Импорт, связывать или перемещать данные в SharePoint

Импорт, связывать или перемещать данные в SharePoint

Хотите объединить и улучшить Access и SharePoint? Для этого можно импортировать, связать или переместить данные между ними. При импорте создается копия списка SharePoint в базе Access данных. Связывание подключается к данным в другой программе, так что вы можете просматривать и редактировать последние данные как в SharePoint, так и Access. При перемещении создаются списки на сайте SharePoint, которые остаются связанными с таблицами в базе данных и сохраняют отношения.

Предупреждение    Несмотря на то что файл базы данных Access можно сохранить в OneDrive или библиотеке документов SharePoint, рекомендуется не открывать базу данных Access из этих мест. Файл можно скачать локально для редактирования, а затем снова отправить, как только вы сохраните изменения в SharePoint. Если базу данных Access из SharePoint открывает несколько человек, может быть создано несколько копий базы данных и могут возникать непредвиденные действия. Эта рекомендация относится ко всем типам файлов Access, включая одну базу данных, разделенную базу данных, а также форматы файлов ACCDB, ACCDC, ACCDE и ACCDR. Дополнительные сведения о развертывании Access см. в заявлении о развертывании приложения Access.

В этой статье

Импорт списка SharePoint

При импортировании данных Access создает таблицу и копирует в нее столбцы и элементы из исходного списка (или представления) в виде полей и записей. Во время операции импорта можно выбрать списки для копирования, а затем для каждого списка указать, как следует его импортировать: целиком или только отдельное представление. В конце операции импорта можно сохранить сведения о ней в виде спецификации. Использование спецификации позволяет выполнять операцию импорта повторно без использования мастера.

Ниже приведены распространенные причины для импортирования списка SharePoint в базу данных Access.

  • Чтобы окончательно переместить данные, например список контактов, в базу Access, так как она больше не нужна на сайте SharePoint. Вы можете импортировать список в Access, а затем удалить его с сайта SharePoint.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда требуется обращаться к узлу SharePoint за дополнительными данными, которые необходимо объединить с одной из баз данных.

Перед импортированием списка выполните следующие действия.

  1. Найдите узел SharePoint, который содержит списки для копирования, и скопируйте его адрес.

    Допустимый адрес сайта начинается с http:// или https://, после чего указываются имя сервера и путь к конкретному сайту на сервере.

  2. Определите, какие списки требуется скопировать в базу данных, и решите, нужно ли копировать список целиком или лишь отдельные его представления. В ходе операции импорта можно копировать несколько списков одновременно, но лишь одно представление каждого списка. При необходимости можно создать представление, которое содержит только нужные столбцы и элементы.

  3. Просмотрите столбцы в исходном списке или представлении.

    В приведенной ниже таблице указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при импорте различных элементов.

    Элемент

    Советы и рекомендации

    Столбцы

    Access импортирует только первые 256 столбцов, поскольку в таблице поддерживается только 256 полей. Чтобы избежать этой проблемы, создайте представление списка в SharePoint и добавьте в него только нужные столбцы, причем общее количество столбцов не превышает 256. Затем с помощью макроса ImportSharePointList укажите предполагаемый ИД представления.

    Папки

    Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

    Столбцы подстановок

    Если исходный столбец ищет значения в другом списке, Access импортирует отображаемые значения как часть поля. Access не импортирует таблицу под вопросом. Если вы хотите повторно создать подметку в другой таблице, см. разделы "Связь со списком SharePoint" и "Перемещение данных в SharePoint".

    Вычисляемые столбцы.

    Результаты вычисляемых столбцов копируются в поле с типом данных, который зависит от типа данных вычисляемых результатов. Выражение для вычисления результатов не копируется.

    Вложения

    Столбец вложений в списке копируется в поле вложений.

    Многозначные столбцы

    Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. При импорте такого столбца в Access создается столбец, поддерживающий несколько значений.

