В Outlook синхронизируется только подмножество элементов почтового ящика Exchange

Симптомы

Рассмотрим следующий сценарий.

  • Вы используете Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 или Outlook для Microsoft 365.

  • Вы подключены к почтовому ящику Exchange Server.

    Примечания.

    • Если у вас установлен Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, эта учетная запись может быть вашим основным почтовым ящиком или другим почтовым ящиком, которому вы предоставили делегированный доступ или другое разрешение. Это может быть дополнительный, общий или автоматически отображенный почтовый ящик или общедоступные папки.

      Для получения дополнительной информации об этой проблеме в Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, связанной с общими почтовыми ящиками или общедоступными папками, см. следующую статью в базе данных Майкрософт:

      3140747Только подмножество элементов синхронизируется в общих почтовых ящиках или общедоступных папках в Outlook 2016

    • Если вы работаете в Outlook 2013, учетная запись должна быть основной.

  • Ваша учетная запись электронной почты Exchange настроена на использование режима кэширования Exchange.

В этом случае папки электронной почты для этих почтовых ящиков могут отображать меньшее количество элементов, чем ожидалось. Кроме того, старые элементы могут исчезнуть, и вы можете получить следующее сообщение и гиперссылку в нижней части списка элементов:

В этой папке больше элементов, чем на сервере

Нажмите здесь для более подробной информации о Microsoft Exchange

Это сообщение показано на снимке экрана ниже.

Снимок экрана с сообщением «Эта папка на сервере содержит другие элементы» и ссылкой «Щелкните здесь, чтобы просмотреть другие элементы на сервере Microsoft Exchange».

Кроме того, при поиске элементов электронной почты в почтовом ящике результаты поиска могут отображать следующий текст в нижней части результатов:

Отображение последних результатов... Дополнительно

При нажатии на ссылку Дополнительно в результатах поиска отображаются дополнительные элементы, отвечающие вашим критериям поиска. Это происходит из-за того, что Outlook извлекает дополнительные элементы из почтового ящика на сервере, который работает с Exchange Server.

Примечание.

Такое поведение также может происходить в папке RSS-каналов в почтовом ящике Exchange. Кроме того, только подмножество элементов может быть синхронизировано в группах в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365.

Причина

Такое случается из-за того, что настройка режима кэширования Exchange Почта, которая должна храниться локально установлена на значение отличное от Вся. Например, на следующем снимке экрана отображается профиль, настроенный на использование режима кэширования Exchange, а настройка почты Почта, которая должна храниться локально, установлена на значение по умолчанию в 12 месяцев.

На снимке экрана отображается, что для параметра «Почта, которая должна храниться локально» установлено значение «12 месяцев» в диалоговом окне «Изменить учетную запись».

Примечание.

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook для Microsoft 365 предоставляют следующие варианты: 1, 3, 6, 12 или 24 месяца или «Все». Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook для Microsoft 365 предоставляют дополнительные варианты: 3 дня, 1 неделя, 2 недели, 3 года и 5 лет. Кроме того, в более поздних версиях Outlook настройка Почта, которая должна храниться локально переименован на Скачать электронную почту за последние.

В конфигурации по умолчанию, в зависимости от размера жесткого диска, Outlook синхронизирует электронную почту в файл Offline Outlook Data (.ost) с сервера Exchange только за 1, 3 или 12 месяцев.

Если настройка Почты для сохранения в автономном режиме установлена на 12 месяцев и у вас есть элементы электронной почты в почтовом ящике Exchange, которые старше 12 месяцев, эти элементы находятся только в вашем почтовом ящике на сервере. Таким образом, если вы не можете подключиться к серверу Exchange, возможно, вам не удастся получить элементы за пределами диапазона, указанного в настройке синхронизации режима кэширования Exchange, пока вы не снова не подключитесь к серверу.

Примечание.

Эта настройка не влияет на количество элементов, синхронизированных с папками следующих типов:

  • Календарь
  • Контакты
  • Задачи
  • Журнал
  • Примечания.
  • Исходящие
  • Совместное или делегированное (только для Outlook 2013)

Примечание.

Групповые папки синхронизируются не более 1 года. Настройки Почта, которая должна храниться локально которым меньше 1 года, выполняются.

Дополнительные сведения

Чтобы уменьшить эффект от офлайн-файла данных Outlook (.ost), количество месяцев, настроенных для вашего профиля, зависит от размера жесткого диска. В следующей таблице приведены различные значения по умолчанию для различных размеров жесткого диска.

Место на жестком диске Значение по умолчанию для "Почта для сохранения в автономном режиме"
Меньше или равно 32 ГБ 1 месяц
Больше, чем 32 ГБ, но менее, чем 64 ГБ 3 месяцев
Равно или превышает 64 ГБ 12 месяцев

Если для синхронизации с кэшированным файлом .ost необходимо изменить количество выбранных месяцев электронной почты, выполните следующие действия:

  1. Запустите Outlook.

