Общие сведения об управляемых метаданных в SharePoint

В этой статье приводятся общие сведения о некоторых ключевых концепциях, связанных с работой с новыми функциями управляемых метаданных в SharePoint Server. Вы узнаете, как новые функции управляемых метаданных обеспечивают поддержку для внедрения формальных таксономий с помощью управляемых терминов. Здесь также поясняется, каким образом работают теги и как они связаны с функциями управляемых метаданных, такими как управляемые термины и корпоративные ключевые слова.

В этой статье

Функции управляемых метаданных

Ключевые термины и понятия

Таксономия

Фолксономия

Набор терминов

Термин

Управляемые термины

Корпоративные ключевые слова

Группа

Средство управления банками терминов

Столбец "Управляемые метаданные"

Столбец "Корпоративные ключевые слова"

Теги

Добавление тегов

Сценарии использования метаданных: от таксономий до фолксономий

Преимущества управляемых метаданных

Управление метаданными

Планирование и настройка управляемых метаданных

Создание наборов терминов и управление ими

Применение метаданных

Пометка контента с помощью управляемых терминов

Пометка контента с помощью корпоративных ключевых слов

Пометка контента с помощью тегов

Функции управляемых метаданных

Новые функции управляемых метаданных в SharePoint Server включаются новым приложением-службой управляемых метаданных, которое поддерживает два ключевых элемента.

  • Публикация типов контента.    Это совместное использование типов контента в семействах веб-сайтов и веб-приложениях. Дополнительные сведения о публикации типов контента см. в статье Общие сведения о типах контента и их публикации.

  • Таксономии.    Это создание иерархических коллекций централизованно управляемых терминов (наборов терминов), которые можно использовать в качестве атрибутов элементов на сайтах SharePoint, и управление такими коллекциями. Эти наборы терминов можно совместно использовать в семействах веб-сайтов и веб-приложениях. Создавать наборы терминов и управлять ими можно с помощью специального компонента, который называется средством управления банками терминов.

К началу страницы

Ключевые термины и понятия

Существует несколько ключевых терминов и концепций, которые полезны для понимания работы с различными функциями метаданных в SharePoint Server. Эти знания помогут вам понять важную информацию, изложенную как в этой статье, так и в других статьях о функциях управляемых метаданных.

Таксономия

Таксономия — иерархическая классификация слов, меток и терминов с упорядочением по группам на основе сходства. Определить таксономию и управлять ею может один человек или несколько. Хорошо известный пример таксономии, которая используется для классификации экономических данных — Международная стандартная отраслевая классификация, разработанная ООН. Таксономии полезны, так как обеспечивают логическую иерархическую структуру метаданных, которые можно использовать для единообразной классификации информации.

К началу страницы

Фолксономия

Фолксономия — это классификация, которая является результатом совместного применения слов, меток и терминов на сайте его пользователями. Если вы когда-нибудь видели облако тегов на веб-сайте, то знайте, что это визуальное представление фолксономии. На рисунке ниже показана веб-часть "Облако тегов" на сайте SharePoint. Основанный на фолксономии подход к метаданным может быть полезен тем, что при этом используются знания и опыт посетителей сайта и создателей контента, а классификация контента может развиваться вместе изменением деловых потребностей и интересов пользователей.

Облако тегов

К началу страницы

Набор терминов

Набор терминов — это группа связанных терминов.

В зависимости от того, где создается набор терминов, его действие может быть локальным или глобальным.

  • Локальные наборы терминов создаются в контексте конкретного семейства веб-сайтов и доступны (а также видны) только его пользователям. Например, если добавить столбец управляемых метаданных в список или библиотеку и создать для него новый набор терминов, он будет локальным для семейства веб-сайтов, которое содержит этот список или библиотеку.

  • Глобальные наборы терминов можно использовать на всех сайтах, имеющих подписку на конкретное приложение службы управляемых метаданных.

Наборы терминов можно настроить так, чтобы они были закрыты, а это значит, что пользователи не могут добавлять в них новые термины при вводе значений для столбцов, сопоставленных с набором терминов. Кроме того, они могут быть открытыми, что означает, что пользователи могут добавлять новые термины в набор терминов при обновлении значения для столбца, сопоставленного с набором терминов.