    Формат RTF

    Столбцы, содержащие текст с форматированием RICH, импортируется в Access как поля "Длинный текст". Для свойства "Формат текста" поля "Длинный текст" установлено свойство "Формат RICH TEXT"и сохраняется форматирование.

    Связи

    Access не создает отношения между связанными таблицами автоматически в конце операции импорта. Пользователь должен вручную создать связи между новыми и существующими таблицами с помощью параметров на вкладке Схема данных. Чтобы отобразить вкладку Схема данных, на вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Схема данных.

  4. Найдите базу данных, в которую требуется импортировать списки.

    Проверьте, есть ли у вас необходимые разрешения на добавление данных в базу данных. Если вы не хотите сохранять данные в какой-либо из существующих баз данных, создайте пустую.

  5. Просмотрите таблицы в базе данных.

    При импорте создается таблица с тем же именем, что и у списка SharePoint. Если таблица с таким именем уже существует, Access к имени новой таблицы примеется "1". Например, если имя "Контакты1" уже используется, Access создаст "Контакты2" и так далее.

Импорт списка

  1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для этого, создайте пустую базу данных.

  2. Расположение мастера импорта текста или связывания с текстовым файлом зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете Microsoft 365 или Access 2019, на вкладке "Внешние данные" в группе "Импорт & Связать" нажмите кнопку "Новый источник данных> Из веб-служб > Список SharePoint".

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Список SharePoint.

  3. Откроется диалоговое окно Внешние данные — Сайт SharePoint.

    В диалоговом окне "Внешние данные — Сайт SharePoint" выберите импорт или связывание данных.

  4. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

  5. Выберите параметр Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

  6. В отображаемом в мастере списке выберите списки для импорта.

    Примечание.    Вы можете добавлять ссылки на библиотеки SharePoint, но только в SharePoint.

  7. В столбце Элементы импорта выберите для каждого списка представление.

  8. Флажок Импортировать отображаемые значения вместо идентификаторов полей подстановок значений, сохраненных в другом списке позволяет управлять данными, которые импортируются для столбцов подстановок в выбранных списках. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы импортировать отображаемые значения как часть поля, установите этот флажок. В этом случае поиск значений в другой таблице выполняться не будет.

    • Чтобы результирующее поле выполняло поиск значений в другой таблице, снимите этот флажок. В этом случае в результирующее поле будут скопированы коды строк для отображаемых значений. Коды необходимы для определения поля подстановок в Access.

    При импорте кодов следует импортировать списки, которые содержат значения для столбцов подстановок (если в конечной базе данных нет существующих таблиц подстановок).

    Хотя в ходе операции импорта коды помещаются в соответствующее поле, значения свойств для поля подстановок не задаются. Дополнительные сведения о том, как настроить свойства такого поля, см. в этом поле.

  9. Нажмите кнопку ОК.

Access импортирует списки, а затем отображает состояние операции на последней странице мастера. Если вы планируете повторить операцию импорта позже, можно сохранить настройки в виде спецификации импорта. Access не осуществляет перезапись таблицы в базе данных в ходе операции импорта. Невозможно также добавить содержимое списка или представления в существующую таблицу.

Что еще важно знать об импорте

Задачи, связанные с импортом

После завершения операции импорта можно выполнить несколько дополнительных задач.

Проверка типов данных    Для каждого поля, соответствующего исходному столбцу, подбирается подходящий тип данных. Убедитесь, что все поля и их свойства настроены надлежащим образом.

Проверка дополнительных полей.    В зависимости от типа списка, на котором основана таблица, в таблице также может быть несколько дополнительных полей (таких как "Название", "Изменено" или "Создано"). Если эти поля не нужны в базе данных Access, их можно удалить.

К началу страницы

Связывание со списком SharePoint

В процессе связывания со списком SharePoint в Access создается новая таблица (обычно она называется связанной таблицей), которая отображает структуру и содержимое списка. В отличие от импорта при связывании создается ссылка только на список, а не на представления списка.

