Общие сведения о списках

Список — это набор данных, к которым можно предоставить доступ членам группы и людям, которым вы предоставлены права доступа. Вы можете найти набор готовых шаблонов списков, чтобы обеспечить оптимальную отправную точку для организации элементов списка. Дополнительные сведения о шаблонах списков в Microsoft 365.

В этой статье описаны основы создания и использования списков. Вы можете создавать списки в Microsoft SharePoint, в приложении "списки" в Microsoft 365 или в Teams. Дополнительные сведения можно найти в статье Добавление элементов списка. Узнайте, как приступить к работе со списками в Microsoft Teams.

Сведения о списках можно найти в следующих статьях:

Примечание: Обратите внимание, что информация здесь и доступные типы списков зависят от версииSharePoint, которую вы используете. Если вы не знаете номер версии, обратитесь к администратору, службе поддержки или руководителю или посмотрите, какая версия SharePoint используется?

В организациях обычно используются различные типы списков, в том числе ссылки, объявления, контакты, отслеживание вопросов и опросы, чтобы присвоить имя нескольким.

Списки также могут содержать задачи, которые можно использовать в качестве фокальной точки для совместной работы группы или в бизнес-решении. Во многих случаях списки предоставляют быстрые и эффективные решения с минимальными изменениями или без них.

Например, можно использовать:

  • Задачи — включают в себя отслеживание владения и прогресса, а также временную шкалу на странице для привлекательного визуального представления содержимого списка.

  • Отслеживание вопросов : включает в себя управление версиями и хранилище журналов версий, более глубокий анализ проектов рабочей группы и распространенных рабочих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим количеством встроенных функций, представляющий собой надежный способ работы с данными, их хранения и совместного использования.

Например, можно:

  • Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.

  • Создавать представления списков для упорядочения, сортировки и фильтрации данных различными и определенными путями; изменение метаданных, например добавление и удаление столбцов, а также изменение правил проверки; и постоянно используйте списки на сайтах с типами контента, столбцами сайта и шаблонами. Например, вы можете просмотреть только текущие события из календаря на домашней странице и создать визуальное представление, похожее на настенный календарь, на другой странице.

  • Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.

  • Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Excel и Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.

  • Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.

  • Можно упорядочить контент одного списка по папкам для удобства и повышения производительности, а также повысить общее быстродействие путем индексации крупных списков.

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

<c0>Отслеживание версий и ведение подробного журнала</c0>.    -Отслеживание версий элементов списка, позволяющее видеть, какие элементы изменились с версии на версию, а также от того, кто изменил элементы списка. Если в более новой версии допущена ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Вести журнал списка особенно важно, если организации требуется отслеживать его развитие.

Требование утверждения.    -Укажите, что необходимо утвердить элемент списка, прежде чем его можно будет просматривать всем. В этом случае элементы будут находиться в состоянии ожидания, пока сотрудник с соответствующим разрешением не утвердит или не отклонит их. Вы также можете определить, какие группы пользователей смогут просматривать каждый элемент списка до его утверждения.

Настройка разрешений.    -Укажите, могут ли участники вашего списка просматривать и редактировать только элементы, созданные ими, или все элементы в списке. Пользователи с разрешением на управление списком могут читать и изменять все его элементы. Вы также можете назначать отдельным элементам особые уровни разрешений (например, если в них содержится конфиденциальная информация).

Создание представлений и управление ими.    -Создание различных представлений одного и того же списка. Содержимое самого списка при этом не изменится, однако его элементы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы облегчить пользователям поиск самых важных или интересных данных.

Обновление списков.    -Независимо от типа обновляемого списка процесс аналогичен добавлению, изменению и удалению элементов списка.

Добавить или изменить элементы списка можно двумя способами:

  • с помощью формы (способ по умолчанию);

  • с помощью встроенной правки, при которой элемент добавляется непосредственно на странице списка.

Если список настроен на запись версий, при изменении элемента списка создается новая версия элемента списка. Можно просмотреть историю изменений элемента списка и восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой была допущена ошибка.

Использование формул и вычисляемых значений.    -Использование формул и вычисляемых значений для динамического формирования данных в столбцах списка. Для этого можно использовать как сведения из других столбцов списка, так и системные функции. Например, с помощью функции [сегодня] можно назначить дату выполнения на день, отстающий от текущего на неделю.

Получение сведений об изменениях.    -Списки и представления могут использовать RSS, чтобы участники рабочей группы могли автоматически получать обновления. С помощью RSS-каналов пользователи могут централизованно получать и просматривать обновления, а также сводки новостей и прочих сведений. Вы также можете создать оповещения, с помощью которых будете по электронной почте узнавать об обновлении списков или добавлении в них элементов. Таким образом можно удобно отслеживать важные изменения.

