Все о рабочих процессах утверждения

Информация, приведенная в этой статье, представлена в десяти развернутых сегментах.

Щелкните здесь, чтобы узнать больше о том, как получить максимум пользы из этой статьи.

Если все, что нужно сделать, — это завершить задачу рабочего процесса утверждения    Просто прокрутите страницу вниз до полного сегмента и разверните его. Возможно, вам не понадобятся другие сегменты.

Если вы хотите добавить, запустить, отслеживать и поддерживать рабочие процессы?    Если вы еще не знакомы с этими задачами, возможно, вам будет удобнее работать с этой статьей, сегментовать по сегментам, при первом создании и добавлении рабочего процесса. Если вы знакомы с информацией и разметкой статьи, вы сможете перейти прямо к нужному сегменту на всех посещениях.

Утверждение контента и публикация публикации    Возможно, у вас есть списки или библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и (или) новые версии текущих элементов были проверены на предмет точности их содержимого, или для соответствующей формы и стиля, прежде чем они станут видны всем пользователям, у которых есть доступ к этому списку. Этот процесс проверки называется утверждением контента, и вы можете использовать рабочий процесс утверждения для управления утверждением контента в списке или библиотеке. (Это также очень похожий рабочий процесс утверждения публикации, созданный специально для использования на сайтах SharePoint, публикующих веб-страницы в Интернете).

Word о печати этой статьи    Это длинная статья. Если вы хотите напечатать только выбранные сегменты, убедитесь, что только эти сегменты развертываются при печати. (Кроме того, если вы хотите добавить в печатную копию полную графику, распечатайте ее в альбомной ориентации и не в книжной ориентации.)

И Word о поиске    Перед тем как искать какой – либо текст или термин в этой статье, убедитесь, что все сегменты, в которых нужно выполнить поиск, развернуты.

Рабочий процесс утверждения — это функция SharePoint, которая направляет документ или другой элемент, хранящийся в списке или библиотеке SharePoint, одному или нескольким людям для утверждения или отклонения. Рабочий процесс автоматизирует, оптимизирует и стандартизует весь процесс.

Основной рабочий процесс утверждения, который входит в состав продуктов SharePoint, будет работать в качестве шаблона. С помощью этого шаблона вы можете добавить несколько рабочих процессов утверждения на сайты. Каждый добавляемый рабочий процесс — это уникальная версия базового рабочего процесса утверждения, каждый из которых имеет собственный специализированный способ работы с учетом параметров, которые вы указали при добавлении.

Разделы в этом сегменте

1. Что можно сделать с помощью рабочего процесса утверждения?

2. Что делать с рабочим процессом утверждения?

3. Кто может использовать этот тип рабочего процесса?

4. Планирование, добавление, выполнение и обслуживание рабочего процесса этого типа

1. что можно сделать с помощью рабочего процесса утверждения?

• При первом добавлении рабочего процесса утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов вы можете указать, сколько участников нужно включить, а также указать, назначены ли им задачи друг за другом (последовательно) или все вместе (параллельно). Вы даже можете решить, нужно ли разделить задачи участников на несколько отдельных стадий, а также задать окончательную дату выполнения и/или время, разрешенное для выполнения каждой задачи. Каждый раз, когда вы запускаете рабочий процесс вручную для элемента, вы можете изменить любой из этих параметров.

• Рабочий процесс назначает задачу каждому указанному участнику. Каждый участник выбрал один из нескольких возможных ответов: утвердить или отклонить элемент, запросить изменение элемента, переназначить задачу или отменить или удалить задачу.

• Во время выполнения рабочего процесса вы можете отслеживать ход выполнения и вносить в него изменения (при необходимости) на одной странице центрального рабочего процесса.

• В течение 60 дней после завершения рабочего процесса список всех событий рабочего процесса, произошедших в ходе этого запуска (или экземпляра) рабочего процесса, по-прежнему доступен на странице "состояние рабочего процесса" для неформальной ссылки.

Вы также можете использовать рабочий процесс утверждения для управления процессом утверждения контента для списка или библиотеки. Дополнительные сведения можно найти в сегменте Управление в этой статье.

2. что не может использовать рабочий процесс утверждения?

Участники рабочего процесса утверждения обычно не разрешают вносить изменения в проверяемый элемент. Вместо этого участники могут запросить изменения, внесенные в элемент в ходе экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите добавить рабочий процесс, в который участники добавляют примечания и отслеживающие изменения в самом элементе, ознакомьтесь со статьей сведения о рабочих процессах сбора отзывов, в разделе " см. также ".

Кроме того, рабочие процессы утверждения не предназначены для сбора подписей. Если вы хотите использовать рабочий процесс для сбора подписей в документе Microsoft Word, книге Microsoft Excel или форме Microsoft InfoPath, ознакомьтесь со статьейсведения о рабочих процессах сбора подписейв разделе " см .

К началу сегмента

3. кто может использовать этот тип рабочего процесса?

Добавление рабочего процесса   По умолчанию для добавления рабочего процесса необходимо разрешение на управление списками. (Группа "владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "участники" и группа "Посетители" — нет.

Запуск рабочего процесса   Кроме того, по умолчанию необходимо разрешение на изменение элементов, чтобы запустить уже добавленный рабочий процесс. (Группа "участники" и группа "владельцы" имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию, а группа "Посетители" — нет.

Кроме того, владельцы могут настроить определенные рабочие процессы таким образом, чтобы они могли быть запущены только членами группы "владельцы". (Чтобы сделать это, установите флажок требовать разрешение на управление списками для запуска этого рабочего процесса на первой странице формы связи.)

К началу сегмента

4. планирование, добавление, выполнение и обслуживание рабочего процесса этого типа

Ниже приведены основные этапы.

• Перед запуском рабочего процесса (планирование, добавление, запуск)   
  Прежде чем добавить рабочий процесс, вы планируете его добавить (для одного списка или библиотеки или для всего семейства веб-сайтов) и сведения о том, как он будет работать. После добавления и настройки рабочего процесса любой пользователь с необходимыми разрешениями может запустить рабочий процесс для определенного элемента. Рабочий процесс также можно настроить для автоматическогозапуска. Автоматические запуски могут быть активированы на основе двух или обоих событий, запускаемых триггером: при добавлении или создании любого элемента в списке или библиотеке, а также при изменении любого элемента в списке или библиотеке.

• Во время выполнения рабочего процесса (завершение, отслеживание, Настройка)   
  При выполнении рабочего процесса отдельные участники заполнят свои назначенные задачи. Автоматические напоминания отправляются участникам, которые не соответствуют крайним срокам задач. В то же время ход выполнения рабочего процесса можно отслеживать на центральной странице "состояние рабочего процесса" для определенного экземпляра рабочего процесса. Изменения рабочего процесса, выполняемые в процессе выполнения, можно выполнить на этой же странице. и, при необходимости, Рабочий процесс можно отменить или прекратить.

• После выполнения рабочего процесса (Просмотр, отчет, изменение)   
  Когда рабочий процесс завершится, вы можете просмотреть весь журнал выполнения (или экземпляр) в течение 60 дней на странице "состояние рабочего процесса". На той же странице можно создать статистические отчеты о производительности этой версии рабочего процесса. Наконец, если вы хотите изменить сведения о функциях рабочего процесса, вы можете открыть и изменить форму связи, которую вы заполнили при первом добавлении рабочего процесса.

На следующей блок-схеме показаны эти этапы с точки зрения пользователя, который добавляет новый рабочий процесс.

В этом сегменте мы обозначаем решения, которые нужно внести, и сведения, необходимые для сборки, прежде чем добавлять версию рабочего процесса утверждения.

Если вы уже знакомы с добавлением рабочего процесса этого типа и вам нужно только напоминание о конкретных шагах, вы можете перейти непосредственно к соответствующему сегменту Добавление (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Разделы в этом сегменте

1. Шаблоны и версии

2. Знакомство с формой "Ассоциация"

3. Двенадцать вопросов для ответа

1. шаблоны и версии

Рабочие процессы, включенные в продукты SharePoint, являются главными шаблонами , на которых основаны определенные индивидуальные рабочие процессы, которые вы добавляете в списки, библиотеки и семейство веб-сайтов.

Каждый раз, когда вы добавляете рабочий процесс утверждения, например, на самом деле добавляется версия шаблона рабочего процесса "общие утверждения". Каждому из них присваивается собственное имя и параметры, указанные в форме связи при добавлении данной версии. Таким образом, вы можете добавить несколько рабочих процессов, все версии будут основываться на шаблоне рабочего процесса утверждения, но каждый из версий с именами и адаптирован для определенного способа его использования. Именованные версии также могут называться экземплярамирабочего процесса.

К началу сегмента

2. Знакомство с формой "Ассоциация"

Всякий раз, когда вы добавите новую версию рабочего процесса на основе одного из шаблонов рабочего процесса, вы заполните форму связи , чтобы указать, как вы хотите, чтобы новый экземпляр работал.

В следующем разделе вы найдете список вопросов, которые помогут вам подготовиться к заполнению формы связи. Прежде всего, в некоторых случаях для просмотра формы и ее полей требуется два.

Первая страница формы связи

Вторая страница формы связи

Поля в красном поле на этой второй странице также отображаются в форме запуска, которая отображается при каждом запуске рабочего процесса вручную и может быть изменена для этого отдельного запуска.

К началу сегмента

3. двенадцать вопросов для ответа

После того как вы получите ответы на все вопросы в этом разделе, вы можете добавить рабочий процесс.

1. Это правильный тип рабочего процесса?

2. Один список или библиотека или все семейство веб-сайтов? и один тип контента или все типы контента?

3. Что такое подходящее имя?

4. Списки задач и журналы: существующие или новые?

5. Как (и кем) может запускаться этот рабочий процесс?

6. Получает ли этот рабочий процесс типы контента, наследующие из этого же рабочего процесса?

7. Участники: какие пользователи и в каком порядке?

8. Какие дополнительные сведения необходимы участникам?

9. Каковы сроки выполнения задач?

10. Когда завершается этот рабочий процесс?

11. Кому необходимо получать уведомления?

12. Будет ли этот рабочий процесс утверждать контент?

01. правильный ли этот тип рабочего процесса?

Есть несколько шаблонов рабочего процесса, в именах которых есть слово "утверждение". Эта статья относится к шаблону рабочего процесса, который отображается в меню как утверждение — SharePoint 2010. Если вы не уверены в том, что этот тип рабочего процесса наилучшим образом подходит для вас, ознакомьтесь со статьей " обучение , описанным в этой статье". Дополнительные сведения о других доступных шаблонах рабочего процесса можно найти в статье сведения о рабочих процессах, включенных в SharePoint, в разделе см .

К началу сегмента

02. один список или библиотека или все семейство веб-сайтов? и Один тип контента или все типы контента?