Связывание удобнее импорта в двух аспектах.

  • Добавление и обновление данных.    Изменять данные можно как на сайте SharePoint, так и в режиме таблицы или формы Access. Внесенные изменения отображаются в обоих расположениях. Но если вы хотите изменить структуру, например удалить или изменить столбец, для этого необходимо открыть список на сайте SharePoint. Работая в Access, вы не можете добавлять, удалять или изменять поля в связанной таблице.

  • Таблицы подытов    Когда вы создаете связь со списком SharePoint, Access автоматически создает связанные таблицы для всех списков под поиска (если они не уже связаны с базой данных). Если списки под поиска содержат столбцы, которые подыют другие списки, эти списки также включаются в операцию связывания, чтобы в списке подпапок каждой связанной таблицы была создана связанная таблица базы данных. Access также создают связи между связанными таблицами.

Стандартные сценарии связывания со списком SharePoint

Обычно связывание со списком SharePoint из базы данных Access выполняется по следующим причинам.

  • Отдел или группа использует Access для Access отчетов и запросов, а SharePoint используется для совместной работы и взаимодействия группы. Отдельные группы создают списки для отслеживания различных вещей (например, контактов и вопросов), но часто эти данные списков необходимо в качестве базы данных для агрегирования и создания отчетов. Целесообразно использовать связывание, так как пользователи сайта SharePoint и базы данных могут добавлять и обновлять данные, а также всегда просматривать последние данные и работать с ними.

  • Вы — Access, кто только недавно начал использовать SharePoint. На веб-узел SharePoint перенесены некоторые базы данных, в которых большинство таблиц являются связанными. Теперь можно создавать не локальные таблицы, а списки SharePoint, которые можно связывать с базами данных.

  • Требуется сохранять списки на веб-узлах SharePoint, но при этом работать с обновленными данными в Access для выполнения запросов и печати отчетов.

Подготовка к импорту списка SharePoint

  1. Найдите веб-узел SharePoint, который содержит списки для связывания, и скопируйте его адрес.

    Допустимый адрес сайта начинается с http:// или https://, после чего указываются имя сервера и путь к конкретному сайту на сервере.

  2. Определите списки, с которыми нужно установить связь. В ходе операции связывания можно связывать несколько списков, но нельзя связывать опросы, обсуждения или определенное представление любого списка.

  3. Просмотрите столбцы в исходном списке. В таблице ниже указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при связывании с различными элементами.

    Элемент

    Советы и рекомендации

    Столбцы

    Access связывает только первые 256 столбцов, так как поддерживает только 256 полей в таблице. Чтобы избежать этой проблемы, создайте представление списка в SharePoint и добавьте в него только нужные столбцы, причем общее количество столбцов не превышает 256. Затем с помощью макроса ImportSharePointList создайте связанную таблицу, указываю предполагаемый ИД представления.

    Папки

    Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

    Столбцы подстановок

    Если исходный столбец заполняется значениями из другого списка, который отсутствует в базе данных, в Access автоматически создаются связанные таблицы для связанных списков.

    Примечание.    Кроме того, в Access создается таблица UserInfo, соответствующая списку сведений о пользователях SharePoint. SharePoint использует этот список для получения сведений об учетной записи пользователя, таких как адрес электронной почты, изображение, имя пользователя, для таких столбцов SharePoint, как CreatedBy, ModifiedBy, Person или Group. Этот список сведений о пользователях SharePoint виден только администраторам сайтов.

    Вычисляемые столбцы

    Результаты вычисляемого столбца отображаются в соответствующем поле, но просматривать или изменять формулы в Access невозможно.

    Вложения

    Столбец вложений в списке отображается в поле "Вложения".

    Столбцы, доступные только для чтения

    Столбцы, доступные в списке SharePoint только для чтения, сохраняют свой статус в Access. Кроме того, в Access не разрешается добавлять, удалять или изменять столбцы.

