Обновление подключения к внешним данным в Excel

Вы можете подключить книгу Excel к источнику внешних данных, например к базе данных SQL Server, кубу OLAP или даже к другой книге Excel. Это подключение может отображаться в книге в виде таблицы, отчета сводной таблицы или сводной диаграммы.

Вы можете обновить данные в книге, выбрав ссылку на их источник. Каждый раз, когда вы обновляете подключение, вы получаете самую свежую информацию с учетом всех добавленных и удаленных данных.

Примечание по безопасности: Подключения к внешним данным в настоящее время отключены на вашем компьютере. Чтобы обновить данные при открытии книги, необходимо включить подключения к данным с помощью панели центра управления безопасностью или поместить книгу в надежное расположение. Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление, удаление и изменение надежного расположения для файлов, Добавление, удаление и просмотр надежного издателя, а также Просмотр параметров и параметров в центре управления безопасностью.

Для большинства подключений щелкните любую ячейку в диапазоне или таблице, в которой используется соединение, а затем выполните одно из следующих действий:

  • Обновление только выбранных данных   Нажмите клавиши ALT + F5 или на вкладке данные в группе запросы & подключения щелкните стрелку под кнопкой Обновить все, а затем выберите команду Обновить.

    Указатель мыши, указывающий на команду "Обновить" на ленте

  • Обновление всех данных в книге   Нажмите клавиши CTRL + ALT + F5 или на вкладке данные в группе запросы & подключения нажмите кнопку Обновить все.

    Указатель мыши на кнопке "обновить все"

  • Управление тем, как и когда обновляется подключение   На вкладке данные щелкните стрелку под кнопкой Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Указатель мыши, указывающий на команду свойств подключения на ленте

    В открывшемся диалоговом окне выберите нужные параметры на вкладке Использование в разделе Обновить элемент управления.

Для выполнения некоторых операций обновления требуется выполнить дополнительные действия, как описано в следующих разделах. Если вы видите источник данных в списке, просмотрите соответствующий раздел.

Вы можете автоматически обновлять диапазон внешних данных при открытии книги. Кроме того, при сохранении рабочей книги можно не сохранять внешние данные, чтобы уменьшить размер файла.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке данные в группе запросы & подключения щелкните стрелку в разделе Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Указатель мыши, указывающий на команду свойств подключения на ленте

  3. В диалоговом окне Свойства подключения на вкладке Использование в разделе Обновить элемент управленияустановите флажок обновлять данные при открытии файла .

  4. Если требуется сохранить книгу с определением запроса, но без внешних данных, установите флажок Удалить данные из внешнего диапазона перед сохранением книги.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке данные в группе запросы & подключения щелкните стрелку в разделе Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Указатель мыши, указывающий на команду свойств подключения на ленте

  3. Перейдите на вкладку Использование.

  4. Установите флажок Обновлять каждые, а затем введите число минут между обновлениями.

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить или отменить обновление, вы можете сделать следующее:

  • проверить состояние запроса.   В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы проверить состояние запроса.

  • прервать фоновое обновление.   Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.   Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

Обновление файла автономного куба, при котором этот файл создается повторно с использованием самых свежих данных из серверного куба, может потребовать много времени и места на диске для хранения временных файлов. Запускайте этот процесс тогда, когда вам не нужен немедленный доступ к другим файлам в Excel и у вас достаточно места на диске, чтобы повторно сохранить этот файл.

  1. Выберите сводную таблицу, подключенную к файлу автономного куба.

  2. На вкладке данные в группе запросы & подключения щелкните стрелку под кнопкой Обновить все, а затем выберите команду Обновить.

    Указатель мыши на кнопке "обновить все"

  1. На листе щелкните сопоставленную ячейку, чтобы выбрать карту XML, которую требуется обновить.

  2. Если вкладка Разработчик недоступна, откройте ее, выполнив указанные ниже действия.

    1. Откройте вкладку Файл, выберите пункт Параметры, а затем — Настроить ленту.

    2. В группе Основные вкладки установите флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

  3. На вкладке Разработчик в группе XML нажмите кнопку Обновить данные.

    Данные для обновления XML

При использовании надстройки Power Pivot для обновления ранее импортированных данных вы можете узнать, будет ли обновление успешно завершено, неудачно или отменено.

В Power Pivot выберите главная > получить внешние данные > Обновить или Обновить все , чтобы повторно импортировать текущую таблицу или все таблицы в модели данных.

Состояние обновления выделено для каждого подключения, используемого в модели данных. Возможны три выходных.

Сообщения о состоянии обновления данных в PowerPivot

Сообщение об успешном завершении — количество строк, импортированных в каждую из таблиц.

Ошибка может возникать, если база данных находится в автономном режиме, у вас больше нет разрешений, или таблица или столбец удалены или переименованы в источнике. Убедитесь, что база данных доступна, и, возможно, создание нового соединения в другой книге.

"Отменено" означает, что приложение Excel не выдавало запрос на обновление, возможно, из-за того, что обновление отключено для этого подключения.

Совет:  Вы предоставляете общий доступ к этой книге другим людям, которые могут захочет обновить данные? Помогите Вашим коллегам избежать ошибок обновления данных, изменяя их в соответствии с разрешениями для источников данных, предоставляя данные.

Свойства таблицы отображение запросов, используемых при обновлении данных

Обновление данных — просто повторное выполнение того же запроса, который использовался для получения данных, в первую очередь. Вы можете просмотреть и, в некоторых случаях, изменить запрос, просмотрев свойства таблицы в окне Power Pivot.

  1. Чтобы просмотреть запрос, используемый во время обновления данных, нажмите Power Pivot > Управление , чтобы открыть окно Power Pivot.

  2. Щелкните конструктор > Свойства таблицы.

  3. Переход в редактор запросов для просмотра соответствующего запроса.

Запросы не отображаются для каждого типа источника данных. Например, запросы для импортов каналов данных не отображаются.

Свойства подключения, которые отменяют обновление данных

В Excel можно настроить свойства подключения, которые определяют частоту обновления данных. Если обновление не разрешено в определенном соединении, вы получите уведомление об отмене при запуске обновления или попытке обновить определенную таблицу, использующую это подключение.

  1. Чтобы просмотреть свойства подключения, в Excel нажмите кнопку данные > запросы & подключений для просмотра списка всех подключений, используемых в книге.

  2. Щелкните соединение правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства.

  3. Если флажок "обновлять это подключение настранице" обновить все "в разделе" Использование"не установлен, припопытке обновить все в окне Power Pivot вы получите сообщение об отмене.

