Перейти к основному контенту

Работа управления версиями в списках и библиотеках

Когда в списке или библиотеке Microsoft 365 включено управление версиями, вы можете сохранять, отслеживать и восстанавливать элементы списка и файлов в библиотеке при каждом изменении. Управление версиями в сочетании с другими параметрами, такими как извлечение, позволяет управлять содержимым, опубликованным на сайте. Кроме того, можно просмотреть или восстановить старую версию списка или библиотеки.

Вы можете создавать списки в Microsoft SharePoint, приложения "Списки" в Microsoft 365 или Teams. Дополнительные сведения см. в статье "Добавление элементов списка". Узнайте, как начать работу со списками в Microsoft Teams.

Общие сведения об управлении версиями

Любой пользователь, обладающий разрешением на управление списками, может включить или отключить управление версиями для списка или библиотеки. Эта функция также доступна для элементов списков всех стандартных типов, включая календари, списки отслеживания вопросов и настраиваемые списки. Кроме того, она доступна для всех типов файлов, которые можно сохранять в библиотеках, в том числе для страниц веб-частей. Дополнительные сведения о настройке и использовании управления версиями см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Примечание: Если вы работаете Microsoft 365, управление версиями включается по умолчанию при создании новых библиотек, и оно автоматически сохраняет последние 500 версий документа. Благодаря этому вы не потеряете важные документы или данные. Если у вас уже есть библиотеки на сайте или на сайте группы, в которых не включено управление версиями, вы можете включить для них управление версиями в любое время.

Управление версиями можно использовать для следующих задач.

  • Отслеживание журнала версий    Если управление версиями включено, вы увидите, когда и кем был изменен элемент. Вы также увидите, когда были изменены свойства файла. Например, если кто-то изменяет дату выполнения элемента списка, эта информация отображается в журнале версий. Вы также можете видеть комментарии, вносимые в библиотеки.

  • Восстановление предыдущей версии.    Текущую версию можно заменить предыдущей, если в ней была сделана ошибка, она была повреждена или предыдущая версия оказалась лучше. Восстановленная версия становится новой текущей версией.

  • Просмотр предыдущей версии.    Предыдущую версию можно просмотреть, не перезаписывая текущую. При просмотре журнала версий в документе Microsoft Office, например в файле Word или Excel, можно сравнить две версии, чтобы определить разницу между ними.

Если в списке или библиотеке действует ограничение на число версий, необходимо проинформировать всех участников о том, что при превышении допустимого количества наиболее ранние версии будут удаляться.

Если управление версиями включено, версии создаются в указанных ниже случаях.

  • При создании элемента списка или файла либо при загрузке файла.

    Примечание:  Если настроено обязательное извлечение документов, первая версия файла создается после его возврата.

  • При загрузке файла с таким же именем будет одинаковое имя.

  • При изменении свойств элемента списка или файла.

  • При открытии и сохранении документа Office. После сохранения документа будет создана новая версия.

  • Периодически при редактировании и сохранении документов Office. Не все изменения и сохраняет новые версии. При сохранении часто вносимых изменений каждая новая версия фиксирует дату, а не каждый отдельный элемент. Это обычно при включенной функции автосохранения.

  • Во время совместного редактирования документа, когда другой пользователь начинает работу с ним или когда один из пользователей нажимает кнопку "Сохранить", чтобы отправить изменения в библиотеку. 

В любой момент времени может существовать не более трех текущих версий файла: извлеченная версия, последняя дополнительная (черновая) версия и последняя опубликованная (основная) версия. Все остальные версии считаются историческими. Некоторые текущие версии видны только пользователям с соответствующими разрешениями.

Обычно основная версия соответствует важной вехе, например отправке файла на рецензию или публикацию, а дополнительная версия — это промежуточный вариант, который не стоит показывать всем участникам сайта. В зависимости от того, как организована работа группы, ее участникам с большой вероятностью могут быть нужны наиболее новые дополнительные версии, которые редактировались в последнее время. Вероятность того, что участникам понадобятся старые дополнительные версии, уменьшается с течением времени.

