Введение в преобразование бумажных форм в формы InfoPath

В этой статье

• Преимущества использования электронных форм

• Советы и рекомендации по преобразование бумажных форм

Преимущества использования электронных форм

Существует множество преимуществ с помощью электронных форм вместо форм на основе бумаги. Следующие преимущества:

Accurate, согласованность данных    С помощью бумажных форм люди часто запись информации в неправильном месте или компиляции интерпретируется инструкции для заполнения формы. Ошибки также могут возникать при сотрудника вручную повторно вводит данных формы в базу данных или другую программу. Поиск и устранение ошибок при вводе данных такого рода может быть затратных и много времени. InfoPath включает ряд автоматических способы помочь пользователям избежать ошибок ввода данных. Например можно использовать формулы для автоматического расчета математических значений для пользователей. Также можно привлечь внимание пользователя к данным с помощью условное форматирование или включить проверку орфографии, чтобы пользователи могут проверять орфографию перед отправкой свои формы. Можно также автоматически заполнять поля для пользователей с помощью существующих данных из базы данных или другие системы хранения данных. Например вы можете создавать продажи формы, которая будет выведена полей со сведениями о сотруднике автоматически после ввода пользователем их идентификационного номера в поле Код сотрудника.

Простой обновления    Если вам нужно обновить существующий шаблон формы, можно изменить его, повторно опубликовать и распространять его пользователям. Обновление происходит автоматически при следующем открытии формы, основанного на шаблоне формы. Если пользователи во время автономной работы при публикации обновленный шаблон формы обновление происходит при следующем подключении к сети. Пользователи обычно не Обратите внимание на то, что происходит обновление, несмотря на то, что вы можете создавать шаблона формы для предупреждения пользователей.

Параметры рабочего процесса    Используя преимущества компонентов рабочего процесса в InfoPath, можно увеличить эффективности распространенных бизнес-процессов, в которых данные маршрутизируется от одного пользователя к другому. Рабочие процессы можно уменьшить затраты и время, необходимое для координирования бизнес-процессами, например анализ проекта утверждения или документ, управление и отслеживание человека задач, связанных с эти процессы. Например предположим расходов на бумаге, процесса, в котором сотрудников заполняет формы печатной авансового отчета, присоединение к форме маршрут бумаги и отправляет его по почте офисами своего руководителя отчетов. После утверждения отчет руководителя проверяет флажок рядом с ее именем на маршрут, а затем отправляет отчет для отдела учета по почте офисами. Если диспетчер учетных записей утверждает отчет, выдаются возмещения проверки. Недель можно передать в промежутке исходное сообщение было отправлено и при получении его чек возмещения сотрудника. Если вы используете Microsoft InfoPath в сочетании с Microsoft Office SharePoint Server 2007, можно автоматизировать этот тип рабочего процесса, можно сохранить его сэкономить время и расходов.

Интеграция с других систем    Вы можете интегрировать данных формы в InfoPath с другим продуктам и технологиям. Например можно хранение данных формы в базе данных Microsoft SQL Server или решить, на основе внешнего вида шаблона формы на веб-службы, чтобы вы могли отправлять данные в базу данных, которое не поддерживается непосредственно в InfoPath. InfoPath работает с многие другие программы и серверы в системы Microsoft Office, включая Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel и Microsoft Office Access. Помимо прочего можно разрабатывать и заполнение формы InfoPath в сообщениях электронной почты, экспорт данных InfoPath в книгах Excel, отправка данных InfoPath к базе данных Access или запроса данных из списка SharePoint. Кроме того разработчики могут встроить элементов управления InfoPath в пользовательских бизнес-приложений, которые используются в вашей компании.

Добавлена безопасности    Обязательно бумажных форм небезопасны. Их можно получить ошибочно или потеряно, который вводит возможность раскрытия конфиденциальной информации. Модель безопасности для InfoPath, связанных с зоны безопасности и параметрами уровня в Windows Internet Explorer. Эти возможности безопасности предназначены для защиты форм и компьютеров пользователей от небезопасных операций, таких как вызов или отправка данных с источником, который не является доверенной. InfoPath предлагает дополнительные меры безопасности, включая Защита внешнего вида шаблона формы с помощью цифровых подписей, управление определенные формы операций, таких как объединение или отправка и надежность форм, которые устанавливаются на компьютерах пользователей.

К началу страницы

Советы и рекомендации по преобразование бумажных форм

Ниже перечислены некоторые факторы, которые необходимо учитывать при преобразовании бумажных форм шаблонов форм InfoPath.

• Использование макетных таблиц для упорядочения разделов формы    С помощью формы бумаги, следует организовывать электронные формы, чтобы людей, заполните ее можно перемещаться по форме логическим образом. В приложении InfoPath макетных таблиц можно использовать для упорядочения элементов управления для отделения одного раздела из другого и удерживайте эмблемы и другие графические объекты. Кроме того с помощью макетных таблиц дает дополнительное преимущество возможность легко выравнивать текстовые поля, флажки и другие элементы, чтобы профессиональный и законченный выглядит шаблона формы. В приведенном ниже примере макетной таблицы используется для упорядочения текстовые поля внутри раздел шаблона формы.

  

  1. Этот макет Таблица с двумя строками.

  2. существует три столбца во второй строке. Центральный столбец используется только в целях интервал.

