Дополнение к заявлению о конфиденциальности для Excel

Следующие вещи могут повлиять на конфиденциальность, сделав потенциально конфиденциальные сведения доступными для третьих лиц или позволяя вам контролировать, какая информация может быть доступна.

На вкладке "Новый" (щелкните вкладку "Файл" и нажмите кнопку "Новый") можно получить помощь по Office.com для книг, основанных на шаблонах. Кроме того, вы можете отправить отзыв о шаблонах и выслать числовые оценки для каждого скачиваемго шаблона.

Когда вы открываете шаблон или файл, основанный на шаблоне, контакты Excel (в зависимости от параметров справки в Интернете) Office.com. В нее отправляется ИД шаблона, используемая в данный момент программа и версия, а также стандартные сведения о компьютере.

Он используется для идентификации исходного шаблона, загруженного с Office.com или включенного в установку Excel. Оно не идентифицирует книгу уникальным образом. Он будет одинаковым для всех пользователей одного и того же шаблона.

Если вы решите создать ссылку на изображение, файл, источник данных или другой документ на жестком диске или на сервере, путь к этому файлу будет сохранен в книге. В некоторых случаях ссылка может включать имя пользователя или сведения о серверах в сети. В случае подключения к данным можно сохранить имя пользователя и пароль в ссылке подключения к данным.

Кроме того, при применении схемы XML к книге путь к созданной схеме XML будет сохранен в книге. В некоторых случаях этот путь может включать имя пользователя.

При создании функции данных на листе или отчета таблицы из внешнего источника данных данные, запрашиваемые из этого источника, сохраняются как часть листа вместе с уникальным идентификатором источника данных. Также сохраняется имя пользователя, который последним обновил кэш.

В зависимости от того, как настроена книга или отчет pivottTable, может отображаться только часть сохраненных данных. Чтобы удалить все хранимые данные, удалите подключение к источнику данных из функций работы с данными на листе и удалите все своды, ссылаясь на данные.

При создании диаграммы в Excel можно отфильтровать данные, выбранные для нее, чтобы отображалась только часть данных. Однако все выбранные данные сохраняются вместе с диаграммой. Чтобы предотвратить изменение диаграммы или просмотр ее данных другими людьми, при копировании ее в программу Майкрософт в виде толкарной диаграммы в виде тона. Если данные в диаграмме были источником внешних данных, вы можете защитить ее паролем, чтобы другие люди не обновляли ее с учетом последних данных из внешнего источника. Если диаграмма основана на данных в книге, ее защита паролем поможет предотвратить изменение другими людьми данных, которые появляются на диаграмме.

Когда вы печатаете книгу Excel, а затем сохраняете ее, Excel сохраняет путь к документу на принтере. В некоторых случаях путь может включать имя пользователя или имя компьютера.

В Excel можно добавлять и редактировать заметивный текст для таблиц, фигур, рисунков, диаграмм, графических элементов SmartArt и других объектов в книгах. Заметив текст, сохраненный вместе с книгой, может содержать персональные данные, добавленные участниками презентации. Для некоторых объектов, таких как рисунки, вставляемые в книгу, альтернативный текст по умолчанию включает путь к файлу объекта.

Заметивный текст можно использовать с помощью таких функций, как чтения с экрана. Заметив текст доступен всем, у кого есть доступ к файлу.

В Excel можно получить доступ к рабочей области для документов в SharePoint. Область документов — это общее пространство, в котором можно совместно работать с другими участниками группы над одной или несколько книгами.

При доступе к рабочей области для документов Excel скачивает данные с сайта рабочей области для документов, чтобы предоставить вам сведения об этом сайте. К таким данным относятся:

  • Название сайта

  • URL-адрес или адрес сайта

  • Имена, адреса электронной почты и уровни разрешений для пользователей сайта

  • Списки документов, задач и других сведений, доступных на сайте

В Excel также сохраняется список сайтов рабочей области для документов, которые вы посещали на компьютере, в виде файлов cookie. Этот список используется для быстрого доступа к сайтам, которые вы посещали раньше. Список по которые вы посещали, не доступен корпорацией Майкрософт и не доступен через Интернет, если только вы не решите сделать его более широким.

