Руководство: настройка новостей для организации с помощью центрального сайта

С помощью SharePoint вы можете делиться новостным контентом во всей организации понятным и доступным для просмотра способом. По умолчанию новости SharePoint показываются на стартовой странице SharePoint, на сайтах группы, информационных сайтах, на центральном сайте и в мобильном приложении в соответствии с тем, насколько новости относятся к пользователю. Например, если важные новости опубликованы кем-то в схожей с вами области работы или размещены на сайте, где вы активны, она будет показана пользователю.

Организациям доступны множество параметров, таких как вид новостей, место отображения, возможные авторы публикаций и многое другое.

В этой статье мы покажем, как реализовать комплексную стратегию настройки новостей на всех уровнях организации.

Стратегия

В этом руководстве мы не просто настроим веб-части "Новости" на различных сайтах. Мы покажем вам комплексную стратегию, включающую настройку "официального" новостного сайта для новостей, которые имеют внешний вид новостей организации, настройку категорий для различных типов новостей и даже настройку процесса утверждения новостных публикаций. Мы отобразим на центральном сайте интрасети новости, которые взяты из корпоративного информационного сайта, информационном сайте отдела и сайте группы отдела.

На домашней странице центрального сайта отображаются все утвержденные новости для любого сайта, связанного с центром. Это означает, что пользователи видят все новостные публикации, созданные на сайте корпоративных новостей, все новости, созданные на информационных сайтах отделов, и новости только для сайта группы отдела.

1. Новости с официального корпоративного информационного сайта, который является частью центрального сайта
2. Новости с информационного сайта отдела, который является частью центрального сайта
3. Новости с сайта группы отдела, который является частью центрального сайта

Контент на сайтах центра отображается следующим образом:

• На каждом информационном сайте отдела отображаются новости только для этого отдела.
• На каждом сайте группы отдела отображаются новостные публикации, созданные на этом сайте группы, и публикации, созданные на сайте корпоративных новостей.

Вот как работает поток новостей:

• Все сотрудники имеют разрешение создавать новости на сайтах группы. Публикации можно пометить как "веха" или просто "для отдела".
• В каждом отделе задача по созданию новостных публикаций для информационного сайта отдела назначается одному или нескольким сотрудникам.
• Все новости, созданные на информационных сайтах отдела проходят поток утверждения страниц, при котором отдельный человек из отдела корпоративных связей утверждает публикации.
• Официальные новости от отдела корпоративных связей создаются на специальном сайте корпоративных новостей, который не связан с центральном сайтом. Контент на этом сайте обозначен, как "официальные" новости.
• Ежемесячно все сотрудники получают по электронной почте выборку новостных историй от отдела корпоративных связей.

Структура центрального сайта

Все сайты группы и информационные сайты, кроме корпоративного информационного сайта, связаны с одним центральном сайтом.

У каждого отдела есть информационный сайт для обмена информацией с остальной организацией и сайт группы для внутренних связей между сотрудниками отдела.

Реализация стратегии

В этом разделе вы узнаете процесс настройки среды SharePoint в соответствии с требованиями этой стратегии новостей. Этот процесс включает настройку веб-части "Новости" и создание процесса утверждения страниц в библиотеке страниц, создание категорий для новостей и обозначение одного сайта как сайта с "официальными новостями."

В этом примере предполагалось, что каждый из информационных сайтов и сайтов группы уже связан с центральном сайтом (за исключением отдела корпоративных связей), а на сайте отдела корпоративных связей уже есть несколько новостей. Если вы хотите узнать, как настраивать такие типы сайтов, см. статьи Настройка центрального сайта SharePoint, Создание информационного сайта в SharePoint Online и Создание сайта группы в SharePoint.