Обновление данных на сервере SharePoint Server 2013

В SharePoint Server 2013 вы можете запланировать автоматическое обновление данных на сервере, но для этого требуется, чтобы Power Pivot для SharePoint 2013 был установлен и настроен в среде SharePoint. Обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать, доступно ли запланированное обновление данных.

Если используемые для карты данные изменились, вы можете обновить их вручную в 3D Maps. После этого изменения отразятся на карте. Вот как это сделать:

  • В 3D Maps выберите Главная > Обновить данные.

Обновление данных на вкладке "Главная"

Добавление данных в Power Map

Чтобы добавить новые данные в 3D MapsPower Map:

  1. В 3D Maps перейдите на карту, в которую вы хотите добавить данные.

  2. Оставив открытым окно 3D Maps, щелкните в Excel и выберите данные листа, которые вы хотите добавить.

  3. На ленте Excel щелкните Вставка > стрелка Карта > Добавить выбранные данные в Power Map.

Команда "Добавить выбранные данные в Power Map"

В 3D Maps автоматически будут отображены дополнительные данные.

Данные в книге Microsoft Office Excel, которая отображалась в службах Excel, могут поступать из двух разных расположений. Данные могут храниться непосредственно в книге или могут храниться во внешнем источнике данных, таком как база данных или куб OLAP (Online Analytical Processing).

Если данные поступают из внешнего источника данных, автор или администратор книги определил сведения о подключении, часто в файле подключения к данным Office (ODC), в котором рассказывается, как найти, войти, запросить и получить доступ к внешнему источнику данных.

Когда вы подключаетесь к внешнему источнику данных в службах Excel, вы можете выполнить операцию обновления для получения обновленных данных. Каждый раз, когда вы обновляете данные, вы увидите самую последнюю версию данных, включая все изменения, внесенные в данные с момента последнего обновления.

Сведения об обновлении данных

На приведенном ниже рисунке показано, как происходит процесс обновления данных, подключенных к внешнему источнику данных.

Основной процесс обновления внешних данных

  1. Операция обновления получает актуальные данные.

  2. Соединение, которое часто сохраняется в файле подключения, определяет все сведения, необходимые для доступа к данным из внешнего источника и получения данных из него.

  3. Существует множество источников данных, к которым можно получить доступ, например OLAP, SQL Server, провайдеров OLEDB и драйверов ODBC.

  4. Актуальные данные добавляются в текущую книгу.

Сведения о вопросах безопасности

Если вы подключаетесь к внешнему источнику данных и пытаетесь обновить данные, важно помнить о возможных проблемах с безопасностью и о том, что можно сделать с вопросами безопасности.

Файл подключения к данным часто состоит из одного или нескольких запросов, которые используются для обновления внешних данных. Заменив этот файл, пользователь, которому назначена вредоносная цель, может разработать запрос на доступ к конфиденциальной информации и распространить его другим пользователям или выполнить другие опасные действия. Поэтому важно убедиться, что:

  • Файл подключения был создан надежным человеком.

  • Файл подключения безопасен и поступает из надежной библиотеки подключений к данным (ДКЛ).

Примечание по безопасности: Для доступа к внешнему источнику данных обычно требуются учетные данные (например, имя пользователя и пароль), которые используются для проверки подлинности пользователя. Убедитесь, что эти учетные данные предоставлены надежным и безопасным способом, и вы не хотите случайно показать эти учетные данные другим пользователям.

Управление обновлением данных

Вы можете управлять обновлением данных из внешнего источника, выполнив одно или несколько из указанных ниже действий.

  • Обновить при открытии   В Microsoft Office Excel 2007 автор книги может создать книгу, которая автоматически обновляет внешние данные при открытии книги, установив флажок Обновить данные при открытии файла в диалоговом окне Свойства подключения . (На вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку подключения, выберите подключение, выберите пункт Свойства, откройте вкладку Использование и нажмите кнопку Обновить данные при открытии файла). В этом случае службы Excel всегда обновляют данные перед отображением книги и создают новый сеанс. Если автор книги удаляет при открытии файла флажок Обновить данные , отображаются данные, хранящиеся в книге, что означает, что когда пользователь вручную обновляет данные, пользователь видит обновленные и актуальные данные во время текущего сеанса, но данные не сохраняются в книге Excel в книгу. Если вы хотите, чтобы актуальные данные всегда отображались при отображении книги в службах Excel, установите флажок обновлять данные при открытии файла с помощью Office Excel.

    Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC), убедитесь, что вы также установили флажок всегда использовать файл подключения в диалоговом окне Свойства подключения (на вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку подключения, выберите подключение, нажмите кнопку Свойства, выберите вкладку Определение и нажмите кнопку всегда использовать файл подключения).

    В параметрах сайта надежного местоположения файлов, таймаутов короткого сеанса и внешнего кэша данныхтакже может быть повлиять на операции обновления. Для получения дополнительных сведений обратитесь к администратору или в справочной системе центра администрирования Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ручное обновление   

    Примечание: Вы можете вручную обновить только отчет сводной таблицы.

    1. Выделите ячейку в отчете сводной таблицы.

    2. На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить выбранное подключение.

      Примечания: 

      • Любые интерактивные операции, вызывающие повторный запрос данных OLAP, инициирует операцию обновления вручную.

      • Если эта команда обновления не отображается, то автор веб-части очистил свойство Обновить выбранное подключение, обновить все подключения . Дополнительные сведения можно найти в разделе Настройка настраиваемых свойств веб-части Excel Web Access.

  • Обновление всех подключений   На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить все подключения.

  • Периодическое обновление   С помощью Office Excel 2007 автор книги может указать, что данные будут автоматически обновляться через заданный промежуток времени после открытия книги для каждого подключения в книге. Например, базу данных инвентаризации можно обновлять каждый час, а автор книги — в книге для автоматического обновления каждые 60 минут.

    Автор веб-части может установить или снять флажок Разрешить периодическое обновление данных в Excel Web Access , чтобы включить или отключить периодические операции обновления, если свойство определено автором книги. По умолчанию в нижней части веб-части Excel Web Access появляется следующее сообщение об обновлении:

    Обновить данные для <списка подключений>? Изменен Любой (Больше не задавать этот вопрос)

    Автор веб-части Excel Web Access также может установить свойство запроса на обновление данных , чтобы управлять поведением сообщения, которое отображается, когда службы Excel выполняют периодическое обновление данных во время сеанса.

    • Любой     означает, что сообщение выводится с запросом в каждом интервале.

    • При необходимости     означает, что пользователь может выбрать продолжение периодического обновления без отображения сообщения.

    • Висеть     Это означает, что веб-клиент Excel периодически выполняет обновление без отображения сообщения или запроса.