Служба факсов позволяет отправлять факсы через Интернет и упорядочить факсы, отправленные в Microsoft Outlook. Чтобы использовать службу факсов, необходимо зарегистрироваться у поставщика службы факсов отдельно от Майкрософт, который обрабатывает факсы и отправляет их через Интернет. Корпорация Майкрософт не собирает данные с помощью службы факсов.

При регистрации в службе факсов поставщик службы факсов создает пакет регистрации, который хранится поставщиком службы факсов и Приложением Excel. Пакет состоит из адреса веб-сайта поставщика службы факсов и маркера, подтверждающих ваш доступ к поставщику службы факсов. При отправке факса из Excel этот пакет регистрации включается в документ.

Вы также можете использовать службу факсов для расчета цены факса, не отправляя его. При расчете цены факса Excel использует зашифрованное подключение для отправки маркера регистрации, номера телефона для отправки факса и номер страниц факса поставщику услуг факса. Корпорация Майкрософт не получает и не хранит эти сведения.

В Excel можно запрашивать сведения об определенном термине или фразе у ряда поставщиков контента премиум-класса. Когда вы запрашиваете поиск по определенному слову или фразе, Excel использует Интернет для отправки текста, который вы запрашиваете, используемого в данный момент программного обеспечения, региональных ключевых данных системы и сведений о авторизации, указывающих на то, что вы имеете право скачивать сведения исследований, если это необходимо третьей стороной.

Excel отправляет эти сведения в службу, предоставленную корпорацией Майкрософт или выбранным сторонним поставщиком. Эта служба возвращает сведения о запрашиваемом слове или фразе.

Часто получаемые сведения содержат ссылку на дополнительную информацию с веб-сайта службы. Если щелкнуть эту ссылку, поставщик службы может добавить в вашу систему файл cookie, чтобы идентифицировать вас для будущих транзакций. Корпорация Майкрософт не несет ответственности за политику конфиденциальности сторонних веб-сайтов и служб. Корпорация Майкрософт не получает и не сохраняет эти сведения, если только вы не запросили службу, принадлежит корпорации Майкрософт.

Чтобы отключить справочные ссылки и справочные данные, с их помощью можно сделать следующее:

Этот параметр может быть ограничен вашим администратором. В этом случае вы не сможете включить или отключить его самостоятельно.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Щелкните "Учетная запись".

  3. В области "Конфиденциальность учетнойзаписи" щелкните "Управление настройками".

  4. В поле "Необязательные подключенныеслужбы" можно включить дополнительные подключенные службы.

    Важно: Это отключит все необязательные подключенные службы, а не только справочные данные.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Параметры.

  3. Щелкните Центр управления безопасностью.

  4. Нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью.

  5. Нажмите кнопку "Параметрыконфиденциальности", а затем в области задач "Разрешить исследование" установите и проверьте, нет ли новых служб.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. В группе Справка выберите команду Параметры.

  3. Щелкните Центр управления безопасностью.

  4. Нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью.

  5. Нажмите кнопку "Параметрыконфиденциальности", а затем в области задач "Разрешить исследование" установите и проверьте, нет ли новых служб.

В Excel можно переводить весь документ или его часть с помощью двуязычного словаря или машинного перевода. Вы можете выбрать, как перевести документ.

Вы можете выбрать или ввести слово или фразу, которые вы хотите перевести, или перевести весь документ в любом случае, выбрав соответствующий вариант перевода в области "Справочные ссылки".

Если вы выбираете или вводите слово или фразу, которые нужно перевести, введенная фраза сравнивается с двуязычным словарем. Некоторые двуязычные словари включены в программное обеспечение, а другие доступны в Office.com. Если слово или фраза, которые вы вводите, не содержится в двуязычном словаре, который входит в состав программного обеспечения, они отправляются в корпорацию Майкрософт или сторонную службу перевода без шифрования.

Если вы хотите перевести всю книгу, она отправляется незашифрованно в корпорацию Майкрософт или сторонную службу перевода. Как и любая информация, отправленная через Интернет в незашифрованном тексте, другие пользователи могут увидеть переведенное слово, фразу или книгу.