Вы можете сделать новую версию рабочего процесса утверждения доступной только в одном списке или библиотеке или сделать ее доступной для всего семейства веб-сайтов.

• Если вы добавите рабочий процесс для одного списка или библиотеки, вы можете настроить его на выполнение только для всех типов контента или только для одного типа контента.

• Однако если рабочий процесс добавляется для всего семейства веб-сайтов, его необходимо настроить для работы только с одним типом контента сайта.

Что такое тип контента?

Каждый документ или другой элемент, хранящийся в списке или библиотеке SharePoint, принадлежит к одному или другому типу контента. Тип контента может быть базовым и универсальным в виде документа или электронной таблицы Excel, а также как юридический договор или спецификацию продукта. Некоторые типы контента по умолчанию доступны в продуктах SharePoint, но вы можете настраивать их и добавлять других пользователей, которые вы создали самостоятельно. Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание и настройка типа контента сайта , а также Добавление типа контента в список или библиотеку.

К началу сегмента

03. что такое подходящее имя?

Присвойте версии рабочего процесса имя, которое:

• Ясно указывает, для чего он используется.

• Ясно отличает его от других рабочих процессов.

Пример

Представьте себе, что вы являетесь членом группы редакторов. Ваша группа хочет использовать два разных рабочего процесса утверждения для управления отправкой документов от внешних участников:

• Вы запускаете первый рабочий процесс в каждом из отправленных документов, чтобы решить, хотите ли вы принять его в процессе редактирования.

• После того как вы согласны и отредактируете отправленный документ, вы запускаете второй рабочий процесс для отредактированного черновика, чтобы решить, хотите ли вы принять его как финальный.

Вы можете присвоить имя первому утверждению отправки рабочего процесса и второму последнему утверждению черновика.

К началу сегмента

04. списки задач и журналы: существующие или новые?

Для рабочего процесса можно использовать список задач по умолчанию для сайта и список журналов, использовать другие существующие задачи и списки журналов или запросить новые списки только для этого рабочего процесса.

• Если на вашем сайте будут содержаться многочисленные рабочие процессы или некоторые рабочие процессы будут включать в себя многочисленные задачи, рассматривайте запросы на создание новых списков для каждого рабочего процесса. (Управление списками из более длинных списков может замедлить производительность. Система должна быстрее и проще поддерживать несколько более коротких списков, чем один очень длинный.

• Если задачи и журнал для этого рабочего процесса будут содержать конфиденциальные или конфиденциальные данные, которые нужно отделять от списка "Общие задачи", следует указать, что вы хотите, чтобы в этом рабочем процессе вы хотели бы создать новые, отдельные списки. (После добавления рабочего процесса убедитесь, что для новых списков установлены соответствующие разрешения).

К началу сегмента

05. как (и кем) может запускаться этот рабочий процесс?

Рабочий процесс можно настроить так, чтобы он был запущен только вручную или только автоматически или как один из указанных ниже вариантов.

• Когда вы вручную запускаете рабочий процесс утверждения для определенного документа или элемента, появляется другая форма, Форма запуска. В форме запуска есть большинство параметров на второй странице формы " Ассоциация ". Таким образом, если пользователь, который запускает рабочий процесс, хочет изменить любые из этих параметров (только для текущего экземпляра), они смогут сделать это до того, как они нажимайте кнопку начать. Перейдите к контекстному меню > элемент списка > рабочих процессов > выберите рабочий процесс, чтобы запустить его вручную.

• Разумеется, при автоматическом запуске форма запуска не отображается, поэтому параметры по умолчанию, указанные в форме связи, используются без изменений.

На приведенном ниже рисунке показана разница между запуском вручную и автоматическим запуском.

Любые изменения, внесенные в форму запуска, применяются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Для изменения постоянныхпараметров рабочегопроцесса, используемых по умолчанию , вы редактируете исходную форму связи , как описано в сегменте Changes этой статьи.

Запуск вручную

Если разрешить запуск вручную, любой пользователь с необходимыми разрешениями может в любое время запустить рабочий процесс для любого подходящего элемента.

Преимущества ручного запуска заключаются в том, что вы и ваши коллеги могут запускать рабочий процесс только в том случае, если вы хотите, чтобы при каждом ее запуске вы могли изменить некоторые параметры с помощью формы запуска.

Краткий пример    Если вы хотите выполнить рабочий процесс только для тех элементов, которые были созданы разработчиком из-за пределов вашей команды, то при запуске этого элемента только вручную будет автоматически выполняться автоматическое выполнение для элементов, созданных вами и вашими коллегами. (Альтернативное решение: сохранение одного списка или библиотеки для элементов из авторов в группе, а также отдельного списка или библиотеки для элементов других авторов. Таким образом, Рабочий процесс можно запускать автоматически, но только в списке внешних авторов. Другое решение: добавьте условие "Если" и установите для него значение, созданное конкретным пользователем. Более подробную информацию вы видите в кратком справочнике по условиям рабочего процесса .

Основным недостатком запуска вручную является то, что кто-то запомнит, что при необходимости запускать рабочий процесс.

Автоматический запуск

Вы можете настроить автоматический запуск рабочего процесса любым из указанных ниже событий.

• Кто-то пытается опубликовать основную версию элемента.

• Новый элемент создается в списке или библиотеке или отправляется в него.

• Элемент, уже хранящийся в списке или библиотеке, изменяется.

Преимущество автоматического запуска заключается в том, что никто не должен забывать запустить рабочий процесс. Оно запускается каждый раз, когда возникает событие запуска триггера.

Краткий пример    Если вы отвечаете за точность и правильное соответствие элементов списка, вы можете добавить рабочий процесс утверждения в этот список и указать его в качестве единственного участника. Вы можете настроить автоматический запуск рабочего процесса при каждом изменении элемента в списке и при каждом добавлении нового элемента. Таким образом, вы всегда будете храниться в актуальном состоянии.

Два недостатка автоматического запуска:

• Вы не можете остановить выполнение рабочего процесса каждый раз, когда возникает событие запуска триггера.

• Вы не можете изменить параметры в начале отдельного экземпляра.

Дополнительные сведения об автоматическом запуске рабочего процесса утверждения при попытке опубликовать основную версию элемента можно найти в сегменте Управление в этой статье.

К началу сегмента

06. типы контента, наследующие от этого, также получают этот рабочий процесс?

Только при добавлении рабочего процесса к типу контента для всего семейства веб-сайтов вы можете добавить рабочий процесс ко всем другим типам контента в семействе веб-сайтов, которые наследуются от типа контента, к которому вы добавляете рабочий процесс.

Примечания

• Операция, которая выполняет все дополнительные возможности добавления, может занять много времени.

• Если наследование разорвано для всех сайтов и дочерних сайтов, в которых вы хотите добавить этот рабочий процесс для наследования типов контента, перед выполнением этой операции убедитесь, что вы являетесь членом группы "владельцы" на каждом из этих сайтов или дочерних сайтов.

К началу сегмента

07. Участники: какие пользователи и в каком порядке?

Вам потребуется указать имя или адрес электронной почты каждого пользователя, которому будут назначены задачи проверки.

Один этап или несколько стадий?    Вы можете выбрать один или несколько стадий проверки. Если у вас несколько стадий, эти этапы будут выполнены один за другим.

Просматриваются параллельные или последовательное рецензирование?    Для участников на любом этапе вы можете выбрать, какие задачи проверки будут назначены для всех одновременно (параллельно) или они будут назначены одной из них после другого (в последовательном порядке) в указанном вами заказе. Последовательное действие может быть полезно, если, например, вы настроили рабочий процесс после первого отклонения или хотите, чтобы участники более подробно могли просматривать комментарии из предыдущих участников в рамках контекста их рецензирования.

Пример

В этом простом сценарии показано несколько преимуществ одновременной проверки нескольких этапов и последовательного просмотра.

Представьте, что Федор добавляет новый рабочий процесс утверждения. Он хочет, чтобы его коллеги Анна и Ольга Просмотрели каждый элемент, прежде чем он сам его просматривает. Он также хочет, чтобы рабочий процесс заходил перед собственным рецензированием, если его Анна или ресурс отклонили его. Федор может настроить это одним из двух способов:

• С помощью последовательного рецензирования   Михаил настраивает одноэтапный пошаговый анализ, в котором Анна и Ольга являются первыми двумя участниками, и он является третьим. и выберет параметр закончить при первом отклонении .
  В этом упорядочении Анна необходимо утвердить элемент до назначения задачи "Иван", а затем Ольга должен утвердить элемент до назначения задачи Федор. Если Анна отклоняет элемент, ни Иван, ни Федор не смогут назначить задачу; а если Анна утверждает, но не отклоняет Иван, Рабочий процесс по-прежнему завершается до того, как будет назначена задача для просмотра Федор.
  Вот как Федор настроит свою последовательное рецензирование на одном этапе.
  
  

• С помощью двух этапов   Если Федор хочет, чтобы Анна и Ольга назначили свои рецензии одновременно, так что Олегу не нужно ждать, пока Анна не закончится, он может настроить два этапа в рабочем процессе: первый параллельный этап для Анна и рецензирование ресурса, а вторая — отдельный этап для проверки только собственного. Опять же, он выбирает параметр закончить при первом отклонении . Вторая стадия не запустится, пока не завершится выполнение первого этапа; Таким образом, если Анна или Иван отклоняет элемент, задача просмотра Федор не будет назначена.
  Вот как Михаил настраивается на параллельное рецензирование двух стадий.
  
  

Ниже приведены схемы обоих решений.

Внешние участники    Существует особый процесс, включающий участников, которые не являются участниками вашей организации SharePoint. В этом процессе участник сайта действует как прокси для внешнего участника.

Ниже приведена схема этого процесса.

Назначить одну задачу каждой группе целиком или одной группе каждому участнику группы?    Если вы включаете адрес группы или список рассылки между участниками рабочего процесса, вы можете назначить для него одну задачу каждому участнику группыили назначить одну задачу всей группе (но по-прежнему отправлять уведомление об этой задаче каждому участнику). Если группе назначается только одна задача, любой участник группы может затребовать и завершить эту задачу. (В полном сегменте этой статьи вы найдете инструкции по поддаче групповой задачи.)

К началу сегмента

08. какая дополнительная информация нужна для участников?

В форме связи есть текстовое поле, в котором вы можете предоставить инструкции, подробные сведения о требованиях, ресурсах и т. д.

Вы можете включить в него два действия:

• Контактная информация, в том случае, если участники имеют проблемы или вопросы.

• Если в рабочем процессе будет назначаться только одна задача для каждой группы или списка рассылки, следует упомянуть здесь о том, что задача должна быть назначена одному участнику каждой из этих групп. Таким образом, другие участники группы не тратят время на начало одной и той же задачи. Подробные сведения о том, как подать заявку на групповую задачу, можно найти в полном сегменте этой статьи

К началу сегмента

09. когда из-за каких задач выполняются задачи?

