizați o configurație de iluminare Three-Point:

  • Lumină cheie: strălucește direct pe fața prezentatorului.
  • Umple lumina: atenuează umbrele.
  • Iluminare din fundal: ajută prezentatorul să iasă în evidență din fundal.

Această configurare face prezentatorii mai ușor de văzut și îi împiedică să se integreze în cameră.

MTR - Producție personalizată completă

În funcție de dimensiunea spațiului, de complexitatea evenimentului sau de numărul de prezentatori și de participanți, echipamentul încorporat poate să nu fie suficient. În aceste cazuri, poate fi necesar ca o echipă de producție să aducă echipamente suplimentare, cum ar fi camere, microfoane, lumini sau instrumente de rețea, pentru a se asigura că totul decurge fără probleme.

Captură de ecran a unei diagrame a unei săli de prezentare Microsoft cu o configurare complexă

Pentru a decide dacă această configurare este potrivită pentru evenimentul dvs., verificați factorii listați mai sus în ghid. Detaliile de mai jos vă vor ajuta, de asemenea, să înțelegeți de ce este necesar pentru o producție de succes.

Mai multe camere, camere operate sau distanțe semnificative

Pentru sălile mari, cum ar fi sălile de spectacole, utilizarea mai multor camere te ajută să creezi o experiență profesională și antrenantă. Această configurație include atât cadre largi, pentru a arăta sala, cât și cadre strânse, pentru a focaliza pe prezentator.

Pentru ca acestea să funcționeze, veți avea nevoie de sisteme de camere speciale, obiective și o echipă pentru a le opera. Numărul de prezentatori este un factor cheie atunci când planificați configurarea.

  • Pentru un prezentator, utilizați o secvență largă pentru context și o cadre strânsă pentru detalii de prim-plan. Două camere sunt minimul pentru un aspect îngrijit.
  • Dacă aveți două sau mai multe persoane pe scenă, planificați cel puțin 3-5 camere.
  • Pentru grupuri mari, poate fi necesară 6 sau mai multe camere pentru a acoperi toată lumea.

Amplasează camerele în locuri diferite din cameră, pentru a menține interesantul videoclipului. Utilizați o combinație de camere statice cu unghi larg, camere mobile pe cărucioare sau gimbalane și trepiede pentru panoramare și înclinare lină.

Afișare în cameră

Adăugarea de ecrane suplimentare în spațiul dvs. vă poate ajuta să faceți evenimentul mai captivant și mai accesibil. Aceste ecrane pot afișa conținut, vizualizare galerie, interpreți ASL și pot ajuta persoanele cu locuri depășite sau publicul hibrid să rămână conectat.

  • Adaptați configurația la spațiul dvs.

Numărul și tipul de ecrane utilizate depind de dimensiunea sălii și de modul în care este aranjată audiența. Luați în considerare utilizarea unei combinații de proiectoare și televizoare amplasate în jurul spațiului pentru a vă asigura că toată lumea poate vedea clar.

  • Faceți-l accesibil

Pentru a accepta toți participanții, luați în considerare adăugarea de ecrane cu subtitrări sau interpretare ASL. Acest lucru vă ajută să faceți evenimentul mai incluziv și mai ușor de urmărit.

  • Asistență pentru prezentatori

Pentru evenimentele mari, prezentatorii au nevoie adesea de un cronometru pentru a rămâne în grafic, de un ecran care să afișeze diapozitivele, astfel încât să păstreze contactul vizual cu publicul și de o vizualizare a prezentatorilor de la distanță cu care interacționează.

Configurări PA și audio complet

Pentru locațiile mari, un sistem audio puternic este o necesitate. Aceasta include mixere digitale, microfoane lavalier și portabile, monitoare intraauriculare și configurații mix-minus pentru a evita feedbackul. Instrumente precum EQ, compresie și gating te ajută să păstrezi sunetul clar și echilibrat.

Când vine vorba de sunet, este mai bine să aveți mai mult decât credeți că veți avea nevoie. Puteți organiza un eveniment bun cu mai puține camere, dar dacă sunetul nu este suficient de puternic, oamenii vor observa imediat. Asigurați-vă întotdeauna că aveți suficiente difuzoare și microfoane pentru a acoperi spațiul și a susține prezentatorii.

Iluminatul din cameră

O configurație de iluminare în trei puncte - iluminarea tastelor, de umplere și de fundal - ajută prezentatorii să arate profesionist și îmbunătățește calitatea video. Această configurare este excelentă pentru evenimentele hibride în care contează elementele vizuale clare.

  • Iluminat pentru producții mari

Pentru scene mai mari sau mai mulți prezentatori, poate fi necesară o lumină suplimentară. Panourile LED și spoturile reglabile vă pot ajuta să vă asigurați că toată lumea este bine luminată și ușor de văzut.

  • Adăugați entuziasm vizual

Lumina nu ține doar de vizibilitate, ci și de a face evenimentul să arate interesant. Petele de culoare și luminile în mișcare pot adăuga energie și stil spațiului dvs. Este o metodă rentabilă de a vă face evenimentul să iasă în evidență.

Aveți nevoie de asistență suplimentară?

Serviciile pentru evenimente Microsoft Teams vă pot oferi mai mult suport pentru planificarea sau desfășurarea întâlnirilor și evenimentelor mari. Pentru a afla mai multe, consultați Microsoft Adoption. 

Resurse suplimentare