Используйте шаблон отслеживания активов доступа для отслеживания компьютеров, офисного оборудования или других объектов, принадлежащих или обслуживаемых пользователями. Эта версия популярного шаблона Access также позволяет выполнять поиск сведений об активах, показывать или скрывать столбцы, отправлять сообщения электронной почты и сопоставлять адреса владельцев активов.
Хотите watch видео об использовании этого шаблона? См. статью Использование шаблона базы данных отслеживания активов.
Примечание: За последние несколько лет был обновлен шаблон базы данных отслеживания активов. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, доступной для скачивания. Если приведенные ниже действия не соответствуют тому, что вы видите, скорее всего, вы используете более раннюю версию шаблона.
Начало работы
В этой статье рассматриваются основные этапы использования шаблона отслеживания активов.
Подготовка базы данных к использованию
-
При первом открытии базы данных в Access отображается форма приветствия. Чтобы предотвратить отображение этой формы при следующем открытии базы данных, снимите флажок Показать приветствие при открытии этой базы данных проверка.
Закройте форму Приветствие, чтобы начать работу с базой данных.
-
Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, на панели сообщений щелкните Включить это содержимое.
Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Решение о том, следует ли доверять базе данных.
Отображение или скрытие устаревших ресурсов
Устаревшие ресурсы — это элементы с датой прекращения действия на текущую дату или до нее. Ресурсы могут быть выведены из эксплуатации, если они устарели, неисправны или не используются иным образом. Вы можете отобразить или скрыть устаревшие ресурсы в форме Список активов.
-
В форме Список активов выберите или снимите флажок Показать устаревшие проверка.
Поиск ресурса или контакта
Поле быстрого поиска позволяет быстро найти ресурс в форме Список активов , а контакт — в форме Список контактов .
-
Введите текст, который нужно найти, в поле быстрый поиск , а затем нажмите клавишу ВВОД.
Access фильтрует список, чтобы отобразить только те записи, которые содержат текст, который вы искали. Чтобы вернуться к полному списку, щелкните Очистить текущий поиск. (Это X в поле поиска.)
Фильтрация списка ресурсов
В форме Список активов можно отфильтровать список ресурсов и сохранить избранные фильтры для использования в будущем.
-
Примените фильтры, щелкнув правой кнопкой мыши форму и выбрав нужные фильтры.
-
Нажмите кнопку Сохранить фильтр.
-
В форме Сведения о фильтре введите имя и описание фильтра, а затем нажмите кнопку Закрыть.
-
Используйте поле Фильтр Избранное , чтобы применить сохраненный фильтр, или нажмите кнопку (Очистить фильтр), чтобы удалить фильтр.
Отображение и скрытие столбцов
В формах "Список активов " и " Список контактов " некоторые поля (столбцы) по умолчанию скрыты. Чтобы изменить отображаемые поля, выполните следующие действия.
-
Щелкните Показать/скрыть поля.
-
В диалоговом окне Отображение столбцов выберите поле проверка рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить. Очистите поле проверка, чтобы скрыть столбец.
Отображение сведений об активе или контакте
Формы "Сведения об активе" и " Контактные данные " позволяют просматривать и вводить дополнительные сведения об элементе. Чтобы отобразить форму "Сведения об активе" или "Контактные данные", выполните следующие действия:
-
В форме Список активов или в форме Список контактов нажмите кнопку Открыть рядом с элементом, который вы хотите увидеть.
Добавление рисунка
В формах "Сведения об активе" и " Контактные данные" можно добавлять изображения и другие вложения.
-
Под рамкой рисунка в форме Сведения об активе щелкните Добавить или удалить вложения.
Под рамкой рисунка в форме Контактные данные нажмите кнопку Изменить рисунок.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.
-
В диалоговом окне Выбор файла перейдите к папке, содержащей файл.
-
Выберите файл, который нужно добавить, и нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.
Примечание: Для каждого элемента можно вложить несколько файлов, включая файлы разных типов, например документы или электронные таблицы.
Добавление контактов из Microsoft Outlook
Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавить контактов или владельцев ресурсов из этой программы без необходимости повторно вводить сведения.
-
В форме Список контактов нажмите кнопку Добавить из Outlook.
-
В диалоговом окне Выбор имен для добавления выберите имена, которые нужно добавить в базу данных.
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
Отображение карты адреса контакта
В форме Сведения о контакте , если вы ввели адрес улицы для контакта, вы можете отобразить карту этого расположения:
-
Щелкните Сопоставить этот адрес.
Отображение отчетов
Отслеживание активов включает в себя несколько отчетов, включая все ресурсы, сведения об активах, активы, снятые с учета, адресную книгу контактов и многое другое. Чтобы отобразить отчет, выполните приведенные далее действия.
-
В области навигации в разделе Отчеты дважды щелкните отчет, который нужно отобразить.
Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.
Изменение базы данных отслеживания активов
Базу данных отслеживания активов можно настроить, добавив новое поле в таблицу Активы, а затем добавьте это поле в форму Список активов , форму Сведения об активе и отчет Об активе .
Добавление поля в таблицу Assets
-
Закройте все открытые вкладки.
-
В области навигации дважды щелкните таблицу Активы .
-
Прокрутите вправо, пока не увидите столбец Add New Field (Добавить новое поле). Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя поля.
При первом вводе данных в столбец Access задает тип данных.
Добавление поля в форму или отчет
После добавления поля в таблицу его можно добавить в форму или отчет.
-
Щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет в области навигации и выберите режим макета.
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.
-
Перетащите нужное поле из списка полей в форму или отчет.