Если вы решите использовать один из словарей, доступных в Office.com или сторонной службе перевода, Excel отправит в Интернете текст, тип программного обеспечения, а также языковой язык и язык, на котором настроена ваша система. Для сторонних служб перевода Excel также может отправлять кэширование данных проверки подлинности, указывающее на то, что вы ранее подписались на доступ к веб-сайту.

Microsoft SharePoint предоставляет общие веб-сайты рабочей области для совместной работы над документами и собраниями.

При доступе к сайту SharePoint с помощью веб-браузера или любой программы Office на компьютере сохраняется файл cookie, если у вас есть разрешения на создание нового сайта на этом сайте. Иначе говоря, все файлы cookie формируют список сайтов, доступ к которым вам разрешен. Этот список используется несколькими программами Office для быстрого доступа к сайтам, которые вы посещали раньше.

Список по которые вы посещали, не доступен корпорацией Майкрософт и не доступен через Интернет, если только вы не решите сделать его более широким.

При создании веб-сайта или списка либо добавлении или приглашении пользователей на существующий веб-сайт или список в SharePoint для каждого человека сохраняется следующее:

  • Полное имя

  • Адрес электронной почты

К каждому элементу, добавляемого на сайт или изменяемого вами или другими пользователями, добавляется ИД пользователя. Доступ к этой информации, как и ко всему контенту на сайте SharePoint, должны иметь только администраторы и участники самого сайта.

Все элементы сайта SharePoint включают два поля: "Создан" и "Изменено". Поле "Кем создано" заполняется именем пользователя, создавшего элемент, и датой его создания. Поле "Кем изменено" заполняется именем пользователя, который последним изменил книгу, и датой последнего изменения.

Администраторы серверов, на которых размещены сайты SharePoint, имеют доступ к некоторым данным с этих сайтов, которые используются для анализа шаблонов использования сайта и улучшения процентного времени его доступности. Эти данные доступны только администраторам серверов и не делиться ими с корпорацией Майкрософт, если только сайт SharePoint не размещен корпорацией Майкрософт. К данным относятся имена, адреса электронной почты и разрешения всех пользователей, у которых есть доступ к сайту.

Все пользователи с правами на доступ к конкретному сайту SharePoint имеют возможность поиска и просмотра всего контента, доступного на нем.

В Microsoft SharePoint есть функции аудита, позволяющие администраторам следить за тем, как пользователи работают с определенным контентом.

Если администраторы SharePoint включили функцию аудита, сервер автоматически записит в базу данных контента SharePoint определенные действия, выполняемые пользователем. К таким действиям относятся просмотр, изменение, регистрация и регистрация. Для каждого записанного действия сервер записит информацию о файле, действии и ИД Пользователя в SharePoint. Никакие данные не отправляются в корпорацию Майкрософт в рамках этой функции.

По умолчанию эта функция отключена и доступна только администраторам сайтов SharePoint, на которых хранится контент.

Excel позволяет отправлять мгновенные сообщения из самой программы, а также оповещать об этом при подстановке пользователей в сети или при внесении определенных изменений в общие книги или рабочей области.

Excel может использовать клиент для обмена мгновенными сообщениями, чтобы предоставить вам возможность видеть сетевое присутствие других пользователей и отправлять им сообщения. В Excel есть веб-управление, которое позволяет отображать присутствие в мгновенных сообщениях на веб-странице. Для этого используются страницы Microsoft SharePoint. Эти страницы не передают данные о присутствии обратно на веб-сервер.

Этот веб-набор данных можно использовать для передачи данных о присутствии из программы обмена мгновенными сообщениями на веб-сервер. По умолчанию данные о присутствии можно отправить только на сайты интрасети, надежные сайты и сайты на локальном компьютере.

В Excel используются форматы файлов, основанные на XML. Они отличаются расширяемостью, то есть в файлах можно применять дополнительные схемы или теги. Надстройка или другой сторонний код также может вложить дополнительные метаданные в эти форматы XML-файлов, которые недоступны для просмотра в Excel.

Вы можете проверить метаданные, связанные с XML-файлом, с помощью средства просмотра текста.