    Многозначные столбцы

    Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. В ходе операции связывания для таких столбцов создаются поля, допускающие несколько значений. Столбец подстановок, допускающий несколько значений, создается в связанной таблице в том случае, если исходный столбец является столбцом подстановок.

  4. Выберите базу данных, в которой требуется создать связанные таблицы. Убедитесь, что обладаете необходимыми разрешениями на добавление данных в базу данных. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для сохранения данных, создайте новую пустую базу данных.

  5. Проверьте таблицы в базе данных. При связывании со списком SharePoint создается таблица с тем же именем. Если таблица с таким именем уже существует, в Access к имени новой таблицы добавляется "1", например "Контакты1". (Если имя "Контакты1" также используется, в Access создается таблица "Контакты2" и т. д.). Эти правила применяются и к связанным спискам.

Связь с данными

  1. Откройте конечную базу данных.

  2. Расположение мастера импорта текста или связывания с текстовым файлом зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете Microsoft 365 или Access 2019, на вкладке "Внешние данные" в группе "Импорт & Связать" нажмите кнопку "Новый источник данных> Из веб-служб > Список SharePoint".

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Список SharePoint.

  3. Откроется диалоговое окно Внешние данные — Сайт SharePoint.

    В диалоговом окне "Внешние данные — Сайт SharePoint" выберите импорт или связывание данных.

  4. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

  5. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Дальше.

    В мастере будут отображены списки, доступные для связывания.

  6. Выберите нужные списки для связывания и нажмите кнопку ОК.

    Примечание.    Если некоторые списки уже связаны с текущей базой данных, соответствующие им флажки уже будут установлены. Если связи нужно удалить, снимите у них флажки.

    Access создает связанные таблицы для списков, выбранных в ходе операции и для каждого из связанных списков отдельно. Кроме того, в Access будет предпринята попытка обновления связанных таблиц, соответствующих выбранным списка. В Access также создаются связи между таблицами. В отличие от операции импорта в ходе процедуры связывания свойства полей подстановок сохраняются в связанной таблице. Поэтому нет необходимости настраивать их вручную в режиме конструктора.

  7. Проверьте новые связанные таблицы в режиме таблицы. Убедитесь в правильном отображении всех полей и записей.

    Access выбирает правильный тип данных для каждого поля, которое соответствует исходящему столбцу. Важно помнить, что каждый раз при открытии связанной таблицы или исходящего списка вы видите самые последние данные. Но изменения структуры в связанной таблице автоматически не отображаются. Чтобы обновить связанную таблицу и применить последние структурные изменения списка, щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации, наведите указатель на элемент Дополнительные параметры и выберите команду Обновить список.

Обратите   Access, что таблицы в базе данных никогда не переописывались в ходе операции связываия. Невозможно также добавить содержимое списка SharePoint в существующую таблицу.

К началу страницы

Перемещение данных в SharePoint

Перенос данных в SharePoint — это эффективный способ создания базы данных с дополнительным доступом, но в этом случае данные содержатся в списках SharePoint. Она по-прежнему является базой данных Access, и ее можно развернуть так же, как разделенную базу данных. По возможности мастер экспорта таблиц в SharePoint перемещает данные в списки, основанные на шаблонах списков на сайте SharePoint, например в список контактов. Если таблицу нельзя найти с шаблоном списка, она становится настраиваемой списком на сайте SharePoint. Время выполнения операции зависит от размера базы данных, количества объектов в ней и производительности системы. Если во время операции вы передумаете, нажмите кнопку Стоп, чтобы отменить ее.

Мастер создает резервную копию базы данных на компьютере. В Access он создает связи со списками из таблиц, чтобы во время работы в Access можно было без труда найти данные на сайте SharePoint. Если возникают проблемы, мастер экспорта таблиц в SharePoint сообщает о них и сохраняет их в базе данных Access в качестве таблицы журнала, которую можно использовать для устранения неполадок.