    Дополнительные сведения можно найти в разделе Настройка настраиваемых свойств веб-части Excel Web Access.

  • Отмена обновления   Поскольку операция обновления может занять больше времени, чем ожидалось, вы можете отменить ее. В процессе обновления Службы Excel выводит сообщение с запросом. Нажмите кнопку Отмена , чтобы прервать операцию, чтобы завершить операцию обновления в более удобное время. Будут отображены данные, возвращенные запросом перед отменой операции обновления.

Сохраняемые пароли не зашифровываются, поэтому использовать их не рекомендуется. Если для подключения к источнику данных необходим пароль, вы можете потребовать, чтобы пользователи вводили пароль перед тем, как обновлять диапазон внешних данных. Указанная процедура не применяется при работе с данными, получаемыми из текстового файла (TXT) или из веб-запроса (IQY).

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях используются не все эти элементы или они не смешаны. Например, надежный пароль: Y6dh! et5. Ненадежный пароль: House27. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков, но лучше использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Важно запомнить пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Храните пароли, которые вы записываете, в надежном месте, не отменяя данные, которые они помогают защитить.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке данные в группе запросы & подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  3. Откройте вкладку Определение и снимите флажок Сохранить пароль.

Примечание: Excel будет запрашивать у вас пароль только при первом обновлении диапазона внешних данных в каждом сеансе работы в Excel. При следующем запуске приложения Excel оно вновь попросит ввести пароль, если вы откроете книгу, содержащую запрос, и попытаетесь выполнить обновление данных.

Очень большие наборы данных рекомендуется обновлять в фоновом режиме. При этом вы сможете продолжать работу в Excel, не дожидаясь завершения обновления в течение нескольких минут или более длительного времени.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке данные в группе запросы & подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Указатель мыши, указывающий на команду свойств подключения на ленте

    Примечание: Невозможно запустить запрос OLAP в фоновом режиме.

    Примечание: Невозможно запустить запрос для любого типа подключения, получающего данные для модели данных.

  3. Перейдите на вкладку Использование.

  4. Установите флажок включить фоновое обновление , чтобы выполнить запрос в фоновом режиме. Снимите этот флажок, чтобы во время ожидания выполнить запрос.

    Когда вы записываете макрос, содержащий запрос, Excel не будет запускать этот запрос в фоновом режиме. Чтобы изменить записанный макрос таким образом, что запрос будет запускаться в фоновом режиме, измените макрос в редактор Visual Basic. Для объекта QueryTable вместо метода обновления BackgroundQuery := False используйте метод BackgroundQuery := True.

Для большинства подключений щелкните любую ячейку в диапазоне или таблице, в которой используется соединение, а затем выполните одно из следующих действий:

  • Обновление только выбранных данных   Нажмите клавиши ALT + F5 или на вкладке данные в группе подключения щелкните стрелку под кнопкой Обновить все, а затем выберите команду Обновить.

    Указатель мыши, указывающий на команду "Обновить" на ленте

  • Обновление всех данных в книге   Нажмите клавиши CTRL + ALT + F5 или на вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку Обновить все.

    Указатель мыши на кнопке "обновить все"

  • Управление тем, как и когда обновляется подключение   На вкладке данные в группе подключения щелкните стрелку под кнопкой Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Указатель мыши, указывающий на команду свойств подключения на ленте

    В открывшемся диалоговом окне выберите нужные параметры на вкладке Использование в разделе Обновить элемент управления.

Для выполнения некоторых операций обновления требуется выполнить дополнительные действия, как описано в следующих разделах. Если вы видите источник данных в списке, просмотрите соответствующий раздел.

Вы можете автоматически обновлять диапазон внешних данных при открытии книги. Кроме того, при сохранении рабочей книги можно не сохранять внешние данные, чтобы уменьшить размер файла.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  1. Перейдите на вкладку Использование.

  2. В группе Обновление экрана установите флажок Обновить при открытии файла.

  3. Если требуется сохранить книгу с определением запроса, но без внешних данных, установите флажок Удалить данные из внешнего диапазона перед сохранением книги.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  3. Перейдите на вкладку Использование.

  4. Установите флажок Обновлять каждые, а затем введите число минут между обновлениями.

Сохраняемые пароли не зашифровываются, поэтому использовать их не рекомендуется. Если для подключения к источнику данных необходим пароль, вы можете потребовать, чтобы пользователи вводили пароль перед тем, как обновлять диапазон внешних данных. Указанная процедура не применяется при работе с данными, получаемыми из текстового файла (TXT) или из веб-запроса (IQY).

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях используются не все эти элементы или они не смешаны. Например, надежный пароль: Y6dh! et5. Ненадежный пароль: House27. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков, но лучше использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Важно запомнить пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Храните пароли, которые вы записываете, в надежном месте, не отменяя данные, которые они помогают защитить.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  3. Откройте вкладку Определение и снимите флажок Сохранить пароль.

Примечание: Excel будет запрашивать у вас пароль только при первом обновлении диапазона внешних данных в каждом сеансе работы в Excel. При следующем запуске приложения Excel оно вновь попросит ввести пароль, если вы откроете книгу, содержащую запрос, и попытаетесь выполнить обновление данных.

Очень большие наборы данных рекомендуется обновлять в фоновом режиме. При этом вы сможете продолжать работу в Excel, не дожидаясь завершения обновления в течение нескольких минут или более длительного времени.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

    Примечание: Невозможно запустить запрос OLAP в фоновом режиме.

    Примечание: Невозможно запустить запрос для любого типа подключения, получающего данные для модели данных.

  3. Перейдите на вкладку Использование.

  4. Установите флажок включить фоновое обновление , чтобы выполнить запрос в фоновом режиме. Снимите этот флажок, чтобы во время ожидания выполнить запрос.

    Когда вы записываете макрос, содержащий запрос, Excel не будет запускать этот запрос в фоновом режиме. Чтобы изменить записанный макрос таким образом, что запрос будет запускаться в фоновом режиме, измените макрос в редактор Visual Basic. Для объекта QueryTable вместо метода обновления BackgroundQuery := False используйте метод BackgroundQuery := True.

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить или отменить обновление, вы можете сделать следующее:

  • проверить состояние запроса.    В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы увидеть состояние запроса;

  • прервать фоновое обновление.    Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.    Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

Если вы использовали Get & Transform для запроса текстового файла, дальнейших действий не требуется. Если вы импортировали текстовый файл, пошаговые инструкции по обновлению описаны ниже.

  1. Выделите любую ячейку в диапазоне или в таблице, которые содержат ссылку на импортированный текстовый файл.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все.

    Указатель мыши, указывающий на команду "Обновить" на ленте

    Чтобы обновить только выделенные данные, выберите команду Обновить.