  2. Нажмите кнопку Файл и выберите пункт Настройка учетных записей, а затем нажмите Настройка учетных записей.

  3. На вкладке "Почта"дважды щелкните учетную запись Microsoft Exchange.

  4. В диалоговом окне Изменение учетной записи перетащите слайдер Почты для сохранения в автономном режиме до нужного количества месяцев или до синхронизации всех сообщений электронной почты.

    На снимке экрана отображается, что для параметра «Почта, которая должна храниться локально» установлено значение «Все» в диалоговом окне «Изменить учетную запись».

  5. Щелкните кнопку Далее.

  6. Нажмите OK, когда вам будет предложено перезапустить Outlook для завершения изменения конфигурации.

  7. Нажмите кнопку Готово.

  8. Перезапустите Outlook.

Работа в автономном режиме

Если у вас нет подключения к серверу Exchange, следующее сообщение отображается в папке, если на сервере есть старые элементы, которые не были синхронизированы с файлом .ost:

В этой папке больше элементов, чем на сервере

Подключитесь к серверу для просмотра элементов

Это сообщение показано на снимке экрана ниже.

На снимке экрана отображается сообщение «Эта папка на сервере содержит другие элементы». Подключитесь к серверу для просмотра элементов.

При аналогичных условиях, если вы ищете элементы в почтовом ящике и у вас нет подключения к серверу Exchange, под результатами поиска отображаются следующие сообщения:

Сервер недоступен. <Показанные результаты x> месяцев.

В этом сообщении x> представляет значение, настроенное для параметра "Почта в кэшированном режиме",<чтобы сохранить автономный режим.

Пример этого сообщения показан на следующем снимке экрана.

На снимке экрана отображается сообщение «Сервер недоступен». Отображаются результаты за 3 месяца.

Администрирование функций через групповую политику

Кэшированный режим Почта, которая должна храниться локально поддерживается в настройках профиля Outlook в реестре Windows. Если вы хотите администрировать этот параметр с помощью групповой политики, вы можете использовать шаблоны групповой политики. Они доступны на следующих веб-сайтах Майкрософт, в зависимости от вашей версии Office:

Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 или Outlook для Microsoft 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013: https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

Файлы шаблонов групповой политики для Outlook 2016, Outlook 2019, Office LTSC 2021 и Outlook для Microsoft 365: Outlook16.admx и Outllk16.adml. Файлы для Outlook 2013 -- Outlk15.admx и Outlk15.adml. Если вы используете групповую политику для управления этим параметром, Outlook использует следующие данные реестра:

Раздел: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode

DWORD: SyncWindowSetting

Значение: значение целых рядов (с десятичной частью) с указанием количества месяцев (использовать только следующие значения) 0 = Все (весь почтовый ящик)

1 – 1 месяц элементов электронной почты

3 = 3 месяца элементов электронной почты

6 = 6 месяца элементов электронной почты

12 = 12 месяца элементов электронной почты

24 = 24 месяца элементов электронной почты

36 = 3 года элементов электронной почты

60 = 5 лет элементов электронной почты

Примечания:

  • Заполнитель <x.0> представляет вашу версию Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 или Outlook для Microsoft 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 или Outlook для Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

  • В пользовательском интерфейсе Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 или Outlook для Microsoft 365 можно задать для параметра Почта, которая должна храниться локально дополнительные значения: 3 дня, 1 неделя, 2 недели, 3 года и 5 лет. Обновление Outlook 2016 от 3 мая 2016 года позволяет устанавливать эти дополнительные значения с помощью данных реестра SyncWindowSettingDays. Дополнительные сведения о том, как настроить Outlook 2016 с этими дополнительными значениями, см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

    3115009Обновление позволяет администраторам устанавливать дополнительные окна синхронизации почты и календаря по умолчанию для новых учетных записей Exchange в Outlook 2016.

  • Администраторы, которые меняют существующие значения GPO, должны знать о возможности влияния сетевого трафика при повышении значения SyncWindowSetting. Когда GPO изменяет SyncWindowSetting на любое более высокое значение, Outlook будет делать полную ресинхронизацию OST при применении нового значения. Для одного клиента это, как правило, не проблематично. Применение более высокого значения для сотен и более клиентов одновременно может отрицательно сказаться на доступной пропускной способности сети. Снижение значения не окажет такого влияния, поскольку Outlook будет только локально удалять избыточные данные, которые кэшируются в файлах OST всех клиентов для получения более низкого значения SyncWindowSetting.

  • Поскольку Outlook синхронизирует максимум 1 год для групп, вы не можете искать более старые сообщения. Чтобы обойти это ограничение Outlook, используйте Outlook в Интернете для просмотра и поиска более старых сообщений в группах.