Совет.    Создайте отдельный сайт SharePoint, чтобы хранить списки в самозаверяемом расположении.

Примечание.    В Access 2007 мастер экспорта таблиц в SharePoint называется мастером перемещения на сайт SharePoint и не создает целостность данных в списках SharePoint.

Использование мастера экспорта таблиц в SharePoint

  1. На вкладке Работа с базами данных в группе Перенос данных щелкните элемент SharePoint. Этот параметр доступен только в том случае, если база данных сохранена в формате ACCDB.

  2. Следуйте указаниям мастера экспорта таблиц в SharePoint,в том числе укажите расположение сайта SharePoint.

    Чтобы отменить операцию, нажмите кнопку Стоп.

  3. Чтобы просмотреть дополнительные сведения о переносе, на последней странице мастера установите флажок Подробности.

    На этой странице содержатся сведения о том, какие таблицы связаны со списками, а также сведения о расположении резервных копий и URL-адрес базы данных. Здесь также выводится предупреждение при возникновении проблем с переносом и указывается расположение таблицы журнала, в которой можно просмотреть дополнительные сведения о проблемах.

  4. Когда все действия мастера будут завершены, нажмите кнопку Готово.

    Если в мастере отображается предупреждение, просмотрите таблицу журнала и выполните действия, необходимые для успешного переноса данных. Например, может потребоваться отменить перенос некоторых полей или преобразовать их в другие типы данных, совместимые со списками SharePoint.

Примечание.    Кроме того, в Access создается таблица UserInfo, соответствующая списку сведений о пользователях SharePoint. SharePoint использует этот список для получения сведений об учетной записи пользователя, таких как адрес электронной почты, изображение, имя пользователя, для таких столбцов SharePoint, как CreatedBy, ModifiedBy, Person или Group. Этот список сведений о пользователях SharePoint виден только администраторам сайтов.

Ограничения, с которыми вы можете столкнуться

Когда мастер экспорта таблиц в SharePoint завершит работу, вы увидите сообщение, если в Access возникнут проблемы с данными. В Access создается и добавляется в базу данных таблица журнала под названием Перейти к неполадкам узла SharePoint. Таблица Перейти к неполадкам узла SharePoint хранится в базе данных и не публикуется в виде списка на сайте SharePoint.

В таблице ниже перечислены ограничения на перенос данных, которые обычно применяются в ситуациях, когда Access и SharePoint не удается найти идентичные функции и иногда типы данных. Например, если таблица Access целостность данных, она будет применяться к списку на сайте SharePoint. Сведения, приведенные в таблице ниже, помогут вам решить, нужно ли переносить данные, а также будут полезны при изучении проблем, указанных в таблице Перейти к неполадкам узла SharePoint.

Тип данных или проблемы

Проблема

Результат

Тип данных "COM-объект"

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных "COM-объект".

Поле не переносится.

Тип данных "Двоичный"

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных "Двоичный".

Поле не переносится.

Дата

Сайты SharePoint не поддерживают даты до 1900 года.

Даты со значениями до 1900 года не переносятся.

Символы новой строки в текстовых полях

Сайты SharePoint не поддерживают символы новой строки в поле типа "Однострочный текст".

Поле преобразуется в "Многострочный текст" или "Поле MEMO".

Тип данных Decimal

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных Decimal.

Вместо него используется поле числового типа или типа Double Integer.

Тип данных "Код репликации"

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных "Код репликации".

Вместо него используется тип данных "Однострочный текст" (в зависимости от данных).

Значения по умолчанию, не поддерживаемые списком SharePoint

Сайт SharePoint принимает статические значения, такие как текст или число, а также стандартные даты. Динамические значения из Access не переносятся.

Некоторые свойства значений по умолчанию не переносятся.

Поля уникальных индексов

На сайтах SharePoint используется одно поле уникального индекса для столбца идентификаторов в списке.

