Использование отчетов и диаграмм в Диспетчере контактов

Отчет — это отличное средство для получения аналитических данных в учетных записях, бизнес-контактах, интересах, возможностях, бизнес-проектах и маркетинговых мероприятиях. Вы можете открыть десятки отчетов по умолчанию в Диспетчер контактов для Outlook, а также изменить, сохранить, обновить и повторно использовать почти неограниченное количество дополнительных отчетов.

В этой статье описаны функции отчетов в Диспетчер контактов для Outlook, а также способы работы с отчетами, их настройка и использование для запуска других бизнес-операций.

В этой статье

Открытие и изменение отчета

Сохранение, обновление и печать открытого отчета

Создание диаграммы на основе отчета

Экспорт отчета в Excel или другую программу для анализа

Запуск маркетингового мероприятия из отчета

Открытие отчета из мини-приложения

Просмотр списка стандартных отчетов

Открытие и изменение отчета

Диспетчер контактов для Outlook предоставляет множество предварительно определенных отчетов. Если вы не видите именно то, что вам нужно, вы можете открыть похожий отчет и при необходимости изменить его. Вы также можете сохранить настроенные отчеты для последующего повторного использования.

Открытие отчета

  1. На ленте щелкните вкладку Отчеты. Доступные отчеты группируются по связанным рабочим областям: Управление контактами, Продажа, маркетинги бизнес-проекты. Открытая группа содержит отчеты, которые вы изменили и сохранили.

    Вкладка "Отчеты" на ленте

  2. Чтобы открыть предварительно определенный отчет, нажмите кнопку с нужным типом отчета, а затем щелкните имя отчета в списке.

  3. Чтобы открыть сохраненный отчет, который вы сохранили, щелкните Сохраненные отчеты, в диалоговом окне Открытие сохраненных отчетов щелкните имя отчета, а затем нажмите кнопку Открыть.

Совет: Если вы не уверены, какая группа или категория содержала отчет, который вы ищете, Ознакомьтесь со списком стандартных отчетов.

Помощь по изменению отчета можно узнать в разделе Изменение отчета, чтобы сделать его более полезным.

К началу страницы

Изменение отчета

Вы обладаете большим количеством контроля за внешним видом ваших отчетов в Диспетчер контактов для Outlook.

В этом разделе

Изменение макета отчета

Изменение отчета, чтобы сделать его более полезным

Изменение макета отчета

Изменить макет или внешний вид отчета можно несколькими способами. Эти методы можно использовать по отдельности или в сочетании. порядок изменений, внесенных вами, не имеет значения.

  • Использование области "Настройка отчета"    На ленте в группе Макет выберите один из вариантов, чтобы открыть область Настройка отчета.

    • Выберите столбец. Если вы хотите изменить отображаемые столбцы, нажмите эту кнопку, а затем щелкните знак + (плюс), чтобы развернуть список, и просмотрите все элементы в нем. Доступные параметры будут отличаться в зависимости от изменяемого отчета. Установите флажки для столбцов, которые вы хотите отобразить, и снимите флажки для элементов, которые не нужно просматривать в отчете.

    • Верхний и нижний колонтитулы. Если вы хотите добавить в отчет верхний или нижний колонтитул или добавить в отчет заметки, нажмите эту кнопку, а затем установите флажки и введите данные для столбцов, которые вы хотите отобразить. Снимите флажки для столбцов, которые не нужно отображать в отчете.

    • Шрифты. Если вы хотите изменить способ отображения шрифтов и чисел, нажмите кнопку шрифты. Выберите параметры, которые вы хотите изменить, и обновите их по мере необходимости. Вы можете изменить шрифт в тексте отчета, на этикетки для строк и столбцов, а также в числовых полях для итогов и промежуточных итогов.

  • Использование элементов управления "Сортировка и фильтр"     На ленте в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

    • Фильтр. Вы можете ограничить результаты, отображаемые в отчете, с помощью фильтрации отчета. Сведения о фильтрации отчета можно найти в разделе Фильтрация записей в диспетчере контактов.

    • По возрастанию или по убыванию. Выберите один из указанных ниже вариантов, чтобы изменить порядок сортировки записей в отчете. По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке на основе основного поля в отчете. Например, в отчете с названием Бизнес-контакты по учетной записи список сначала сортируется по имени учетной записи. Под именем учетной записи каждый бизнес-контакт, связанный с учетной записью, отображается в алфавитном порядке.