В одних организациях для файлов в библиотеках настроено отслеживание как основных, так и дополнительных версий. В других отслеживаются только основные версии. Основные версии обозначаются целыми числами, например 5.0, а дополнительные — числами с дробными частями, например 5.1.

В большинстве организаций для файлов, находящихся в разработке, используются дополнительные номера версий, а основные номера присваиваются при завершении определенных этапов или когда файлы готовы к публикации для широкого круга пользователей. Во многих организациях согласно политике черновиков утверждать файлы имеют право только их владельцы и лица с соответствующими разрешениями. Это означает, что другие пользователи не имеют доступа к дополнительным номерам версий до публикации основной версии.

Для списков поддерживается только управление основными версиями. Каждая версия элемента списка обозначается целым числом. Если в организации требуется утверждение элементов списка, они остаются в состоянии "Ожидание утверждения" до тех пор, пока пользователь с соответствующими разрешениями не утвердит их. Элементы, ожидающие утверждения, обозначаются десятичными числами и считаются черновиками.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об основных и дополнительных номерах версий, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

При создании каждой новой версии ей автоматически присваивается номер. В списке или библиотеке с управлением основными версиями номера состоят из целых чисел, например 1.0, 2.0, 3.0 и т. д. Для библиотек администратор может включить управление как основными, так и дополнительными версиями. Если отслеживаются дополнительные версии, они нумеруются с использованием дробных частей, например 1.1, 1.2, 1.3 и т. д. Когда одна из этих версий публикуется как основная, ей присваивается номер 2.0. Последующим дополнительным версиям присваиваются номера 2.1, 2.2, 2.3 и т. д.

При отмене извлечения номер версии не изменяется. Если последним номером версии был номер 3.0, после отмены извлечения он останется таким же.

При удалении версия помещается в корзину вместе со своим номером. В журнале версий будут отображаться только номера оставшихся версий. Номера других версий не изменяются. Например, если удалить версию с номером 4.1 документа с дополнительными номерами версий 4.1 и 4.2, то в журнале версий будут отображаться только номера версий 4.0 и 4.2. Это показано на рисунке ниже.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об основных и дополнительных номерах версий, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Журнал версий с одной удаленной дополнительной версией

Вы можете указать, кому разрешено просматривать черновики элементов списка и файлов. Черновики создаются в двух случаях:

  • при создании или обновлении дополнительной версии файла в библиотеке, где отслеживаются основные и дополнительные номера версий;

  • при создании или обновлении элемента списка или файла без его утверждения в списке или библиотеке, где требуется утверждение контента.

Если отслеживаются основные и дополнительные версии, можно указать, должны ли пользователи иметь разрешение на изменение файлов, чтобы иметь возможность просматривать и читать дополнительные версии. После применения этого параметра пользователи, которые имеют разрешение на изменение файла, смогут работать с этим файлом, однако те, кто имеет разрешение только на чтение файла, не смогут увидеть дополнительную версию. Например, может быть нежелательно, чтобы все пользователи, у которых есть доступ к библиотеке, видели комментарии к файлу или его редакции, пока файл находится в процессе редактирования. Если отслеживаются основные и дополнительные версии и основная версия еще никем не опубликована, пользователи, у которых нет разрешения на просмотр черновых элементов, не смогут увидеть этот файл.

Если требуется утверждение контента, можно указать, какие пользователи имеют право на просмотр файлов, ожидающих утверждения: пользователи с разрешением на чтение, пользователи с разрешением на изменение или только автор и пользователи с разрешением на утверждение элементов. Если отслеживаются основные и дополнительные номера версий, автор должен опубликовать основную версию, чтобы файл можно было отправить на утверждение. Если требуется утверждение контента, пользователи, которые имеют разрешение на чтение контента, но не имеют разрешения на просмотр черновых элементов, будут видеть последнюю утвержденную или основную версию файла.