Вы можете указать, когда задачи рабочего процесса должны быть вызваны одним или обоими из двух указанных ниже способов.

По дате в календаре    Вы можете указать одну дату календаря, по которой должны быть связаны все задачи.

• Если вы настроили автоматический запуск рабочего процесса, этот параметр обычно не следует использовать. Это связано с тем, что указанное значение даты не будет автоматически изменяться по отношению к текущей дате каждый раз при запуске рабочего процесса автоматически.

По длительности задачи    Вы можете указать количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи, начиная с момента назначения задачи.

• Дата выполнения, указанная в календаре, переопределяет определенную длительность задачи. Это происходит по следующей причине: Если сегодня 10 июня и я назначил задачу, которая имеет продолжительность в три дня, но у которой есть Дата выполнения в календаре 11 июня, задача будет сопоставлена 11 июня (Дата выполнения календаря), а не Июнь 13 июня (окончание периода длительностью в три дня).

К началу сегмента

10. когда заканчивается этот рабочий процесс?

Чтобы не тратить время на ненужные проверки, можно выбрать немедленное завершение рабочего процесса (перед заданной или вычисленной датой выполнения) при возникновении одного из двух событий.

• Любой участник отклоняет элемент.

• Элемент изменился каким бы ни были.

К началу сегмента

11. кто должен получать уведомления?

В поле "копия" на второй странице формы связи можно вводить имена или адреса пользователей, которые должны получать уведомления при каждом запуске или завершении рабочего процесса.

• Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса этому человеку.

• Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его , получает уведомления о запуске и завершении, но не должен быть указан в этом поле.

• Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его , получает уведомления о запуске и завершении, но не должен быть указан в этом поле.

К началу сегмента

12. будет ли это Управление утверждением контента для этого рабочего процесса?

Возможно, у вас есть списки или библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и (или) новые версии текущих элементов были проверены на предмет точности их содержимого, или для соответствующей формы и стиля, прежде чем они станут видны всем пользователям, у которых есть доступ к этому списку. Этот процесс проверки называется утверждением контента.

В продуктах SharePoint можно использовать рабочий процесс утверждения, чтобы сделать процесс утверждения контента еще проще и эффективнее. Дополнительные сведения можно найти в разделе утверждение содержимого элемента управления в этой статье.

Что дальше?

Если вы готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту добавление (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Возможно, у вас есть списки и библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и (или) новые версии текущих элементов были проверены на предмет точности их содержимого или их формы и стиля, прежде чем они станут видны всем пользователям, у которых есть доступ к этому списку. Этот процесс проверки называется утверждением контента.

В продуктах SharePoint вы можете управлять утверждением контента вручную, без рабочего процесса; но рабочий процесс утверждения SharePoint может сделать процесс еще проще и эффективнее.

Если вы еще не знакомы с функциями управления версиями и утверждением контента в продуктах SharePoint, рекомендуется начать с проверки указанных ниже статей.

• Требование утверждения элементов в списке или библиотеке

• Утверждение и отклонение элементов и файлов в списке или библиотеке на сайте

• Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

Существует два способа, с помощью которых рабочий процесс утверждения может управлять процессом утверждения содержимого, каждый из которых связан с одним элементом управления в формах связи, которые вы заполнили при первом добавлении рабочего процесса. Вы можете использовать рабочий процесс один или оба.

Управление публикацией основных версий

В области Параметры начала первой страницы формы связи можно запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элемента. Обратите внимание на следующие моменты.

• Этот параметр доступен только для рабочего процесса утверждения, который выполняется для всех типов контента в одном списке или библиотеке, а не для любого рабочего процесса, выполняемого для элементов только одного типа контента.

• Чтобы этот параметр был доступен, необходимо включить утверждение контента для списка или библиотеки на странице "Параметры управления версиями", и на этой же странице должен быть установлен параметр " создать основную и вспомогательную версию" .

• Если выбрать этот параметр, эти параметры становятся недоступными: Запуск этого рабочего процесса при создании нового элемента и Запуск этого рабочего процесса при изменении элемента.

• Если выбрать этот параметр, Рабочий процесс будет выполняться автоматически для элемента, только когда кто-то попытается опубликовать основную версию этого элемента.

• В одном списке или библиотеке может быть только один рабочий процесс утверждения, который используется для утверждения публикации основных версий. Если вы пытаетесь назначить второй рабочий процесс в том же списке или библиотеке для этой функции, вам будет предложено выбрать один из них или другой.

Управление не основано на управлении версиями

В области включить утверждение контента на второй странице формы связи можно Обновить состояние утверждения после завершения рабочего процесса (Используйте этот рабочий процесс для управления утверждением контента).

Этот параметр доступен в форме, требуется ли утверждение контента в списке или библиотеке. В обоих случаях значение в поле утверждения для элемента обновляется на основе результата рабочего процесса.

С помощью этого параметра можно выполнить одно из указанных ниже действий.

• Всегда запускать рабочий процесс вручную или

• Выберите один или несколько параметров автоматического запуска на первой странице формы связи или

• Разрешение ручного и автоматического запуска

Элемент управления содержимым для веб-сайтов публикации

Элемент управления содержимым — это специализированный процесс на сайтах, публикующий страницы в Интернете. Соответственно, существует специализированный рабочий процесс утверждения публикации, который можно использовать на сайтах публикации, а также в шаблоне сайта (с именем сайта публикации с рабочим процессом), который включает в себя версию этого рабочего процесса, уже настроенную для использования в веб-публикации.

Что дальше?

Если вы готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту добавление (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, возможно, вам будет полезно ознакомиться с сегментом " обучение " и сегментом плана , описанным в этой статье, прежде чем перейти к действиям из этого сегмента.

Разделы в этом сегменте

1. Подготовка

2. Добавление рабочего процесса

1. перед началом работы

Прежде чем можно будет добавить рабочий процесс, необходимо выполнить два важности.

Электронная почта    Чтобы рабочий процесс отправлял уведомления и напоминания по электронной почте, необходимо включить электронную почту для сайта SharePoint. Если вы не уверены, что это еще не сделано, обратитесь к администратору SharePoint. Дополнительные сведения : Настройка параметров исходящей электронной почты также доступна в SharePoint 2013.

Правами    Параметры SharePoint по умолчанию требуют разрешения "Управление списками" для добавления рабочих процессов для списков, библиотек или семейств веб-сайтов. (Группа "владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию, а группы "участники" и "Посетители" — нет. Дополнительные сведения о разрешениях можно найти в разделе " обучение " этой статьи.

К началу сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Выполните указанные ниже действия:

1. Откройте список или библиотеку, для которых вы хотите добавить рабочий процесс.

2. На ленте откройте вкладку список или Библиотека .

   Примечание: Имя вкладки может изменяться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календаря вкладка называется " Календарь".

3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

4. На странице "Параметры рабочих процессов" в разделе Показать сопоставления рабочего процесса этого типа укажите, должен ли рабочий процесс выполняться для документа, списка или папки, а затем нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

5. Заполните первую страницу формы связи.
   (Инструкции следуют на рисунке.)

   

   	Тип контента Оставьте выбранный по умолчанию вариант всеили выберите определенный тип контента.
   	Шаблон Выберите шаблон утверждение — SharePoint 2010 . Примечание: Если шаблон утверждение — SharePoint 2010 не отображается в списке, обратитесь к своему администратору SharePoint, чтобы узнать, активирован ли он для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если вы являетесь администратором, перейдите в раздел Параметры сайта >компонентах семейства веб-сайтов > Активация рабочих процессов .
   	Название Введите имя рабочего процесса. Это имя будет определять этот рабочий процесс для пользователей этого списка или библиотеки. Рекомендации по именованию рабочего процесса можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Список задач Выберите список задач, который будет использоваться для этого рабочего процесса. Вы можете выбрать существующий список задач или нажать кнопку создать список задач , чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка задач (в отличие от выбора существующего) можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Список "Журнал" Выберите список журналов, который будет использоваться для этого рабочего процесса. Вы можете выбрать существующий список журналов или нажать кнопку журнал рабочих процессов (создать) , чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка журналов (в отличие от выбора существующего) можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Параметры запуска Укажите способ и способы запуска рабочего процесса. Сведения о выборе параметров запуска можно найти в сегменте планирование в этой статье. Сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, включая публикацию основных версий, можно найти в сегменте Управление в этой статье. Обратите внимание, что параметр Запуск этого рабочего процесса для утверждения публикации основной версии элемента не отображается, если вы добавляете рабочий процесс только для одного типа контента. Также обратите внимание на то, что при выборе пункта запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элементаэти флажки становятся недоступными.

6. Когда все параметры в этой форме будут нужным, нажмите кнопку Далее.

7. Заполните вторую страницу формы связи.
   (Инструкции следуют на рисунке.)

   Примечание: Продукты SharePoint представляют собой первые несколько вариантов на этой второй странице формы связи (от утверждающихдо семи на рисунке) каждый раз при запуске рабочего процесса вручную, чтобы можно было вносить изменения в эти параметры только для одного экземпляра.

   

   	Назначение Введите имена или адреса пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочим процессом. Если задачи будут назначаться по одной (последовательно)    Введите имена или адреса в порядке назначения задач. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно)    Порядок имен или адресов не имеет значения. Назначение задачи пользователю за пределами Организации SharePoint    Дополнительные сведения о том, как включить внешних участников, можно найти в полном сегменте этой статьи.
   	Порядок Укажите, должны ли задачи назначаться по одной (последовательно) или все вместе (параллельно). Дополнительные сведения об использовании порядкового порядка и порядкового номера можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Добавить новую стадию Добавьте все необходимые стадии помимо первой, которую вы только что настроили. Чтобы Удалить всю стадию, щелкните в поле назначение для этой стадии, а затем нажмите клавиши CTRL + DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Развертывание групп Установите этот флажок, чтобы назначить одну задачу каждому участнику каждой группы , введенной в поле назначить . (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждый участник будет иметь собственную задачу для завершения.) Снимите этот флажок, чтобы назначить только одну задачу всем группам , которые вы указали в поле " назначить для ". (Каждому участнику группы будет отправлено уведомление о задаче, но любой участник может запрашивать и выполнять одну задачу от имени всей группы. Вы найдете инструкции по подиску групповой задачи в полном сегменте этой статьи.)
   	Запрашиваем Любой текст, который вы включаете здесь, будет включен в каждое уведомление о задаче, которое отправляет рабочий процесс. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные. При необходимости Обратите внимание на одиночные задачи, назначенные всем группам или спискам рассылки. (В полном сегменте этой статьи вы найдете инструкции по поддаче групповой задачи.)
   	Сроки выполнения и длительность задач Укажите конечную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи, с момента назначения. Если рабочий процесс запускается автоматически, рекомендуется оставить поле Дата выполнения для всех задач пустым и использовать два поля Duration для управления сроком выполнения. Вы всегда можете указать точную дату выполнения в форме запуска, если и при запуске рабочего процесса вручную. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и в каких случаях следует использовать длительность задач, можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	CC Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которые должны получать уведомления каждый раз при запуске или завершении рабочего процесса. Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его , получает уведомления о запуске и остановке, без необходимости указывать в этом поле. Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его , получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.
   	Завершение рабочего процесса Выберите ни один из этих параметров, либо оба. Дополнительные сведения об этих параметрах можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Включить утверждение контента Установите этот флажок, если вы будете использовать этот рабочий процесс для управления утверждением контента. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, включая публикацию основных версий, можно найти в сегменте Управление в этой статье.

