Работа с бизнес-контактами в диспетчере контактов

Вы можете использовать записи бизнес-контактов для Организации и хранения большого количества сведений о людях, с которыми вы бизнеса.

В этой статье описано, как создавать новые записи и заполнены формы "Бизнес-контакт".

В этой статье

Создание новых записей бизнес-контактов

Изменение записей бизнес-контактов

Фильтрация списка бизнес-контактов

С записями бизнес-контакта можно делать следующее:

  • Добавьте их с помощью различных методов.

  • Назначать их сотруднику или коллеге.

  • Свяжите с ними учетные записи.
    Связывая записи бизнес-контактов с записями учетной записи, вы можете соединить сведения о бизнес-контактах со сведениями о компаниях, в которых они работают. Например, если вы Свяжите один или несколько бизнес-контактов с записью партнера, журнал обращений записи учетной записи включает элементы журнала обращений для каждого бизнес-контакта, связанного с этим партнером.

  • Свяжите элементы журнала обращений с бизнес-контактами, отслеживайте сообщения электронной почты и отфильтруйте список элементов журнала обращений.
    Вы можете следить за многими действиями (в том числе с телефонными звонками, сообщениями электронной почты, письмами и файлами), относящимися к бизнес-контакту, на странице Журнал в записи бизнес-контакта.

    Вы можете автоматически связывать сообщения электронной почты с записями бизнес-контактов. Дополнительные сведения можно найти в разделе Связывание и отслеживание сообщений электронной почты в диспетчере контактов.

  • Преобразование бизнес-контакта в интерес или другую запись, основанную на типе записи бизнес-контакта.

  • Измените данные в записях бизнес-контактов.

  • Настройка формы бизнес-контакта путем добавления или удаления полей и элементов в списках полей.
     

К началу страницы

Создание новых записей бизнес-контактов

Запись бизнес-контакта поможет вам отслеживать сведения о людях, с которыми вы ведете дела.

В этом разделе

Добавление новой записи бизнес-контакта вручную

Импорт бизнес-контактов из другой программы

Перемещение и копирование контактов Outlook в Диспетчер контактов

Создание записи бизнес-контакта из сообщения электронной почты

Преобразование записи интереса в запись бизнес-контакта

Есть несколько способов получить информацию в записях бизнес-контактов. Вы можете ввести информацию в записи, импортировать данные из Outlook или других программ и скопировать контакт Outlook.

Информация может включать в себя:

  • Бизнес-информация, например компания или организация бизнес-контакта.

  • Личные данные, такие как Дата рождения.

  • Элементы журнала обращений, например сообщения электронной почты и встречи.

  • Любые сведения, которые вы записываете в настраиваемые поля, которые вы добавляете в форму.

    Совет: Вы можете настроить формы контактов, добавив поля, которые относятся к вашей организации, или переместить разделы, чтобы выделить наиболее важные данные. Например, FLORIST может создать поле с названием "любимый цветок", а специалист по отопления может создать поле с именем "модель furnace". 

К началу страницы

Добавление новой записи бизнес-контакта вручную

Открытие пустой формы для бизнес-контакта и ввод нескольких ключевых фрагментов данных займет всего несколько минут. При сохранении формы создается новая запись бизнес-контакта. После того как вы разрабатываете связь с пользователем, вы можете повторно открыть эту запись и добавить дополнительные сведения.

art

Вы увидите много похожих на форму "контакт" и форму контакта Outlook.

Открытие формы бизнес-контакта

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактовщелкните Диспетчер контактов.

  2. На ленте в группе создать нажмите кнопку создать бизнес-контакт.

К началу страницы

Заполнение формы "Бизнес-контакт"

Как и в большинстве других форм, форма бизнес-контакта содержит Общиесведения, страницу сведенийи историю .

Вы можете настроить форму, переместив разделы и поля, Переименование полей и добавляя элементы в списки. 

Страница "Общие"

        Раздел "Бизнес-контакт"

  1. Введите полное имя и должность бизнес-контакта. Выберите имя файла , как в форме контакта Outlook.

