Веб-планировщик Microsoft Lync — программа с функцией доступа к Интернету, которую можно использовать для создания собраний Lync при отсутствии доступа к Microsoft Outlook, а также при работе в операционной системе, отличной от Windows. С помощью веб-планировщика вы можете создавать новые собрания, вносить изменения в уже существующие и отправлять приглашения из привычной почтовой программы.
Имя пользователя и пароль для входа в веб-планировщик вы можете получить в группе поддержки своей компании.
В этой статье
Создание собрания Lync
В Lync предусмотрена поддержка как собраний по сети, так и конференций. Участники могут присоединиться к собранию с компьютера, чтобы просмотреть презентацию, либо позвонить по телефону, чтобы подключиться только к звуковому каналу.
-
На сайте https://sched.lync.com войдите в веб-планировщик с помощью своего имени пользователя и пароля.
-
Выберите Создать собрание.
-
В поле Тема введите тему собрания.
-
В качестве места проведения можно оставить значение Собрание по сети либо указать местоположение (например, конференц-зал), если предполагается личное участие в собрании.
-
Введите короткое сообщение или повестку собрания в поле Сообщение (необязательно).
-
Выберите часовой пояс собрания в раскрывающемся меню.
-
Укажите дату и время начала и окончания собрания.
-
По умолчанию все приглашенные, в том числе за пределами организации, могут присоединяться к собранию в обход "зала ожидания" (виртуальной области, в которой пользователям можно предоставлять доступ или отказывать в нем). Сведения о том, как изменить соответствующие параметры, см. в статье Доступ и выступающие.
-
По умолчанию всем приглашенным пользователям из организации предоставляются разрешения выступающего. Сведения о том, как изменить соответствующие параметры, см. в статье Доступ и выступающие.
-
В разделе Участники и звук укажите в соответствующем поле имена участников через точку с запятой (;).
-
Чтобы проверить, правильно ли указаны имена, нажмите кнопку Проверить имена. Для приглашенных пользователей, не входящих в организацию, введите полный адрес электронной почты, например mailto:contoso@contoso.com.
Примечание: Веб-планировщик не проверяет доступность участников и конференц-залов.
-
Если для вашей учетной записи настроен поставщик услуг аудиоконференций, то в приглашении на собрание указываются бесплатный номер, платный номер и код участника. Участники собрания могут по своему усмотрению использовать звуковой канал компьютера или присоединиться к собранию по телефону.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Отправка приглашений участникам собрания
Отправить приглашения на собрание можно любым из перечисленных ниже способов.
Отправка приглашений с помощью программы электронной почты
Чтобы отправить приглашения этим способом, необходимо скопировать сведения о собрании из веб-планировщика и вставить их в приглашение, созданное в любой почтовой программе.
Совет: Чтобы открыть сведения о собрании, можно выбрать Просмотр сведений о присоединении к собранию на странице сведений о собрании веб-планировщика.
-
Завершив создание собрания, нажмите кнопку Сохранить.
-
Откроется окно сведений о собрании.
-
Выделите сведения о собрании, включая его URL-адрес, номер для аудиоконференции и идентификатор конференции.
-
Щелкните текст правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
-
Откройте любую почтовую программу и создайте обычное приглашение на собрание.
-
Вставьте в приглашение сведения о собрании по сети Lync, скопированные в действии 4.
-
Добавьте участников, уточните дату и время проведения собрания, введите его повестку и отправьте приглашение.
Отправка приглашений с использованием iCalendar
iCalendar позволяет пользователям различных систем электронной почты обмениваться сведениями из календарей. У получателя приглашения iCalendar должно быть установлено совместимое программное обеспечение, в котором можно открыть приглашение на собрание и ответить на него.
-
В разделе Мои собрания выберите собрание по теме и нажмите Экспортировать как iCalendar.
-
Нажмите кнопку Открыть, когда почтовая программа предложит вам это.
Примечание: Приглашение iCalendar содержит все сведения, указанные на этапе планирования собрания (сообщение, список участников, место, дату и время проведения).
-
Когда откроется файл календаря, отправьте его пользователям, добавленным в качестве участников при планировании собрания.
-
Приглашенные смогут открыть файл iCalendar в своей почтовой программе (Outlook, Notes, iCal и т. п.).
Доступ и выступающие
Параметры раздела "Доступ и выступающие" по умолчанию оптимальны для проведения обычных собраний группы, однако их можно настроить в соответствии с потребностями, типом собрания и его участниками.
На странице сведений о собрании в разделе Доступ и выступающие укажите, кто может миновать "зал ожидания", а кто — присоединиться к собранию в качестве выступающего.