    Вы также можете щелкнуть ячейку в диапазоне или таблице правой кнопкой мыши и выбрать команду Обновить.

  3. В диалоговом окне Импорт текстового файла выберите нужный текстовый файл, а затем нажмите кнопку Импорт.

Обновление файла автономного куба, при котором этот файл создается повторно с использованием самых свежих данных из серверного куба, может потребовать много времени и места на диске для хранения временных файлов. Запускайте этот процесс тогда, когда вам не нужен немедленный доступ к другим файлам в Excel и у вас достаточно места на диске, чтобы повторно сохранить этот файл.

  1. Выберите сводную таблицу, подключенную к файлу автономного куба.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Обновить.

    Указатель мыши, указывающий на команду "Обновить" на ленте

  1. На листе щелкните сопоставленную ячейку, чтобы выбрать карту XML, которую требуется обновить.

  2. Если вкладка Разработчик недоступна, откройте ее, выполнив указанные ниже действия.

    1. Откройте вкладку Файл, выберите пункт Параметры, а затем — Настроить ленту.

    2. В группе Основные вкладки установите флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

  3. На вкладке Разработчик в группе XML нажмите кнопку Обновить данные.

    Данные для обновления XML

  • На вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку Обновить все.

Если у вас несколько подключений и нужно обновить только один из них, выберите любую ячейку в диапазоне данных, щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить всеи выберите команду Обновить.

Указатель мыши, указывающий на команду "Обновить" на ленте

Управление тем, как и когда обновляется подключение

  1. Щелкните любую ячейку, содержащую данные, к которым подключены.

  2. На вкладке данные в группе подключения нажмите стрелку рядом с кнопкой Обновить всеи выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  3. На вкладке Использование настройте параметры, которые вы хотите изменить.

    Если вы создаете очень большие наборы данных, проверьте параметр включить фоновое обновление . Это действие возвращает управление Excel сразу после начала обновления, вместо того чтобы ждать завершения обновления.

Отмена и проверка состояния обновления

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить или отменить обновление, вы можете сделать следующее:

  • проверить состояние запроса.    В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы проверить состояние запроса.

  • прервать фоновое обновление.    Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.    Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

При использовании надстройки Power Pivot для обновления ранее импортированных данных вы можете узнать, будет ли обновление успешно завершено, неудачно или отменено.

В Power Pivot выберите главная > получить внешние данные > Обновить или Обновить все , чтобы повторно импортировать текущую таблицу или все таблицы в модели данных.

Состояние обновления выделено для каждого подключения, используемого в модели данных. Возможны три выходных.

Сообщения о состоянии обновления данных в PowerPivot

Сообщение об успешном завершении — количество строк, импортированных в каждую из таблиц.

Ошибка может возникать, если база данных находится в автономном режиме, у вас больше нет разрешений, или таблица или столбец удалены или переименованы в источнике. Убедитесь, что база данных доступна, и, возможно, создание нового соединения в другой книге.

"Отменено" означает, что приложение Excel не выдавало запрос на обновление, возможно, из-за того, что обновление отключено для этого подключения.

Совет:  Вы предоставляете общий доступ к этой книге другим людям, которые могут захочет обновить данные? Помогите Вашим коллегам избежать ошибок обновления данных, изменяя их в соответствии с разрешениями для источников данных, предоставляя данные.

Свойства таблицы отображение запросов, используемых при обновлении данных

Обновление данных — просто повторное выполнение того же запроса, который использовался для получения данных, в первую очередь. Вы можете просмотреть и, в некоторых случаях, изменить запрос, просмотрев свойства таблицы в окне Power Pivot.

  1. Чтобы просмотреть запрос, используемый во время обновления данных, нажмите Power Pivot > Управление , чтобы открыть окно Power Pivot.

  2. Щелкните конструктор > Свойства таблицы.

  3. Переход в редактор запросов для просмотра соответствующего запроса.

Запросы не отображаются для каждого типа источника данных. Например, запросы для импортов каналов данных не отображаются.

Свойства подключения, которые отменяют обновление данных

В Excel можно настроить свойства подключения, которые определяют частоту обновления данных. Если обновление не разрешено в определенном соединении, вы получите уведомление об отмене при запуске обновления или попытке обновить определенную таблицу, использующую это подключение.

  1. Чтобы просмотреть свойства подключения, в Excel щелкните данные > подключения , чтобы просмотреть список всех подключений, используемых в книге.

  2. Выберите подключение и нажмите кнопку Свойства.

  3. Если флажок "обновлять это подключение настранице" обновить все "в разделе" Использование"не установлен, припопытке обновить все в окне Power Pivot вы получите сообщение об отмене.

Обновление данных на сервере SharePoint Server 2013

В SharePoint Server 2013 вы можете запланировать автоматическое обновление данных на сервере, но для этого требуется, чтобы Power Pivot для SharePoint 2013 был установлен и настроен в среде SharePoint. Обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать, доступно ли запланированное обновление данных.

Примечание: Редактор Power Query является частью компонента " Получение & преобразования". Дополнительные сведения см. в статье Функция "Скачать и преобразовать" в Excel 2016.

С помощью редактора Power Query можно обновить запрос, чтобы импортировать последние данные в таблицу без необходимости повторного создания запроса.

Чтобы обновить запрос, выполните указанные ниже действия.

  1. Нажмите кнопку Get & "преобразовать " > " Показать запросы".

  2. В области запросы книги выберите запрос, который вы хотите обновить.

  3. На ленте редактора Power Query нажмите кнопку главная > запрос > Обновить предварительный просмотр.

Лента редактора запросов

Если используемые для карты данные изменились, вы можете обновить их вручную в 3D Maps. После этого изменения отразятся на карте. Вот как это сделать:

  • В 3D Maps выберите Главная > Обновить данные.

Обновление данных на вкладке "Главная"

Добавление данных в Power Map

Чтобы добавить новые данные в 3D MapsPower Map:

  1. В 3D Maps перейдите на карту, в которую вы хотите добавить данные.

  2. Оставив открытым окно 3D Maps, щелкните в Excel и выберите данные листа, которые вы хотите добавить.

  3. На ленте Excel щелкните Вставка > стрелка Карта > Добавить выбранные данные в Power Map.

Команда "Добавить выбранные данные в Power Map"

В 3D Maps автоматически будут отображены дополнительные данные.

Данные в книге Microsoft Office Excel, которая отображалась в службах Excel, могут поступать из двух разных расположений. Данные могут храниться непосредственно в книге или могут храниться во внешнем источнике данных, таком как база данных или куб OLAP (Online Analytical Processing).

