Планирование контента сайта SharePoint

Если содержимое сайта логически упорядочено и легко находить, вы проще управлять ими, и пользователи сайта более продуктивно работают. Администратор семейства веб-сайтов или владелец сайта может запланировать стратегию сайта перед созданием сайта. В этой статье мы рассмотрим следующее:

Планирование типа контента для сайтов

После того как вы задумали количество и тип нужных сайтов, выполните некоторые действия по планированию содержимого, которое будет храниться на этих сайтах. Цель этого процесса — принять решения по следующим вопросам:

  • Типы списков, библиотек и страниц, которые нужно создать на сайтах для упорядочения содержимого    Библиотеки можно использовать для хранения документов и других файлов, а списки — для отслеживания задач и проблем. Страницы — это отдельные элементы сайта, где можно отобразить содержимое, приложения, ссылки и многое другое.

  • Какие приложения вы хотите включить    вSharePoint встроенные приложения, такие как библиотеки документов и списки, но вы также можете создавать собственные приложения или покупать приложения сторонних производителей в магазине SharePoint.

  • Необходимость создания типов контента    Типы контента помогают настраивать использование и отслеживание определенных видов контента;

Ваша организация может попытаться выполнить такой план централизованно (особенно для типов контента), но это также относится к типу планирования, в соответствии с которым пользователи могут выполнять индивидуальную настройку сайтов, для которых они отвечают.

Типы приложений, размещаемых на сайтах

В дополнение к обдумыванию типов контента вы можете подумать о других типах данных, которые будут храниться на сайтах, или о типах задач, которые пользователи в вашей организации хотели бы использовать для управления. Это поможет вам планировать различные типы приложений, которые вы можете добавить на сайты, чтобы приступить к работе. Например, если вы знаете место для хранения документов, вам, возможно, потребуется добавить библиотеку документов. Если вы знаете, что вы хотите отслеживать важные даты, вам, скорее всего, понадобится Календарь.

Нет необходимости сразу же добавлять все приложения, которые могут понадобиться в будущем. Владельцы сайта со временем будут добавлять и удалять приложения по мере изменения бизнес-требований. Но предварительное планирование настройки контента сайтов может помочь с самого начала сделать их полезными для пользователей.

вSharePoint включены встроенные приложения, которые можно использовать для разнообразных бизнес-целей, из хранилища документов и управления ими, а также для управления проектами и отслеживания для общения. Вы можете добавить на сайт несколько экземпляров этих типов приложений. Вы также можете купить и добавить сторонние приложения из магазина SharePoint на сайт.

Дополнительные сведения см. в статьях Добавление приложения на сайт и Приобретение приложения в Магазине SharePoint.

Необходимость определения типов контента

Типы контента позволяют пользователям сайта быстро создавать специализированные виды контента с помощью команды Создать элемент или Создать документ в списке или библиотеке. Типы контента полезны, поскольку с их помощью владельцы сайтов могут обеспечивать согласованность контента на всех сайтах. Кроме того, при использовании типов контента один список или библиотека может содержать элементы или документы нескольких типов. Владельцы сайтов могут предварительно настроить подробные сведения о контенте при создании типов контента для сайта, списка или библиотеки.

Владельцы сайтов могут определять типы контента для элементов списка, документов или папок.

Может оказаться полезным определить типы контента для некоторого контента, если он соответствует любому из указанных ниже условий.

Условие

Возможная польза от типов контента

Имеются особые типы документов со стандартизированным форматом или предназначением, и нужно обеспечить их единообразие в масштабе организации.

Настройте типы контента сайта для документов этих типов на уровне сайта группы, чтобы они были доступны для использования на всех дочерних сайтах сайта группы. Таким образом, все пользователи в организации будут создавать эти документы, не нарушая единообразия.

Имеются определенные шаблоны, которые сотрудники должны использовать для конкретных типов документов.

Добавьте эти шаблоны документов в соответствующие типы контента, чтобы во всех новых документах, создаваемых на основе такого типа контента, использовался нужный шаблон.

Существует стандартный набор данных, которые нужно отслеживать для определенных типов документов или элементов.

Добавьте столбцы в тип контента, чтобы отслеживать эти данные. Если какие-либо сведения особенно важны, эти столбцы можно назначить при необходимости. При настройке типа контента для определенных столбцов можно также указать значения по умолчанию.

