|
|
В этой статье содержатся сведения о том, как отслеживать данные о затратах. Вы узнаете, как и где нужно вводить сведения о различных затратах, чтобы можно было периодически просматривать и анализировать общие затраты по мере выполнения проекта. Отслеживание статей затрат помогает принимать обдуманные решения и обеспечивать выполнение проектов в пределах бюджета. |
Полезные советы для тех, кто приступает к управлению затратами
В этой статье описана одна из многих целей управления проектом в рамках стратегии управления.
-
Оценка затрат на проектЖурналы затрат проектов, которые похожи на проект, который вы планируете, могут быть полезны при начале работы. Это помогает предотвратить дорогостоящие ошибки. Если в вашей организации есть эксперты по управлению проектами (PMO), вы также можете обсудить с ними свои планы затрат и бюджета или попросить опытного и знающих участников команды проверить ваши задачи и оценки затрат на ресурсы. Оценка затрат сложна: крупные организации следуют рекомендациям PMO или нанимают профессиональных оценщиков затрат.
-
Сведения о типах затрат, которые существуют в Project Большая часть затрат на проекты приходится на рабочие ресурсы — людей, которые работают над назначенными задачами, или материалов и оборудования, необходимых для завершения проекта. Затраты на ресурсы обычно основаны на почасовой оплате труда или ставках за единицу, но они также могут быть одноразовыми, такими как плата за консультанта, затраты на поставщиков или расходы на поездки. Затраты, не связанные с ресурсами, обычно определяются как фиксированные затраты для конкретных задач или всего проекта.
-
Ввод затрат Затраты на ресурсы вводятся в представление "Лист ресурсов" для почасовых работников, наемных работников, подрядчиков, материальных затрат или других единовременных затрат на ресурсы, таких как расходы на страхование или облигации. Затраты на задачи вводятся в таблицу затрат, которые можно добавить на любой лист задач.
-
Расчет итоговых затрат Приложение Project рассчитывает итоги по всем введенным затратам, благодаря чему вы можете сразу увидеть общую стоимость проекта. Эти сведения о затратах можно предоставить всем лицам, заинтересованным в реализации проекта.
-
Составление бюджета Если итоговые затраты согласуются с представлением заинтересованных лиц (в том числе вашим) о бюджете, сохраните их в качестве базового плана, который послужит бюджетом для проекта. Обычно это делается после ввода всех данных и параметров проекта и до начала работ. Базовый бюджет необходим для контроля и отслеживания затрат, особенно если вы собираетесь анализировать освоенный объем и отклонения по затратам в ходе выполнения проекта. Дополнительные сведения см. в статье Создание и сохранение базового плана.
-
Анализ затрат Экспортируйте данные о затратах в Excel для глубокого анализа с помощью сводных таблиц, диаграмм и других возможностей Excel, таких как условное форматирование и спарклайны (см. рисунок ниже).
Кроме того, используйте функцию Project "Наглядные отчеты", позволяющую просмотреть сводную диаграмму освоенного объема (она часто называется S-образным графиком).
Вы можете даже применить к данным Project методы дисперсионного анализа, которые включены в Пакет анализа в Excel. Таким образом, анализировать затраты по проекту можно с помощью самых разных инструментов и методов.
Ввод затрат по проекту
|
Сначала нужно задать ставки оплаты труда для людей, работающих над проектом, и стоимость за единицу для материалов, необходимых для его реализации. После этого нужно ввести "фиксированные" затраты на оборудование и все разовые затраты на ресурсы, которые вы планируете отслеживать в рамках проекта. Приложение Project автоматически рассчитывает фактические затраты на основании фактических трудозатрат на выполнение задач и использованных при этом материалов, однако в случае необходимости можно вручную ввести фактические затраты на любую назначенную и уже завершенную задачу. |
|
|
После ввода затрат на ресурсы и задачи можно просмотреть итоговые значения затрат, чтобы выяснить, требуется ли внести какие-либо изменения для достижения запланированных показателей. |
|
|
На определенном этапе вам может потребоваться предоставить сведения о затратах по проекту коллегам. Для этого можно воспользоваться одним из готовых отчетов о затратах, например отчетом о движении денежных средств или об освоенном объеме, либо наглядным отчетом (например, сводной диаграммой Excel или сводной схемой Visio), позволяющим мгновенно оценить все затраты. |
Управление затратами по проекту
|
После ввода предварительных затрат сохраните их в базовом плане, чтобы сформировать бюджет. Так вы сможете сравнивать запланированные затраты с фактическими по мере реализации проекта, а также заблаговременно прогнозировать их выход за пределы бюджета. |
|
|
По мере реализации проекта следите за ходом выполнения задач и накапливающимися фактическими затратами, чтобы контролировать их возможный выход за рамки бюджета. |
|
|
На любом этапе реализации проекта вы можете проанализировать освоенный объем, чтобы выяснить, соответствуют ли потраченные средства объему выполненных работ и базовым затратам, установленным для задач, ресурсов и назначений. |