8. Если все параметры на этой странице заданы так, как вы хотите, нажмите кнопку сохранить , чтобы создать рабочий процесс.

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, возможно, вам будет полезно ознакомиться с сегментом " обучение " и сегментом плана , описанным в этой статье, прежде чем перейти к действиям из этого сегмента.

Разделы в этом сегменте

1. Подготовка

2. Добавление рабочего процесса

1. перед началом работы

Прежде чем можно будет добавить рабочий процесс, необходимо выполнить два важности.

Электронная почта    Для того чтобы рабочий процесс отправлял уведомления и напоминания по электронной почте, на сайте должна быть включена электронная почта. Если вы не уверены, что это еще не сделано, обратитесь к администратору SharePoint. Дополнительные сведения : Настройка параметров исходящей электронной почты также доступна в SharePoint 2013.

Правами    Параметры SharePoint по умолчанию требуют разрешения "Управление списками" для добавления рабочих процессов для списков, библиотек или семейств веб-сайтов. (Группа "владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию, а группы "участники" и "Посетители" — нет. Дополнительные сведения о разрешениях можно найти в разделе " обучение " этой статьи.

К началу сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Выполните указанные ниже действия:

1. Переход на домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок параметры а затем выберите пункт Параметры сайта.

3. На странице "Параметры сайта" в разделе коллекции веб-дизайнеравыберите пункт типы контента сайта.

4. На странице "типы контента сайта" щелкните имя типа контента сайта, для которого необходимо добавить рабочий процесс.

   Примечание: Рабочий процесс, добавленный для всего семейства веб-сайтов, необходимо добавить только для элементов одного типа контента.

   

   1. На странице выбранного типа контента в разделе Параметрывыберите пункт Параметры рабочих процессов.
      

   2. На странице "Параметры рабочих процессов" щелкните ссылку Добавить рабочий процесс .
      

   3. Заполните первую страницу формы связи.
      (Инструкции следуют на рисунке.)

   

   	Шаблон Выберите шаблон утверждение — SharePoint 2010 . Примечание: Если шаблон утверждение — SharePoint 2010 не отображается в списке, обратитесь к своему администратору SharePoint, чтобы узнать, активирован ли он для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если вы являетесь администратором, перейдите в раздел Параметры сайта > компонентах семейства веб-сайтов > активация рабочих процессов.
   	Название Введите имя рабочего процесса. Это имя будет определять этот рабочий процесс для пользователей этого семейства веб-сайтов. Рекомендации по именованию рабочего процесса можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Список задач Выберите список задач, который будет использоваться для этого рабочего процесса. Вы можете выбрать существующий список задач или нажать кнопку создать список задач , чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка задач (в отличие от выбора существующего) можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Список "Журнал" Выберите список журналов, который будет использоваться для этого рабочего процесса. Вы можете выбрать существующий список журналов или нажать кнопку журнал рабочих процессов (создать) , чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка журналов (в отличие от выбора существующего) можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Параметры запуска Укажите способ и способы запуска рабочего процесса. Сведения о выборе параметров запуска можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Добавить этот рабочий процесс в дочерние типы контента? Укажите, следует ли добавить этот рабочий процесс (связанный с ним) для всех типов контента сайта и списка, которые наследуются от этого типа контента. Операция, которая выполняет все дополнительные возможности добавления, может занять много времени. Если наследование разорвано для всех сайтов или дочерних сайтов, для которых вы хотите добавить этот рабочий процесс для наследования типов контента, перед выполнением этой операции убедитесь, что вы являетесь членом группы "владельцы" на каждом из этих сайтов или дочерних сайтов.

5. Если все параметры на этой странице нужны, нажмите кнопку Далее.

6. Заполните вторую страницу формы связи.
   (Инструкции следуют на рисунке.)

   Примечание:  вSharePoint продуктов отображаются первые несколько вариантов на этой второй странице формы связи (от утверждающихдо семи на рисунке) каждый раз, когда вы запускаете рабочий процесс вручную, чтобы можно было вносить изменения в эти параметры только для одного экземпляра.

   

   	Назначение Введите имена или адреса пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочим процессом. Если задачи будут назначаться по одной (последовательно)    Введите имена или адреса в том порядке, в котором вы хотите назначить задачи. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно)    Порядок имен или адресов не имеет значения. Назначение задачи пользователю за пределами Организации SharePoint    Дополнительные сведения о том, как включить внешних участников, можно найти в полном сегменте этой статьи.
   	Порядок Укажите, должны ли задачи назначаться по одной (последовательно) или все вместе (параллельно). Дополнительные сведения об использовании порядкового порядка и порядкового номера можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Добавить новую стадию Добавьте все необходимые стадии помимо первой, которую вы только что настроили. Чтобы Удалить всю стадию, щелкните в поле назначение для этой стадии, а затем нажмите клавиши CTRL + DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Развертывание групп Установите этот флажок, чтобы назначить одну задачу каждому участнику каждой группы , введенной в поле назначить . (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждый участник будет иметь собственную задачу для завершения.) Снимите этот флажок, чтобы назначить всей группе , которая указана в поле назначить , только одну задачу . (Каждому участнику группы будет отправлено уведомление о задаче, но любой участник может запрашивать и выполнять одну задачу от имени всей группы. Вы найдете инструкции по подиску групповой задачи в полном сегменте этой статьи.)
   	Запрашиваем Любой текст, который вы включаете здесь, будет включен в каждое уведомление о задаче, которое отправляет рабочий процесс. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные. При необходимости Обратите внимание на одиночные задачи, назначенные всем группам или спискам рассылки. (В полном сегменте этой статьи вы найдете инструкции по поддаче групповой задачи.)
   	Сроки выполнения и длительность задач Укажите конечную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи, с момента назначения. Если рабочий процесс запускается автоматически, рекомендуется оставить поле Дата выполнения для всех задач пустым и использовать два поля Duration для управления сроком выполнения. Вы всегда можете указать точную дату выполнения в форме запуска, если и при запуске рабочего процесса вручную. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и в каких случаях следует использовать длительность задач, можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	CC Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которые должны получать уведомления каждый раз при запуске или завершении рабочего процесса. Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его , получает уведомления о запуске и остановке, без необходимости указывать в этом поле. Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его , получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.
   	Завершение рабочего процесса Выберите ни один из этих параметров, либо оба. Дополнительные сведения об этих параметрах можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Включить утверждение контента Установите этот флажок, если вы будете использовать этот рабочий процесс для управления утверждением контента. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, включая публикацию основных версий, можно найти в сегменте Управление в этой статье.

7. Если все параметры на этой странице заданы так, как вы хотите, нажмите кнопку сохранить , чтобы создать рабочий процесс.

Что дальше?

Если вы готовы, перейдите к сегменту Начало этой статьи и запустите первый экземпляр, чтобы проверить новый рабочий процесс.

Рабочий процесс можно настроить на запуск только вручную, только автоматически или в любой из указанных ниже способов.

• Вручную в любое время, пользователи, у которых есть необходимые разрешения.

• Автоматически каждый раз, когда происходит заданное событие запуска триггера. Это значит, что при добавлении элемента в список или библиотеку, а также при каждом изменении элемента в списке и (или ) при попытке опубликовать основную версию элемента.
  (События, инициированные триггером, задаются на первой странице формы связи в ходе исходной связи и конфигурации рабочего процесса. Дополнительные сведения можно найти в сегменте планирование в этой статье.

Разделы в этом сегменте

1. Автоматический запуск рабочего процесса

2. Запуск рабочего процесса вручную

3. Запуск вручную из списка или библиотеки

4. Запуск вручную в приложении Microsoft Office

1. Автоматический запуск рабочего процесса

Если рабочий процесс настроен на автоматический запуск, то при каждом возникновении события, запускаемого с помощью триггера, Рабочий процесс будет выполняться для элемента, который его инициировал.

При запуске рабочего процесса он назначает первую задачу или задачи и отправляет уведомление о задаче каждому назначенному. Кроме того, он также отправляет уведомления о запуске (отличающиеся от уведомлений о задачах) пользователю, который изначально добавил рабочий процесс, и любому пользователю, указанному в поле "копия" на второй странице формы "Ассоциация".

К началу сегмента

2. Запуск рабочего процесса вручную

Примечание о разрешениях    Обычно для запуска рабочего процесса необходимо разрешение на изменение элементов. (По умолчанию группа "участники" и группа "владельцы" имеют это разрешение, но группа "Посетители" — нет. Однако владелец также может выбрать для рабочего процесса разрешение на управление списками для тех, кто запускает рабочий процесс. Выбрав этот параметр, владельцы могут указать, что только они и другие владельцы могут запускать определенный рабочий процесс. Дополнительные сведения можно найти в разделе " обучение " этой статьи.

Начало двух мест

Рабочий процесс можно запустить вручную в одном из двух мест:

• Из списка или библиотеки , в которых хранится элемент

• Из самого элемента, открываемого в программе Microsoft Office, в которой он был создан. (Обратите внимание, что это должна быть установленная программа, а не версия веб-приложения.)

В оставшихся двух разделах этого сегмента приводятся инструкции по обоим методам.

К началу сегмента

3. Запуск вручную из списка или библиотеки

1. Перейдите к списку или библиотеке, где хранится элемент, для которого необходимо запустить рабочий процесс.

2. Щелкните многоточие рядом с названием элемента, а затем в диалоговом окне нажмите многоточие, чтобы открыть меню элемент, а затем в раскрывающемся меню выберите пункт рабочие процессы .

3. На странице "рабочие процессы: Название элемента " в разделе Запуск нового рабочего процессавыберите рабочий процесс, который нужно запустить.
   

4. На странице Изменение рабочего процесса в форме запуска внесите изменения, которые необходимо применить к определенному экземпляру рабочего процесса.