Независимо от того, есть ли у пользователей разрешение на изменение файла, его небудет в ней, независимо от того, есть ли у них разрешение на изменение файла.

В некоторых организациях количество версий файлов не ограничено, в других же такие ограничения применяются. Так, вы можете обнаружить отсутствие старой версии файла после возврата последней его версии. Если последняя версия — 101.0 и вы заметили, что версия 1.0 больше не существует, это означает, что администратор разрешил использовать в библиотеке только 100 основные версии файла. Добавление 101-го версии приведет к удалению первой версии. Сохраняются только версии с номерами от 2.0 до 101.0. Аналогично при добавлении 102-й версии сохраняются только версии с номерами от 3.0 до 102.0.

Кроме того, администратор может ограничить число дополнительных версий количеством последний версий. Например, если разрешено 100 основных версий, администратор может разрешить сохранение черновиков только пяти последних основных номеров версий. По умолчанию количество основных версий между основными версиями совпадений существует 511. При попытке сохранить последующую дополнительную версию отобразится сообщение об ошибке, указывающее на то, что документ должен быть сначала опубликован.

Если в библиотеке ограничено число основных номеров версий, для которых сохраняются дополнительные версии, то при достижении этого предела удаляются дополнительные версии, связанные с наиболее старыми основными версиями. Например, если вы храните черновики только для 100 основных номеров версий, а ваша группа создает 105 основных версий, для самых ранних версий будут храниться только основные. Дополнительные версии, которые связаны с пятью наиболее ранними основными номерами версий, например 1.2 и 2.3, будут удалены, но сами основные версии 1, 2 и т. д., останутся, если только в библиотеке не настроено ограничение их числа.

Как правило, число версий лучше ограничивать. Это позволяет сохранить свободное пространство на сервере и упростить работу пользователей. Но если хранение всех версий в вашей организации имеет правовое или другое обоснование, не следует применять какие-либо ограничения.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об ограничениях, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Примечания: и SharePoint и SharePoint Server параметры библиотеки и параметры списка, разрешайте на уровне 511 дополнительных номеров версий до 511. Это число изменить нельзя.

  • Библиотеки.

    • Для   SharePoint управления версиями, необходимые для библиотек; SharePoint Server позволяет выбирать без конкретного параметра.

    • В основных    версияхSharePoint Параметры библиотеки можно использовать диапазон от 100 до 5000 основных версий; SharePoint Server Параметры библиотеки позволяют уменьшить диапазон от 1 до 50000 основных номеров версий.

    • промежуточные версии;    Для SharePoint и SharePoint Server Параметры библиотеки можно использовать для диапазона 1–5000 основных версий диапазон атак, чтобы у менявлялись дополнительные версии.

  • Списки

    • Управление версиями    Параметры SharePoint и SharePoint Server списков позволяют отключить управление версиями.

    • Основные версии    В SharePoint, и SharePoint Server Списке можно использовать диапазон от 1 до 5000 основных номеров версий.

    • промежуточные версии;    В SharePoint, так и в SharePoint Server Список можно использовать и дополнительные версии для диапазона 1–5000 основных номеров версий.

Управление версиями включается автоматически при создании библиотеки, а не при создании списка. Любой пользователь, обладающий разрешением на управление списками, может включать и отключать управление версиями. На многих сайтах таким разрешением обладают пользователи, управляющие сайтом, так как списки и библиотеки наследуют разрешения сайта. Владелец сайта (или другой пользователь, управляющий списком или библиотекой) не только включает управление версиями, но и определяет, нужно ли требовать утверждение контента, кто может просматривать черновые элементы и должно ли быть обязательным извлечение файлов. Каждое из этих решений влияет на принципы управления версиями. Например, если пользователь, управляющий библиотекой, решит, что извлечение является обязательным, то номера версий будут создаваться только при возврате файлов. Если требуется утверждение контента, основные номера будут присваиваться версиям только после их утверждения пользователем с соответствующими разрешениями.