Создание связей между списками    -Создание связи между двумя списками. в списке Источник создается столбец подстановки, который получает (или поддается) одно или несколько значений из целевого списка, если эти значения соответствуют значению в столбце подстановка в исходном списке. При желании вы можете продолжить добавлять дополнительные столбцы из целевого списка в исходный список. Когда вы создаете столбец подстановки, вы также можете настроить поведение связи с помощью параметра CASCADE DELETE или Restrict DELETE, который помогает сохранить данные и помогает предотвратить несоответствия, которые могут привести к проблемам в пути.

Предоставление доступа к сведениям списка с помощью программы для базы данных    -Если на вашем компьютере установлено приложение для работы с базами данных, например Access, вы можете экспортировать и импортировать данные с сайта и из нее, а также связать таблицу из базы данных со списком. При работе с данными списка в базе данных Access можно также создавать запросы, формы и отчеты. Сведения о импорте данных в базу данных Access.

Согласованное использование списков на сайтах.    -Если ваша группа работает с несколькими типами списков, вы можете добавить согласованность между несколькими списками с типами контента, столбцами сайта и шаблонами. Благодаря этим возможностям вы можете повторно использовать параметры и структуру списка, чтобы повысить продуктивность работы. Например, можно создать тип контента для вопроса службе поддержки, задав для него определенные столбцы (такие как контактные данные клиента) и бизнес-процессы. Другой пример — создание столбца сайта с раскрывающимся списком названий отделов. Этот столбец можно будет повторно использовать в множестве других списков, чтобы исключить расхождения в названиях подразделений.

Работа с элементами списка в приложении электронной почты.    -Использование почтовой программы, совместимой с технологиями Microsoft, вы можете получить важную информацию о списке. Например, с помощью Outlook вы можете просматривать и обновлять задачи, контакты и доски обсуждений на сайте. Ознакомьтесь со списком подключение внешнего списка к Outlook.

Настройка нацеленности содержимого    :     Включение целевой аудитории для фильтрации элементов по группам.

Используемый тип списка определяется типом сведений, к которым предоставляется общий доступ.

Извещения.    -Делитесь новостями и состоянием и предоставляйте напоминания. Поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты.    -Хранение сведений о пользователях или группах, с которыми вы работаете. При использовании электронной почты или программы управления контактами, совместимой с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять контакты на своем сайте в другой программе. Например, вы можете обновить список всех поставщиков своей организации с помощью почтовой программы, совместимой с технологиями Microsoft, такими как Outlook. Список "Контакты" не предназначен для управления участниками сайта, но его можно использовать для хранения и передачи контактов в организации (например, списка внешних поставщиков).

Доски обсуждений.    -Укажите центральное место для записи и хранения командных обсуждений, сходных с форматом групп новостей. Если администратор сайта настроил функцию приема сообщений электронной почты списками, то на досках обсуждений можно будет хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте в большинстве популярных почтовых программ. Например, вы можете создать доску для обсуждения нового товара.

Ссылки.    -Укажите центральное расположение для ссылок на Интернет, интрасеть Организации и другие ресурсы. Например, вы можете создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

Повышенные ссылки.    -Отображение набора действий с ссылками в визуальном макете.

Календарь    -Хранение событий команды или определенных ситуаций, например праздников компании. Содержит визуальные представления событий группы (как на настольном или настенном календаре), включая собрания, неофициальные встречи и события на целый день. С помощью этого вида списков также можно отслеживать основные вехи рабочей группы, такие как крайние сроки или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенным временным интервалам. Если вы используете электронную почту или приложение для работы с календарями, совместимые с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять календарь на сайте во время работы в другой программе. Например, можно сравнить и обновить календарь на сайте с датами из календаря Outlook, отобразив их рядом или наложив друг на друга в приложении Outlook. Ознакомьтесь со сведениями о создании календаря.

Задачи    -Отслеживание сведений о проектах и других событиях для группы. Вы можете назначать людям задачи, а также отслеживать их состояние и ход выполнения. Если вы используете программу для работы с электронной почтой или управлением задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять свои задания на своем сайте в другой программе. Например, можно создать список "Задачи" для распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Outlook вместе с другими задачами. Ознакомьтесь со списком создание списка.

