Создаваемые шаблоны форм Microsoft Office InfoPath предназначены для открытия и заполнения в Интернете либо в самом InfoPath, либо с помощью веб-браузера. Однако пользователи могут распечатать копию заполненной формы для личных записей или архивных целей. По этой причине рекомендуется убедиться, что шаблон формы выглядит приемлемым при печати. Например, может потребоваться убедиться, что элементы управления в шаблоне формы помещаются на полях печатной страницы и что текст на печатной форме доступен для чтения.
Кроме того, с помощью области задач Представления можно создать специальную версию шаблона формы, которая называется представлением печати, которая предназначена специально для печати.
В этой статье объясняется, как создать представление печати для шаблона формы и другие методы создания удобных для печати шаблонов форм.
В этой статье
- Разница между печатью шаблона формы и формы
- Общие сведения о представлениях печати
- Разработка представления печати, основанного на существующем представлении
- Разработка представления печати специально для Word
Разница между печатью шаблона формы и формы
Вы можете распечатать шаблон формы, чтобы получить общее представление о том, как элементы управления и другие объекты отображаются на печатной странице, или проверить параметры печати, такие как колонтитулы. При печати шаблона формы из режима конструктора в шаблоне печатной формы могут отображаться определенные элементы, такие как кнопки, которые фактически не отображаются, когда пользователь печатает форму на основе шаблона формы.
Когда пользователи печатают форму на основе шаблона формы, InfoPath вносит изменения в форму или удаляет некоторые элементы, не имеющие смысла в контексте печати. Например, текст инструкции вставки элемента , который по умолчанию отображается в повторяющихся таблицах, не будет отображаться в печатной форме. Ни элементы управления кнопками, ни записи в списке, ни стрелки прокрутки не будут, так как эти элементы теряют свое значение на печатной странице.
Общие сведения о представлениях печати
Хотя шаблоны форм предназначены для сбора данных формы в электронном формате, можно создать представление печати, которое предназначено специально для печати. Это полезно, если требуется, чтобы пользователи печатали формы с помощью определенного макета или печатали только определенные части формы.
Если шаблон формы содержит несколько представлений, можно создать представление печати для каждого представления. Кроме того, можно назначить одно представление печати, которое применяется ко всем представлениям в шаблоне формы. Например, если шаблон формы содержит три отдельных представления, можно создать представление печати, которое объединяет ключевую информацию из каждого из этих представлений в одну распечатаемую страницу.
Чтобы создать и связать представление печати с существующим представлением, можно использовать ссылку Создать версию печати для этого представления в области задач Представления . Щелкнув эту ссылку, InfoPath выполняет следующие действия.
- Создает пустое представление с именем "Версия печати", где name — это имя представления, на котором основано представление печати.
- Связывает представление печати с представлением, на котором оно основано. Эта связь записана в диалоговом окне Свойства представления на вкладке Параметры печати . Например, представьте, что вы создали представление печати, основанное на представлении Утверждения в шаблоне формы. Когда пользователи нажимают кнопку Печать в представлении утверждения , InfoPath выводит все, что отображается в представлении Утверждение версии печати .
После создания представления печати его можно спроектировать в соответствии с тем, как форма будет отображаться при печати. Обычно это включает копирование и вставку элементов управления из других представлений в шаблоне формы в представление печати. При необходимости некоторые элементы управления можно заменить другими элементами управления в режиме печати. Например, можно заменить раскрывающийся список, который по умолчанию скрывает записи списка, стандартным списком, в котором по умолчанию отображаются записи. При этом все записи отображаются в печатной форме. В диалоговом окне Свойства представления можно также указать настраиваемые параметры печати, например колонтитулы и поля страницы.
Разработка представления печати, основанного на существующем представлении
По умолчанию, когда пользователь печатает форму, с ней не связано определенное представление печати, выводится представление, которое в настоящее время отображается на компьютере пользователя. При создании представления печати InfoPath выводит это представление вместо текущего. Любое существующее представление можно назначить в качестве представления печати. В следующей процедуре объясняется, как использовать существующее представление в качестве основы для представления печати.