Настройка корпоративного информационного сайта для официальных новостей организации

Настройка корпоративного информационного сайта для "официальных" новостей организации позволяет отображать новости от отдела корпоративных связей с акцентом, чтобы пользователи сразу знали, что это официальные новости компании, как в этом примере:

Чтобы включить эту функцию и указать сайт для новостей организации, администратор SharePoint должен использовать команды PowerShell SharePoint Online:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Настройка новостей на сайте группы отдела

На сайте группы отдела веб-часть "Новости" требуется добавить на страницу три раза. В каждой веб-части будут отображаться различные новости в зависимости от источника новостей и категорий. Для создания категорий добавьте столбец в библиотеку страниц, чтобы авторы могли относить свои страницы в подходящие категории.

Создание столбцов для категорий

1. На сайте группы отдела выберите ссылку Страницы в меню навигации по сайту, чтобы перейти к библиотеке страниц.

2. Выберите + Добавить столбец или + справа от названия последнего столбца в верхней части страниц.

   

3. В поле Название введите имя Тип публикации.

4. В выпадающем меню выберите Выбор в качестве типа столбца.

5. У вас есть два варианта: "Новости отдела" и " Веха".

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Затем мы добавим веб-части "Новости" на домашнюю страницу сайта группы отдела, чтобы показывать новости отдела, вехи и новости с веб-сайта вашей организации.

Добавление новостей отдела

1. Добавьте раздел-треть в правую часть домашней страницы.
2. В первом столбце добавьте веб-часть Новости и назовите ее "Новости отдела".
3. Выберите Изменить на панели инструментов веб-части.
4. Настройте следующие параметры на панели свойств веб-части:
   • Источник новостей:этот сайт
   • Отображение заголовков и команд: вкл.
   • Схема: главная статья
   • Фильтр: свойства страницы
   • Название свойства: тип публикации Равно Новости отдела
5. Выберите Применить, чтобы сохранить изменения.

Добавление новостной вехи

1. В том же столбце под добавленной веб-частью снова добавьте веб-часть Новости и назовите ее "Вехи".
2. Выберите Изменить на панели инструментов веб-части.
3. Настройте следующие параметры на панели свойств веб-части:
   • Источник новостей:этот сайт
   • Отображение заголовков и команд: вкл.
   • Схема: рядом
   • Фильтр: свойства страницы
   • Название свойства: Тип публикации Равно Вехи
4. Выберите Применить, чтобы сохранить изменения.

Добавление корпоративных новостей

1. Во втором (правом) столбце снова добавьте веб-часть Новости еще раз и задайте для нее название "Корпоративные новости".
2. Выберите Изменить на панели инструментов веб-части.
3. Настройте следующие параметры на панели свойств веб-части:
   • Источник новостей: выберитеВыбрать сайты, а затем выберите сайт корпоративных новостей.
   • Отображение заголовков и команд: вкл.
   • Схема: рядом
   • Фильтр: свойства страницы
   • Название свойства: Тип публикации Равно Вехи
4. Выберите Применить, чтобы сохранить изменения.

Чтобы проверить, что вы уже сделали, создайте несколько новостей на сайте отдела. Настройте свойства страницы на страницах новостей так, чтобы в некоторых типах публикаций было выбрано "Новости отдела", а в других — "Веха". Чтобы обновить знания об настройке свойств страниц, см. статью Просмотр, изменение и добавление сведений о странице.

Вот как выглядит домашняя страница отдела после завершения настройки:

Настройка информационного сайта отдела

В этом примере новости, созданные на информационном сайте, должны быть утверждены. Вы можете настроить утверждение страницы с помощью Power Automate. Назовите поток так, чтобы его название включало название сайта, например "Утверждение страниц для отдела кадров" и назначьте утверждающего сотрудника в отделе корпоративных связей.

Затем настройте домашнюю страницу сайта, чтобы отображать новости с этого сайта.

1. На домашней странице информационного сайта вашего отдела добавьте веб-часть Новости.
2. Выберите Изменить на панели инструментов веб-части.
3. Настройте следующие параметры на панели свойств веб-части:
   • Источник новостей:этот сайт
   • Схема главная статья
4. Создайте новость, которая будет отображаться на домашней странице. Когда все будет готово, отправьте страницу на утверждение, выбрав Отправка на утверждение в правой верхней части страницы.