      Совет: Имена отображаются в поле " полное имя ". Если вы включили в полное имя названия, они будут включены в сортировку. Например, полное имя SR. Карлос Lacerda будет указано в разделе S.

  • Изменение порядка столбцов     Чтобы изменить порядок столбцов в отчете, просто щелкните имя столбца и перетащите его в нужное место.

  • Сортировка элементов в дополнительном поле данных    Чтобы изменить порядок текста или чисел во вспомогательном поле, щелкните имя поля в отчете. Например, в отчете с названием Бизнес-контакты по учетной записивы можете щелкнуть имя столбца бизнес-контакта , чтобы пересортировать имена перечисленных бизнес-контактов в обратном алфавитном порядке. Щелкните заголовок столбца еще раз, чтобы восстановить исходный порядок. Точно так же, если щелкнуть имя столбца адрес в формате ZIP , список бизнес-контактов под каждым именем учетной записи будет отсортирован в обратном порядке.

  • Свертывание или развертывание групп в дополнительном поле данных     Щелкните знак "минус" ( - ) в любой строке отчета, чтобы свернуть все дочерние элементы и отобразить только первую строку записи отчета. Например, в отчете с названием Бизнес-контакты по учетной записиможно щелкнуть знак-(минус), указав имя учетной записи, чтобы скрыть список связанных бизнес-контактов. Чтобы указать, что список свернут, знак - (минус) изменится на знак + (плюс). Эта функция может быть полезной для уменьшения размера и сложности отчета. Чтобы развернуть группу, щелкните знак плюс ( + ).

К началу страницы

Изменение отчета, чтобы сделать его более полезным

Существует несколько способов изменения отчетов, чтобы сделать их более удобными для себя и для коллег.

  • Фильтрация результатов    После открытия отчета используйте простые и Расширенные фильтры, чтобы исключить из отчета определенные записи. Фильтрация результатов отчета может быть полезной для различных задач. Например, отчет по интересам, отфильтрованным по местоположению, является отличным основанием для прямой маркетинговой кампании по событию, которое вы планируете в этой области. Дополнительные сведения о фильтрации см. в статье Фильтрация записей в Диспетчере контактов.

  • Изменение внешнего вида    Обновление данных в отчетах с помощью изменений макета отчета

  • Настройка данных    Перед тем как приступить к просмотру отчета, вы можете внести в него важные изменения, настроить параметры, такие как пользовательские поля, или изменить записи по умолчанию в разных списках. Добавляйте определяемые пользователем поля в ведущий форма, например, для записи необходимых сведений о конкретной отрасли и для создания отчетов на их основе. Измените параметры, доступные в списке, и эти параметры становятся столбцами данных в вашем следующем отчете.

Примечание: Если пользовательское поле, добавленное в отчет, удаляется из база данных Диспетчера контактов, сохраненный отчет не будет отображать сведения из поля "Удаленные". Если вы экспортируете отчет с данными в Excel перед удалением поля, это не повлияет на эти отчеты.

К началу страницы

Исправление ошибок в данных в отчете

При просмотре отчета вы можете выявить ошибки, которые вы хотите исправить. Например, вы можете заметить, что бизнес-контакт связан с неправильной учетной записью. Этот способ ошибки не может быть исправлен в отчете, но его необходимо исправить в отдельных задействованных записях.

Чтобы исправить ошибку в этом примере, откройте запись бизнес-контакта и на странице Общие в записи в поле связанная организация введите правильную учетную запись. Если затем вернуться к отчету и в группе действия нажать кнопку Обновить, отчет будет правильным.

К началу страницы

Сохранение, обновление и печать открытого отчета

После того как вы просматриваете отчет, вам может понадобиться сохранить изменения, внесенные в него, обновить данные или напечатать отчет. Начните с открытого отчета, чтобы выполнить любое из этих действий.

Сохранение измененного отчета

Нет необходимости сохранять отчет, который вы еще не изменили, так как он доступен на вкладке " отчеты " на ленте. Сохраненные отчеты хранятся в базе данных Диспетчер контактов для Outlook.

  1. На ленте откройте вкладку отчеты , выберите тип отчета, который нужно открыть, и щелкните его имя, чтобы открыть его.

  2. Настройте отчет, как описано в разделе Открытие и изменение отчета.