К началу страницы

Термин

Термин — это отдельный элемент в наборе терминов, который относится к определенному слову или фразе, которая может быть связана с элементом на SharePoint Server сайте. У термина есть уникальный идентификатор, и он может иметь много разных текстовых меток (синонимов). Если сайт является многоязычным, для термина могут также существовать метки на разных языках.

Существует два типа терминов.

Управляемые термины

Управляемые термины обычно предварительно определены и упорядочены в виде иерархического набора терминов. Это делает администратор банка терминов или другой пользователь с разрешениями для работы с управляемыми метаданными.

Корпоративные ключевые слова

Ключевое слово Enterprise — это слово или фраза, добавленные в элементы на SharePoint сайте. Корпоративные ключевые слова организованы в один неиерархический набор терминов в средстве управления банками терминов, которое называется набором зарезервированных слов. Так как пользователи обычно могут добавлять в элемент ключевое слово или фразу, корпоративные ключевые слова можно использовать для тегов в стиле folksonomy. Администраторы банков терминов и другие пользователи с разрешениями на управление метаданными могут отказаться от перемещения ключевых слов из набора терминов ключевые слова и в определенный управляемый набор терминов, после чего эти ключевые слова станут доступны в контексте определенного набора терминов. Администраторы банка терминов также могут настроить закрытые ключевые слова, чтобы пользователи не могли отправлять новые ключевые слова и не могли использовать существующие ключевые слова.

К началу страницы

Группа

С помощью групп можно задать ограничения, связанные с безопасностью. Группа представляет собой несколько наборов с общими требованиями к безопасности. Управлять наборами терминов, относящимися к группе, и создавать в ней новые наборы могут только пользователи, назначенные для нее на роль участников. В организациях следует создавать отдельные группы для наборов терминов с уникальными потребностями с точки зрения доступа и безопасности.

К началу страницы

Средство управления банками терминов

Средство управления банками терминов позволяет таксономистам, администраторам и лицам, управляющим таксономиями, создавать и импортировать наборы терминов, а также управлять ими и отдельными терминами. В средстве управления банками терминов отображается глобальный набор терминов и все локальные наборы, доступные в семействе веб-сайтов, из которого вызвано это средство.

К началу страницы

Столбец "Управляемые метаданные"

Столбец управляемых метаданных — это новый тип столбца, который можно добавить в списки или библиотеки, чтобы пользователи сайта или владельцы контента могли выбирать значения из определенного набора терминов управляемых терминов и применять их к содержимому. Столбец управляемых метаданных можно настроить для сопоставления с существующим набором терминов или создать для столбца новый набор терминов. Если вы создаете новый набор терминов специально для столбца управляемых метаданных, этот набор терминов будет локальным набором терминов, который можно использовать только в семействе веб-сайтов, где он был создан.

К началу страницы

Столбец "Корпоративные ключевые слова"

"Корпоративные ключевые слова" — это столбец, который можно добавлять к типам контента, спискам и библиотекам, чтобы пользователи могли помечать элементы словами или фразами по своему усмотрению. Этот столбец по умолчанию является многозначным. Когда пользователи вводят в нем слово или фразу, им предлагаются подходящие варианты, среди которых могут быть элементы как из наборов управляемых терминов, так и из набора терминов "Ключевые слова". Пользователи могут выбрать существующее значение или ввести новое (если набор терминов "Ключевые слова" открыт для добавления терминов пользователями).

К началу страницы

Теги

Теги — это слова или фразы, которые пользователи могут применять к контенту на сайте SharePoint, чтобы классифицировать информацию удобным для себя способом. Социальные теги также можно применять к URL-адресам за пределами SharePoint сайта. Теги подходят для пометки контента на основе фолксономии. Тег содержит указатели на данные трех типов:

  • удостоверение пользователя;

  • URL-адрес элемента;

  • термин.

Эти указатели хранятся в хранилище тегов, которое является частью приложения службы профилей пользователей. Технически теги не являются частью функций управляемых метаданных в SharePoint Server, но они подключаются к функциям управляемых метаданных в нескольких важных аспектах, которые помогают поддерживать согласованное использование метаданных во всей Организации. Часть тега, соответствующая термину, указывает на термин в наборе "Ключевые слова" из хранилища терминов для одного из приложений службы управляемых метаданных, к которым подключен сайт.

Например, при создании тега социальных сетей вы можете выбрать один из существующих терминов, в том числе управляемые термины, а также ключевые слова предприятия. Если вы выберете один из существующих условий, тег "социальное поле" будет содержать указатель на этот термин. Если вы не выберете существующий термин и создаете термин, который никогда не использовался ранее, для него будет создано ключевое слово, заданное в наборе терминов "Ключевые слова" в банке терминов, а в новом социальных тегах — этот термин.