Если данные поступают из внешнего источника данных, автор или администратор книги определил сведения о подключении, часто в файле подключения к данным Office (ODC), в котором рассказывается, как найти, войти, запросить и получить доступ к внешнему источнику данных.

Когда вы подключаетесь к внешнему источнику данных, вы можете выполнить операцию обновления для получения обновленных данных. Каждый раз, когда вы обновляете данные, вы увидите самую последнюю версию данных, включая все изменения, внесенные в данные с момента последнего обновления.

Сведения об обновлении данных

На приведенном ниже рисунке показано, как происходит процесс обновления данных, подключенных к внешнему источнику данных.

Основной процесс обновления внешних данных

  1. Операция обновления получает актуальные данные.

  2. Соединение, которое часто сохраняется в файле подключения, определяет все сведения, необходимые для доступа к данным из внешнего источника и получения данных из него.

  3. Существует множество источников данных, к которым можно получить доступ, например OLAP, SQL Server, провайдеров OLEDB и драйверов ODBC.

  4. Актуальные данные добавляются в текущую книгу.

Сведения о вопросах безопасности

Если вы подключаетесь к внешнему источнику данных и пытаетесь обновить данные, важно помнить о возможных проблемах с безопасностью и о том, что можно сделать с вопросами безопасности.

Файл подключения к данным часто состоит из одного или нескольких запросов, которые используются для обновления внешних данных. Заменив этот файл, пользователь, которому назначена вредоносная цель, может разработать запрос на доступ к конфиденциальной информации и распространить его другим пользователям или выполнить другие опасные действия. Поэтому важно убедиться, что:

  • Файл подключения был создан надежным человеком.

  • Файл подключения безопасен и поступает из надежной библиотеки подключений к данным (ДКЛ).

Дополнительные сведения о том, как администратор может создавать файлы подключения, доверять расположению и файлам безопасного подключения, можно найти в справке по Microsoft Office Excel 2007 и центре администрирования Office SharePoint Server.

Примечание по безопасности: Для доступа к внешнему источнику данных обычно требуются учетные данные (например, имя пользователя и пароль), которые используются для проверки подлинности пользователя. Убедитесь, что эти учетные данные предоставлены надежным и безопасным способом, и вы не хотите случайно показать эти учетные данные другим пользователям.

Управление обновлением данных

Вы можете управлять обновлением данных из внешнего источника, выполнив одно или несколько из указанных ниже действий.

  • Обновить при открытии   В Microsoft Office Excel 2007 автор книги может создать книгу, которая автоматически обновляет внешние данные при открытии книги, установив флажок Обновить данные при открытии файла в диалоговом окне Свойства подключения . (На вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку подключения, выберите подключение, выберите пункт Свойства, откройте вкладку Использование и нажмите кнопку Обновить данные при открытии файла). В этом случае службы Excel всегда обновляют данные перед отображением книги и создают новый сеанс. Если автор книги удаляет при открытии файла флажок Обновить данные , отображаются данные, хранящиеся в книге, что означает, что когда пользователь вручную обновляет данные, пользователь видит обновленные и актуальные данные во время текущего сеанса, но данные не сохраняются в книге Excel в книгу. Если вы хотите, чтобы актуальные данные всегда отображались при отображении книги в службах Excel, установите флажок обновлять данные при открытии файла с помощью Office Excel.

    Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC), убедитесь, что вы также установили флажок всегда использовать файл подключения в диалоговом окне Свойства подключения (на вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку подключения, выберите подключение, нажмите кнопку Свойства, выберите вкладку Определение и нажмите кнопку всегда использовать файл подключения).

    В параметрах сайта надежного местоположения файлов, таймаутов короткого сеанса и внешнего кэша данныхтакже может быть повлиять на операции обновления. Для получения дополнительных сведений обратитесь к администратору или в справочной системе центра администрирования Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ручное обновление   

    Примечание: Вы можете вручную обновить только отчет сводной таблицы.

    1. Выделите ячейку в отчете сводной таблицы.

    2. На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить выбранное подключение.

      Примечания: 

      • Любые интерактивные операции, вызывающие повторный запрос данных OLAP, инициирует операцию обновления вручную.

      • Если эта команда обновления не отображается, то автор веб-части очистил свойство Обновить выбранное подключение, обновить все подключения . Дополнительные сведения можно найти в разделе Настройка настраиваемых свойств веб-части Excel Web Access.

  • Обновление всех подключений   На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить все подключения.

  • Периодическое обновление   С помощью Office Excel 2007 автор книги может указать, что данные будут автоматически обновляться через заданный промежуток времени после открытия книги для каждого подключения в книге. Например, базу данных инвентаризации можно обновлять каждый час, а автор книги — в книге для автоматического обновления каждые 60 минут.

    Автор веб-части может установить или снять флажок Разрешить периодическое обновление данных в Excel Web Access , чтобы включить или отключить периодические операции обновления, если свойство определено автором книги. По умолчанию в нижней части веб-части Excel Web Access появляется следующее сообщение об обновлении:

    Обновить данные для <списка подключений>? Изменен Любой (Больше не задавать этот вопрос)

    Автор веб-части Excel Web Access также может установить свойство запроса на обновление данных , чтобы управлять поведением сообщения, которое отображается, когда службы Excel выполняют периодическое обновление данных во время сеанса.

    • Любой     означает, что сообщение выводится с запросом в каждом интервале.

    • При необходимости     означает, что пользователь может выбрать продолжение периодического обновления без отображения сообщения.

    • Висеть     Это означает, что веб-клиент Excel периодически выполняет обновление без отображения сообщения или запроса.

    Дополнительные сведения можно найти в разделе Настройка настраиваемых свойств веб-части Excel Web Access.

  • Отмена обновления   Поскольку операция обновления может занять больше времени, чем ожидалось, вы можете отменить ее. В процессе обновления Службы Excel выводит сообщение с запросом. Нажмите кнопку Отмена , чтобы прервать операцию, чтобы завершить операцию обновления в более удобное время. Будут отображены данные, возвращенные запросом перед отменой операции обновления.

  1. Выделите любую ячейку в диапазоне или таблице, которые содержат ссылки на внешние данные.

  2. На вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку Обновить все.

    Обновление подключения к данным

    Чтобы обновить только выделенные данные, выберите команду Обновить.

    Вы также можете щелкнуть ячейку в диапазоне или таблице правой кнопкой мыши и выбрать команду Обновить.

    Примечание: Если у вас открыто несколько рабочих книг, то необходимо сделать это для каждой рабочей книги.

  1. Выделите любую ячейку в диапазоне или в таблице, которые содержат ссылку на импортированный текстовый файл.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все.