    Единственным обязательным полем является полное имя . Добавление сведений в другие поля является необязательным.

  1. Назначение бизнес-контакта     Чтобы назначить бизнес-контакт другому сотруднику, в поле " Кому назначено " выберите имя сотрудника.

    Примечание: В списке Назначено содержатся имена сотрудников, которым предоставлен общий доступ к базе данных Диспетчера контактов. Дополнительные сведения о совместном доступе можно найти в разделе общий доступ к данным диспетчера контактов с другими пользователями.

    Раздел ''Сведения об организации''

    Вы можете использовать поле " компания " или поле " счет " для хранения названия компании бизнес-контакта. Если вы не используете записи учетной записи, используйте поле Company.

    Раздел "связанные учетные записи"

    art

  1. Связывание бизнес-контакта с учетной записью     Нажмите учетная запись , чтобы связать бизнес-контакт с бизнес-партнер.

  2. В диалоговом окне Выберите партнера для связывания с этим бизнес-контактом выберите учетную записьи нажмите кнопку связать с.
    Стоимость связывания бизнес-контактов с учетной записью состоит в том, что журнал обращений для бизнес-контакта также указан в журнале обращений записи партнера. Если несколько бизнес-контактов связаны с одной учетной записью, история обращений каждого связанного бизнес-контакта также будет указана в журнале обращений учетной записи. Благодаря этому вы сможете просматривать весь журнал обращений и все бизнес-контакты, связанные с Организацией, в одном приложении. Дополнительные сведения о выборе записи для связи можно найти в разделе связывание записей в диспетчере контактов.

    "Интернет", "номера телефонов", "адреса" и "визитная карточка"

  3. Введите адреса электронной почты и веб-страниц, Номера телефонов, деловые и домашние адреса. Введите данные, чтобы завершить визитную карточку, точно так же, как в форме контактов Outlook.
    Стрелка рядом с именем поля (например, Электронная почта) указывает на то, что в поле можно создать несколько записей.

    Совет: Если для бизнес-контакта введено более одного адреса, установите флажок этот параметр является почтовым адресом , чтобы определить, какой адрес используется при слиянии почты.

    Раздел ''Сведения об источнике''

    art

  4. В разделе Сведения об источнике введите данные в следующие поля:

    • Исходное_значение     Выберите способ или действие, с помощью которых этот бизнес-контакт узнал о вашем бизнесе. Например, реклама или слово "рот".

    • Инициировано     Нажмите эту кнопку, чтобы выбрать маркетинговое действие или другую бизнес-запись (например, другой бизнес-контакт), которая вывела этот бизнес-контакт в свой бизнес.

      Совет: После ввода имени маркетингового действия Диспетчер контактов для Outlook сможет отслеживать тип и количество записей, созданных в результате этого действия. Она также связывает запись маркетингового действия с бизнес-контактом. Дополнительные сведения о маркетинговых мероприятиях можно найти на рынке продуктов и услуг в диспетчере контактов.

      Раздел ''Примечания''

  5. В разделе Примечания введите заметки, вставьте примечания из других файлов или вложите файлы, элементы Outlook или визитные карточки.

    art

    Совет: Если с бизнес-контактом работает несколько коллег, может быть полезно отметить, что вы ввели Примечание. Щелкните Добавить временную отметку для регистрации даты и времени записи.

  6. Завершив ввод данных, нажмите кнопку сохранить & закрыть.

К началу страницы

Страница "Сведения"

  1. На ленте в группе Показать нажмите кнопку сведения , чтобы отобразить страницу сведений .

  2. Введите дополнительные сведения о задании человека и данные, например дату рождения, статус оплаты, независимо от того, активна ли запись, и выберите предпочтительный способ связи.

Страница ''Журнал''

  1. Чтобы открыть страницу ''Журнал'', в группе Показать на ленте щелкните Журнал.

  2. Добавляйте и просматривайте элементы журнала обращений, например сообщения электронной почты, деловые заметки или встречи.

    Как добавить элемент в журнал обращений?

