Для выбора источника данных для отчета откройте отчет в режиме макета и нажмите клавиши ALT+ENTER, чтобы открыть список параметров. Нажмите квадрат прямо под вкладкой объекта отчета для выбора всего отчета, а затем в таблице свойств на вкладке Данные выберите пункт Источник записей для выбора параметра. Задать источник данных можно, выбрав объект из списка или нажав кнопку «Построить» 
Источник записей отчета определяет, какие поля из базы данных будут отображаться в отчете. В реляционной базе данных связанные данные, как правило, хранятся в нескольких таблицах. Например, сведения о клиентах могут храниться в одной таблице, а сведения о заказах каждого из них — в другой. Отчеты — это гибкий инструмент, позволяющий собрать данные воедино и отобразить их в нужном виде, однако сначала необходимо убедиться в том, что источник записей содержит все необходимые данные. Дополнительные сведения об источнике записей отчета см. дальше в этой статье. Основные сведения об отчетах см. в статье Основные сведения об отчетах в Access.
Примечание: Данная статья неприменима к веб-приложениям Access — типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете. Дополнительные сведения см. в статье Создание веб-приложений Access.
В этой статье
Различные типы источников записей
Таблица
Если все необходимые поля находятся в одной таблице, можно выбрать ее в качестве источника записей для отчета. Если необходимые поля находятся в двух или нескольких таблицах, следует убедиться в том, что эти таблицы можно логически объединить по некоторому общему значению, после чего создать именованный или внедренный запрос, который будет использоваться в качестве источника записей.
Именованный запрос
Именованный запрос, обычно называемый просто запросом, — это запрос, сохраненный в виде объекта базы данных. Именованный запрос может использоваться как источник данных для нескольких форм и отчетов. Однако изменения, внесенные в именованный запрос, распространяются на все формы и отчеты, для которых он выступает источником данных. Кроме того, именованный запрос сравнительно легко удалить, а это приведет к нарушению работы связанных с ним форм и отчетов.
Внедренный запрос
Внедренный запрос — это запрос, хранящийся в свойстве отчета «Источник записей». Поскольку внедренный запрос не является отдельным объектом, его сложно случайно удалить или изменить, нарушив таким образом работу отчета. Внедренный запрос рекомендуется создавать в том случае, если он будет использоваться только с конкретным отчетом (другими словами, запрос не будет совместно использоваться несколькими объектами).
Внедренные запросы создаются по умолчанию при использовании инструментов Конструктор отчетов, Пустой отчет и Наклейки, описанных в следующем разделе. Внедренные запросы также создаются мастером отчетов, если пользователь выбирает данные для отчета из нескольких таблиц. Если выбраны данные только из одной таблицы, мастер отчетов связывает отчет непосредственно с этой таблицей.
Внедренный запрос также можно создать, скопировав инструкцию SQL из именованного запроса, открытого в режиме SQL, и вставив ее в свойство отчета «Источник записей». Чтобы открыть именованный запрос в режиме SQL, выполните указанные ниже действия.
-
Щелкните правой кнопкой мыши запрос в области навигации и выберите команду Конструктор.
-
На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Режим, а затем — пункт SQL.
Создание источников записей с помощью инструментов для работы с отчетами
Чтобы создать отчет в Access, достаточно выбрать один из инструментов на вкладке Создание в группе Отчеты. В зависимости от того, как используются эти инструменты, каждый из них создает источник записей одного из трех описанных выше типов.
В приведенной ниже таблице описаны механизмы работы каждого инструмента и указано, какие источники записей создаются по умолчанию.