Для обработки или рецензирования конкретных типов документов существует определенный бизнес-процесс.

Рассмотрите целесообразность настройки рабочих процессов для определенных типов контента. Рабочие процессы можно использовать для управления бизнес-процессами, такими как рецензирование или утверждение документов.

После выявления контента, для которого нужно определить типы контента, следует подумать о том, где их определить. Если вы определяете типы контента сайта на уровне сайта группы, они будут доступны для повторного использования в списках и библиотеках на всех дочерних сайтах сайта группы. Отдельные владельцы сайтов могут также определить типы контента для своих сайтов, однако их можно будет использовать в списках и библиотеках только на данном сайте и его дочерних сайтах.

Возможно, вам будет удобно создать электронную таблицу или таблицу, которая захватывает данные, которые вы хотите включить при определении типов контента. Например, можно сначала создать некоторую базу, подобную таблице ниже, а затем дорабатывать ее, добавляя дополнительные данные, которые нужно отслеживать (это могут быть сайты или группы, которые будут использовать типы контента).

Новый тип контента

Родительский тип контента

Столбцы

Шаблон документа

Рабочие процессы

Укажите имя для типа контента, который нужно создать.

Укажите родительский тип контента, на основе которого будет создан новый тип.

Перечислите новые или имеющиеся столбцы, которые нужно добавить в тип контента.

Укажите, будет ли с типом контента связан какой-либо шаблон документа.

Укажите, будут ли с типом контента связаны какие-либо рабочие процессы.

Дополнительные сведения о работе с типами контента см. в статье Создание и настройка типа контента сайта.

Организация поиска контента и доступа пользователей к нему

Подумайте, как пользователи сайта могут находить и использовать содержимое на ваших SharePoint сайтах. Такое планирование поможет принять решения о настройке навигации и поиска на сайте группы и его дочерних сайтах.

Выбор сайтов, которые нужно включить в глобальную структуру навигации

Для планирования навигации может оказаться полезным создать схему иерархии сайтов. Если такая схема уже была создана при планировании сайтов, можно взять ее за основу и внести необходимые изменения. Добавьте в нее все дочерние сайты сайта группы. Вы также можете добавить важные списки или библиотеки, существующие на сайте группы и его дочерних сайтах. Это поможет вам быстро определить важные места назначения, которые пользователи сайта могут найти, если они начинаются с домашней страницы сайта группы.

Верхняя панель навигации на сайте обеспечивает глобальную навигацию.

Ссылки, которые выделены сверху.

По умолчанию у каждого сайта имеется собственная верхняя панель навигации, но можно разрешить ее наследование от родительского сайта, чтобы обеспечить единообразную навигацию для всех сайтов. Вы можете настроить перечень сайтов, которые отображаются на верхней панели навигации. На эту панель можно также добавить ссылки, указывающие на любой другой URL-адрес, если требуется включить в структуру навигации сайта ссылки на внешние ресурсы. Подробнее о настройке верхней панели навигации см. в статье Настройка навигации на сайте группы.

Если на сайте группы есть большое количество дочерних сайтов, возможно, вы не хотите предоставлять доступ к ним на верхней панели ссылок, так как это может привести к перегрузке пользователей сайта. Но при этом следует обеспечить удобный доступ к важным сайтам или контенту. С помощью схемы иерархии сайтов выявите ключевые сайты, которые должны быть представлены в глобальной структуре навигации.

Навигация по сайтам

В дополнение к верхней навигации сайты также отображает элемент навигации в левой части страницы под названием "Быстрый запуск".

Обычно на панели быстрого запуска отображаются ссылки, которые имеют отношение к данному сайту, и ее можно использовать для выделения наиболее важного контента. При создании нового списка или библиотеки новая ссылка автоматически появляется в разделе недавние на панели быстрого запуска. В разделе Последние отображаются только пять последних ссылок.

По ссылке "Последние" на панели быстрого запуска показываются последние созданные страницы, списки и библиотеки

Вы можете настроить панель быстрого запуска, чтобы добавить или удалить ссылки на списки и библиотеки на сайте. Можно также сгруппировать ссылки под настраиваемыми заголовками. Если вы решите, что все дочерние сайты наследуют глобальную навигацию, то у владельцев сайтов будет важно настроить навигацию на панели быстрого запуска, так как в этом случае пользователи смогут найти контент на сайте при посещении. Если вы решите, что дочерние сайты не наследуют глобальную навигацию на сайте группы, пользователи смогут использовать как верхнюю панель ссылок, так и панель быстрого запуска на дочернем сайте для поиска содержимого в нем. Дополнительные сведения об изменении ссылок на панели быстрого запуска можно найти в разделе Настройка навигации на сайте группы.