  3. На ленте в группе действия нажмите кнопку Сохранить как.

  4. В открывшемся диалоговом окне Сохранить как введите имя отчета и нажмите кнопку ОК.

Чтобы открыть настраиваемый отчет, щелкните Сохраненные отчеты.

Совет: Отчет сохраняется в той же категории, что и отчет, который вы изменили для создания сохраненного отчета.

Обновление данных в отчете

Данные отчета обновляются при каждом открытии сохраненного отчета. Вы также можете обновить его по мере необходимости.

  1. На ленте откройте вкладку отчеты , выберите тип отчета, который нужно открыть, и щелкните его имя, чтобы открыть его.

  2. На ленте в группе действия нажмите кнопку Обновить.

Печать отчета

  1. На ленте откройте вкладку отчеты , выберите тип отчета, который нужно открыть, и щелкните его имя, чтобы открыть его.

  2. На ленте в группе действия нажмите кнопку Печать.

К началу страницы

Создание диаграммы на основе отчета

Вы можете создать диаграмму в большинстве отчетов в диспетчере контактов для Outlook и из настраиваемых отчетов, созданных из отчета. В отчетах, которые могут быть отображены в форме диаграммы, отображается кнопка "Активная диаграмма" ( chart button ) на ленте. Отчеты, не имеющие данных, нельзя просматривать в виде диаграмм.

  1. Откройте отчет, который вы хотите отобразить в виде диаграммы.

  2. На ленте в группе Показать щелкните Диаграмма. Если диаграмма слишком широка для отображения на мониторе, под диаграммой появится горизонтальная полоса прокрутки.

    Совет: Если вы хотите создать более сложные диаграммы, экспортируйте данные отчета в Excel и используйте ее для создания диаграммы. Дополнительные сведения об экспорте данных отчета в Excel можно найти в разделе Экспорт отчета в Excel или другой программы для анализа.

chart example

  1. Настройте диаграммы с помощью элементов управления в группе Диаграмма на ленте.

  2. Метки     Нажмите кнопку метки , чтобы добавить или удалить названия осей и легенду.

  3. Значения     Нажмите кнопку значения , чтобы выбрать данные, которые отображаются в отчете. Например, на диаграмме с возможностями источникаможно отобразить количество возможностей    или данных о доходах .

  4. Ожидаемая     и итоги    . Установите эти флажки, если вы хотите, чтобы на диаграмме отображался фактический доход, ожидаемый доход или и то, и другое.

    Примечание: Эти флажки недоступны для всех диаграмм.

К началу страницы

Экспорт отчета в Excel или другую программу для анализа

Вы можете легко экспортировать Диспетчер контактов для Outlook отчет в Microsoft Excel или другую программу для более глубокого анализа. Чтобы экспортировать данные отчета в программу, отличную от Excel, начните с экспорта данных в Excel. Затем в Excel можно сохранить данные в формате файла, который может открыть другая программа. Например, файл Excel, сохраненный в формате значений, разделенных запятыми (CSV), может быть открыт в разных программах.

Выполните одно из следующих действий.

Сохранение отчета в виде файла Excel на компьютере    

  1. Откройте отчет, который вы хотите экспортировать в Excel.

  2. На ленте в группе действия нажмите кнопку Экспорт в Excel. Отчет откроется в Excel.

  3. В Excel нажмите кнопку сохранить , чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа . Выберите один из более 20 форматов файлов для сохранения отчета.

Отправка отчета по электронной почте в виде вложенного файла Excel    

  1. Откройте отчет, который вы хотите отправить как вложение в сообщение электронной почты.

  2. На ленте в группе действия нажмите кнопку Отправить как сообщение электронной почты. Откроется форма сообщения электронной почты Outlook с вложенным отчетом в виде файла Excel (XLSX-формат).

  3. Заполните строки Кому и Тема , введите сообщение (необязательно), а затем нажмите кнопку Отправить.

К началу страницы

Запуск маркетингового мероприятия из отчета

Вы можете использовать отчет с адресами, номерами телефонов или адресами электронной почты партнеров, бизнес-контактов или интересов, чтобы запускать маркетинговые действия в Диспетчер контактов для Outlook.

  1. Откройте отчет, который вы хотите использовать в качестве основы для маркетингового мероприятия.

  2. Нажмите сочетание клавиш CTRL + A, чтобы показать все записи в списке.