Другие поля или наборы полей уникальных индексов не переносятся.

Поля с автоматическим перечислением (кроме поля идентификатора)

Сайты SharePoint поддерживают автоматическую нумерацию только для поля, которое используется в качестве столбца идентификаторов в списке.

К другим столбцам автоматическая нумерация не применяется.

Связи, в которых нельзя создать подстановки

На сайтах SharePoint не поддерживаются некоторые связи, например если первичный ключ не связан со столбцом идентификаторов или не является целым числом.

Связь не переносится.

К началу страницы

Преимущества связывания данных между Access и SharePoint

После создания связанных списков SharePoint люди могут работать с ними на сайте SharePoint или в связанных таблицах Access. Ввести данные можно с помощью таблицы или формы в Access или путем изменения списка на сайте SharePoint. Следующие рекомендации и советы помогут вам использовать связанные списки между Access и SharePoint и использовать их сочетание.

Issue Tracking    В Access есть шаблон отслеживания вопросов, который взаимодействует непосредственно со списком "Отслеживание вопросов" на сайте SharePoint. Схемы одинаковы, и решение Access можно использовать в качестве переднего вида для обработки данных с сайта SharePoint, например с формами и запросами.

Извлечение данных из корзины    Корзину на сайте SharePoint можно использовать для просмотра удаленных записей и восстановления случайно удаленных данных.

Панель быстрого запуска    Чтобы просмотреть списки на сайте SharePoint, на быстрого запуска нажмите кнопку "Просмотреть весь контент сайта". Может потребоваться обновить страницу в веб-браузере. Чтобы списки появлялись на быстрого запусках на сайте SharePoint, можно изменить их параметры на сайте SharePoint. Дополнительные сведения см. в сведениях о настройке навигации на сайте SharePoint.

Отслеживание истории изменений    В Access для свойства "Приложение" поля "Длинный текст" можно установить "Да", чтобы в этом поле сохранялся история изменений. Точно так же в SharePoint можно просматривать историю версий столбца. Например, можно восстановить предыдущую версию столбца или отслеживать время изменения. Если вы создаете связь со списком SharePoint, включающим историю версий, Access создает поле "Длинный текст" с свойством "Приложение" "Да". Если переместить таблицу Access с полем "Длинный текст", для свойства "Приложение" установлено "Да", будет создан список SharePoint с историей версий.

Кроме того, в Access можно просмотреть исторические изменения, внесенные в SharePoint, а также исторические изменения, внесенные в Access. Дополнительные сведения см. в статьях "Создание и удаление поля "Длинный текст" и просмотр истории версий элемента или файла в списке или библиотеке.

Автономная работа    Access можно использовать для работы в автономном режиме с данными, связанными со списками SharePoint. Это может быть полезно, если вам нужно продолжить работу, когда SharePoint не доступен. После того как SharePoint станет доступен, вы сможете синхронизировать изменения и легко устранять конфликты. Дополнительные сведения см. в автономном режиме с таблицами, которые связаны со списками SharePoint.

Подписка на оповещения    Вы можете подписаться на оповещения, чтобы знать, когда в элементы списка внося изменения. Вы можете получать оповещения из сообщений электронной почты или SMS. Дополнительные сведения см. в раздел "Создание оповещения об изменениях файлов или папок в SharePoint".

Управление разрешениями для списка SharePoint    Проверьте разрешения SharePoint для связанных списков, чтобы не дать случайного доступа к конфиденциальным или личным данным. В SharePoint можно назначать различные уровни разрешений, а также выборочно разрешать или от отказывать в доступе определенным пользователям. Если вам нужно ограничить доступ только к нескольким конфиденциальным данным в базе данных, вы даже можете настроить разрешения для определенных элементов списков на сайте SharePoint. Дополнительные сведения см. в сведениях о настройке разрешений для списка или библиотеки SharePoint.