Сотрудник, назначенный в качестве утверждающего при настройке потока, получит сообщение электронной почты о том, что страница ожидает утверждения. После утверждения страницы она появится в веб-части "Новости" на информационном сайте отдела.

Создайте несколько новостей на этом сайте. Убедитесь, что каждая страница отправлена на утверждение, а затем утверждена.

В этом примере вы можете увидеть, какие новости отображаются на информационном сайте отдела кадров:

Настройка домашней страницы центрального сайта интрасети

1. Добавьте раздел с двумя столбцами на домашнюю страницу своего центрального сайта.
2. В левом столбце добавьте веб-часть Новости.
3. Выберите Изменить на панели инструментов веб-части.
4. Настройте следующие параметры на панели свойств веб-части:
   • Источник новостей: выберите Выбор сайтов, а затем выберите сайт отдела корпоративных связей.
   • Схема: главная статья
5. В правом столбце снова добавьте веб-часть Новости.
6. Настройте следующие параметры на панели свойств веб-части:
   • Источник новостей: все сайты в центре
   • Схема: новости центра

Когда все будет готово, в левой части страницы должны быть только новости из отдела корпоративных связей, а новости из каждого сайта, связанного с центром, в веб-части справа.

Разработка собственной стратегии новостей

Теперь, когда вы знаете, как использовать одну конкретную стратегию, вы можете подумать о собственной стратегии. Вот несколько вопросов, которые можно задать себе и вашей организации, чтобы помочь вам подготовиться:

• Как в настоящее время сообщается о новостях? Как использовать тех же сотрудников или процессы, которые у вас уже есть при использовании нового подхода?
• Какой новостной контент вы хотите отправлять?
• Кто будет автором контента?
• Требуется ли утверждать новости? Если да, то каким должен быть процесс утверждения?
• Как в настоящее время сообщается о новостях?

Связи в организации и отделе

Во многих организациях уже существует формальный способ передачи информации сотрудникам в масштабе всей организации. Кроме того, сотрудники отдела часто общаются друг с другом менее формальным способом. Важно продумать эти процессы, так как в некоторых случаях вы можете продолжать использовать тех же сотрудников или процессы в SharePoint.

При общении в масштабе всей организации задайте себе следующие вопросы:

• Кто-то из вашей организации создает и отправляет информационные бюллетени?
• Они отправляются по электронной почте? Если да, то каким образом сейчас этот сотрудник узнает, какие новости включать в бюллетень? Как часто рассылают бюллетени?
• Каков процесс отбора новостей для добавления в бюллетень? Кто принимает это решение?
• Каков процесс редактирования контента?
• Как определить, какие изображения будут включены в статьи?

На уровне отдела задайте себе такие вопросы:

• Есть ли сотрудник, в обязанности которого входит обмен информацией с остальным отделом?
• Могут ли сотрудники обмениваться информацией друг с другом с помощью таких инструментов, как электронная почта или средства обмена сообщениями?
• Какой контент рассылается?

Типы контента и его релевантность

Следующий шаг в построении стратегии новостей — оценка типа новостного контента, который производит ваша организация. Типы новостей могут включать:

• Статьи "В новостях", которые уведомляют сотрудников о том, что ваша компания или организация была представлена в СМИ, например появилась в отраслевой публикации или в новостной программе
• Объявления или вехи компании, такие как выпуск нового продукта или запуск нового проекта
• Вехи сотрудников, например, когда сотрудник вступает в брак, заводит ребенка или выходит на пенсию
• Сведения, которые требуют от сотрудников принятия мер, таких как регистрация для получения льгот или участие в обучении

Когда вы думаете об этом контенте, важно помнить о его релевантности и важности для различных групп в организации. Например.

• Всем в вашей организации следует знать, когда можно зарегистрироваться для использования льгот. Это важно и релевантно для всех.
• Людям из финансового отдела необходимо знать о новых законах, которые связаны с их практикой ведения бухгалтерского учета. Это релевантно и важно для них. Однако это не релевантно и не важно для других людей в организации.
• В пятницу в отделе продаж в комнате отдыха проводится кулинарный конкурс. Это может быть релевантно для отдела продаж, но это не важно, и никто другой в организации не считает эту информацию релевантной или важной.