Задачи проекта    -Хранение сведений о задачах с помощью представления диаграммы Ганта и индикаторов хода выполнения. С помощью списков этого типа вы можете отслеживать состояние и ход выполнения задач. Если вы используете программу для работы с электронной почтой или управлением задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи проекта на своем сайте в другой программе. Например, можно создать на сайте список "Задачи проекта" для назначения заданий по созданию учебных руководств, а затем отслеживать ход их выполнения в приложении Project. Ознакомьтесь со списком создание списка.

Отслеживание вопросов    -Хранение сведений о конкретных проблемах, например о проблемах в службе поддержки, и отслеживание хода их выполнения. Вы можете назначать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами службы поддержки и их решения. При редактировании вопросов вы можете добавлять примечания, ведя таким образом историю примечаний без изменения исходного описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждое действие, выполненное для решения проблемы, а также его результаты. Список "Отслеживание вопросов" также можно использовать в сочетании с трехэтапным рабочим процессом, чтобы упростить управление решением вопросов и отслеживание состояния проектов. Ознакомьтесь со списком создание списка.

Опрос    -Сбор и компиляция отзывов, например опроса о удовлетворении сотрудников или тестового опроса. С помощью опроса вы можете создавать вопросы и ответы разными способами, а также просматривать отзывы и предложения. Если вы установили электронную таблицу или программу базы данных, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете экспортировать результаты, чтобы проанализировать их. Ознакомьтесь со сведениями создание опроса.

Настраиваемые    -Начало списка с нуля. Вы также можете создать настраиваемый список, основанный на электронной таблице, если у вас есть программа для работы с электронными таблицами, совместимая с технологиями Майкрософт. Например, можно импортировать из Excel список, предназначенный для хранения контрактов с поставщиками и управления этими документами. Ознакомьтесь со списком создание списка на основе электронной таблицы.

Внешний список.    -Работайте с данными, хранящимися за пределами списка, но вы можете читать и записывать данные в Microsoft 365. Источник данных для внешнего списка называется внешним типом контента. В отличие от собственного списка Microsoft 365, внешний список использует службы Business Connectivity Services для доступа к данным непосредственно из внешней системы (например, SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), независимо от того, является ли эта система базой данных, веб-службой или бизнес-системой.

Настраиваемый список в    режиме таблицы: создание пустого списка, такого как настраиваемый список, но отображение списка по умолчанию в режиме таблицы. Режим таблицы предоставляет сетку данных для просмотра и редактирования данных в виде строк и столбцов. Можно добавлять и изменять строки и столбцы, применять фильтры и сортировку, отображать вычисляемые значения и итоги, а также без труда редактировать данные в ячейках сетки. В режиме таблицы требуется Office, установленный на компьютере с 32-разрядным клиентским компьютером и браузером, поддерживающим элементы ActiveX.

Список состояний.    -Просмотр и отслеживание целей проекта. В этот список входит набор цветных значков, с помощью которых можно оценить степень выполнения поставленных задач.

Циркуляры.    -Отправка данных участникам группы с указанием штампов подтверждения.

Список словарей IME (Майкрософт).    -Используйте данные из списка в словаре Microsoft IME. С помощью редакторов метода ввода (IME) Майкрософт можно преобразовывать элементы столбца "Чтение" в элементы типа "Отображение" и просматривать контент в поле "Примечания" в окне примечаний IME. Эти данные можно связать с конкретным URL-адресом.

Список контента PerformancePoint.    -Хранение элементов панели мониторинга, таких как системы показателей, отчеты, фильтры, страницы панели мониторинга и другие элементы панели мониторинга, созданные с помощью конструктора панели мониторинга PerformancePoint.

Языки и переводчики.    -Использование с рабочим процессом управления переводом в библиотеке управления переводом. В этом рабочем процессе задачи перевода назначаются переводчикам, указанным в списке для соответствующих языков. Этот список можно создать вручную или автоматически при добавлении рабочего процесса "Управление переводом" в многоязыковую библиотеку.

Список ключевых показателей эффективности.    -Отслеживайте ключевые показатели эффективности, позволяющие быстро оценивать ход выполнения для измеримых целей. Вы можете настроить списки ключевых показателей эффективности для отслеживания производительности с помощью одного из четырех источников данных: данные, введенные вручную, данные в списке Microsoft 365, данные в книгах Excel или данные из служб Analysis Services (компонент Microsoft SQL Server). После создания списка ключевых показателей эффективности его можно использовать для отображения состояния соответствующих показателей на странице панели мониторинга.

Импорт листа.     -Использование столбцов и данных из существующей электронной таблицы. Для импорта листа требуется Microsoft Excel или другая совместимая программа.

  1. На вкладке Сайты нажмите кнопку параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку и выберите пункт контент сайта.

  2. Щелкните значок Добавить приложение.