Массовое редактирование    Иногда требуется внести много изменений в данные списка, например найти нужные поля состояния, добавить много комментариев и внести в них новые сведения. Это называется массовым редактированием, и обычно для их изменения эффективнее использовать Access.

Распространение отчетов    Если вы хотите использовать Access для создания отчетов из связанных списков, их можно широко распространять как PDF-файлы, экспортировать их в библиотеку SharePoint. Эта библиотека может эффективно действовать как центр отчетов, так как PDF-файлы открываются в adobe Acrobat Reader для удобного чтения, разбиения на разбиение на страницу и поиска. Мы всегда задаем временную отметку отчета, чтобы понять, когда были с него схвачены данные.

Создание таблицы Access с помощью SharePoint    Вы можете создать таблицу Access на основе списка SharePoint. Это удобный и быстрый способ создать таблицу с похожим назначением и полями для списков "Контакты", "Задачи", "Вопросы" и "События". Access также создаст соответствующую таблицу UserInfo. Дополнительные сведения см. в разделе "Создание таблицы с помощью сайта SharePoint" статьи "Создание таблицы и добавление полей".

Microsoft Power Platform   Функции Microsoft Power Platform можно использовать несколькими способами, используя связанный список SharePoint в Access для презентации информации на различных устройствах.

  • Настроить Microsoft Power Automate в SharePoint Online, например утвердить запрос или нажать уведомление. Дополнительные сведения см. в теме "Создание потока для списка или библиотеки в SharePoint Online".

  • С помощью Microsoft PowerApps можно настраивать формы списков и создавать бизнес-приложения, например порталы бизнес-аналитики и панели мониторинга бизнес-аналитики. Дополнительные сведения см. в теме "Создание powerApp для списка" в SharePoint Online.

Мобильные приложения    Вы можете работать с данными Access, связанными со списками SharePoint, на мобильных устройствах. Вы можете просматривать элементы списка и легко редактировать их. Дополнительные сведения см. в мобильных приложениях SharePoint для Android и SharePoint для iOS.

К началу страницы

Публикация базы данных с помощью службы Access

Важно    Службы Access 2010 и 2013 удаляются из следующего выпуска SharePoint. Рекомендуется не создавать новые веб-приложения, а перенести существующие приложения на другую платформу, например Microsoft Power Apps.

При публикации веб-базы данных службы Access создают сайт SharePoint, на котором она размещается. Все объекты базы данных и сами данные перемещаются в списки SharePoint на этом сайте.

Опубликованная база данных размещается в Интернете. Можно создавать веб-формы и отчеты, запускаемые в окне браузера, а также стандартные объекты Access (их иногда называют клиентскими объектами, чтобы отличать их от веб-объектов). Для использования клиентских объектов Access необходимо установить приложение Access, однако все объекты базы данных, которые хранятся на SharePoint, используются совместно.

Примечание: Если на компьютере установлено приложение Access, можно использовать клиентские объекты из веб-базы данных, а не только объекты веб-базы данных.

Службы Access предоставляют платформу для создания без данных, которые можно использовать в Интернете. Веб-базы данных конструируются и публикуются с использованием Access 2010 и SharePoint, после чего можно использовать веб-базу данных через веб-браузер.

Примечание:  Чтобы опубликовать базу данных на сайте SharePoint, необходимо иметь разрешения разработчика.

Формы, отчеты и макросы интерфейса выполняются внутри браузера.

Если вы используете веб-базу данных, данные хранятся в списках SharePoint: все таблицы преобразуются в списки SharePoint, а записи становятся элементами списков. Это позволяет управлять доступом к веб-базе данных с помощью разрешений SharePoint.

Запросы и макросы данных выполняются на сервере: вся обработка SQL-кода выполняется на сервере. Это повышает производительность сети, так как по ней передаются лишь результирующие наборы.

К началу страницы

См. также

Экспорт таблицы или запроса на сайт SharePoint

Способы совместного использования базы данных Access

Развертывание приложения Access

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

×