    Обновление подключения к данным

    Чтобы обновить только выделенные данные, выберите команду Обновить.

    Вы также можете щелкнуть ячейку в диапазоне или таблице правой кнопкой мыши и выбрать команду Обновить.

  3. В диалоговом окне Импорт текстового файла выберите нужный текстовый файл, а затем нажмите кнопку Импорт.

Обновление файла автономного куба, при котором этот файл создается повторно с использованием самых свежих данных из серверного куба, может потребовать много времени и места на диске для хранения временных файлов. Запускайте этот процесс тогда, когда вам не нужен немедленный доступ к другим файлам в Excel и у вас достаточно места на диске, чтобы повторно сохранить этот файл.

  1. Выберите сводную таблицу, подключенную к файлу автономного куба.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Обновить.

    Обновление подключения к данным

  1. На листе щелкните сопоставленную ячейку, чтобы выбрать карту XML, которую требуется обновить.

  2. Если вкладка Разработчик недоступна, откройте ее, выполнив указанные ниже действия.

    1. Откройте вкладку Файл, выберите пункт Параметры, а затем — Настроить ленту.

    2. В группе Основные вкладки установите флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

  3. На вкладке Разработчик в группе XML нажмите кнопку Обновить данные.

    Данные для обновления XML

  • На вкладке данные нажмите кнопку Обновить все.

Если у вас несколько подключений и нужно обновить только один из них, выберите любую ячейку в диапазоне данных, щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить всеи выберите команду Обновить.

Обновление подключения к данным

Управление тем, как и когда обновляется подключение

  1. Щелкните любую ячейку, содержащую данные, к которым подключены.

  2. На вкладке данные щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить всеи выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  3. На вкладке Использование настройте параметры, которые вы хотите изменить.

    Если вы создаете очень большие наборы данных, проверьте параметр включить фоновое обновление . Это возвращает управление Excel, вместо того чтобы ждать завершения обновления.

Отмена и проверка состояния обновления

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить или отменить обновление, вы можете сделать следующее:

  • проверить состояние запроса.    В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы проверить состояние запроса.

  • прервать фоновое обновление.    Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.    Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

При использовании надстройки Power Pivot для обновления ранее импортированных данных вы можете узнать, будет ли обновление успешно завершено, неудачно или отменено.

В Power Pivot выберите главная > получить внешние данные > Обновить или Обновить все , чтобы повторно импортировать текущую таблицу или все таблицы в модели данных.

Состояние обновления выделено для каждого подключения, используемого в модели данных. Возможны три выходных.

Сообщения о состоянии обновления данных в PowerPivot

Сообщение об успешном завершении — количество строк, импортированных в каждую из таблиц.

Ошибка может возникать, если база данных находится в автономном режиме, у вас больше нет разрешений, или таблица или столбец удалены или переименованы в источнике. Убедитесь, что база данных доступна, и, возможно, создание нового соединения в другой книге.

"Отменено" означает, что приложение Excel не выдавало запрос на обновление, возможно, из-за того, что обновление отключено для этого подключения.

Совет:  Вы предоставляете общий доступ к этой книге другим людям, которые могут захочет обновить данные? Помогите Вашим коллегам избежать ошибок обновления данных, изменяя их в соответствии с разрешениями для источников данных, предоставляя данные.

Свойства таблицы отображение запросов, используемых при обновлении данных

Обновление данных — просто повторное выполнение того же запроса, который использовался для получения данных, в первую очередь. Вы можете просмотреть и, в некоторых случаях, изменить запрос, просмотрев свойства таблицы в окне Power Pivot.

  1. Чтобы просмотреть запрос, используемый во время обновления данных, нажмите Power Pivot > Управление , чтобы открыть окно Power Pivot.

  2. Щелкните конструктор > Свойства таблицы.

  3. Переход в редактор запросов для просмотра соответствующего запроса.

Запросы не отображаются для каждого типа источника данных. Например, запросы для импортов каналов данных не отображаются.

Свойства подключения, которые отменяют обновление данных

В Excel можно настроить свойства подключения, которые определяют частоту обновления данных. Если обновление не разрешено в определенном соединении, вы получите уведомление об отмене при запуске обновления или попытке обновить определенную таблицу, использующую это подключение.

  1. Чтобы просмотреть свойства подключения, в Excel щелкните данные > подключения , чтобы просмотреть список всех подключений, используемых в книге.

  2. Выберите подключение и нажмите кнопку Свойства.

  3. Если флажок "обновлять это подключение настранице" обновить все "в разделе" Использование"не установлен, припопытке обновить все в окне Power Pivot вы получите сообщение об отмене.

Обновление данных на сервере SharePoint Server 2013

В SharePoint Server 2013 вы можете запланировать автоматическое обновление данных на сервере, но для этого требуется, чтобы Power Pivot для SharePoint 2013 был установлен и настроен в среде SharePoint. Обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать, доступно ли запланированное обновление данных.

С помощью Power Query можно обновить запрос для импорта последних данных в таблицу без необходимости повторного создания запроса.

Важно: 

  • Excel 2010   Power Query не входит в состав Excel 2010, но вы можете скачать, установить и активировать надстройку Power Query.

  • Чтобы активировать надстройку Power Query , выберите команды файл > Параметры > надстроек. В раскрывающемся списке Управление в нижней части экрана выберите пункт Надстройки COM и нажмите кнопку Перейти. Установите флажок Power Query и нажмите кнопку ОК. Лента Power Query должна отображаться автоматически, но если это не так, закройте и перезапустите Excel.

Чтобы обновить запрос, выполните указанные ниже действия.

  1. На ленте редактора запросов нажмите кнопку Обновить предварительный просмотр.

Лента редактора запросов

Примечание: Редактор запросов отображается только при загрузке, редактировании или создании нового запроса с помощью Power Query. В видео показано окно редактора запросов, которое отображается после изменения запроса в книге Excel. Чтобы просмотреть редактор запросов, не загружая и не изменяя существующий запрос в книге, в разделе Получение внешних данных на вкладке ленты Power Query выберите Из других источников > Пустой запрос. В видео показан один из способов отображения редактора запросов.

Отображение редактора запросов в Excel

Если в книге Excel есть подключение к таблице или запросу в базе данных Access, вы можете убедиться, что она содержит наиболее актуальные сведения. Для этого используйте команду " Обновить " (на вкладке " данные ").

  1. На листе щелкните любую ячейку, содержащую данные Access.

  2. На вкладке данные в группе подключения нажмите стрелку рядом с кнопкой Обновить все, а затем выберите команду Обновить.

Обновление подключения к данным

Чтобы настроить частоту обновления соединения, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните любую ячейку, содержащую данные Access.