  3. На ленте в группе сообщение щелкните новый список обзвона, групповая рассылкаили Прямая почтовая рассылка, а затем выберите все получатели или Выбранные получатели.

  4. В открывшейся форме маркетингового действия создайте список получателей для действия и содержимого.

    Сведения о создании списка обзвона можно найти в статье Создание и использование списков обзвона в диспетчере контактов. Сведения о создании других маркетинговых действий можно найти на рынке продуктов и услуг в диспетчере контактов.

К началу страницы

Открытие отчета из мини-приложения

Чтобы открыть отчет из гаджет, щелкните значок отчета в мини-приложении. Отчеты, открытые из мини-приложений, работают так же, как и отчеты, открытые на ленте.

Дополнительные сведения о гаджетах см. в статье Использование гаджетов в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Просмотр списка стандартных отчетов

Ниже перечислены стандартные отчеты, доступные в Диспетчер контактов для Outlook, упорядоченные по типу записей.

Совет: Большинство отчетов можно преобразовать в диаграмму, как описано в разделе Создание диаграммы на основе отчета.

Отчеты о счетах    

  • Учетные записи по назначению

  • Учетные записи по городу

  • Учетные записи по штату или провинции

  • Учетные записи по почтовому индексу

  • Партнеры по территориям

  • Учетные записи по категориям

  • Учетные записи по рейтингу

  • Учетные записи по статусу оплаты

  • Учетные записи по источникам

  • Сводка по действиям в учетной записи

  • Действия с учетной записью

  • Пропущенные учетные записи

  • Краткий список учетных записей

Отчеты о бизнес-контактах    

  • Бизнес-контакты по учетной записи

  • Бизнес-контакты по назначению

  • Бизнес-контакты по городам

  • Бизнес-контакты по штату или провинции

  • Бизнес-контакты по почтовому индексу

  • Бизнес-контакты по категориям

  • Бизнес-контакты по рейтингу

  • Бизнес-контакты по статусу оплаты

  • Бизнес-контакты по источникам

  • Бизнес-контакты по годовщинам

  • Бизнес-контакты по дням рождения

  • Сводка по действиям в бизнес-контактах

  • Действия по бизнес-контактам

  • Пропущенные Бизнес-контакты

  • Быстрый бизнес-список контактов

Отчеты по интересам

  • Интересы по назначению

  • Интересы по назначению и оценке

  • Интересы по оценкам

Отчеты о возможностях

  • Возможности по продукту или сервисному товару

  • Возможности по назначению

  • Возможности по источникам

  • Возможности по партнерам

  • Возможности по бизнес-контактам

  • Просроченные возможности

  • Воронка продаж

  • Канал продаж

  • Действия по возможной сделке

Другие отчеты о продажах

  • Лучшие клиенты по доходу: учетные записи

  • Лучшие клиенты по доходу: Бизнес-контакты

  • Основные товары: Лучшие продажи продуктов

  • Основные товары: наиболее выгодные товары

  • Основные товары: товары с максимальным маржой

  • Лучшие источники ссылок: по интересу

  • Самые популярные источники: по общим продажам

  • Неактивные клиенты: за последние 30 дней

  • Неактивные клиенты: за последние 90 дней

  • Неактивные клиенты: за последние 180 дней

  • Неактивные клиенты: за последние 365 дней

Отчеты по маркетингу

  • Возможные сделки в разрезе маркетинговых мероприятий

  • Бизнес-контакты в разрезе маркетинговых мероприятий

  • Бизнес-партнеры в разрезе маркетинговых мероприятий

  • Маркетинговые мероприятия в разрезе кампаний

  • Маркетинговые мероприятия в разрезе их типов

  • Журналы звонков по списку обзвона

Отчеты по бизнес-проектам

  • Бизнес-проекты — все

  • Бизнес-проекты: следующий

  • Бизнес-проекты — просроченные

  • Бизнес-проекты по статусу

  • Бизнес-проекты по дате выполнения

  • Бизнес-проекты по назначению

  • Бизнес-проекты по типу

  • Бизнес-проекты по приоритетам

  • Бизнес-проекты по счетам

  • Бизнес-проекты по бизнес-контактам

  • Задачи проекта — все

  • Задачи проекта — следующее

  • Задачи проекта — просроченные

  • Задачи проекта по проектам

  • Задачи проекта по назначению

К началу страницы

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×