|
Инструмент |
Описание |
Тип источника записей по умолчанию |
|
Отчет |
Создает простой табличный отчет, в источнике записей которого содержатся все поля. |
Таблица или именованный запрос, выбранный в области навигации перед запуском инструмента. |
|
Конструктор отчетов |
Открывает пустой отчет в конструкторе, где можно вставить в него необходимые поля и элементы управления. |
Внедренный запрос, если поля помещены в отчет путем перетаскивания из области задач «Список полей». Также можно выбрать таблицу или именованный запрос из раскрывающегося списка «Источник записей» на странице свойств. |
|
Пустой отчет |
Открывает пустой отчет в режиме макета и отображает область задач «Список полей». При перетаскивании в отчет полей из списка полей в приложении Access создается внедренный запрос, который сохраняется в свойстве отчета «Источник записей». |
Внедренный запрос, если поля помещены в отчет путем перетаскивания из области задач «Список полей». Также можно выбрать таблицу или именованный запрос из раскрывающегося списка «Источник записей» на странице свойств. |
|
Мастер отчетов |
Пошаговый мастер, с помощью которого можно выбрать поля и задать уровни группировки и сортировки, а также параметры макета. Мастер создает отчет на основе выбранных пользователем параметров. |
Внедренный запрос, если пользователь выбирает поля из двух или нескольких таблиц. Если выбраны поля из одной таблицы, она используется приложением Access в качестве источника записей. |
|
Наклейки |
Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки. Мастер создает отчет с надписями на основе выбранных пользователем параметров. |
Таблица или именованный запрос, выбранный перед запуском инструмента. |
Примечание: С помощью инструментов Конструктор отчетов, Мастер отчетов и Наклейки создаются «клиентские» отчеты, несовместимые с веб-базами данных. Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье Редактирование или публикация веб-базы данных на узле SharePoint.
Работа с источниками записей
Преобразование источника записей во внедренный запрос
Любой отчет, привязанный к таблице или именованному запросу, можно изменить таким образом, чтобы он был привязан не к этим объектам, а к внедренному запросу. Как упоминалось выше, это облегчает обслуживание базы данных благодаря тому, что отчеты становятся более автономными и менее зависимыми от других объектов. В зависимости от типа источника записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов, чтобы преобразовать его во внедренный запрос.
Способ 1. Кнопка «Построить»
Если в качестве значения свойства «Источник записей» задано имя таблицы, то для создания внедренного запроса достаточно нажать кнопку «Построить» в поле этого свойства.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите пункт Режим макета.
-
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте отчета и выберите пункт Свойства отчета.
-
На вкладке Все щелкните поле свойства Источник записей и нажмите кнопку «Построить»
-
В приложении Access будет предложено подтвердить создание запроса на основе таблицы. Нажмите кнопку Да.
Откроется построитель запросов, куда будет добавлена таблица, которая изначально была указана в свойстве «Данные». -
Добавьте поля в сетку запросов, дважды щелкнув каждое нужное имя поля в отчете. Это необходимо сделать для всех полей, которые должны отображаться в отчете.
-
Чтобы добавить поля из связанных таблиц или запросов, выполните указанные ниже действия.
-
На вкладке Конструктор в группе Настройка запросов щелкните Добавить таблицы (показать таблицу в Access 2013 ).
-
Выберите таблицу или запрос, которые нужно добавить.
-
Убедитесь в том, что добавляемые таблицы и запросы могут быть логически объединены. Например, поле «Код» в таблице «Клиент» может соответствовать полю «КодКлиента» в таблице «Заказы». Чтобы создать линию соединения, перетащите имя поля из одной таблицы или запроса на имя поля в другой таблице или запросе.
Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Знакомство с запросами. -
Добавьте поля в сетку запросов, дважды щелкнув каждое нужное имя поля в отчете. Это необходимо сделать для всех полей, которые должны отображаться в отчете.
-
-
Чтобы проверить, как работает запрос, выполните указанные ниже действия.
-
На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Режим, а затем — Режим таблицы.
-
Чтобы вернуться в конструктор, на вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Режим, а затем — Конструктор.
-
-
Если запрос правильно возвращает данные, которые должны отображаться в отчете, на вкладке Конструктор в группе Закрытие выберите команду Закрыть.
-
Чтобы сохранить изменения, внесенные в инструкцию SQL, и обновить значение свойства, нажмите кнопку Да.
Примечание: Если новый запрос содержит не все поля, используемые в отчете, в приложении Access будет предложено задать значение параметра для каждого отсутствующего поля. Можно либо удалить ссылку на поле в отчете, либо добавить в запрос недостающие поля, воспользовавшись процедурой, описанной в разделе Редактирование внедренного запроса.
Способ 2. Добавление поля из связанной таблицы с помощью списка полей
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите пункт Режим макета.
-
Если область задач «Список полей» не отображается, на вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Добавить поля.
-
Если в верхней части списка полей есть ссылка Показать все таблицы, щелкните ее, чтобы отобразить поля в связанных и других таблицах.
-
Разверните таблицу в разделе Доступные поля в связанной таблице: и перетащите в отчет одно из полей.
Источником записей станет внедренный запрос, содержащий добавленное поле. Можно продолжить добавлять поля аналогичным образом либо отредактировать внедренный запрос, воспользовавшись процедурой, описанной в разделе Редактирование внедренного запроса.
