Автоматически применять или рекомендовать метки конфиденциальности для файлов и электронной почты в Office

Office можно настроить таким образом, чтобы он рекомендовал или автоматически применяет метку чувствительности к файлу или электронной почте, если он содержит конфиденциальную корпоративную или личную информацию, например номера социального страхования, номера кредитных карт, номера банковских счетов и международные идентификаторы. Это поможет вам хранить файлы и сообщения в соответствии с политиками защиты данных Организации даже в том случае, если вы не применяли метку чувствительности вручную.

Как Office автоматически применяет или рекомендует метки чувствительности

Сведения о доступности этой функции в разных Office приложениях и платформах смотрите в разделе как работают метки чувствительности в приложениях Office.

Word, Excel иPowerPoint

Если метка чувствительности применяется автоматически, появляется Подсказка политики с именем примененной метки, а также необязательное сообщение от администратора. Нажмите кнопку ОК или X , чтобы закрыть подсказку политики.

Снимок экрана подсказки политики для автоматически применяемой метки чувствительности

Если указана метка чувствительности, отображается Подсказка политики с именем рекомендованной метки, а также необязательное сообщение от администратора. Нажмите кнопку Применить чувствительность , чтобы применить метку, или кнопку X , чтобы закрыть подсказку политики без применения метки.

Снимок экрана: подсказка политики для рекомендованной метки чувствительности

В Word конфиденциальное содержимое, которое инициировало рекомендацию метки чувствительности, отмечается красным подчеркиванием и розовым цветом. Это дает возможность просмотреть и удалить конфиденциальное содержимое вместо применения рекомендуемой метки чувствительности.

Снимок экрана: выделенный конфиденциальный контент в Word

Вы можете просмотреть все конфиденциальное содержимое документа одновременно, выбрав пункт Показать конфиденциальное содержимое в подсказке политики.

Откроется область "редактор", в которой представлен обзор конфиденциального содержимого документа, а также стандартные рекомендации по исправлению и уточнению. Выбрав категорию конфиденциального содержимого, например "номер кредитной карты", вы можете просматривать и удалять все экземпляры конфиденциального содержимого с помощью области "редактор" или контекстного меню.

Снимок экрана: конфиденциальное содержимое в области "редактор"

Outlook

Если метка чувствительности применяется автоматически, появляется Подсказка политики с именем примененной метки, а также необязательное сообщение от администратора. Нажмите кнопку ОК или X , чтобы закрыть подсказку политики.

Если указана метка чувствительности, отображается Подсказка политики с именем рекомендованной метки, а также необязательное сообщение от администратора. Нажмите кнопку Применить чувствительность , чтобы применить метку, или кнопку X , чтобы закрыть подсказку политики без применения метки.

Word, Excel и PowerPoint

Если метка чувствительности применяется автоматически, отобразится Подсказка политики с именем примененной метки. Нажмите кнопку ОК или X , чтобы закрыть подсказку политики.

Снимок экрана подсказки политики для автоматически применяемой метки чувствительности

Если рекомендуемая метка чувствительности, появится Подсказка политики с именем рекомендованной метки. Нажмите кнопку изменить , чтобы применить рекомендованную метку, или кнопку X, чтобы закрыть подсказку политики без применения метки.

Снимок экрана: подсказка политики для рекомендованной метки чувствительности

Outlook в Интернете

Если метка чувствительности применяется автоматически, появится подсказка с именем примененной метки.

Снимок экрана подсказки об автоматически применяемой метке чувствительности

Если указана метка чувствительности, появится подсказка с именем рекомендованной метки. Нажмите кнопку изменить чувствительность , чтобы применить рекомендованную метку, или кнопку Закрыть , чтобы закрыть подсказку без применения метки.

Снимок экрана: Совет по рекомендованной метке чувствительности

ЕслиOffice не будет применяться или рекомендует метку чувствительности

Office не будет автоматически применять метку чувствительности, если:

  • Метка чувствительности была вручную применена к файлу или электронной почте.

  • В файле или сообщении уже есть метка с более высокой чувствительностью, чем метка, которая была автоматически применена.

Office не рекомендует использовать метку чувствительности в следующих случаях:

  • У файла или электронной почты уже есть метка с пометкой "совпадает с" или более высокой, чем рекомендуемая метка.

Office обнаружение конфиденциальной информации

  • В Word, Excel и PowerPoint обнаружение автоматически запускается при открытии документа и продолжает работать в фоновом режиме при редактировании.

  • В Outlook для Windows обнаружение автоматически запускается при соформировании нового сообщения, а также при ответе или пересылке существующего сообщения.

  • В Outlook в Интернете обнаружение происходит при сохранении черновика сообщения.

Примечание: Так как эта функция анализирует данные с помощью службыMicrosoft 365, может возникнуть вопрос о защите данных. Для получения дополнительных сведений вы можете прочитать подключенные возможности в Office .

Требования

ЧтобыOffice автоматически применять или рекомендовать метку чувствительности, должны выполняться следующие условия:

Ограничения

  • Автоматический и рекомендуемый процесс метки чувствительности вOffice не гарантированно завершается. Office не запрещает пользователям сохранять или закрывать файлы, а также отправлять сообщения электронной почты, пока не будут обнаружены конфиденциальные условия. 

    Для получения дополнительных сведений администраторам следует настроить автоматическую распечатку меток для содержимого при использовании сканера для защиты данных Azure и Microsoft Cloud Application Security.

  • В Excel часть содержимого ячеек книги выборке для оценки, а конфиденциальные данные за пределами этого примера могут быть пропущены. Например, в Excel для веб-сайта лимит на выбор составляет около 2 МБ и 2000 ячеек. Мы работаем над расширением этого образца размера для более подробного охвата книги.

  • Конфиденциальные данные, содержащиеся в некоторых объектах, не будут обнаружены. Некоторые примеры приведены ниже.

    • Рукописный ввод

    • Внедренные файлы

    • Объекты, отличные от ячеек, такие как сводные таблицы или SmartArt (Excel )

    • Ячейки с формулой или выводом вычислений (Excel )

    • Примечания, колонтитулы, сноски и текстовые поля (Word в Интернете)

    • Фигуры и графические элементы SmartArt (Word )

    • Заметки (PowerPoint )

  • Когда вы открываете или редактируете конфиденциальное содержимое, может возникнуть задержка перед тем, как будет применено или рекомендовано автоматическое применение метки. Продолжительность задержки зависит от объема проверяемого содержимого и скорости соединения с Интернетом, а также от нескольких секунд до нескольких минут. Мы работаем над тем, чтобы уменьшить временную задержку с течением времени.

  • В классическом приложенииWord не проверяются конфиденциальные условия в неотправленных комментариях (это относится только к новым режимам работы с примечаниями).

  • В классическом приложенииWord удаление конфиденциального содержимого не приводит к удалению термина из записей исправлений и других версий документа. 

  • ВOutlook для Windows при сканировании учитываются только те сообщения, которые составлены, а не журнал сообщений, а строка темы не включена в просмотр.

См. также

Известные проблемы с автоматическим применением и рекомендацией меток конфиденциальности

Добавьте метки чувствительности к своим документам и сообщениям электронной почты в Office

Автоматическое применение метки чувствительности к содержимому

Как работают метки чувствительности в приложениях Office

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×