Планирование управления версиями документов, утверждение содержимого и элементы управления проверка в SharePoint

Сводка: Узнайте, как использовать управление версиями, утверждение содержимого и проверка в SharePoint 2013 для управления версиями документов на протяжении всего жизненного цикла.

В этой статье описывается, как спланировать использование управления версиями, утверждения содержимого и проверка в SharePoint Server 2016 для управления версиями документов на протяжении всего жизненного цикла.

Прежде чем читать эту статью, вы должны ознакомиться с процессом планирования управления документами, описанным в статье Обзор управления документами в SharePoint 2013.

В этой статье:

• Сведения об использовании версий, утверждении содержимого и проверка выходах
• Планирование управления версиями
• Планирование утверждения содержимого
• Планирование проверка и проверка

Сведения об использовании версий, утверждении содержимого и проверка выходах

SharePoint Server 2016 включает следующие функции, которые помогают управлять документами в библиотеке документов:

• Управление версиями — это метод, с помощью которого нумеруются и сохраняются последовательные итерации документа.
• Утверждение содержимого — это метод, с помощью которого участники сайта, имеющие разрешения утверждающего, управляют публикацией контента.
• Извлечение и регистрация — это методы, с помощью которых пользователи могут лучше управлять созданием новой версии документа, а также комментировать изменения, внесенные при проверка документа.

Вы настраиваете параметры для функций управления содержимым, описанных в этой статье, в библиотеках документов. Чтобы совместно использовать эти параметры между библиотеками в решении, можно создать шаблоны библиотек документов, включающие параметры управления содержимым. Это гарантирует, что новые библиотеки будут отражать ваши решения по управлению содержимым.

Дополнительные сведения об использовании версий см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Планирование управления версиями

Элемент управления версиями по умолчанию для библиотеки документов зависит от шаблона семейства веб-сайтов. Однако вы можете настроить управление версиями для библиотеки документов в зависимости от конкретных требований. Каждая библиотека документов может иметь различные элементы управления версиями, которые лучше всего соответствуют типу документов в библиотеке. SharePoint Server 2016 имеет три варианта управления версиями:

• Нет управления версиями Указывает, что более ранние версии документов не сохраняются. Если управление версиями не используется, более ранние версии документов не извлекаются, а журнал документов также не сохраняется, так как комментарии, сопровождающие каждую итерацию документа, не сохраняются. Используйте этот параметр для библиотек документов, содержащих неважное содержимое или содержимое, которое никогда не изменится.
• Создание основных версий Указывает, что нумеруемые версии документов хранятся с помощью простой схемы управления версиями (например, 1, 2, 3). Чтобы контролировать влияние на дисковое пространство, можно указать, сколько предыдущих версий необходимо сохранить, отсчитывая от текущей версии.
  В основном управлении версиями каждый раз при сохранении новой версии документа все пользователи, имеющие разрешения на доступ к библиотеке документов, смогут просматривать содержимое. Используйте этот параметр, если не нужно различать черновики документов и опубликованные версии. Например, в библиотеке документов, используемой рабочей группой в организации, основное управление версиями является хорошим выбором, если все участники команды должны иметь возможность просматривать все итерации каждого документа.
• Создание основных и дополнительных (черновых) версий Указывает, что нумерованные версии документов хранятся с помощью основной и дополнительной схемы управления версиями (например, 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Версии, заканчивающиеся на .0 , являются основными версиями, а версии, заканчивающиеся ненулевыми расширениями, являются дополнительными версиями. Предыдущие основные и дополнительные версии документов сохраняются вместе с текущими версиями. Чтобы контролировать влияние на дисковое пространство, можно указать, сколько предыдущих основных версий необходимо сохранить, отсчитывая от текущей версии. Можно также указать, сколько основных версий должно включать соответствующие дополнительные версии. Например, если указать, что дополнительные версии должны храниться для двух основных версий, а текущая основная версия — 4.0, будут сохранены все дополнительные версии, начиная с версии 3.1.
  В основных и дополнительных версиях любой пользователь, имеющий разрешения на чтение, может просматривать основные версии документов. Вы можете указать, какие пользователи также могут просматривать дополнительные версии. Как правило, рекомендуется предоставлять разрешения на просмотр дополнительных версий и работать с ней пользователям, которые могут редактировать элементы, а пользователям с разрешениями на чтение — только просмотр основных версий.
  Используйте основное и дополнительное управление версиями, если требуется различать опубликованное содержимое, которое может просматривать аудитория, и черновик контента, который еще не готов к публикации. Например, на веб-сайте отдела кадров, где описаны преимущества организации, используйте основные и дополнительные версии, чтобы ограничить доступ сотрудников к описаниям преимуществ во время пересмотра описаний.