В меню Вид выберите пункт Управление представлениями.
В списке Выберите представление в области задач Представления щелкните представление, для которого нужно создать представление печати.
В разделе Действия щелкните Создать версию печати для этого представления.
В диалоговом окне Создание версии печати введите имя представления печати и нажмите кнопку ОК.
В области задач Представления дважды щелкните представление печати.
В диалоговом окне Просмотр свойств выберите нужные параметры на вкладках Параметры печати и Настройка страницы , а затем нажмите кнопку ОК. Например, можно указать параметры полей по умолчанию для представления печати или добавить колонтитулы.
Чтобы переключиться на исходное представление, в области задач Представления щелкните имя представления в списке Выберите представление .
Чтобы выделить все элементы в представлении, нажмите клавиши CTRL+A.
Чтобы скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена, нажмите клавиши CTRL+C.
Чтобы переключиться в режим печати, в области задач Представления щелкните имя представления в списке Выберите представление .
Чтобы вставить выделенный фрагмент из исходного представления в режим печати, нажмите клавиши CTRL+V.
Удалите все элементы управления или элементы макета, которые вам не нужны, или добавьте дополнительные элементы управления.
Совет
Чтобы быстро определить, будут ли элементы управления и другие элементы оформления помещаться на печатной странице, можно отобразить направляющую по ширине страницы в правой части шаблона формы, щелкнув в меню Виднаправляющую по ширине страницы. Направляющая по ширине страницы отображается в виде пунктирной вертикальной линии в шаблоне формы. Строка указывает, где находится правое поле печатной страницы в зависимости от принтера по умолчанию для компьютера.
Чтобы добавить разрывы страниц в представление печати, выберите место начала новой страницы, а затем в меню Вставка выберите пункт Разрыв страницы.
Примечание
Разрыв страницы отображается в виде пунктирной горизонтальной линии на шаблоне формы. При предварительном просмотре шаблона формы вы не увидите эту пунктирную строку или любое другое указание на разрыв страницы. Чтобы узнать, как разрыв страницы повлияет на печатные формы, основанные на шаблоне формы, щелкните Предварительный просмотр
на панели инструментов Standard.
Разработка представления печати специально для Word
Если вы являетесь расширенным конструктором форм, который разбирается в технологиях XML, вы можете использовать мастер добавления представления печати для Word, чтобы создать представление печати на основе Microsoft Office Word, которое печатает данные формы непосредственно из Word. Это позволяет воспользоваться преимуществами различных функций печати, доступных в Word. Для этого необходимо иметь доступ к существующему XSL-файлу преобразования (XSLT), который преобразует данные в шаблоне формы в формат, подходящий для печати из Word. Когда пользователь печатает форму, содержащую представление печати на основе Word, данные в этой форме будут печататься непосредственно из Word. XSLT-файл должен быть создан с помощью Microsoft Office Word 2003 или Microsoft Office Word 2007.
Примечание
Дополнительные сведения о создании XSLT-файла см. в пакете SDK для Microsoft Office InfoPath 2003. Пакет SDK содержит средство, называемое мастером InfoPath для Word, которое позволяет использовать Word 2003 или Word 2007 для печати данных формы InfoPath. Чтобы найти пакет SDK для InfoPath 2003, см. раздел См. также .
- В меню Вид выберите пункт Управление представлениями.
- В разделе Действия в области задач Представления щелкните Добавить режим печати для Word.
- Следуйте инструкциям в мастере добавления представления печати для Word, чтобы указать XSLT-файл, который требуется использовать для Word представления печати.
- В списке Выберите представление в области задач Представления щелкните представление, для которого нужно назначить представление печати на основе Word, а затем нажмите кнопку Свойства представления.
- Перейдите на вкладку Параметры печати .
- В списке Выберите существующее представление, используемое при печати этого представления, щелкните представление печати на основе Word.