   Примечание: Изменения, внесенные здесь, в форме запуска используются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внести изменения, которые будут применяться каждый раз при запуске рабочего процесса, или изменить параметры рабочего процесса, которые не отображаются в этой форме, ознакомьтесь с сегментом изменения этой статьи.

   

   	Назначение Внесите изменения в список пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочим процессом. Если задачи будут назначаться по одной    Введите имена или адреса в порядке назначения задач. Если все задачи будут назначены одновременно    Порядок имен или адресов не имеет значения. Назначение задачи пользователю за пределами Организации SharePoint    Дополнительные сведения о том, как включить внешних участников, можно найти в полном сегменте этой статьи
   	Порядок Убедитесь в том, что эти задачи должны назначаться по одной (последовательно) или все вместе (параллельно), как они нужны. Дополнительные сведения об использовании порядкового порядка и порядкового номера можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Добавить новую стадию Добавьте дополнительные или дополнительные этапы, которые вы хотите использовать за пределами одной или уже настроенных. Чтобы Удалить всю стадию, щелкните в поле назначение для этой стадии, а затем нажмите клавиши CTRL + DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	Развертывание групп Установите этот флажок, чтобы назначить одну задачу каждому участнику каждой группы , введенной в поле назначить . (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждый участник будет иметь собственную задачу.) Снимите этот флажок, чтобы назначить только одну задачу всем группам , которые вы указали в поле " назначить для ". (Каждому участнику группы будет отправлено уведомление о задаче, но любой участник может запрашивать и выполнять одну задачу от имени всей группы. Вы найдете инструкции по подиску групповой задачи в полном сегменте этой статьи.)
   	Запрашиваем Любой текст, который вы включаете здесь, будет включен в каждое уведомление о задаче, которое отправляет рабочий процесс. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные для вопросов и проблем Если это применимо, обратите внимание на одиночные задачи, назначенные всем группам или спискам рассылки (в полном сегменте этой статьи вы найдете инструкции по поддаче задачи на группировку.)
   	Сроки выполнения и длительность задач Укажите конечную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи, с момента назначения. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и в каких случаях следует использовать длительность задач, можно найти в сегменте планирование в этой статье.
   	CC Внесите нужные дополнения и удаления. Помните, что: Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Так как вы запускаете рабочий процесс вручную, вы будете получать уведомления о запуске и остановке, независимо от того, указаны ли они в этом поле.

5. После того как все параметры в форме запуска будут заданы нужным образом, нажмите кнопку начать , чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначает первые задачи или задачи, а также отправляет уведомления о начале и другие пользователи, указанные в поле "копия" формы запуска.

К началу сегмента

1. Откройте элемент в установленной программе Office на компьютере.

2. В открывшемся элементе откройте вкладку файл , нажмите кнопку сохранить & отправить, а затем выберите рабочий процесс, который требуется выполнить для элемента.

3. Если появится следующее сообщение о том, что для рабочего процесса требуется возврат файла, нажмите кнопку вернуть .

4. Нажмите кнопку "большой Рабочий процесс запуска ".

5. На странице Изменение рабочего процесса в форме запуска внесите изменения, которые необходимо применить к определенному экземпляру рабочего процесса.

   Примечание: Изменения, внесенные здесь, в форме запуска используются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внести изменения, которые будут применяться каждый раз при запуске рабочего процесса, или изменить параметры рабочего процесса, которые не отображаются в этой форме, ознакомьтесь с сегментом изменения этой статьи.

   

	Назначение Внесите изменения в список пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочим процессом. Если задачи будут назначаться по одной (последовательно)    Введите имена или адреса в порядке назначения задач. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно)    Порядок имен или адресов не имеет значения. Назначение задачи пользователю за пределами Организации SharePoint    Дополнительные сведения о том, как включить внешних участников, можно найти в полном сегменте этой статьи.
	Порядок Убедитесь в том, что эти задачи должны назначаться по одной (последовательно) или все вместе (параллельно), как они нужны. Дополнительные сведения об использовании порядкового порядка и порядкового номера можно найти в сегменте планирование в этой статье.
	Добавить новую стадию Добавьте дополнительные или дополнительные этапы, которые вы хотите использовать за пределами одной или уже настроенных. Чтобы Удалить всю стадию, щелкните в поле назначение для этой стадии, а затем нажмите клавиши CTRL + DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий можно найти в сегменте планирование в этой статье.
	Развертывание групп Установите этот флажок, чтобы назначить одну задачукаждому участнику каждой группы , введенной в поле назначить . (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждый участник будет иметь собственную задачу.) Снимите этот флажок, чтобы назначить только одну задачу всем группам , которые вы указали в поле " назначить для ". (Каждому участнику группы будет отправлено уведомление о задаче, но любой участник может запрашивать и выполнять одну задачу от имени всей группы. Вы найдете инструкции по подиску групповой задачи в полном сегменте этой статьи.)
	Запрашиваем Любой текст, который вы включаете здесь, будет включен в каждое уведомление о задаче, которое отправляет рабочий процесс. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные для вопросов и проблем. Примечание об отдельных задачах, которые назначены всем группам или спискам рассылки, если это применимо. (В полном сегменте этой статьи вы найдете инструкции по поддаче групповой задачи.)
	Сроки выполнения и длительность задач Укажите конечную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи, с момента назначения. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и в каких случаях следует использовать длительность задач, можно найти в сегменте планирование в этой статье.
	CC Внесите нужные дополнения и удаления. Помните, что: Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Так как вы запускаете рабочий процесс вручную, вы будете получать уведомления о запуске и остановке, независимо от того, указаны ли они в этом поле.

1. Если параметры в форме запуска заданы нужным образом, нажмите кнопку Запуск , чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначает первые задачи или задачи, а также отправляет уведомления о начале и другие пользователи, указанные в поле "копия" формы запуска.

Что дальше?

• Если этот рабочий процесс запускается в первый раз, другим участникам может потребоваться информация и помощь для выполнения назначенных им задач. (Они могут найти полный сегмент этой статьи).

• Кроме того, рекомендуется проверить, получают ли участники уведомления по электронной почте, и, в частности, уведомления о нежелательных фильтрах нежелательной почты.

• И, конечно же, вы можете выполнить одну или несколько задач рабочего процесса. Для получения подробных сведений о том, как выполнить эти инструкции, перейдите к разделу полный сегмент этой статьи.

• В то же время, сведения о том, как отслеживать ход выполнения текущего экземпляра рабочего процесса, можно найти в сегменте Monitor этой статьи.

Если вы впервые назначили задачу в рабочем процессе утверждения, может оказаться полезным просмотреть этот сегмент статьи в полном объеме, прежде чем выполнять задачу. Таким образом, вы будете знать обо всех параметрах, которые могут быть открыты для вас.

Прежде всего, убедитесь в том, что у вас есть нужная статья

Для разных типов рабочих процессов требуются различные действия с задачами.

Прежде чем начать, убедитесь, что назначенная задача действительно является задачей рабочего процесса утверждения, а не задачей для какого-либо другого типа рабочего процесса.

Найдите текст, который следует утвердить в одном из следующих местоположений:

• В строке Тема уведомления о задаче
  

• На панели сообщений для элемента, который нужно проверить
  

• В заголовке задачи на странице "состояние рабочего процесса"
  

Если вы не видите текст в этих расположениях, поищите его у пользователя, который запустил или добавил (-а) рабочий процесс, чтобы узнать, какой шаблон рабочего процесса он основан на нем, или является ли он настраиваемым рабочим процессом. Вы найдете ссылки на статьи о том, как использовать другие типы рабочих процессов, включенные в продукты SharePoint, в разделе " см. также " этой статьи.

Тем не менее, если ваша задача является задачей утверждения, продолжайте читать прямо сейчас!

Разделы в этом сегменте

1. Обзор процесса

2. Перейти к элементу и форме задачи из сообщения с уведомлением о задаче

3. Перейти к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

4. Просмотр элемента

5. Заполнение и отправка формы задачи

6. Просроченные уведомления

7. Утверждение и завершение групповой задачи (необязательно)

8. Запрос на изменение элемента (необязательно)

9. Переназначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)

10. Выполнение задачи от имени внешнего участника (необязательно)

1. Общие сведения о процессе

Когда вы назначаете задачу в рабочем процессе, обычно вы узнаете о задаче одним из трех способов:

• Вы получаете уведомление о задаче по электронной почте.

• Вы открываете документ Microsoft Office и увидите панель сообщений с уведомлением о том, что вы назначили связанную задачу.

• Вы проверите сайт SharePoint и обнаружите, что в настоящее время вам назначена одна или несколько задач.

Когда вы обнаружите, что вам назначена задача рабочего процесса утверждения, вам обычно нужно выполнить два действия:

• Просмотр элемента    Узнайте, можно ли утвердить элемент в текущем состоянии.

• Выполнение задачи    Используйте форму задачи для отправки результатов проверки.

Таким образом, при завершении задачи часто участвуют три следующих элемента:

• Сообщение уведомления (которое вы получаете как адрес электронной почты);

• Элемент, отправленный для вашего утверждения (который вы открываете и просматриваете)

• Форма задачи (которая открывается, завершается и отправляется)

Ниже показано, как выглядят эти три элемента.

К началу сегмента

2. получение элемента и формы задачи из сообщения с уведомлением о задаче

Выполните указанные ниже действия:

1. В сообщении уведомления о задаче в инструкции для выполнения этой задачи щелкните ссылку на элемент.

2. В открывшемся элементе нажмите кнопку открыть эту задачу на панели сообщений.

К началу сегмента

3. перейти к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

Выполните указанные ниже действия:

1. В списке или библиотеке, в которых хранится проверяемый элемент, выберите ссылку выполняется , связанную с элементом и рабочим процессом.

2. На странице "состояние рабочего процесса" щелкните название задачи.

3. В форме задачи на панели сообщений, к которой относится эта задача рабочего процесса , выберите ссылку на элемент.

К началу сегмента

4. Просмотр элемента

В этом примере элемент — это документ Microsoft Word.

Обратите внимание на две желтые панели сообщений в верхней части документа:

• Сервер только для чтения   Этот документ открыт в режиме только для чтения, поэтому вы можете прочитать документ, но не вносить в него изменения.
  (Обратите внимание, что при выполнении задачи рабочего процесса утверждения вы обычно не вносите никаких изменений прямо в сам элемент. Вместо этого вы можете зарегистрировать все ваши ответы с помощью формы задачи.

• Задача рабочего процесса   Когда вы будете готовы зарегистрировать ответ в форме задачи, нажмите кнопку открыть эту задачу .

К началу сегмента

5. Заполните и отправьте форму задачи

Форма задачи для задачи рабочего процесса утверждения выглядит так, как показано ниже.