Таким образом, ключевые слова, используемые в социальных тегах, добавляются в набор терминов ключевые слова, который отображается в средстве управления банками терминов (если они еще не существуют), и могут управляться администраторами банка терминов. Кроме того, когда пользователи применяют корпоративные ключевые слова или управляемые термины к содержимому, обновляя либо ключевые слова предприятия, либо столбец управляемых метаданных, теги социальных тегов можно создавать автоматически, чтобы они отображались в виде тегов в каналах новостей, в облаках тегов и в профилях личных сайтов. Владельцы списков и библиотек могут включать и отключать публикацию метаданных, обновляя Параметры корпоративных метаданных и ключевых слов для списка или библиотеки.

Добавляя тег к документу, вы можете сделать свое удостоверение и URL-адрес элемента конфиденциальными, но термин, который хранится в банке терминов, всегда будет общедоступным.

Благодаря использованию тегов пользователи могут улучшить обнаруживаемость контента и информации на сайте.

Дополнительные сведения о конфиденциальности и возможностях безопасности при использовании социальных тегов приведены в разделе Конфиденциальность и влияние тегов на их безопасность.

Добавление тегов

В общем смысле добавление тегов может означать применение метаданных к элементу (как управляемых метаданных, так и собственно тегов). В этой статье фраза "добавление тегов" используется в широком смысле и не относится только к тегам как таковым.

К началу страницы

Сценарии использования метаданных: от таксономий до фолксономий

Функции управления метаданными в SharePoint Server поддерживают диапазон подходов к управлению и использованию метаданных. Этот спектр можно представить себе в виде непрерывного отрезка прямой. У левого края отрезка находятся таксономии — формальные иерархические группы терминов с централизованным управлением. У другого края расположены фолксономии — классификации, являющиеся плодом совместной работы отдельных пользователей, которые свободно применяют теги к контенту.

SharePoint Server поддерживает оба крайних части этого Continuum, а также баллы на пути. На одном конце отрезка — возможность внедрять формальные таксономии, используя управляемые термины и наборы терминов. На другом — поддержка применения корпоративных ключевых слов и тегов для пометки контента по усмотрению пользователей сайта.

За пределами этих крайних пределов можно применять гибкие возможности структуры и элементов управления для метаданных, а также настраивать область, в которой этот элемент управления используется, чтобы сделать его глобально на сайтах или локально для определенных сайтов. Например, вы можете настроить наборы терминов для того, чтобы они были закрыты или открыты для пользовательских публикаций. Вы можете использовать корпоративные ключевые слова и теги в сочетании с управляемыми терминами. SharePoint Server позволяет организациям объединять преимущества формальных управляемых таксономий с динамическими преимуществами социальных тегов.

На схеме ниже показаны различные виды решений на базе SharePoint, для каждого из которых может потребоваться особый подход к метаданным с учетом задач бизнеса.

Гибкие конфигурации управляемых метаданных

К началу страницы

Преимущества управляемых метаданных

Использование управляемых метаданных на сайтах организации обеспечивает ряд преимуществ.

Постоянная использование метаданных    Функции управляемых метаданных в SharePoint Server позволяют применять к метаданным, которые добавляются к содержимому, регулируемую степень управления. С помощью наборов терминов и управляемых терминов можно определять типы терминов, доступных для добавления в содержимое, и определять, кто может добавлять новые термины. Вы также можете ограничить использование корпоративных ключевых слов определенным списком ключевых слов, настроив набор терминов ключевые слова как закрытые.

Если на сайтах согласованно используются одни и те же термины, становится проще создавать надежные процессы или решения, основанные на метаданных. Кроме того, пользовательский интерфейс для работы с метаданными на сайтах, в списках и библиотеках, а также в клиентских приложениях Office делает применение согласованных метаданных к контенту простой задачей для пользователей сайтов.

Улучшенная обнаруживаемость контента.    Когда для контента на сайтах организации используются согласованные метаданные, в нем проще искать бизнес-информацию и данные с помощью функции поиска. Новые функции поиска, например панель уточнения результатов, отображаемая в левой части страницы с результатами поиска, позволяют пользователям фильтровать результаты на основе метаданных.

