Использование шаблона базы данных Access для управления задачами

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

С помощью шаблона базы данных управления задачами можно отследить группу рабочих элементов, которые нужно выполнить вам или вашей команде. Кроме того, можно выполнять поиск и фильтрацию сведений о задачах, отображать и скрывать столбцы, отправлять сообщения электронной почты и сопоставлять адреса владельцев задач.

Хотите просмотреть видео об использовании этого шаблона? Дополнительные сведения см. в статье Использование шаблона базы данных управления задачами.

Примечание: Шаблон базы данных управления задачами был обновлен за последние несколько лет. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, который можно скачать. Если приведенные ниже действия не соответствуют искомому, вероятно, вы используете более раннюю версию шаблона.

Использование базы данных

В этой статье мы рассмотрим основные этапы использования шаблона базы данных управления задачами.

Подготовка базы данных к использованию

При первом открытии базы данных Access отображает форму приветствия. Чтобы эта форма не отображалась при следующем открытии базы данных, снимите флажок Показывать приветствие при открытии базы данных .

Закройте форму приветствия, чтобы приступить к работе с базой данных.
Чтобы убедиться в том, что все содержимое базы данных включено, на панели сообщений нажмите кнопку включить это содержимое.

Дополнительные сведения о том, как включить содержимое базы данных, см. в статье решение о том, следует ли доверять базе данных.

Поиск задачи или контакта

С помощью поля быстрого поиска можно быстро найти нужную задачу в форме " список задач " или контакт в форме " список контактов ".

Введите текст, который вы хотите найти, в поле Быстрый поиск , а затем нажмите клавишу ВВОД.

В списке отображаются только те записи, которые содержат искомый текст. Чтобы вернуться к полному списку, нажмите кнопку очистить текущий поиск. (Это X внутри поля поиска.)

Фильтрация списка задач

В форме " список задач " можно отфильтровать список задач и сохранить избранные фильтры для последующего использования.

Примените фильтры, щелкнув форму правой кнопкой мыши и выбрав нужные фильтры.
Нажмите кнопку сохранить фильтр.
В форме сведения о фильтре введите имя и описание фильтра, а затем нажмите кнопку Закрыть.
С помощью поля Фильтр избранного примените сохраненный фильтр или щелкните (очистить фильтр) , чтобы удалить фильтр.

Отображение и скрытие столбцов

В формах " список задач " и " список контактов " по умолчанию некоторые поля (столбцы) скрыты. Чтобы изменить отображаемые поля, выполните указанные ниже действия.

Нажмите кнопку Показать или скрыть поля.
В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажок рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить. Снимите флажок, чтобы скрыть столбец.

Отображение сведений о задаче или контакте

Форма " сведения о задаче" и форма сведений о контакте позволяют просматривать и вводить дополнительные сведения об элементе. Чтобы отобразить форму сведений о задаче или форму сведений о контакте :

В форме сведения о задаче или в форме сведения о контакте нажмите кнопку Открыть рядом с элементом, который вы хотите отобразить.

Добавление вложений

В форме сведения о задаче и в форме сведений о контакте можно добавлять рисунки и другие вложения.

В разделе рамка рисунка в форме сведения о задаче щелкните ссылку Добавление или удаление вложений.

Под рамкой рисунка в форме сведения о контакте щелкните Изменить рисунок.
В диалоговом окне вложения нажмите кнопку Добавить.
В диалоговом окне Выбор файла перейдите к папке, содержащей файл.
Выберите файл, который вы хотите добавить, и нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне вложения нажмите кнопку ОК.

Примечание: Для каждого элемента можно вложить несколько файлов, включая различные типы файлов, например документы или электронные таблицы.

Добавление контактов из Microsoft Outlook

Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавлять в нее владельцев контактов или задач без необходимости повторного ввода этих сведений.

В форме " список контактов " выберите Добавить из Outlook.
В диалоговом окне Выбор имен для добавления выберите имена, которые вы хотите добавить в базу данных.
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

Отображение карты адреса контакта

Если в форме " сведения о контакте " введен почтовый адрес контакта, можно отобразить его карту.

Нажмите кнопку для сопоставления.

Отображение отчетов

База данных Tasks включает в себя несколько отчетов, включая Активные задачи, сведения о задаче, адресную книгу контактови т. д. Чтобы отобразить отчет, выполните указанные ниже действия.

В области навигации в разделе отчетыдважды щелкните отчет, который вы хотите отобразить.

Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.

Изменение шаблона базы данных управления задачами

Настройте базу данных Tasks, добавив новое поле в таблицу "задачи", а затем добавив поле в форму " список задач ", в форму сведений о задаче и отчет о задачах .

Добавление поля в таблицу "задачи"

Закройте все открытые вкладки.
В области навигации дважды щелкните таблицу " задачи ".
ПроКрутите экран вправо до тех пор, пока не увидите столбец с именем Добавить новое поле. Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя поля.

При первом вводе данных в столбец Access задает тип данных.

Добавление поля в форму или отчет

После того как поле добавлено в таблицу, вы можете добавить его в форму или отчет.

В области навигации щелкните форму или отчет правой кнопкой мыши и выберите пункт режим макета.
На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля.
Перетащите нужное поле из списка полей в форму или отчет.