Обратите внимание, что первые два элемента (Удаление элемента и этой задачи рабочего процесса применяются к названию элемента) не отображаются в форме задачи, если она открыта из элемента для проверки.

	Удалить элемент Нажмите эту кнопку, чтобы удалить эту задачу из текущего экземпляра рабочего процесса. Удаление задачи не приводит к удалению элемента, который нужно проверить. Если удалить задачу, это действие будет работать как (и регистрируется в истории как) как отклонение документа. Таким образом, если рабочий процесс настроен на завершение при первом отклонении, то при удалении задачи рабочий процесс завершается. Удаленная задача больше не отображается в области " задачи " на странице "состояние рабочего процесса". (Тем не менее, удаление и автоматическое отклонение consequent записываются в область журнала страницы.) Примечание: Если вы не запустили этот экземпляр рабочего процесса, перед удалением задачи может возникнуть необходимость узнать у человека, который его начал.
	Эта задача рабочего процесса применяется к названию элемента Чтобы открыть элемент для проверки, щелкните ссылку здесь.
	Состояние, запрошено, консолидированные комментарии, Дата выполнения В этих четырех полях нельзя изменить или изменить записи, но вы можете найти их полезные данные. Обратите внимание, что в поле Объединенные комментарии содержатся не только дополнительные инструкции по выполнению задачи, но и все примечания, отправленные участниками, которые уже выполнили свои задачи в том же экземпляре рабочего процесса. Таким же образом, после отправки собственной формы все примечания, которые вы хотите добавить в поле Примечания (4), также будут отображаться в поле Консолидированные примечания для последующих участников.
	Примечания Любой введенный здесь текст будет записан в журнал рабочего процесса, а также будет отображаться в поле Консолидированные примечания (3) для последующих участников.
	Утверждение Чтобы утвердить элемент, сначала введите примечания, которые вы хотите внести в поле Примечания (4), а затем нажмите эту кнопку.
	Отклонил Чтобы отклонить элемент, сначала введите необходимые комментарии в полеПримечания (4), а затем нажмите эту кнопку.
	Отмена Нажмите эту кнопку, чтобы закрыть форму задачи без сохранения изменений или ответов. Задача останется незавершенной и поручена вам.
	Запрос на изменение Нажмите эту кнопку, чтобы запросить изменение элемента, который вы просматриваете. Иллюстрация формы, в которой вы будете вводить сведения о запросе, и дальнейшие инструкции приведены в разделе 8 этого сегмента, запрос изменения элемента. Примечание: Возможно, этот параметр отключен для некоторых задач рабочего процесса.
	Переназначить задачу Чтобы переназначить задачу утверждения другому пользователю, нажмите эту кнопку. Для иллюстрации страницы, на которую вы хотите ввести сведения о переназначении, и дальнейших инструкций перейдите к разделу 7 в этом сегменте, чтобы переназначить задачу утверждения другому человеку. Примечание: Возможно, этот параметр отключен для некоторых задач рабочего процесса.

К началу сегмента

6. Просроченные уведомления

Если задача или весь экземпляр рабочего процесса просрочен для выполнения, уведомления автоматически отправляются в:

• Пользователь, которому назначена задача;

• Пользователь, который запустил рабочий процесс (или, если начало запускается автоматически, для пользователя, который изначально добавил рабочий процесс).

К началу сегмента

7. Утверждение и завершение групповой задачи (необязательно)

Если группе, в которую вы подписаны, назначена одна задача, любой участник группы может затребовать и завершить эту задачу от имени всей группы.

Зарезервируйте задачу перед просмотром элемента. После того как вы покинете задачу, она будет назначена вам, а другие участники группы не смогут ее выполнить. (Таким образом, требуется только один пользователь.)

1. На странице "состояние рабочего процесса" наведите указатель мыши на название задачи, назначенной группе, пока не появится стрелка

2. Щелкните стрелку, выберите пункт изменить элемент , а затем в форме задачи нажмите кнопку Заявка на утверждение .
   

После обновления страницы "состояние рабочего процесса" можно увидеть, что задача больше не назначена группе, а именно для вас.

Позже, если вы хотите снова выпустить задачу с группой, не заполнив ее, выполните те же действия, чтобы вернуться к форме задачи, но теперь нажмите кнопку задача выпустить .

К началу сегмента

8. запрос на изменение элемента (необязательно)

Прежде чем приступать к этому процессу, обратите внимание на то, что рабочий процесс может быть настроен на Завершение немедленно , если в элемент вносятся изменения. Возможно, лучше проверится, кто начал или изначально добавил рабочий процесс, чтобы убедиться в том, что в данный момент нужно внести изменения, а рабочий процесс завершится.

Мы покажем параметр запроса на изменение, перемещая его в сценарий.

Сначала представьте себе, что ваше имя — Федор.

Затем представьте, что коллега с именем Анна запустил рабочий процесс утверждения для документа, который она создала.

Когда вы просматриваете новый документ Анна, вы считаете, что введено слишком длинное.

Вы нажимайте кнопку запросить изменение в нижней части формы задачи рабочего процесса, а затем Заполни эту форму.

	Запросить изменение с Введите имя или адрес электронной почты человека, с которого вы запрашиваете изменение. (Для отправки запроса пользователю, который запустил этот рабочий процесс — или, если рабочий процесс запускается автоматически, пользователю, который изначально добавил этот рабочий процесс утверждения, это поле можно также оставить пустым.)
	Новый запрос Опишите изменения, которые вы хотите внести, и предоставьте любые данные, которые пользователь внес в изменения. (Любой введенный здесь текст будет добавлен в область Консолидированные примечания .)
	Новая длительность Выполните одно из трех указанных ниже действий. Чтобы сохранить существующую дату выполнения,    Оставьте это поле пустым. Полное удаление даты выполнения    Введите цифру 0. Указание нового срока выполнения    Введите номер, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. В совокупности эти две записи определяют период, до которого задача изменения будет выполнена.
	Новые единицы длительности Если вы указываете новую длительность задачи, используйте это поле в сочетании с полем " Новая длительность ", чтобы определить период до выполнения задачи. (Например: 3 дня или 1 месяц или 2 недели.)

Если у вас есть все необходимые элементы формы, нажмите кнопку Отправить, и ваша текущая задача помечается какзавершенная. (Но вы еще не сделали этого. После того, как Анна завершит задачу изменения, вам будет назначена задача утверждения.

В то же время Анна получает следующее уведомление по электронной почте:

Анна может сказать, что в строке темы (цифра 1 на рисунке), что это не обычное уведомление об утверждении, а запрос на изменение элемента. Она находит сведения об определенном изменении, которые были запрошены в ходе изменения, запрошенного в тексте (число 2).

Анна извлекает элемент, вносит запрошенные изменения, сохраняет изменения и возвращает элемент обратно.

Затем она переходит на страницу "состояние рабочего процесса" и открывает задачу "запрос на изменение" из области "задачи".

Анна добавит необходимые данные в поле Примечания , а затем нажмет кнопку отправить ответ. Рабочий процесс выполняет два действия:

• Она помечает задачу запроса на изменение Анна как завершенную.

• Она назначает вам новую задачу утверждения (с примечаниями Анна, добавленными в поле Консолидированные примечания ) и отправляет вам уведомление об этой задаче.

Теперь вы можете пройти проверку измененного элемента.

Тем временем все эти действия отслеживаются и отображаются в разделе Журнал рабочего процесса на странице "состояние рабочего процесса", как показано на приведенном ниже рисунке.

Ниже приведена схема всего процесса.

К началу сегмента

9. Назначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)

Если вы хотите, чтобы кто-то другой запускал назначенную вам задачу рабочего процесса, нажмите кнопку переназначить задачу в форме задачи рабочего процесса.

Откроется эта форма.

	Переназначить задачу Введите имя или адрес пользователя, которому вы хотите назначить эту задачу. Чтобы назначить эту задачу пользователю, который запустил рабочий процесс, или, если рабочий процесс запускается автоматически, для пользователя, который изначально добавил этот рабочий процесс, оставьте это поле пустым.
	Новый запрос Предоставьте любые сведения, которым человек, которому вы назначаете задачу, потребуется выполнить задачу. (Любой введенный здесь текст будет добавлен в область Консолидированные примечания .)
	Новая длительность Выполните одно из трех указанных ниже действий. Чтобы сохранить существующую дату выполнения,    Оставьте это поле пустым. Полное удаление даты выполнения    Введите цифру 0. Указание нового срока выполнения    Введите номер, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. В совокупности эти две записи определяют период, до которого задача изменения будет выполнена.
	Новые единицы длительности Если вы указываете новую длительность задачи, используйте это поле в сочетании с полем " Новая длительность ", чтобы определить период до выполнения задачи. (Например: 3 дня или 1 месяц или 2 недели.)

Завершив заполнение формы, нажмите кнопку Отправить. Ваша задача помечается как завершенная, для человека, ответственного за задачу, будет назначена новая задача, и будет отправлено уведомление о задаче.

Любые новые предоставленные вами сведения будут включены в текст, передаваемый в уведомлении о новой задаче (номер 1 на приведенной ниже иллюстрации).

Тем временем все эти изменения отслеживаются и отображаются в разделах задачи и Журнал на странице "состояние рабочего процесса", как показано здесь.

К началу сегмента

10. выполнение задачи от имени внешнего участника (необязательно)

Существует особый процесс, включающий участников, которые не являются участниками вашей организации SharePoint. В этом процессе участник сайта действует как прокси для внешнего участника:

1. Добавьте адрес электронной почты внешнего участника на соответствующую стадию назначения на второй странице формы связи.

2. Рабочий процесс фактически назначает задачу внешнего участника участнику сайта, который запускает рабочий процесс, или, если рабочий процесс запускается автоматически, для пользователя, который изначально добавил рабочий процесс. Этот человек, которому фактически назначается задача, действует как посредник для внешнего участника.

3. Этот участник сайта получает уведомление о задаче с инструкциями по отправке копии элемента для проверки внешнему участнику. (В то же время внешний участник получает копию уведомления о задаче, которая может работать в качестве полезных оповещений или заголовков.)

4. Участник сайта, которому фактически назначается задача, отправляет копию элемента внешнему участнику.

5. Внешний участник просматривает элемент и отправляет ответ на него участнику сайта.

6. Когда достигается ответ от внешнего участника, участник сайта завершает задачу от имени внешнего участника.

Ниже приведена схема процесса.

Централизованное расположение, в котором можно отслеживать, настраивать и останавливать выполняющиеся рабочие процессы — это страница "состояние рабочего процесса" для этого экземпляра рабочего процесса.

Сначала мы покажем, как перейти на эту страницу, а затем покажу, как использовать параметры и данные, которые вы можете найти. Наконец, мы покажем вам две другие страницы, на которых можно получить дополнительные сведения о мониторинге.