    Значок добавления приложения в диалоговом окне "Содержимое сайта"
  3. Выберите приложение. Доступные программы могут располагаться на нескольких страницах.

  4. Введите уникальное имя и запомните его, а затем нажмите кнопку Создать.

  5. Вернувшись на страницу с содержимым сайта, вы можете:

    • Закройте окно и вернитесь на страницу. Добавьте новое приложение на странице с помощью команды "вставить веб-части".

    • выбрать приложение и начать вводить данные;

    • Нажмите кнопку с многоточием ... , а затем выберите команду Изменить Параметры. Вы можете добавлять столбцы, изменять имена и выполнять другие задачи.

Возможности списков могут быть использованы различными способами — это зависит от размера и количества существующих списков, а также требований организации.

Хранение большого количества элементов в одном списке

Один большой список может служить различным потребностям. Например, может существовать большой список технических вопросов, которые необходимо решить в организации, и эти вопросы могут относиться к различным проектам и группам.

Используйте один список в указанных ниже случаях.

  • Группа нуждается в сводных данных об элементах списка или в различных представлениях одного и того же набора элементов. Например, руководителю может требоваться просматривать изменения по всем техническим вопросам в организации или по вопросам, зарегистрированным в определенный период времени.

  • Пользователи предпочитают просматривать и искать вопросы в одном и том же месте на сайте.

  • К элементам списка необходимо применить одинаковые параметры, например отслеживание версий или требование утверждения.

  • Группы, работающие со списком, имеют похожие характеристики, например, одинаковые уровни разрешений. Для определенных элементов списка могут быть применены уникальные разрешения, но, если уровни разрешений сильно различаются, следует использовать несколько списков.

  • Необходимо проводить анализ данных о списке или получать объединенные обновления списка. Можно получать предупреждения при изменениях элементов списка или просматривать изменения в списке с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать единый список измененных данных.

Несколько списков используются при наличии значительных различий между управляемыми элементами или между группами пользователей, работающих с этими элементами.

Используйте несколько списков в указанных ниже случаях.

  • Пользователям не требуются сводные данные по всем элементам.

  • Группы пользователей, обращающихся к данным, имеют разные характеристики и различные уровни разрешений.

  • К разным наборам элементов необходимо применить различные параметры, например управление версиями или утверждение.

  • Не требуется одновременно анализировать все элементы или получать консолидированные обновления для списка.

Ниже описаны некоторые способы упорядочения списков и их элементов.

Добавление столбцов    -Помогите своей группе точно определить наиболее важные элементы, вы можете добавить в список столбцы. Например, вы можете добавить столбец Project в список, чтобы упростить работу с определенными проектами, а также работать с их элементами. Кроме того, вы можете добавить дополнительные столбцы, если вы хотите собрать дополнительные сведения для каждого элемента списка, например название отдела или имя сотрудника.

Если в списке содержится несколько элементов, вы можете индексировать определенные столбцы для повышения быстродействия при просмотре нескольких элементов или смене представлений. Расположение элементов при этом не изменится, однако упростится хранение большого количества объектов в списке. Обратите внимание, что для индексирования базы данных требуется больше места на диске. Ознакомьтесь со списком создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание представлений    -Используйте этот способ, если пользователи в группе часто должны видеть данные определенным образом. В представлениях используются столбцы для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных. Вы также можете выбрать количество элементов, отображаемых в каждом представлении. Например, пользователи могут просматривать список в наборах из 25 или 100 элементов списка на странице, в зависимости от их настроек и скорости их подключения.

Благодаря представлениям вы можете хранить в списке множество элементов, но просматривать только необходимые в зависимости от обстоятельств (например, вопросы за определенный год или только текущие события календаря). Вы можете создать личные представления, доступные только вам, а при наличии разрешения на изменение списка — общие представления, доступные всем. Ознакомьтесь со списком создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание папок.    -Добавление папок в большинство типов списков, если у владельца списка разрешено создание папок. В списки большинства типов можно добавлять папки, если владелец это разрешил. Это особенно полезно, когда элементы списка можно разделить на определенные категории, например по проектам или группам. Технологии Майкрософт предоставляют представление в виде дерева, позволяющее людям перемещаться по сайтам и папкам так, как они работают с папками на жестком диске. В SharePoint доступно представление в виде дерева, которое позволяет переходить по сайтам и папкам так же, как по папкам на жестком диске (например, своя папка может быть у каждого отдела). Ознакомьтесь со списком создание папки в списке.

См. также

Добавление, изменение и удаление элементов списка

Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

Создание папки в списке

Удаление папки из списка

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×