На панели уточнения результатов поиска отображаются метаданные, которые можно использовать для фильтрации результатов.

К началу страницы

Кроме того, можно настроить навигацию для метаданных в списках и библиотеках, чтобы пользователи могли создавать динамические представления данных на основе определенных полей метаданных. Пользователи могут перемещаться в библиотеках по папкам или по сводным метаданным, а затем уточнять результаты, используя дополнительные ключевые фильтры.

Управление навигацией для метаданных

К началу страницы

Повышенная гибкость    Функции управляемых метаданных упрощают администраторам банков терминов (или другим пользователям с разрешением на обновление управляемых метаданных) для обслуживания и адаптации метаданных в соответствии с бизнес-потребностями. Вы можете легко обновить набор терминов в средстве управления банками терминов, а новые или обновленные условия будут доступны для использования там, где будет доступен столбец с управляемыми метаданными, связанный с этим набором терминов. Если вы объедините несколько терминов в один, то содержимое, помеченное этими условиями, будет автоматически Обновлено в соответствии с этим изменением. Вы можете указать несколько синонимов (или меток) для отдельных терминов. Если на сайте установлено несколько языков, вы также можете указать многоязыковые метки для отдельных терминов.

К началу страницы

Управление метаданными

Планирование и настройка управляемых метаданных

Прежде чем начать использовать функции управляемых метаданных в организации, возможно, потребуется уделить внимание планированию. Объем работы по планированию примерно пропорционален степени формализации и уровню контроля, которые необходимо обеспечить для метаданных.

Если нужно, чтобы пользователи могли участвовать в развитии таксономии, можно просто разрешить им добавлять ключевые слова к элементам, а затем по мере необходимости упорядочивать эти слова в наборы терминов.

Если в вашей организации намечено внедрение предопределенных формальных таксономий на основе наборов управляемых терминов, то ключевым сотрудникам, лично заинтересованным в определении структуры таксономии, потребуется объединить свои усилия для планирования и разработки наборов терминов и самих терминов, которые предполагается использовать. Дополнительные сведения об этом процессе планирования можно найти в разделе Планирование терминов и наборов терминов. Дополнительные сведения о настройке приложения службы управляемых метаданных можно найти в разделе Администрирование управляемых метаданных.

После того как ключевые заинтересованные лица в организации достигнут согласия по поводу необходимых наборов терминов, вы сможете воспользоваться средством управления банками терминов, чтобы импортировать или создать наборы терминов, а также поддерживать их и управлять ими, в то время как пользователи начнут работу с метаданными. Если приложение службы управляемых метаданных настроено для вашего веб-приложения, а вы являетесь администратором семейства веб-сайтов или выделенным администратором банка терминов, вы можете запустить средство управления банками терминов следующим образом: в меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта, а затем в разделе Администрирование сайта щелкните ссылку Управление банком терминов.

К началу страницы

Создание наборов терминов и управление ими

В средстве управления банками терминов доступен элемент управления в виде дерева, с помощью которого можно выполнять большинство задач. Набор доступных задач зависит от роли пользователя. Для работы со средством управления банками терминов необходимо иметь права администратора фермы, администратора банка терминов, руководителя группы или участника для наборов терминов. Подробные сведения об этих ролях можно найти в разделе роли управляемых метаданных.

Для выполнения действий с элементом в иерархии наведите указатель мыши на имя приложения службы управляемых метаданных, группу, набор терминов или термин, которые нужно изменить, щелкните появившуюся стрелку и выберите в меню необходимую команду.

Пример:

Если вы являетесь администратором банка терминов, то можете создавать и удалять группы в рамках приложения службы управляемых метаданных.

С помощью меню можно создавать новые группы

К началу страницы

Если вы администратор банка терминов или руководитель группы, вы можете создавать, импортировать и удалять наборы терминов в группе. Участники наборов терминов могут создавать новые наборы.

Создание нового набора терминов с помощью меню

К началу страницы

Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете создавать и повторно использовать термины в наборе терминов, а также копировать, перемещать и удалять выделенный набор терминов.

Меню с действиями, которые можно выполнить с набором терминов

К началу страницы

Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете копировать, повторно использовать, объединять, объявлять устаревшими, перемещать и удалять отдельные термины в наборе терминов.

Управление терминами в наборе с помощью меню

К началу страницы

На каждом уровне иерархии можно настроить особые свойства для группы, набора терминов или термина с помощью области Свойства, которая отображается справа от древовидной структуры банка терминов.