По умолчанию при этом Excel добавляет инициалы к каждому из них. Эти сведения сможет просмотреть любой пользователь, которому доступен файл.

Чтобы удалить свои личные сведения из этих комментариев, с помощью указанных ниже личных сведений можно сделать следующее:

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Сведения.

  3. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

По умолчанию при внесении изменений в файл с включенной функцией "Отслеживание изменений" имя пользователя и инициалы сохраняются в книге и связываются с внесенными изменениями. После эти сведения, в том числе исходный и измененный тексты, сможет получить любой пользователь, которому доступен файл.

После принятых или отклоненных изменений ваше имя удаляется. Кроме того, вы можете удалить свои личные сведения из этих изменений, вы можете сделать следующее:

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Сведения.

  3. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

В некоторых случаях Excel сохраняет ваше имя, чтобы у вас было более простое впечатление при использовании некоторых функций. Например, ваше имя хранится в указанных здесь местах.

  • Автор полей

  • Свойство файла AuthorName

Вы можете удалить свое имя из этих полей и свойств следующим образом:

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Сведения.

  3. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

Microsoft Office решения, созданные другими компаниями, также могут включать ваше имя или другие личные сведения в настраиваемые свойства, связанные с файлом.

Если вы используете веб-Microsoft Office Control, доступ к данным Microsoft Excel, DataCalc или другие функции, позволяющие подключаться напрямую к другому источнику данных, данные авторизации (ИД пользователя и пароль) могут быть сохранены в книге. Чтобы изменить или удалить эти данные авторизации, необходимо изменить свойства подключения, используя метод, определенный для метода подключения.

По умолчанию каждый файл, сохраненный в Excel, содержит следующие свойства:

  • Автор

  • Руководитель

  • Компания

  • Последний сохраненный

  • Имена рецензентов книги

Кроме того, другие свойства могут быть сохранены в файле в зависимости от того, с помощью этих функций или сторонних решений. Например, если книга является частью рабочего процесса документа, для его отслеживания сохраняются дополнительные свойства файла.

Эти сведения сможет просмотреть любой пользователь, которому доступен файл.

Чтобы удалить свое имя из этих свойств, с помощью указанных ниже вариантов.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Сведения.

  3. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

Функцию "Проверка документов" также можно использовать для удаления других типов данных, которые могут быть недоступны во всех представлениях, таких как прикомменты и изменения. Корпорация Майкрософт рекомендует запускать проверку документов для всех книг, которые вы планируете сделать общедоступными.

Скрытые данные и метаданные также можно включать в Microsoft Office с помощью Microsoft Office-модели. Например, можно сделать изображения в объектной модели Microsoft Office невидимыми, то есть их невозможно будет увидеть при открытие файла, но они будут сохранены в файле, и их можно сделать видимыми.

Запись макроса позволяет записать последовательность действий, чтобы можно было воспроизвести их позже. Если вы зафиксировали макрос, имя пользователя при его первоначальном создания будет сохранено в коде как комментарий. В этом расположении можно вручную удалить свое имя пользователя.

Цифровая подпись — это необязательный элемент, который помогает проверить подлинность отправившего вам книги. Цифровая подпись — это уникальное зашифрованное значение данных в книге, которую вы подписываете. При отправке книги с цифровой подписью подпись отправляется получателю вместе с данными в книге и надежным цифровым сертификатом от вас (отправитель). Цифровой сертификат выдан в сертификации (например, VeriSign) и содержит сведения для проверки подлинности отправляемого и проверки того, что исходное содержимое книги не было изменено. Excel может автоматически связаться с интернет-сайтом сертификации для проверки цифровой подписи.

При подписании книги появляется диалоговое окно со сведениями, которые включены в цифровую подпись, такими как системная дата и время, номер версии операционной системы, номер версии Microsoft Office и номер версии Excel.

Управление правами на доступ к данным (IRM) позволяет предоставить определенным пользователям или группам право на доступ к книге и ее изменение. Несмотря на некоторые сходства, IRM — это не то же самое, что защита документа. IRM позволяет установить разрешения для всей книги для определенных действий, таких как печать документа или его перенаправить другим пользователям, а также для чтения или редактирования книги.