    1. В разделе Журнал обращений нажмите кнопку Создать и выберите тип элемента, который вы хотите добавить.

    2. Введите данные в форму и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

      Дополнительные сведения об элементах журнала обращений см. в статье Отслеживание общения с клиентами в Диспетчере контактов.

  3. Если вы хотите найти определенный элемент, можно выполнить поиск или отфильтровать список элементов журнала обращений.

    1. Как выполнить поиск в списке элементов журнала обращений?

      • В поле поиска введите данные, которые вы ищете, и нажмите кнопку " Поиск Значок поиска ".

        Примечание: Поиск поддерживается только в полях Тема и Связано с. Чтобы вывести все элементы определенного типа, например сообщения электронной почты, используйте фильтр.

    2. Как отфильтровать список элементов журнала обращений?

      • На ленте откройте вкладку Вид.

      • В группе Фильтр выполните одно из следующих действий:

        • Выберите необходимый тип фильтра, например Тип элемента, и щелкните фильтр.

        • Щелкните Фильтра и задайте условия фильтра.

          Дополнительные сведения о фильтрации см. в статье Фильтрация записей в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Импорт бизнес-контактов из другой программы

Вы можете импорт бизнес-контакт и другие типы записей из таких программ, как ACT! и Microsoft Excel.

Сведения о том, как импортировать данные из других программ или в папку контактов Outlook, можно найти в разделе Импорт данных в Диспетчер контактов.

К началу страницы

Перемещение и копирование контактов Outlook в Диспетчер контактов

  1. В области навигации нажмите кнопку Контакты.

  2. В списке контактов выберите контакт, который вы хотите переместить в Диспетчер контактов для Outlook.
    Как выбрать более одной записи?

    Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите сочетание клавиш CTRL+A.

    Чтобы скопировать все содержимое папки Контакты Outlook в Диспетчер контактов, импортируйте папку Контакты Outlook в бизнес-контакты. Сведения о том, как импортировать данные, можно найти в разделе Импорт данных в Диспетчер контактов.

  3. На ленте в группе бизнес выполните одно из указанных ниже действий.

    • Переместить контакт    

      1. Нажмите кнопку создать запись.

      2. Наведите указатель мыши на пункт переместить в Диспетчер контактов, а затем выберите Бизнес-контакт или тип нужной записи.

    • Копирование контакта    

      1. Нажмите кнопку создать запись.

      2. Наведите указатель мыши на пункт Копировать в Диспетчер контактов, а затем выберите Бизнес-контакт или тип нужной записи.

Если вы хотите получать доступ к бизнес-контактам на мобильном телефоне так же, как и к контактам Outlook, вы можете использовать функцию синхронизации бизнес-контактов, чтобы включить бизнес-контакты в папку контактов Outlook. Сведения о синхронизации бизнес-контактов можно найти в статье доступ к бизнес-контактам в удаленном режиме: использование синхронизации в диспетчере контактов.

Важно: Если функция синхронизации бизнес-контактов включена, вы можете пополнить повторяющиеся записи в папке "Контакты". Функция синхронизации бизнес-контактов автоматически включает записи бизнес-контактов в папке "Контакты" Outlook. Когда контакты перемещаются в папку "Бизнес-контакты", они также отображаются в папке "Контакты" в качестве бизнес-контактов.

К началу страницы

Создание записи бизнес-контакта из сообщения электронной почты

Вы можете создать запись бизнес-контакта из сообщения электронной почты, полученного от нового клиента.

  1. В области навигации щелкните папку Входящие.

  2. Дважды щелкните сообщение электронной почты, чтобы открыть его.

  3. На ленте в группе Рабочие нажмите кнопку Создать запись.

  4. Щелкните Бизнес-контактили тип записи бизнес-контакта, которую вы хотите создать, указав адрес электронной почты в строке " от " в сообщении.

Чтобы создать бизнес-контакты из других адресов электронной почты, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите команду создать в диспетчере контактов, а затем щелкните Бизнес-контакт.

