В этой статье рассматриваются преимущества использования электронных форм вместо бумажных форм для сбора данных. Он также содержит некоторые рекомендации по преобразованию бумажных форм в шаблоны форм Microsoft Office InfoPath.
Примечание
Если бумажная форма разработана в Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel, с помощью мастера импорта InfoPath можно быстро преобразовать документ или книгу в шаблон формы InfoPath. Если форма была создана в другой программе или вы не можете получить доступ к исходному исходному файлу формы, вам потребуется воссоздать бумажную форму с нуля в InfoPath.
В этой статье
Преимущества использования электронных форм
Использование электронных форм вместо бумажных форм имеет много преимуществ. К этим преимуществам относятся следующие:
Точные и согласованные данные В бумажных формах люди часто пишут информацию в неправильном месте или неправильно интерпретирует инструкции по заполнению формы. Ошибки также могут возникать, когда сотрудник вручную повторно вводит данные формы в базу данных или другую программу. Поиск и исправление таких типов ошибок ввода данных может быть дорогостоящим и трудоемким. InfoPath включает ряд автоматизированных способов, помогающих пользователям избежать ошибок при вводе данных. Например, можно использовать формулы для автоматического вычисления математических значений для пользователей. Вы также можете использовать условное форматирование, чтобы привлечь внимание пользователя к данным или включить средство проверки орфографии, чтобы пользователи могли проверка орфографических ошибок перед отправкой форм. Можно также автоматически заполнять поля для пользователей, используя существующие данные из базы данных или другой системы хранения данных. Например, можно создать форму продаж, которая автоматически заполняет поля сведений о сотрудниках после того, как пользователи вводят свой идентификационный номер в поле Идентификатор сотрудника.
Простые обновления Если необходимо обновить существующий шаблон формы, его можно изменить, повторно опубликовать и распространить для пользователей. Обновление происходит автоматически при следующем открытии пользователем формы, основанной на шаблоне формы. Если при публикации обновленного шаблона формы пользователи работают в автономном режиме, обновление происходит при следующем подключении к сети. Пользователи обычно не замечают, что происходит обновление, хотя вы можете создать шаблон формы, чтобы оповещать пользователей.
Параметры рабочего процесса Используя возможности рабочих процессов в InfoPath, вы можете повысить общую эффективность распространенных бизнес-процессов, в которых данные направляются от одного пользователя к другому. Рабочие процессы могут сократить затраты и время, необходимые для координации бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документов, за счет управления и отслеживания задач человека, связанных с этими процессами. Например, представьте себе процесс составления отчетов о расходах на основе бумаги, в котором сотрудник заполняет распечатанный отчет о расходах, прикрепляет бланк маршрутизации бумаги к форме, а затем отправляет его по электронной почте своему руководителю. После утверждения отчета менеджер проверяет поле рядом с ее именем на бланке маршрутизации, а затем отправляет отчет в бухгалтерию по межофисной почте. Если бухгалтер утвердит отчет, то выдаются чеки на возмещение. Между временем, когда был представлен первоначальный отчет, и когда работник получил свое возмещение проверка, могут пройти недели. Если вы используете InfoPath в сочетании с Microsoft Office SharePoint Server 2007, вы можете автоматизировать этот тип рабочего процесса, что значительно сэкономит время и расходы.
Интеграция с другими системами Вы можете интегрировать данные форм из InfoPath с другими продуктами или технологиями. Например, вы можете хранить данные формы в базе данных Microsoft SQL Server или принять решение о создании шаблона формы на основе веб-службы, чтобы можно было отправлять данные в базу данных, которая не поддерживается InfoPath напрямую. InfoPath работает со многими другими программами и серверами в системе Microsoft Office, включая Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel и Microsoft Office Access. Помимо прочего, вы можете создавать и заполнять формы InfoPath в сообщениях электронной почты Outlook, экспортировать данные InfoPath в книги Excel, отправлять данные InfoPath в базу данных Access или запрашивать данные из списка SharePoint. Кроме того, разработчики могут внедрять элементы управления InfoPath в пользовательские бизнес-приложения, используемые в вашей компании.
Добавлена безопасность Бумажные формы не обязательно являются безопасными. Они могут быть неправильно перенаправлены или потеряны, что может привести к раскрытию конфиденциальной информации. Модель безопасности для InfoPath связана с параметрами зоны безопасности и уровня в Windows Internet Обозреватель. Эти функции безопасности предназначены для защиты форм и компьютеров пользователей от небезопасных операций, таких как доступ к данным или отправка в источник, который не является доверенным. InfoPath предлагает дополнительные меры безопасности, включая защиту структуры шаблона формы, использование цифровых подписей, управление определенными операциями формы, такими как слияние и отправка, а также создание доверительных форм, установленных на компьютерах пользователей.
Рекомендации по преобразованию бумажных форм
В следующем списке описаны некоторые рекомендации, которые следует учитывать при преобразовании бумажных форм в шаблоны форм InfoPath.
-
Использование таблиц макетов для упорядочения разделов формы Как и в случае с бумажной формой, следует организовать электронную форму, чтобы люди, заполняющие ее, могли перемещаться по форме логически. В InfoPath таблицы макетов можно использовать для упорядочения элементов управления, отделения одного раздела от другого, а также для хранения логотипов и других графических элементов. Кроме того, использование таблиц макета дает дополнительное преимущество: возможность легко выравнивать текстовые поля, проверка поля и другие элементы, чтобы шаблон формы выглядел профессионально и полирован. В следующем примере таблица макета используется для упорядочения текстовых полей внутри раздела в шаблоне формы.
- Эта таблица макета содержит две строки.