Если книга сохранена с поддержкой IRM, Excel сохраняет в ней список всех пользователей, у которых есть права на эту книгу, и их разрешения. Эти сведения шифруются таким образом, что доступ к ним имеют только владельцы книги.

Кроме того, книги с поддержкой IRM содержат лицензии на содержимое. Лицензия на содержимое содержит адрес электронной почты, разрешения и сведения о проверке подлинности. Каждый раз, когда кто-либо пытается открыть книгу с включенной IRM, Excel проверяет лицензии на содержимое, сохраненные в книге, с удостоверением пользователя. Если пользователь никогда не открывал книгу раньше, Excel связгается с IRM-сервером, проверяет личность пользователя, скачивает новую лицензию на содержимое для пользователя (при условии, что у пользователя есть необходимые права) и сохраняет ее в книге.

Владельцы книг могут не сохранять в книге лицензии на содержимое. Однако если эта лицензия на содержимое не сохранена в книге, Excel должен обращаться к серверу IRM при каждом ее открытие. Если Excel не подключен к сети или не может связаться с IRM-сервером, книгу невозможно открыть.

Защита книги позволяет защищать книгу Excel различными способами, например предоставляя только определенным пользователям права на редактирование, редактирование, редактирование и чтение книги.

При использовании защиты книги вам будет предложено ввести ид пользователя. Эти ИД пользователей могут быть в форме учетных записей Windows NT Domain (например, DOMAIN\имя пользователя) или Windows Live ID электронной почты (например, someone@example.com). Эти ИД пользователя сохраняются всякий раз, когда вы даете пользователю права на чтение или изменение диапазона текста.

Книгу Excel можно защитить, не используя пароль. Если вы решите защитить книгу без пароля, любой пользователь, читаювший ее, сможет увидеть коды пользователей, которым был предоставлен доступ. Кроме того, если книга сохранена в формате XML или HTML, коды пользователей будут доступны всем, кто читает файл.

Если вы хотите ограничить доступ к ИД пользователей, вы можете сохранить этот файл с помощью пароля или управления правами на доступ к данным (IRM). Эти ИД пользователей могут видеть только вы и другие пользователи, которым предоставлен доступ.

При открытие некоторых предыдущих версий файлов Excel в Microsoft Office проверка файлов Office проверяет, соответствует ли структура файла этому формату спецификации корпорации Майкрософт. Если файлу не удается это сделать, Microsoft Office откроется в защищеном представлении.

После выхода из Excel копия каждого файла сбой проверки файла Office будет сохранена на вашем компьютере. Корпорация Майкрософт периодически сообщает об ошибках с вопросом, согласны ли вы отправить копию этих файлов в корпорацию Майкрософт. Дополнительные сведения об отчетах об ошибках (включая полное заявление о конфиденциальности) см. в Заявлении о конфиденциальности отчетов об ошибках (Microsoft).

Excel автоматически сохраняет копии книги во время редактирования. Это поможет восстановить книги, если вы случайно закрыли книгу без сохранения изменений. Чтобы не сохранять копии книг автоматически, с помощью следующих вариантов:

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Параметры.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

  4. В окне "Сохранение книг"при закрытии без сохранения сберегайте последнюю автоматически восстановленную версию.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Параметры.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

  4. В области "Сохранение книг"при закрытии без сохранения скройте его, если не сохранять последнюю автосохраняемую версию.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. В группе Справка выберите команду Параметры.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

  4. Если закрытьфайл без сохранения, в области "Сохранение книг" отоберите для сохранения последний автоматически восстановленный файл.

Чтобы получить доступ к последним сохраненным версиям сохраненных книг и удалить их, на вкладке "Файл" нажмите кнопку "Сведения" и выберите нужный вариант в области "Версии". Чтобы получить доступ к последним автоматически сохраненным версиям для новых книг и удалить их, на вкладке "Файл" нажмите кнопку "Сведения", выберите "Управление версиями" и нажмите кнопку "Восстановить несэкономные книги". Excel периодически удаляет автоматически сохраненные книги, если вы не открываете и не используете их. Дополнительные сведения см. в теме "Восстановление файлов Office".

К началу страницы

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×