Способ 3. Копирование и вставка SQL-кода из именованного запроса
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, содержащий инструкцию SQL, которую нужно скопировать, и выберите команду Конструктор.
-
На вкладке Главная в группе Режимы выберите команду Режим, а затем — Режим SQL.
-
Скопируйте текст в области SQL и закройте запрос, не сохраняя его.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, в который необходимо добавить внедренный запрос, и выберите пункт Режим макета.
-
Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.
-
На вкладке Все выделите текст в свойстве Источник записей и нажмите сочетание клавиш CTRL+P, чтобы вставить в поле свойства SQL-код.
Примечание: Если новый запрос содержит не все поля, используемые в отчете, в приложении Access будет предложено задать значение параметра для каждого отсутствующего поля. Можно либо удалить ссылку на поле в отчете, либо добавить в запрос недостающие поля, воспользовавшись процедурой, описанной в разделе Редактирование внедренного запроса.
Способ 4. Копирование и вставка SQL-кода из другой формы или отчета
Внедренный запрос можно скопировать непосредственно из свойства «Источник записей» одного объекта в соответствующее свойство другого. Таким образом, если другая форма или отчет содержат внедренный запрос, возвращающий необходимые данные, можно просто повторно использовать его в новом отчете.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, содержащие внедренную инструкцию SQL, которую нужно скопировать, и выберите команду Режим макета.
-
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте формы или отчета и выберите пункт Свойства формы или Свойства отчета.
-
На вкладке Все выделите целиком инструкцию SQL в поле свойства Источник записей и скопируйте текст, нажав сочетание клавиш CTRL+C.
-
Закройте форму или отчет без сохранения.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, в который необходимо добавить внедренный запрос, и выберите пункт Режим макета.
-
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте отчета и выберите пункт Свойства отчета.
-
На вкладке Все выделите текст в свойстве Источник записей и нажмите сочетание клавиш CTRL+P, чтобы вставить в поле свойства SQL-код.
Примечание: Если новый запрос содержит не все поля, используемые в отчете, в приложении Access будет предложено задать значение параметра для каждого отсутствующего поля. Можно либо удалить ссылку на поле в отчете, либо добавить в запрос недостающие поля, воспользовавшись процедурой «Редактирование внедренного запроса» для добавления отсутствующих полей в запрос.
Редактирование внедренного запроса
По мере роста базы данных может потребоваться внести изменения в источник записей отчета, например добавить в отчет поля. Чтобы открыть источник записей в построителе запросов, воспользуйтесь описанной ниже процедурой.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, содержащий внедренный запрос, который необходимо изменить, и выберите пункт Режим макета.
-
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте отчета и выберите пункт Свойства отчета.
-
На вкладке Все щелкните поле свойства Источник записей и нажмите кнопку Построить
Запрос будет открыт в построителе запросов. -
Внесите в запрос необходимые изменения и выберите на вкладке Конструктор в группе Закрытие команду Закрыть.
-
Чтобы сохранить изменения и обновить свойство, нажмите кнопку Да.
Построитель запросов будет закрыт. Все изменения, внесенные в построителе запросов, будут отражены в инструкции SQL в свойстве Источник записей.
Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Знакомство с запросами.
Сохранение внедренного запроса в виде именованного запроса
Внедренный запрос, используемый в качестве источника записей для отчета, может оказаться полезным для других целей. В этом случае его можно сохранить в виде именованного запроса, который будет доступен для других объектов.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, содержащий внедренный запрос, и выберите пункт Режим макета.
-
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте отчета и выберите пункт Свойства отчета.
-
На вкладке Все щелкните поле свойства Источник записей и нажмите кнопку Построить
Запрос будет открыт в построителе запросов. -
На вкладке Конструктор в группе Закрытие выберите команду Сохранить как.
-
В диалоговом окне Сохранение введите имя запроса в верхнее поле и нажмите кнопку ОК.
Запрос будет сохранен в виде именованного запроса в области навигации.
-
На вкладке Конструктор в группе Закрытие выберите команду Закрыть.
Будет предложено сохранить изменения, внесенные во внедренный запрос, даже если он не был изменен. В большинстве случаев следует нажать кнопку Нет, чтобы просто закрыть построитель запросов. Если же были внесены изменения, которые необходимо отразить во внедренном запросе отчета, нажмите кнопку Да.