• Продумайте решений для Дополнительные сведения    Бумажных форм часто содержат разделов, которые зарегистрированы для определенной категории пользователей. Например в больницы, пациентов сведения о форме может содержать раздела «административные только для использования», которая предназначена для заполнения, медсестры или другие сотрудники медицинских, а не терпения. В приложении InfoPath существует несколько способов размещения этого типа дополнительных сведений. Один из наиболее эффективных рекомендуется использовать дополнительный раздел, который является элементом управления, который содержит другие элементы управления, но не отображается в форме, если пользователь выбирает для его добавления. Например в шаблоне формы отчет о состоянии, можно включить дополнительный раздел заметок. Пользователи, чтобы добавить дополнительные заметки можно вставлять и заполните этот дополнительный раздел. Микрофоны можно оставить этот раздел скрытым.

  

  Можно также использовать для скрытия полей в некоторых пока определенных условий в форме условное форматирование — например, в шаблоне формы приложения можно скрыть набор полей пока пользователь выбирает флажок 18 или более ранней версии.

• Использование повторяющихся таблиц вместо обычных таблиц    Чтобы сэкономить место и предложить пользователям лишние степенью гибкости при заполнении формы можно использовать повторяющейся таблицы. При использовании повторяющейся таблицы для отображения различных пустых строк при первом открытии ее не требует шаблона формы. Вместо этого пользователи обычно выводится только одна строка и добавлять сведения только при и, если они нужны.

  

• Определите данные нужно    Перед преобразованием бумажной формы вы решите, что в итоге должно произойти данных, вводимых в электронной форме. Думать через предварительное ваших данных, перед преобразованием бумажную форму, вы можете определить ли вы обладают инфраструктуры, необходимой для создания шаблона формы. Например если пользователи должны иметь возможность быстро отправка данных формы и обратно, и вам не нужно будет повторно использовать данные, затем вы можете Публикация шаблона формы как сообщения электронной почты. Затем можно хранить пользовательские формы в папка "Формы InfoPath" в папке "Входящие". Необходима другим пользователям получать доступ и совместное использование формы данных, вы можете для хранения семейств сайтов, связанных между собой форм InfoPath в библиотеках на сервере Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователям необходим доступ к данным формы в других систем, например отчета о расходах или приложений учета или бизнес-приложений может потребоваться хранения данных в корпоративных баз данных. Часто выполняется, подключившись к веб-службе, которая выступает в качестве посредника между шаблона формы и системой базы данных или бизнес-шаблона формы.

• Определение количества представлений, которые выполняются    В приложении InfoPath можно создать различные представления же шаблона формы. Представление — альтернативный способ представления данных в шаблоне формы. Например при разработке шаблона формы заявки приложения можно использовать одно представление для электрических Подрядчик заполните другое представление для получения агент, а третий просмотреть для человек, кто утверждает или отклоняет приложения. С помощью представлений, устраняет необходимость разрабатывать и поддерживать несколько форм для одного бизнес-процесса.

• Определить, какой тип необходимые элементы управления    При создании формы документ в программе, например Word, который действительно не предназначены для разработки форм, вероятно, использовать текстовые поля, флажки, кнопки и может быть несколько других элементов управления. InfoPath предлагает более 30 различных элементов управления, которые можно добавить в шаблон формы. Помимо стандартных элементов управления, например текстовых полей и списки InfoPath включает несколько новых элементов управления, например повторяющихся таблиц, групп выбора и дополнительные разделы. Следующие типы элементов управления позволяют разработка шаблона формы гибкие, чтобы разместить пользователей. Например, в шаблоне формы отчета о расходах, можно использовать повторяющуюся таблицу чтобы пользователи могли вводить ровно столько расходов элементы при необходимости.

• Рассмотрите возможность использования блоков шаблона для общие наборы элементов управления    При наличии большого количества преобразование бумажных форм, может просматривать общие разделы и наборов полей, которые может быть преобразован в блоках шаблонов InfoPath. Часть шаблона является частью шаблона формы, который можно сохранить для повторного использования в разных шаблонах форм. Блока шаблона типичные состоит из элементов управления и источник данных и также могут содержать функции, например подключений к данным, проверки данных и правил. Путем создания и использования блоков шаблона, которые помогут обеспечить согласованность в тона, структуру и поведение шаблонов форм в вашей организации. Например отдел кадров можно использовать отдельную часть шаблона контактная информация во всех его шаблонов форм.

  

• Использование цифровых подписей    В приложении InfoPath шаблона формы можно настроить таким образом, чтобы пользователи могли входить в систему определенные части формы или всей формы. Вход в форме помогает проверки подлинности пользователя как пользователь, который заполнение формы и также гарантирует, что содержимое формы не были изменены.

• Использование функций, которые помогают пользователям заполнение форм    В приложении InfoPath можно назначить значения по умолчанию для элементов управления для облегчения заполнения формы быстрее. Например в отчет о расходах можно назначить текущей даты как значение по умолчанию для элемента управления выбора даты. Формулы можно назначить поля промежуточные итоги и итоги, чтобы расходы вычисляются автоматически при нажатии пользователем элементы расходов. Можно также включить проверку орфографии, так что пользователи могут установить текст, который они введите орфографические ошибки, так же, как и в любой другой документ Microsoft Office. А если вы хотите предоставить специальные команды формы и содержимое справки, вы можете создать настраиваемая область задач, которое отображается рядом с полем формы.

К началу страницы