- Во второй строке три столбца. Центральный столбец используется только в целях интервала.
-
Рассмотрите решения для получения дополнительных сведений Бумажные формы часто содержат разделы, зарезервированные для определенных категорий пользователей. Например, в больнице форма сведений о пациенте может содержать раздел "Только для административного использования", который предназначен для заполнения медсестрами или другим медицинским персоналом, а не пациентом. В InfoPath существует несколько способов, позволяющих разместить этот тип необязательных сведений. Один из лучших способов — использовать необязательный раздел, который представляет собой элемент управления, который содержит другие элементы управления, но не отображается в форме, если пользователь не добавит его. Например, в шаблон формы отчета о состоянии можно включить необязательный раздел Заметки . Пользователи, которые хотят добавить дополнительные заметки, могут вставить и заполнить этот необязательный раздел. Все остальные могут оставить раздел скрытым.
Условное форматирование также можно использовать для скрытия определенных полей, если в форме не выполняется определенное условие. Например, в шаблоне формы приложения можно скрыть определенный набор полей, пока пользователь не выберет поле 18 или более старых проверка. -
Используйте повторяющиеся таблицы вместо обычных таблиц Повторяющиеся таблицы можно использовать для экономии места и предоставления пользователям дополнительной гибкости при заполнении формы. При использовании повторяющихся таблиц шаблон формы не должен отображать множество пустых строк, когда пользователь впервые открывает его. Вместо этого пользователи обычно видят только одну строку и добавляют только тогда, когда и если они им нужны.
- Определение потребностей в данных Перед преобразованием бумажной формы необходимо решить, что в конечном итоге должно произойти с данными, которые пользователи будут вводить в электронную форму. Предварительно продумывая потребности в данных, перед преобразованием бумажной формы вы можете определить, обладаете ли вы инфраструктурой, необходимой для создания шаблона формы. Например, если пользователям нужно иметь возможность быстро отправлять данные формы туда и обратно, а вам не нужно повторно использовать данные, возможно, вам потребуется опубликовать шаблон формы в виде сообщения электронной почты. Затем вы можете хранить пользовательские формы в папке InfoPath Forms в папке "Входящие". Если другим пользователям необходимо получить доступ к данным формы и предоставить к ним общий доступ, может потребоваться хранить коллекции связанных форм InfoPath в библиотеках на сервере, на котором выполняется Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователям требуется доступ к данным формы в других бизнес-приложениях или системах, таких как отчеты о расходах или приложения для бухгалтерского учета, может потребоваться хранить данные в корпоративных базах данных. Это часто достигается путем подключения шаблона формы к веб-службе, которая выступает в качестве посредника между шаблоном формы и базой данных или бизнес-системой.
- Определение необходимого количества представлений В InfoPath можно создавать различные представления одного шаблона формы. Представление — это альтернативный способ представления данных в шаблоне формы. Например, если вы разрабатываете шаблон формы заявки на разрешение, можно использовать одно представление для заполнения подрядчиком по электросети, другое представление для принимающего агента и третье представление для следователя, который утверждает или отклоняет заявку. С помощью представлений вы устраняете необходимость проектирования и поддержки нескольких форм для одного бизнес-процесса.
- Определение необходимого типа элементов управления Если вы создали бумажную форму в такой программе, как Word, которая действительно не предназначена для разработки форм, вы, вероятно, использовали текстовые поля, проверка поля, кнопки и, возможно, несколько других элементов управления. InfoPath предлагает более 30 различных элементов управления, которые можно добавить в шаблон формы. Помимо стандартных элементов управления, таких как текстовые поля и поля со списками, InfoPath включает ряд новых элементов управления, таких как повторяющиеся таблицы, группы выбора и необязательные разделы. Эти типы элементов управления позволяют разработать гибкий шаблон формы, который будет соответствовать вашим пользователям. Например, в шаблоне формы отчета о расходах можно использовать повторяющуюся таблицу, чтобы разрешить пользователям вводить только необходимое количество статей расходов.
-
Рассмотрите возможность использования частей шаблона для общих наборов элементов управления При наличии большого количества форм бумаги для преобразования можно найти общие разделы и наборы полей, которые можно превратить в части шаблона InfoPath. Часть шаблона — это часть шаблона формы, которую можно сохранить для повторного использования в нескольких шаблонах форм. Типичная часть шаблона состоит из элементов управления и источника данных, а также может включать такие функции, как подключения к данным, проверка данных и правила. Создавая и используя части шаблонов, вы можете обеспечить согласованность шаблонов форм в организации по тону, структуре и поведению. Например, отдел кадров может использовать одну часть шаблона контактных данных во всех своих шаблонах форм.
- Включение цифровых подписей В InfoPath можно настроить шаблон формы, чтобы пользователи могли подписывать определенные части формы или всю форму. Подписывание формы помогает пройти проверку подлинности пользователя как человека, заполнившего форму, а также убедиться, что содержимое формы не было изменено.
- Использование функций, помогающих пользователям заполнять формы В InfoPath можно назначить значения по умолчанию элементам управления, чтобы помочь пользователям быстрее заполнять формы. Например, в отчете о расходах можно назначить текущую дату в качестве значения по умолчанию для элемента управления выбора даты. Формулы можно назначить полям Промежуточные итоги и Итого, чтобы расходы автоматически вычислялись при вводе пользователем статей расходов. Вы также можете включить проверку орфографии, чтобы пользователи могли проверка текст, который они вводят для проблем с орфографией, как и в любом другом документе Microsoft Office. Если вы хотите предоставить команды для конкретной формы или содержимое справки, можно создать настраиваемую область задач, которая отображается рядом с формой.