К началу страницы

Преобразование записи интереса в запись бизнес-контакта или преобразование интереса в бизнес-контакт

Как правило, информация о потенциальном клиенте хранится в записи интереса. После того как пользователь станет реальным клиентом, вы можете преобразовать запись интереса в запись бизнес-контакта.

Вы также можете преобразовать бизнес-контакт в интерес или другой тип записи, основанный на типе записи бизнес-контакта.

Вы можете создавать новые типы записей, например сотрудник или поставщик, начав с формы бизнес-контакта. 

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление контактами.

  2. В рабочей области откройте вкладку интересы .

  3. Дважды щелкните запись, которую вы хотите преобразовать.

  4. На ленте в группе изменить нажмите кнопку преобразовать ви выберите пункт Бизнес-контакт.

  5. При необходимости измените новую запись.

  6. Закончив настройку, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

К началу страницы

Изменение записей бизнес-контактов

Как и в бизнес-контактах, вы узнаете о них, а также о том, как они предпочитают общаться, названия помощников, новые телефонные номера и т. д. Этот поток данных — это повседневная задача, которую можно упростить, постоянно обновляя и сохраняя записи бизнес-контактов. Вы можете открыть запись бизнес-контакта, чтобы добавить или изменить информацию, а также просмотреть такие элементы журнала обращений, как сообщения электронной почты, связанные с бизнес-контактом.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление контактами.

  2. В рабочей области откройте вкладку Бизнес-контакты и выполните указанные ниже действия.

    • Прокрутите список до бизнес-контакта, который вы хотите открыть, и дважды щелкните его.

      — или —

    • С помощью поля поиска введите сведения о бизнес-контакте, который вы ищете, а затем дважды щелкните запись.

  3. Добавьте или измените сведения, как требуется.

    Совет: Если у вас есть адрес электронной почты для партнера, вы можете сделать так, чтобы сообщения электронной почты, отправляемые партнеру и получаемые от него, автоматически включались в журнал обращений записи. В группе Изменить щелкните Отслеживание электронной почты и нажмите кнопку Управление связыванием и отслеживанием. Установите флажок для адреса электронной почты партнера и нажмите кнопку ОК. Дополнительные сведения об автоматическом связывании сообщений электронной почты с записями можно найти в разделе Связывание и отслеживание сообщений электронной почты в диспетчере контактов.

  4. Когда все будет готово, нажмите кнопку сохранить & закрыть.

Совет: С помощью функции массового редактирования можно изменить содержимое поля в нескольких записях бизнес-контакта. Это удобно, например, если вы хотите ввести веб-адрес для десятков контактов, которые работают в одной компании. Дополнительные сведения о том, как изменить несколько записей одновременно, можно найти в разделе изменение нескольких записей одновременно в диспетчере контактов.

К началу страницы

Фильтрация списка бизнес-контактов

Вам не нужно прокручивать все деловые контакты, чтобы найти нужные сведения. Вместо этого вы можете отфильтровать список бизнес-контактов, чтобы видеть только те записи, которые вас интересуют.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление контактами.

  2. В рабочей области щелкните правой кнопкой мыши вкладку Бизнес-контакты и выберите команду изменить.

  3. В диалоговом окне изменение вкладки нажмите кнопку Фильтр.

  4. В диалоговом окне Фильтрация бизнес-контактов можно использовать одно или оба из указанных ниже действий.

    • Простой фильтр     Выбор или удаление предварительно заданных категорий.

    • Расширенный фильтр     Создайте несколько фильтров, чтобы уточнить выделенный фрагмент.

Этот фильтрованный список можно использовать для создания настраиваемой вкладки, списка обзвона или списка рассылки. Она также может использоваться в качестве основы отчета или мини-приложения.

Дополнительные сведения о фильтрации см. в статье Фильтрация записей в Диспетчере контактов. Дополнительные сведения об отчетах можно найти в разделе Использование отчетов и диаграмм в диспетчере контактов. Дополнительные сведения о гаджетах см. в статье Использование гаджетов в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×