  2. В группе подключения щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить всеи выберите пункт Свойства подключения.

Очень большие наборы данных рекомендуется обновлять в фоновом режиме. При этом вы сможете продолжать работу в Excel, не дожидаясь завершения обновления в течение нескольких минут или более длительного времени.

Свойства подключения

  1. На вкладке Использование настройте параметры, которые вы хотите изменить.

Проверка состояния или Отмена обновления

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить наличие обновления или отменить его, выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

  • проверить состояние запроса.    В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы проверить состояние запроса.

  • прервать фоновое обновление.    Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.    Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

Если в книге Excel есть подключение к таблице или запросу в базе данных SQL Server, вы можете убедиться, что она содержит наиболее актуальные сведения. Для этого используйте команду " Обновить " (на вкладке " данные ").

  1. На листе щелкните любую ячейку, содержащую данные SQL Server.

  2. На вкладке данные в группе подключения нажмите стрелку рядом с кнопкой Обновить все, а затем выберите команду Обновить.

Обновление подключения к данным

Чтобы настроить частоту обновления соединения, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните любую ячейку, содержащую данные SQL Server.

  2. В группе подключения щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить всеи выберите пункт Свойства подключения.

Очень большие наборы данных рекомендуется обновлять в фоновом режиме. При этом вы сможете продолжать работу в Excel, не дожидаясь завершения обновления в течение нескольких минут или более длительного времени.

Свойства подключения

  1. На вкладке Использование настройте параметры, которые вы хотите изменить, например включить фоновое обновление.

Отмена и проверка состояния обновления

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить или отменить обновление, вы можете сделать следующее:

  • проверить состояние запроса.    В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы проверить состояние запроса.

  • прервать фоновое обновление.    Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.    Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

Если в книге Excel есть соединение с таблицей или запросом в источнике данных OLE DB, вы можете убедиться, что она содержит наиболее актуальные сведения. Для этого используйте команду " Обновить " (на вкладке " данные ").

  1. На листе щелкните любую ячейку, содержащую данные OLE DB.

  2. На вкладке данные в группе подключения нажмите стрелку рядом с кнопкой Обновить все, а затем выберите команду Обновить.

Обновление подключения к данным

Чтобы настроить частоту обновления соединения, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните любую ячейку, содержащую данные OLE DB.

  2. В группе подключения щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить всеи выберите пункт Свойства подключения.

Очень большие наборы данных рекомендуется обновлять в фоновом режиме. При этом вы сможете продолжать работу в Excel, не дожидаясь завершения обновления в течение нескольких минут или более длительного времени.

Свойства подключения

  1. На вкладке Использование настройте параметры, которые вы хотите изменить.

Проверка или Отмена обновления

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить или отменить обновление, выполните одно из указанных ниже действий.

  • проверить состояние запроса.    В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы увидеть состояние запроса;

  • прервать фоновое обновление.    Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.    Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

Если используемые для карты данные изменились, вы можете обновить их вручную в 3D Maps. После этого изменения отразятся на карте. Вот как это сделать:

  • В 3D Maps выберите Главная > Обновить данные.

Обновление данных на вкладке "Главная"

Добавление данных в Power Map

Чтобы добавить новые данные в 3D MapsPower Map:

  1. В 3D Maps перейдите на карту, в которую вы хотите добавить данные.

  2. Оставив открытым окно 3D Maps, щелкните в Excel и выберите данные листа, которые вы хотите добавить.

  3. На ленте Excel щелкните Вставка > стрелка Карта > Добавить выбранные данные в Power Map.

Команда "Добавить выбранные данные в Power Map"

В 3D Maps автоматически будут отображены дополнительные данные.

Данные в книге Microsoft Office Excel, которая отображалась в службах Excel, могут поступать из двух разных расположений. Данные могут храниться непосредственно в книге или могут храниться во внешнем источнике данных, таком как база данных или куб OLAP (Online Analytical Processing).

Если данные поступают из внешнего источника данных, автор или администратор книги определил сведения о подключении, часто в файле подключения к данным Office (ODC), в котором рассказывается, как найти, войти, запросить и получить доступ к внешнему источнику данных.

Когда вы подключаетесь к внешнему источнику данных, вы можете выполнить операцию обновления для получения обновленных данных. Каждый раз, когда вы обновляете данные, вы увидите самую последнюю версию данных, включая все изменения, внесенные в данные с момента последнего обновления.

Сведения об обновлении данных

На приведенном ниже рисунке показано, как происходит процесс обновления данных, подключенных к внешнему источнику данных.

Основной процесс обновления внешних данных

  1. Операция обновления получает актуальные данные.

  2. Соединение, которое часто сохраняется в файле подключения, определяет все сведения, необходимые для доступа к данным из внешнего источника и получения данных из него.

  3. Существует множество источников данных, к которым можно получить доступ, например OLAP, SQL Server, провайдеров OLEDB и драйверов ODBC.

  4. Актуальные данные добавляются в текущую книгу.

Сведения о вопросах безопасности

Если вы подключаетесь к внешнему источнику данных и пытаетесь обновить данные, важно помнить о возможных проблемах с безопасностью и о том, что можно сделать с вопросами безопасности.

Файл подключения к данным часто состоит из одного или нескольких запросов, которые используются для обновления внешних данных. Заменив этот файл, пользователь, которому назначена вредоносная цель, может разработать запрос на доступ к конфиденциальной информации и распространить его другим пользователям или выполнить другие опасные действия. Поэтому важно убедиться, что:

  • Файл подключения был создан надежным человеком.

  • Файл подключения безопасен и поступает из надежной библиотеки подключений к данным (ДКЛ).

Дополнительные сведения о том, как администратор может создавать файлы подключения, доверять расположению и файлам безопасного подключения, можно найти в справке по Microsoft Office Excel 2007 и центре администрирования Office SharePoint Server.

Примечание по безопасности: Для доступа к внешнему источнику данных обычно требуются учетные данные (например, имя пользователя и пароль), которые используются для проверки подлинности пользователя. Убедитесь, что эти учетные данные предоставлены надежным и безопасным способом, и вы не хотите случайно показать эти учетные данные другим пользователям.

Управление обновлением данных

Вы можете управлять обновлением данных из внешнего источника, выполнив одно или несколько из указанных ниже действий.