Цель продумывания контента — заметить, какой контент следует показывать более подробно, какой контент второстепенный, а какой вообще не нужно представлять. Ответ на этот вопрос может зависеть от таких факторов, как размер вашей компании. Если у вас небольшая компания, вы можете решить, что вехи сотрудников должны отображаться в масштабах всей компании, а крупные компании могут показывать эти новости только сотрудникам в определенном отделе.

Кто за что отвечает

Кто является автором новостного контента?

В некоторых организациях новостной контент создается и управляется центральным лицом или группой людей, например отделом корпоративных связей. Этот централизованный подход обеспечивает простой подход к созданию и управлению новостным контентом, обеспечивая публикацию только важного и релевантного контента для сотрудников всей компании. Однако этот подход обычно уменьшает объем создаваемого новостного контента, так как для него требуется много времени одного сотрудника или одной группы сотрудников. Открыв процесс публикации для других людей в организации, вы предоставляете другим людям возможность создания новостного контента. Новостной контент, созданный пользователями в собственных отделах, будет более новым и более ориентированным на их действия в отделе, что увеличивает релевантность такого контента.

Кто утверждает новостной контент?

После того как вы разрешите другим пользователям создавать новостные материалы, возможно, будет создан контент, который не соответствует вашим критериям качества. Это может быть контент с орфографическими и грамматическими ошибками, недопустимыми словами либо он может быть просто неинтересным. Вы можете реализовать процесс утверждения, чтобы убедиться, что контент соответствует критериям, необходимым для публикации.

Как пользователи будут потреблять новости с помощью SharePoint?

Обычно сайты интрасети создавались с задумкой, что для потребления новостей пользователи будут переходить на главную страницу интрасети. В этом сценарии важные новости компании будут представлены на домашней странице с дополнительным каналом новостных статей, собранных с сайтов отделов. Это сценарий с "вытягиванием", где "официальный" контент (часто важный и релевантный для всех сотрудников) отображается, а агрегированный контент "вытягивается" с других сайтов отделов. Однако во многих случаях пользователи больше не переходят на домашнюю страницу интрасети. Пользователи могут просто перейти непосредственно на свою домашнюю страницу сайта отдела, так как этот сайт содержит большую часть сведений, которые они считают релевантными. В некоторых случаях организации могут выбрать реализацию сценария "проталкивания", при котором официальные сведения "проталкивают" на сайт отдела, где они отображаются наряду с новостными статьями, созданными только в отделе.

Если ваша организация использует центральные сайты, вы можете собирать новостной контент на уровне центрального сайта. Если в вашей организации реализовано несколько центров, важно подумать о том, как эти центры встраиваются в общую стратегию новостей. Обычно создается как внутренний, так и внешний сайт отдела. Внутренний сайт отдела обычно является сайтом группы SharePoint, подключенным к группе. Этот сайт предназначен только для сотрудников отдела. Однако существует также общедоступный информационный сайт SharePoint, который используется для передачи информации из этого отдела во всю организацию.

С помощью этой модели все пользователи будут видеть все новости, созданные на информационных сайтах отделов, но пользователи также будут видеть новости с сайта той группы, к которой они принадлежат.

Кроме того, важно помнить о других местах, где пользователи могут использовать новостной контент. Пользователи могут читать новости с помощью приложения SharePoint на мобильном устройстве и на странице SharePoint в Office 365. Кроме того, владелец сайта может создать информационный бюллетень с последними новостями, которые можно отправить пользователям. Пользователи также могут размещать новости с сайта SharePoint, подключенного к группе, в канале Microsoft Teams.

Хотите узнать больше?

Наберитесь вдохновения, просмотрев дополнительные примеры в наглядном справочнике SharePoint.

См. другие пошаговые руководства по созданию сайтов для организации.