Использование слияния для отправки данных Access в Word

Использование слияния для отправки данных Access в Word

Слияние — это отличный способ применить данные Access для работы. В этом видеоролике показано, как создать типичное письмо с формой в Microsoft Word, начав с команды Word Merge в Access. Или, если вы предпочитаете, ознакомьтесь с основными действиями, приведенными ниже видео.

Примечание: Это видео было записано с помощью Access 2013, но те же основные действия применимы и для Access 2010, и для Access 2016 и версии Access.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

В этом видео

Ниже приведены общие инструкции по созданию слияния в Word в приложении Access.

  1. Откройте базу данных Access, содержащую адреса, которые вы хотите объединить с Word.

  2. Если область навигации не открыта, нажмите клавишу F11, чтобы открыть ее.

  3. Выберите таблицу или запрос, содержащие адреса. Если поля адреса распределены между несколькими таблицами, Создайте простой запрос на выборку , который включает нужные поля, и выберите запрос на операцию слияния.

  4. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Слияние в Word.

  5. Откроется диалоговое окно Мастер слияния почты Microsoft Word .

    Выберите этот пункт, чтобы связать данные с существующим документом Word или создать документ.

  6. Укажите, хотите ли вы, чтобы мастер привязать данные об адресе к существующему документу Word или начать с нового пустого документа.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Word запустится и отобразит вкладку рассылки и область слияния.

  1. Прокрутите шаги мастера, щелкнув ссылки Далее и назад в нижней части области слияние.

  2. На шаге 3 мастера вам не нужно будет выбирать список получателей. Было определено, когда вы выбрали его в Access. Однако вы можете настроить список, выбрав команду изменить список получателей. В открывшемся диалоговом окне вы можете удалять отдельных получателей из слияния, применять фильтры, сортировать список и т. д.

  3. На шаге 4 мастера напишите письмо (если вы не работаете с существующим документом).

  4. Поместите курсор в том месте документа, где должны отображаться данные адреса, и щелкните Блок адреса, Строка приветствияили другие элементы в области слияния, чтобы вставить данные Access в документ. В появившемся окне выберите нужный формат и нажмите кнопку Подбор полей , чтобы убедиться в правильности соответствия полей.

  5. На шаге 5 мастера нажимайте кнопки Далее (>>) и Previous (<<), чтобы просмотреть, как будут выглядеть Объединенные данные при печати документа.

  6. На шаге 6 мастера нажмите кнопку Печать и выберите нужные параметры печати.

  7. Сохраните и закройте документ Word.

    Примечания: 

    • Если после завершения работы мастера вам нужно вернуться и настроить параметры слияния, все операции будут доступны на вкладке рассылки в Word.

    • Если вы вносите изменения структуры в базу данных Access, вам может потребоваться настроить некоторые параметры слияния в Word, чтобы выполнить слияние правильно.

    • Мастер слияния предназначен для работы с данными почтового адреса. Тем не менее, с помощью функции слияния можно объединять любые данные в Word, например записи инвентаризации, задачи или другие элементы, которые хранятся в Access.

Подробные сведения о функциях слияния почты Word можно найти в следующих статьях:

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×