  • Обновить при открытии   В Microsoft Office Excel 2007 автор книги может создать книгу, которая автоматически обновляет внешние данные при открытии книги, установив флажок Обновить данные при открытии файла в диалоговом окне Свойства подключения . (На вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку подключения, выберите подключение, выберите пункт Свойства, откройте вкладку Использование и нажмите кнопку Обновить данные при открытии файла). В этом случае службы Excel всегда обновляют данные перед отображением книги и создают новый сеанс. Если автор книги удаляет при открытии файла флажок Обновить данные , отображаются данные, хранящиеся в книге, что означает, что когда пользователь вручную обновляет данные, пользователь видит обновленные и актуальные данные во время текущего сеанса, но данные не сохраняются в книге Excel в книгу. Если вы хотите, чтобы актуальные данные всегда отображались при отображении книги в службах Excel, установите флажок обновлять данные при открытии файла с помощью Office Excel.

    Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC), убедитесь, что вы также установили флажок всегда использовать файл подключения в диалоговом окне Свойства подключения (на вкладке данные в группе подключения нажмите кнопку подключения, выберите подключение, нажмите кнопку Свойства, выберите вкладку Определение и нажмите кнопку всегда использовать файл подключения).

    В параметрах сайта надежного местоположения файлов, таймаутов короткого сеанса и внешнего кэша данныхтакже может быть повлиять на операции обновления. Для получения дополнительных сведений обратитесь к администратору или в справочной системе центра администрирования Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ручное обновление   

    Примечание: Вы можете вручную обновить только отчет сводной таблицы.

    1. Выделите ячейку в отчете сводной таблицы.

    2. На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить выбранное подключение.

      Примечания: 

      • Любые интерактивные операции, вызывающие повторный запрос данных OLAP, инициирует операцию обновления вручную.

      • Если эта команда обновления не отображается, то автор веб-части очистил свойство Обновить выбранное подключение, обновить все подключения . Дополнительные сведения можно найти в разделе Настройка настраиваемых свойств веб-части Excel Web Access.

  • Обновление всех подключений   На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить все подключения.

  • Периодическое обновление   С помощью Office Excel 2007 автор книги может указать, что данные будут автоматически обновляться через заданный промежуток времени после открытия книги для каждого подключения в книге. Например, базу данных инвентаризации можно обновлять каждый час, а автор книги — в книге для автоматического обновления каждые 60 минут.

    Автор веб-части может установить или снять флажок Разрешить периодическое обновление данных в Excel Web Access , чтобы включить или отключить периодические операции обновления, если свойство определено автором книги. По умолчанию в нижней части веб-части Excel Web Access появляется следующее сообщение об обновлении:

    Обновить данные для <списка подключений>? Изменен Любой (Больше не задавать этот вопрос)

    Автор веб-части Excel Web Access также может установить свойство запроса на обновление данных , чтобы управлять поведением сообщения, которое отображается, когда службы Excel выполняют периодическое обновление данных во время сеанса.

    • Любой     означает, что сообщение выводится с запросом в каждом интервале.

    • При необходимости     означает, что пользователь может выбрать продолжение периодического обновления без отображения сообщения.

    • Висеть     Это означает, что веб-клиент Excel периодически выполняет обновление без отображения сообщения или запроса.

    Дополнительные сведения можно найти в разделе Настройка настраиваемых свойств веб-части Excel Web Access.

  • Отмена обновления   Поскольку операция обновления может занять больше времени, чем ожидалось, вы можете отменить ее. В процессе обновления Службы Excel выводит сообщение с запросом. Нажмите кнопку Отмена , чтобы прервать операцию, чтобы завершить операцию обновления в более удобное время. Будут отображены данные, возвращенные запросом перед отменой операции обновления.

Вы можете автоматически обновлять диапазон внешних данных при открытии книги. Кроме того, при сохранении рабочей книги можно не сохранять внешние данные, чтобы уменьшить размер файла.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  1. Перейдите на вкладку Использование.

  2. В группе Обновление экрана установите флажок Обновить при открытии файла.

  3. Если требуется сохранить книгу с определением запроса, но без внешних данных, установите флажок Удалить данные из внешнего диапазона перед сохранением книги.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  3. Перейдите на вкладку Использование.

  4. Установите флажок Обновлять каждые, а затем введите число минут между обновлениями.

Сохраняемые пароли не зашифровываются, поэтому использовать их не рекомендуется. Если для подключения к источнику данных необходим пароль, вы можете потребовать, чтобы пользователи вводили пароль перед тем, как обновлять диапазон внешних данных. Указанная процедура не применяется при работе с данными, получаемыми из текстового файла (TXT) или из веб-запроса (IQY).

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях используются не все эти элементы или они не смешаны. Например, надежный пароль: Y6dh! et5. Ненадежный пароль: House27. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков, но лучше использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Важно запомнить пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Храните пароли, которые вы записываете, в надежном месте, не отменяя данные, которые они помогают защитить.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

  3. Откройте вкладку Определение и снимите флажок Сохранить пароль.

Примечание: Excel будет запрашивать у вас пароль только при первом обновлении диапазона внешних данных в каждом сеансе работы в Excel. При следующем запуске приложения Excel оно вновь попросит ввести пароль, если вы откроете книгу, содержащую запрос, и попытаетесь выполнить обновление данных.

Очень большие наборы данных рекомендуется обновлять в фоновом режиме. При этом вы сможете продолжать работу в Excel, не дожидаясь завершения обновления в течение нескольких минут или более длительного времени.

  1. Выделите ячейку в диапазоне внешних данных.

  2. На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Обновить все, а затем выберите пункт Свойства подключения.

    Свойства подключения

    Примечание: Невозможно запустить запрос OLAP в фоновом режиме.

    Примечание: Невозможно запустить запрос для любого типа подключения, получающего данные для модели данных.

  3. Перейдите на вкладку Использование.

  4. Установите флажок включить фоновое обновление , чтобы выполнить запрос в фоновом режиме. Снимите этот флажок, чтобы во время ожидания выполнить запрос.

    Когда вы записываете макрос, содержащий запрос, Excel не будет запускать этот запрос в фоновом режиме. Чтобы изменить записанный макрос таким образом, что запрос будет запускаться в фоновом режиме, измените макрос в редактор Visual Basic. Для объекта QueryTable вместо метода обновления BackgroundQuery := False используйте метод BackgroundQuery := True.

Если книга подключена к большому источнику данных, ее обновление может занять много времени. Чтобы проверить или отменить обновление, вы можете сделать следующее:

  • проверить состояние запроса.    В строке состояния Excel появится сообщение о том, что запрос запущен. Дважды щелкните сообщение, чтобы увидеть состояние запроса;

  • прервать фоновое обновление.    Чтобы остановить запрос, работающий в фоновом режиме, дважды щелкните сообщение о состоянии запроса в строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных нажмите кнопку Прервать;

  • прервать запрос.    Чтобы прервать запрос, когда фоновое обновление отключено, нажмите клавишу ESC.

См. также:

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×