Планирование утверждения содержимого

Используйте утверждение содержимого для формализации и контроля доступа к содержимому аудитории. Например, предприятие, которое публикует содержимое в качестве одного из своих продуктов или служб, может потребовать юридической проверки и утверждения перед публикацией содержимого.

Проект документа, ожидающий утверждения содержимого, находится в состоянии Ожидание. Когда утверждающий просматривает документ и утверждает содержимое, он становится доступным для просмотра пользователями с разрешениями на чтение. Владелец библиотеки документов может включить утверждение содержимого для библиотеки документов и при необходимости связать рабочий процесс с библиотекой для запуска процесса утверждения.

Способ отправки документов на утверждение зависит от параметров управления версиями в библиотеке документов:

• Нет управления версиями Если управление версиями не используется и изменения документа сохраняются, состояние документа становится ожиданием. SharePoint Server 2016 сохраняет более раннюю версию документа, чтобы пользователи с разрешениями на чтение могли по-прежнему просматривать его. После утверждения ожидающих изменений новая версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение, а более ранняя версия не сохраняется.
  Если управление версиями не используется и новый документ передается в библиотеку документов, он добавляется в библиотеку в состоянии Ожидание и не может просматриваться пользователями, имеющими разрешения на чтение, пока не будет утвержден.
• Создание основных версий Если используется основное управление версиями и сохраняются изменения в документе, состояние документа становится ожиданием, а предыдущая основная версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение. После утверждения изменений в документе создается новая основная версия документа, которая становится доступной для пользователей с разрешениями на чтение, а предыдущая основная версия сохраняется в списке журнала документа.
  Если используется основное управление версиями и новый документ передается в библиотеку документов, он добавляется в библиотеку в состоянии Ожидание и не отображается пользователями с разрешениями на чтение, пока не будет утвержден как версия 1.
• Создание основных и дополнительных (черновых) версий Если используется основное и дополнительное управление версиями и сохраняются изменения в документе, автор может сохранить новую дополнительную версию документа в виде черновика или создать новую основную версию, которая изменит состояние документа на Ожидание. После утверждения изменений документа создается новая основная версия документа, которая становится доступной для пользователей с разрешениями на чтение. В основных и дополнительных версиях как основные, так и дополнительные версии документов хранятся в списке журналов документов.
  Если используется основное и дополнительное управление версиями и новый документ передается в библиотеку документов, его можно добавить в библиотеку либо в состоянии Черновика версии 0.1, либо автор может немедленно запросить утверждение. В этом случае состояние документа становится Ожидание.

Планирование проверка и проверка

Вы можете потребовать, чтобы пользователи проверка документы из библиотеки документов перед редактированием документов. Ниже перечислены преимущества проверка и проверка.

• Улучшенный контроль над созданием версий документов. При извлечении документа автор может сохранить документ, не внося его в систему. Другие пользователи библиотеки документов не смогут увидеть эти изменения, и новая версия не будет создана. Новая версия (видимая для других пользователей) создается только при проверке документа автором. Это дает автору большую гибкость и контроль.
• Улучшенный сбор метаданных. При извлечении документа автор может написать комментарии, описывающие изменения, внесенные в документ. Это создает текущую историю изменений, внесенных в документ.

Если ваше решение требует, чтобы пользователи проверка в документах и проверка для их редактирования, вы можете использовать функции в клиентских приложениях Office 2016, которые поддерживают эти действия. Пользователи могут проверка документы, отменять проверка и проверка в документах из клиентских приложений Office 2016.

При извлечении документа пользователь блокирует его для монопольного редактирования. Когда пользователь сохраняет изменения в этом файле, изменения передаются и сохраняются на сервере. Изменения являются частными для пользователя и не видны другим пользователям. Когда пользователь будет готов проверка в документе, последние изменения становятся видимыми для других пользователей и публикуются.

В клиентских приложениях Office 2016 пользователи также могут оставить извлеченные документы на сервере, изменив параметры редактирования содержимого.

Планирование управления документами в SharePoint 2013