Участники, которые могут миновать "зал ожидания"
|
Параметры доступа |
Результат применения |
Ситуации, в которых рекомендуется использовать данный параметр |
|
Только инициатор (заблокировано) |
"Зал ожидания" может обойти только инициатор собрания. Остальным участникам придется подождать, пока они не будут допущены на собрание. |
Пользователи не должны видеть материалы собрания до его начала, либо обсуждается конфиденциальная информация. |
|
Приглашенные люди из организации |
Пользователи, у которых нет учетной записи в сети организации, а также люди, которые не были приглашены, будут находиться в "зале ожидания", пока не получат допуск. |
Обсуждается конфиденциальная информация, и на собрание должны быть допущены только определенные пользователи из организации. |
|
Люди из организации |
Пользователи, у которых нет учетной записи в сети организации, будут находиться в "зале ожидания", пока не получат допуск. |
У всех участников есть учетная запись в сети организации, и на собрании не обсуждается конфиденциальная информация. |
|
Все, включая людей извне организации |
Все участники присоединяются к собранию, минуя "зал ожидания". |
На собрание приглашены пользователи из-за пределов организации, и на нем не обсуждается конфиденциальная информация. |
Важно: Даже если функция "зал ожидания" включена, участники, присоединяющиеся по телефону, автоматически попадают на собрание.
Кто является выступающим
|
Параметры выступающего |
Кто является выступающим |
Ситуации, в которых рекомендуется использовать данный параметр |
|
Только инициатор |
Только пользователь, который запланировал собрание. |
Презентации, в ходе которых участники не взаимодействуют с материалами собрания. Во время собрания можно назначать дополнительных выступающих. |
|
Люди из организации |
Все приглашенные, у которых есть учетная запись в сети организации. |
Внутренние собрания рабочих групп, на которых участники могут обмениваться материалами и вносить в них изменения. |
|
Все, включая людей извне организации (без ограничений) |
Все приглашенные. |
Собрания рабочих групп с участием людей, у которых нет учетной записи в сети организации. |
|
Выбранные пользователи |
Инициатор собрания и выбранные им участники. |
Презентации с несколькими определенными выступающими. |
Примечание: Внешние участники и списки рассылки не могут быть назначены выступающими с помощью параметра Выбранные пользователи. Права выступающих можно предоставлять отдельным пользователям в ходе собрания.
Присоединение к собранию
Чтобы войти на собрание, воспользуйтесь ссылкой в приглашении или откройте в веб-планировщике вкладку Присоединение к собранию, чтобы начать собрание.
-
В разделе Мои собрания выберите свое собрание.
-
На странице сведений о собрании откройте вкладку Присоединение к собранию.
-
Откроется Lync, с помощью которого можно будет войти на собрание.
Просмотр и изменение существующих собраний
Вы можете просмотреть все организованные вами собрания в веб-планировщике на вкладке Мои собрания. Помните о том, что в веб-планировщике перечислены только организованные вами собрания и не указаны те, на которые вы приглашены.
-
Щелкните собрание, чтобы открыть страницу со сведениями о нем, содержащую краткое описание собрания, набор вкладок с действиями и подробные данные.
-
Нажмите кнопку Изменить.
-
Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.
-
В сообщении об успешном выполнении операции нажмите кнопку ОК и проверьте правильность внесенных изменений.
Важно: После обновления собрания новые сведения потребуется отправить приглашенным вручную. Веб-планировщик не обновляет календарь автоматически.
-
Если для рассылки приглашений использовался iCalendar, то чтобы открыть приглашение, снова выберите команду Экспортировать как iCalendar, и отправьте обновление.
-
Если сведения о собрании Lync были скопированы в обычное приглашение, откройте его, обновите сведения о собрании и повторно отправьте участникам.
Удаление или отмена собрания
Срок действия собрания истекает через 14 дней после запланированного времени завершения, но чтобы очистить веб-планировщик, можно удалить или отменить собрание.
-
На вкладке Мои собрания щелкните собрание, которое требуется удалить.
-
На странице сведений о собрании откройте вкладку Удаление собрания.
-
В окне подтверждения нажмите кнопку Да.
Важно: Поскольку веб-планировщик не обновляет календарь автоматически, потребуется отправить участникам уведомление об отмене.
-
Если для рассылки приглашений использовался iCalendar, то откройте приглашение и нажмите кнопку Отмена. В результате участникам будет отправлено уведомление об отмене собрания.
-
Если детали собрания Lync были скопированы в обычное приглашение, то откройте его и нажмите кнопку Отмена, чтобы отправить участникам уведомление об отмене.