К началу страницы

Важные аспекты планирования поиска

У пользователей больше вероятность использования SharePoint, когда они смогут легко найти нужные сведения. С помощью таких функций содержимого, как типы контента или добавляя столбцы метаданных в списки и библиотеки, вы можете сделать его более обнаруживаемым для поиска.

Администраторы семейства веб-сайтов и администраторы сайта могут выполнять ряд конфигураций для настройки поиска пользователей.

Для этого выполните указанные ниже действия.

Ознакомьтесь с приведенными ниже разделом.

Настройте стиль и параметры, влияющие на результаты поиска, вы можете настроить центр поиска и веб-части, которые используются на страницах центра поиска.

Управление центром поиска в SharePoint

Создавайте правила запроса, чтобы улучшить метод поиска, который отвечает за намерения пользователя.

Управление правилами запроса

Настройка источников результатов для поиска.

Управление источниками результатов

Просмотр, создание и изменение управляемых свойств или сопоставление свойств для обхода с управляемыми свойствами.

Управление схемой поиска в SharePoint

Экспорт и импорт пользовательских параметров конфигурации поиска между сайтами. Экспортируемые и импортируемые параметры включают все настраиваемые правила запросов, источники результатов, типы результатов, модели ранжирования и параметры поиска на сайте.

Экспорт и импорт пользовательских параметров конфигурации поиска

Включение контента в поиск

Служба поиска запланирована для обхода контента SharePoint каждые пять минут. После того как элемент будет добавлен на SharePoint сайт, для его индексирования и возврата в результатах поиска потребуется определенный интервал времени. Это время зависит от текущих действий пользователя. Такие задачи, как перенос, обновление и обслуживание сайтов, увеличивают нагрузку на конвейер индексирования. Новые элементы содержимого обычно должны выводиться в результатах поиска в течение часа.

Действия пользователей с контентом

Запросив некоторые основные вопросы о том, какие пользователи сайта должны делать с контентом, вы можете указать, как настроить определенные сайты, списки или библиотеки, а также определить, какие особенности может потребоваться использовать пользователи сайта.

Вопросы для изучения

Соображения относительно настройки контента

Нужно ли отслеживать версии отдельных типов документов или элементов списка?

  • Возможно, нужно включить управление версиями для этих списков или библиотек.

  • Возможно, следует настроить обязательное извлечение документов или элементов перед их изменением.

Нужна ли пользователям сайта возможность совместно работать с документами определенных типов?

  • Возможно, потребуется включить совместное редактирование для соответствующих библиотек, чтобы упростить сотрудничество.

Следует ли утверждать конкретные типы содержимого, прежде чем они будут доступны для широкого использования

  • Возможно, следует включить утверждение контента для библиотек или использовать рабочие процессы для управления утверждением.

Участвуют ли некоторые типы документов в определенных бизнес-процессах или в рабочих процессах документооборота?

  • Возможно, потребуется создать или настроить рабочие процессы для типов контента, которые применяются к таким документам, или для библиотек, в которых эти документы будут храниться.

Будут ли вы использовать списки для управления процессами

  • Возможно, нужно будет создать или настроить рабочие процессы на основе списков для таких процессов, как отслеживание вопросов и управление ими.

Будут ли конфиденциальные данные на сайтах, которые должны быть ограничены общим доступом

  • Возможно, потребуется создать определенные сайты или библиотеки с особыми разрешениями для хранения конфиденциальных данных.

  • Если потребность в ограничении доступа к контенту минимальна, рекомендуется использовать разрешения на уровне элементов.

  • Чтобы обеспечить отображение различного контента для разных пользователей, можно прибегнуть к выбору целевой аудитории.

  • Возможно, потребуется исключить определенные списки или библиотеки из индексирования поиска.

Нужно ли пользователям получать уведомления об изменениях контента?

  • Возможно, следует включить RSS для ключевых списков и библиотек.

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×