Например, при настройке набора терминов в области Свойства вы можете задать такие свойства, как "Имя", "Описание", "Владелец", "Контакт" и "Заинтересованные стороны". Кроме того, есть переключатель, с помощью которого можно сделать набор терминов открытым или закрытым для отправки пользователями новых терминов. Можно также указать, разрешено ли использовать этот набор терминов для добавления тегов. Если вы запретите это, то набор терминов будет невидимым для большинства пользователей. Например, можно запретить использование набора терминов для добавления тегов, если он еще находится в стадии разработки.

Область свойств средства управления банками терминов

К началу страницы

Применение метаданных

Пометка контента с помощью управляемых терминов

Если столбец управляемых метаданных был добавлен в тип контента, список или библиотеку, то владельцы контента могут пометить свое содержимое с помощью управляемых терминов из определенного набора терминов, изменив свойства списка или элемента библиотеки, а затем обновив соответствующие поля в форме " изменение свойств " для элемента или документа. Столбцы управляемых метаданных легко идентифицировать, так как они отображают значок тегов, который можно использовать для запуска диалогового окна выбора терминов.

Значки тегов в диалоговом окне ''Изменить свойства''

К началу страницы

В окне выбора терминов можно выбрать термин в иерархии. Это полезно, если вы не знаете, какие термины доступны. Если набор терминов настроен как открытый, а соответствующий столбец "Управляемые метаданные" допускает варианты заполнения, то вам может быть доступно добавление нового термина в набор. Возможно также, что вы сможете просто отправить отзыв контактному лицу, ответственному за набор терминов.

В дереве можно выбирать управляемые термины.

По мере того как вы вводите нужный термин, на выбор предлагаются подходящие доступные варианты. За термином может следовать информация в квадратных скобках: имя набора терминов и иерархия, к которой относится термин. Это полезно, когда нужно выбрать один из нескольких похожих терминов.

Когда вы начинаете ввод, вам предлагаются подходящие термины

Если предлагаются повторяющиеся или похожие термины, возможно, вы увидите описание, которое добавил администратор банка терминов, чтобы помочь пользователям сделать правильный выбор.

Поясняющий текст, помогающий выбрать нужный термин

К началу страницы

Пометка контента с помощью корпоративных ключевых слов

Если столбец корпоративных ключевых слов добавлен в тип контента, список или библиотеку, то владельцы содержимого (или любой пользователь с разрешениями на участие в этом списке или библиотеке) могут помечать контент с доступными управляемыми терминами или ключевыми словами, изменяя свойства списка или элемента библиотеки и вводя ключевые слова, необходимые для них в поле Корпоративные ключевые слова . Если совпадение или аналогичное условие существует, оно будет предложено, и вы можете выбрать его. Кроме того, можно добавить новое ключевое слово, если набор терминов "Ключевые слова" должен быть открыт для новых терминов. Поле Корпоративные ключевые слова имеет несколько значений, поэтому вы можете добавить к элементу несколько ключевых слов.

При вводе ключевого слова предлагаются доступные термины и существующие ключевые слова

К началу страницы

Пометка контента с помощью тегов

Если включена функция пометки тегами, на сайте SharePoint можно добавлять теги к контенту, который вы считаете важным или интересным. Чтобы пометить тегом страницу, воспользуйтесь значком тега (в виде бирки), который отображается в ее верхней части.

Кнопка тега на странице

Пометить тегом документы или элементы списка можно с помощью команды "Теги и заметки", которая находится на вкладке ленты Библиотека или Список.

Команда добавления тега на вкладке ''Список'' или ''Библиотека'' на ленте

По мере ввода тега, который вы хотите применить, на выбор предлагаются существующие ключевые слова или управляемые термины. Если набор терминов "Ключевые слова" открыт, можно также добавлять новые ключевые слова.

Предлагаемые варианты тегов в диалоговом окне добавления тегов

Кроме того, у вас есть возможность разметить содержимое на внешних сайтах, например в других сайтах интрасети или в Интернете, добавив в браузер Теги SharePoint и инструмент "Заметки". Дополнительные сведения о разметке внешних сайтов можно найти в разделе Начало работы с моим узлом.

Дополнительные сведения о функциях тегирования можно найти в разделе Использование тегов и заметок для обмена информацией с разделами "коллеги".

К началу страницы

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×