Разделы в этом сегменте

1. Перейти на страницу "состояние рабочего процесса"

2. Использование страницы "состояние рабочего процесса" для наблюдения за ходом выполнения рабочего процесса

3. Изменение активных задач (уже назначенные задачи)

4. Изменение будущих задач (еще не назначенных)

5. Отмена или завершение рабочего процесса

6. Определение рабочих процессов, выполняемых на элементе

7. Отслеживание рабочих процессов для всего семейства веб-сайтов

1. перейти на страницу "состояние рабочего процесса"

В списке или библиотеке, в которых находится элемент, щелкните ссылку ход выполнения для нужного элемента и рабочего процесса.

В этом примере элемент является документом с именем "черновик" и рабочий процесс имеет разрешение 3.

Откроется страница "состояние рабочего процесса".

К началу сегмента

2. Использование страницы "состояние рабочего процесса" для наблюдения за ходом выполнения рабочего процесса

Здесь на рисунке каждого раздела на странице "состояние рабочего процесса" можно найти вопросы мониторинга, которые отвечает на этот раздел.

Раздел "сведения о рабочем процессе"

Ответы на вопросы:

• Кто запустил этот экземпляр рабочего процесса?

• Когда был запущен этот экземпляр?

• Когда возникло Последнее действие в этом экземпляре?

• На каком элементе запущен этот экземпляр?

• Каково текущее состояние этого экземпляра?

Раздел "задачи"

Ответы на вопросы:

• Какие задачи уже созданы и назначены и что такое их текущее состояние?

• Какие задачи уже завершены, а какие — результаты для каждой из этих задач?

• Каковы сроки выполнения каждой задачи, которые уже были созданы и назначены?

В этом разделе не отображаются задачи, которые были удалены, а еще неназначенные задачи.

Раздел "Журнал рабочего процесса"

Ответы на вопросы:

• Какие события уже произошли в этом экземпляре рабочего процесса?

• Обратите внимание, что в этой области не отображаются просроченные задачи и просроченные уведомления о задаче.

К началу сегмента

3. изменение активных задач (уже назначенных)

Существует два способа изменить задачи, которые уже назначены, но еще не завершены.

• Изменение одной активной задачи

• Изменение всех активных задач

Изменение одной активной задачи

Правами   Чтобы внести изменения в одну задачу, назначенную другим пользователям, необходимо иметь разрешение на управление списками. (Группа "владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию, а группы "участники" и "Посетители" — нет. Таким образом, возможно, у вас есть разрешения, позволяющие запускать рабочий процесс, но не вносить изменения в задачу другого участника.)

Если у вас есть необходимые разрешения, выполните указанные ниже действия.

1. Щелкните название задачи в списке Tasks (задачи ).
   

2. Используйте форму задачи для завершения, удаления или переназначения задачи.

Подробные инструкции по использованию формы задачи можно найти в полном сегменте этой статьи.

Изменение всех активных задач

Правами    Все четыре ссылки на команды на приведенной ниже иллюстрации отображаются на странице "состояние рабочего процесса" любого пользователя, у которого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки отображаются на странице человека, который запустили экземпляр рабочего процесса, но ссылка " завершить рабочий процесс " не отображается, если этот пользователь также не имеет разрешения "Управление списками". (Опять же, группа Владельцы имеет разрешение Управление списками по умолчанию, а группы участники и посетители — нет).

1. В области под визуализацией рабочего процесса щелкните ссылку Обновить активные задачи для утверждения .

2. Внесите изменения в открывшейся форме и нажмите кнопку ОК.

   • Сообщения, отражающие ваши изменения, отправляются пользователям, которым в данный момент назначены задачи в этом запуске.

   • Изменения, внесенные в этой форме, не влияют на уже завершенные или удаленные задачи, а также задачи, которые еще не были назначены.

   • Если вы хотите изменить задачи, которые еще не назначены, ознакомьтесь с разделом, приведенным ниже, для изменения будущих задач.

Длительность для задачи, единицы длительности Чтобы сохранить существующую дату выполнения,    Оставьте значение длительности для задачи пустым и не изменяйте единицы длительности. Удаление даты выполнения, в которой нет    Введите число 0 в поле Длительность задачи. Перемещение даты выполнения путем продления длительности задачи    Для задания числа и типа единиц измерения продолжительности используйте оба поля Duration.

Запрашиваем Изменение текста запроса    Внесите необходимые изменения в текстовом поле.

1. Выбрав нужные поля в форме, нажмите кнопку ОК.

Будут обновлены все активные задачи в текущем экземпляре.

К началу сегмента

4. изменение будущих задач (еще не назначенных)

Правами    Все четыре ссылки на команды на приведенной ниже иллюстрации отображаются на странице "состояние рабочего процесса" любого пользователя, у которого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки появляются на странице человека, который запустили экземпляр рабочего процесса, но ссылка завершить этот рабочий процессне отображается, если этот пользователь не имеет разрешения на управление списками. (Опять же, группа Владельцы имеет разрешение Управление списками по умолчанию, а группы участники и посетители — нет).

1. На странице "состояние рабочего процесса" в области под визуализацией рабочего процесса щелкните ссылку Добавить или обновить утверждающих для утверждения .

2. Внесите изменения в открывшейся форме и нажмите кнопку Обновить.

   Примечание: Изменения, внесенные в этой форме, не влияют на уже созданные и назначенные задачи.

	Участники, заказ, развернуть группы Добавление или удаление участников или изменение порядка задач    Добавьте, удалите или измените порядок имен или адресов участников в полеУчастники . Чтобы удалить всю стадию    , щелкните в поле назначение для этой стадии, а затем нажмите CTRL+DELETE. Примечание: С помощью флажка Развернуть группы можно указать, должны ли в списке групп рассылки назначаться только одна задача для всей группы или одной задачи для каждого участника. Дополнительные сведения об использовании этих полей можно найти в сегменте плана и соответствующем сегменте добавления (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.
	Запрашиваем Изменение текста запроса    Внесите все необходимые изменения в текст поля.
	Дата выполнения для всех задач, длительность для задачи, единицы длительности Изменение или удаление даты выполнения в календаре    Удалите существующую дату, а затем либо добавьте новую, либо, чтобы полностью удалить определенную дату выполнения, оставьте это поле пустым. (Не вводите ноль в этом поле. Это поле должно содержать значение даты в календаре либо быть пустым.) Чтобы сохранить текущую длительность    Оставьте значение длительности для задачи пустым и не изменяйте единицы длительности. Удаление длительности в случае отсутствия    Введите число 0 в поле Длительность задачи. Продление длительности задачи    Используйте оба поля Duration, чтобы указать количество и тип единиц, на которые требуется увеличить длительность. (Дополнительные сведения об указании сроков выполнения и длительности можно найти в сегменте планирование в этой статье.)

1. Выбрав нужные поля в форме, нажмите кнопку ОК.

Все будущие задачи в текущем экземпляре будут отражать ваши изменения.

К началу сегмента

5. Отмена или завершение рабочего процесса

Вы можете остановить запущенный экземпляр рабочего процесса, прежде чем он будет выполнен, двумя способами.

• Отмена рабочего процесса    Все задачи отменяются, но сохраняются в области " задачи " на странице "состояние рабочего процесса".

• Завершение рабочего процесса    Все задачи отменяются и удаляются из области " задачи " на странице "состояние рабочего процесса". (Тем не менее, они по-прежнему отражаются в области журнала рабочего процесса.)

Ниже приведены инструкции для обоих способов.

Отмена (все задачи отменяются, но сохраняются в списке задач и в журнале)

Правами    Все четыре ссылки на команды на приведенной ниже иллюстрации отображаются на странице "состояние рабочего процесса" любого пользователя, у которого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки появляются на странице человека, который запустили экземпляр рабочего процесса, но при этом ссылка на Рабочий процессне отображается, если этот пользователь также не имеет разрешения на управление списками. (Опять же, группа Владельцы имеет разрешение Управление списками по умолчанию, а группы участники и посетители — нет).

Если текущий экземпляр рабочего процесса больше не нужен, его можно остановить.

• На странице "состояние рабочего процесса" в области под визуализацией рабочего процесса щелкните ссылку отменить все задачи утверждения .

• Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить операцию.

Все текущие задачи отменяются, а рабочий процесс завершается состоянием " отменено". Отмененные задачи по-прежнему отображаются как в области задачи , так и в области " Журнал рабочего процесса ".

Завершение (все задачи удалены из списка задач, но сохраняются в журнале)

Правами    Все четыре ссылки на команды на приведенной ниже иллюстрации отображаются на странице "состояние рабочего процесса" любого пользователя, у которого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки отображаются на странице человека, который запустили экземпляр рабочего процесса, но ссылка " завершить рабочий процесс " не отображается, если этот пользователь также не имеет разрешения "Управление списками". (Опять же, группа Владельцы имеет разрешение Управление списками по умолчанию, а группы участники и посетители — нет).

Если возникает ошибка или рабочий процесс останавливается и не отвечает, он может быть завершен.

На странице "состояние рабочего процесса" в области под визуализацией рабочего процесса выберите завершить этот рабочий процесс, а затем нажмите кнопку Да для подтверждения.

Все задачи, созданные в рабочем процессе, отменяются и удаляются из области " задачи " на странице "состояние рабочего процесса", но по-прежнему отображаются в области журнала рабочего процесса . Рабочий процесс завершается с отмененным состоянием рабочего процесса.

К началу сегмента

6. Узнайте, какие рабочие процессы запущены для элемента.

На странице "рабочие процессы" для любого элемента можно найти список рабочих процессов, выполняемых в данный момент для этого элемента.

1. Перейдите к списку или библиотеке, в которых хранится элемент.

2. Наведите указатель мыши на имя элемента, щелкните появившуюся стрелку, а затем в раскрывающемся меню выберите пункт рабочие процессы .

3. На странице "рабочие процессы: Название элемента " в разделе запущенные рабочие процессыможно найти список экземпляров, запущенных в данный момент на элементе.

К началу сегмента

7. наблюдение за рабочими процессами для всего семейства веб-сайтов

Администраторы семейства веб-сайтов могут наглядно просматривать:

• Количество рабочих процессов, основанных на каждом шаблоне рабочего процесса, в данный момент существующих в семействе веб-сайтов.

• Является ли в настоящее время каждый шаблон рабочего процесса активным или неактивным в семействе веб-сайтов.

• Сколько экземпляров версий рабочих процессов, основанных на каждом шаблоне рабочего процесса, в данный момент выполняется в семействе веб-сайтов.

Вот что нужно для этого сделать:

1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (ноне домашнюю страницу сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок параметры а затем выберите пункт Параметры сайта.

3. На странице "Параметры сайта" в разделе Администрирование сайтавыберите пункт рабочие процессы.

Откроется страница Рабочие процессы, в которой отображаются сведения.

Что дальше?

Если это первая версия рабочего процесса, вы можете использовать инструкции в сегменте рецензирования этой статьи, чтобы просмотреть события в экземпляре и определить, нужно ли вам выполнять функции рабочего процесса.

После завершения работы с экземпляром рабочего процесса вы можете просмотреть события, записанные в его истории. (Вы можете получить доступ к записи для любого экземпляра в течение до 60 дней после завершения экземпляра.)

Вы также можете выполнять отчеты об общей производительности рабочего процесса для разных экземпляров.

Разделы в этом сегменте

1. Просмотр событий в последнем экземпляре

2. Доступ к истории экземпляров до 60 дней

3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

1. Просмотр событий в последнем экземпляре

Пока элемент остается в том же списке или библиотеке, и пока один и тот же рабочий процесс не запускается в том же элементе, в списке или библиотеке можно получить доступ к истории последнего экземпляра.

Чтобы просмотреть страницу "состояние рабочего процесса" для последнего экземпляра рабочего процесса, выполняемого на любом элементе, выполните указанные ниже действия.

• В списке или библиотеке, в которых находится элемент, щелкните ссылку состояние для нужного элемента и рабочего процесса.

В этом примере элемент является документом с названием "основной черновик" , а рабочий процесс — утверждением нового документа.

На странице "состояние рабочего процесса" в нижней части экрана находится раздел " Журнал рабочего процесса ".

К началу сегмента

2. журнал экземпляра Access на 60 дн.

Что делать, если вы хотите просмотреть историю экземпляра после того, как вы снова запустите тот же рабочий процесс для того же элемента?

На самом деле, это можно сделать в течение до 60 дней с одной из двух точек входа: списка или библиотеки или уведомления о завершении рабочего процесса.

Из списка или библиотеки

1. Перейдите к списку или библиотеке, в которых хранится элемент.

2. Наведите указатель мыши на имя элемента, щелкните появившуюся стрелку, а затем в раскрывающемся меню выберите пункт рабочие процессы .

3. На странице "рабочие процессы: Название элемента " в разделе Завершенные рабочие процессыщелкните имя или состояние экземпляра рабочего процесса, который вы хотите просмотреть.
   
   Откроется страница "состояние рабочего процесса" для этого экземпляра.

Из уведомления о завершении рабочего процесса

• Откройте уведомление о завершении рабочего процесса для экземпляра, который вы хотите просмотреть, а затем щелкните ссылку Просмотр журнала рабочего процесса .

Откроется страница "состояние рабочего процесса" для этого экземпляра.

Чтобы сохранить все уведомления о завершении, возможно, потребуется создать правило Outlook. Настройте правило, чтобы скопировать все входящие сообщения, для которых текст был завершен в строке темы , в отдельную папку. Убедитесь в том, что правило Outlook копирует входящие сообщения и не просто перемещает их, а также не отображается в папке "Входящие".

К началу сегмента

3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

Чтобы понять, как обычно выполняется одна из версий рабочих процессов — с течением времени и нескольких экземпляров, вы можете создать один или оба из двух готовых отчетов:

• Отчет о длительности деятельности    Используйте этот отчет, чтобы узнать, сколько времени занимает выполнение каждого действия в рабочем процессе, а также как долго выполняется каждый из полных запусков или экземпляров этого рабочего процесса.

• Отчет об отмене и ошибке    Используйте этот отчет, чтобы узнать, является ли рабочий процесс частым к отмене или возникли ошибки перед завершением.

Создание доступных отчетов для рабочего процесса

1. В списке или библиотеке в столбце состояние для этого рабочего процесса щелкните любую ссылку сведений о состоянии.
   

2. На странице "состояние рабочего процесса" в разделе " Журнал рабочего процесса" щелкните Просмотреть отчеты о рабочих процессах.
   

3. Найдите рабочий процесс, отчет о котором нужно просмотреть, а затем щелкните имя отчета, который хотите просмотреть.
   

4. На странице Настройка сохраните или измените расположение файла отчета, а затем нажмите кнопку ОК.
   
   Отчет будет создан и сохранен в указанном месте.

5. Когда отчет будет завершен, щелкните ссылку, показанную на приведенном ниже рисунке, чтобы просмотреть ее. В противном случае нажмите кнопку ОК , чтобы завершить работу и закрыть диалоговое окно. (Позже, когда вы будете готовы просмотреть отчет, вы увидите его в расположении, указанном на предыдущем шаге.)
   

Что дальше?

Если рабочий процесс работает так же, как вы хотите, то все готово для начала его использования.

Если вы хотите изменить сведения о том, как это работает, ознакомьтесь с сегментом изменения этой статьи.

После запуска первого экземпляра нового рабочего процесса утверждения и проверки результатов может потребоваться внести одно или несколько изменений в способ настройки рабочего процесса.

Кроме того, может потребоваться дальнейшее внесение изменений в конфигурацию в будущем.

Наконец, вам может понадобиться отключить рабочий процесс в течение более короткого или длинного периода, но не удалять его, или вы, возможно, хотите полностью удалить его.

Разделы в этом сегменте

1. Изменение постоянных параметров рабочего процесса

2. Отключение или удаление рабочего процесса

1. изменение параметров постоянной настройки для рабочего процесса

Чтобы внести постоянные изменения в параметры существующего рабочего процесса, необходимо открыть и изменить форму связи, которую вы использовали для ее добавления.

Если рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

1. Откройте список или библиотеку, в которой выполняется рабочий процесс.

2. На ленте откройте вкладку список или Библиотека .

   Примечание: Имя вкладки может изменяться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календаря вкладка называется " Календарь".

3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

4. На странице "Параметры рабочих процессов" в разделе имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры)выберите имя рабочего процесса, параметры которого вы хотите изменить.

   Примечание: Если нужный рабочий процесс утверждения не отображается в списке, возможно, он связан только с одним типом контента. Рабочие процессы, которые отображаются в этом списке, контролируются с помощью этих рабочих процессов и выполняются для элементов этого элемента управления типа, расположенных под списком. (На рисунке показано.) В раскрывающемся меню выберите пункт Параметры типа контента, чтобы выяснить, какой из них отображает нужный рабочий процесс. Если вы хотите, чтобы рабочий процесс появился в списке, щелкните его имя.

5. На двух страницах формы связи, которые изначально использовались для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.

   Дополнительные сведения о полях и элементах управления в форме связи можно найти в сегменте планирование и соответствующем сегменте добавления (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках в семействе веб-сайтов

1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (ноне домашнюю страницу сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок параметры а затем выберите пункт Параметры сайта.

3. На странице "Параметры сайта" в разделе коллекции веб-дизайнеравыберите пункт типы контента сайта.

4. На странице "типы контента сайта" щелкните имя типа контента сайта, для которого выполняется рабочий процесс.
   

5. На странице выбранного типа контента в разделе Параметрывыберите пункт Параметры рабочих процессов.
   

6. На странице "Параметры рабочих процессов" в разделе имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры)выберите имя рабочего процесса, параметры которого вы хотите изменить.
   

7. На двух страницах формы связи, которые изначально использовались для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.

   Дополнительные сведения о полях и элементах управления в форме связи можно найти в сегменте планирование и соответствующем сегменте добавления (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

К началу сегмента

2. Отключение или удаление рабочего процесса

Если рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

1. Откройте список или библиотеку, в которой выполняется рабочий процесс.

2. На ленте откройте вкладку список или Библиотека .

   Примечание: Имя вкладки может изменяться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календаря вкладка называется " Календарь".

3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

4. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку удалить, заблокировать или восстановить рабочий процесс .

5. С помощью формы на странице "Удаление рабочих процессов" можно отключить, повторно включить или удалить рабочие процессы.
   

В форме есть пять столбцов:

• Рабочий процесс    Имя рабочего процесса.

• Образцы    Количество экземпляров рабочего процесса, в данный момент запущенных в элементах.

• Пуск    Параметр, который позволяет рабочему процессу продолжать работу в обычном режиме.

• Нет новых экземпляров    Параметр, позволяющий выполнять все выполняемые в данный момент экземпляры рабочего процесса, но запрещает рабочий процесс, делая его недоступным для выполнения каких-либо новых экземпляров. ( Это действие необратимо . Чтобы повторно включить рабочий процесс позже, вернитесь на эту страницу и нажмите кнопку Разрешить.)

• Удалить    Параметр, который полностью удаляет рабочий процесс из списка или библиотеки. Все запущенные экземпляры немедленно прекращаются, а столбец для этого рабочего процесса больше не отображается на странице для списка или библиотеки. ( Это действие необратимо.)

Рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках в семействе веб-сайтов

1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (ноне домашнюю страницу сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок параметры а затем выберите пункт Параметры сайта.

3. На странице "Параметры сайта" в разделе коллекциивыберите пункт типы контента сайта.

4. На странице "типы контента сайта" щелкните имя типа контента сайта, для которого выполняется рабочий процесс.
   

5. На странице выбранного типа контента в разделеПараметрывыберите пункт Параметры рабочих процессов.
   

6. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку удалить, заблокировать или восстановить рабочий процесс .

7. С помощью формы на странице "Удаление рабочих процессов" можно отключить, повторно включить или удалить рабочие процессы.
   

В форме есть пять столбцов:

• Рабочий процесс    Имя рабочего процесса.

• Образцы    Количество экземпляров рабочего процесса, в данный момент запущенных в элементах.

• Пуск    Параметр, который позволяет рабочему процессу продолжать работу в обычном режиме.

• Нет новых экземпляров    Параметр, позволяющий выполнять все выполняемые в данный момент экземпляры рабочего процесса, но запрещает рабочий процесс, делая его недоступным для выполнения каких-либо новых экземпляров. ( Это действие необратимо . Чтобы повторно включить рабочий процесс позже, вернитесь на эту страницу и нажмите кнопку Разрешить.)

• Удалить    Параметр, который полностью удаляет рабочий процесс из семейства веб-сайтов. Все запущенные экземпляры немедленно прекращаются, а столбец для этого рабочего процесса больше не отображается на странице для списка или библиотеки. (Это действие необратимо.)

Что дальше?

Если вы внесли изменения, запустите тестовый экземпляр рабочего процесса, чтобы проверить последствия изменений.

Настройка дополнительных параметров

Существует множество способов настроить рабочие процессы, включенные в продукты SharePoint.

Вы даже можете создавать пользовательские рабочие процессы с нуля.

Вы можете использовать любые из указанных ниже программ.

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Настройка форм рабочего процесса, действий и вариантов поведения.

• Microsoft Visual Studio    Создание собственных настраиваемых действий рабочего процесса.

Дополнительные сведения можно найти в справке по сети разработчиков программного обеспечения Майкрософт (MSDN).