Важно: Если пользователи, работающие с библиотекой, будут совместно редактировать документы, не настраивайте для нее обязательное извлечение. Пользователи не смогут совместно редактировать документы, когда нужные им файлы извлечены.

Сведения о том, как включить управление версиями для списка или библиотеки, см. в этой статье.

Если в библиотеке включено управление версиями, то пользователь, настраивающий его, определяет, нужно ли отслеживать только основные или также и дополнительные номера версий. В большинстве случаев, если утверждение контента обязательно, то просмотр дополнительных версий разрешается только владельцу файла и пользователям с разрешением на утверждение элементов. В других библиотеках просмотреть все версии может любой пользователь, обладающий разрешением на изменение файлов в библиотеке или уровнем разрешений "Чтение". После утверждения версия становится доступной для всех пользователей с разрешением на чтение для списка или библиотеки.

Хотя у списков нет основных и дополнительных версий, любой элемент в состоянии Ожидание утверждения считается черновиком. В большинстве случаев просмотр черновиков допускается только для создателей элемента или пользователей с уровнями разрешений "Полный доступ" или "Проектирование". Для таких пользователей состояние черновика отображается как На рассмотрении, но другие пользователи в журнале версий увидят только последнюю версию — с состоянием Утверждено. В случае отклонения файла он остается в состоянии Ожидание утверждения до тех пор, пока его не удалит пользователь, обладающий соответствующим разрешением.

По умолчанию элемент или файл, находящийся в состоянии ожидания, виден только его автору и пользователям с разрешением на управление списками, но вы можете указать, могут ли его просматривать другие группы пользователей. Если в библиотеке настроено отслеживание основных и дополнительных номеров версий, то пользователь, редактирующий файл, должен сначала опубликовать его основную версию.

Дополнительные сведения о настройке утверждения для документов см. в статье "Требование утверждения элементов в списке или библиотеке".

Примечание:  В некоторых списках и библиотеках параметры защиты черновиков настроены таким образом, что все пользователи сайта могут просматривать версии как с состоянием Ожидание утверждения, так и с состоянием Утверждено.

При извлечении файла из библиотеки, в которой включено управление версиями, новая версия создается при каждом возврате файла. Если же настроено управление основными и дополнительными версиями, вы сами решаете, какой тип версии возвращать. В библиотеках, в которых извлечение не требуется, версии создаются только при возврате файлов.

В библиотеках, в которых извлечение файлов не является обязательным, новая версия создается при первом сохранение файла после его открытия. Каждое последующее сохранение приводит к перезаписи версии, созданной при первом сохранении. Если закрыть и снова открыть документ, при первом сохранении будет снова создана новая версия. Это может привести к слишком быстрому увеличению числа версий.

Дополнительные сведения об извлечении и возврате файлов см. в статье Извлечение, возврат и отмена изменений файлов в библиотеке.

Важно:  Если документ редактируется совместно, не следует извлекать его без веской причины, чтобы не заблокировать работу других авторов.

Обязательное извлечение файлов может помочь рабочей группе получить максимальную пользу от управления версиями, так как при этом создание версий участниками регламентировано. Версия создается только в том случае, если один из пользователей извлекает файл, изменяет его и возвращает в библиотеку. Если извлечение не требуется, версия создается, когда кто-то впервые сохраняет файл, и обновляется при его закрытии. Если затем этот или другой пользователь снова откроет и сохранит данный файл, будет создана еще одна версия. В некоторых ситуациях нецелесообразно создавать лишние версии (например, если вам нужно закрыть файл, чтобы принять участие в собрании, до того как вы успели внести все изменения).

Когда извлечение обязательно, без этого действия невозможно добавлять файлы, редактировать их и изменять их свойства. Когда пользователь возвращает файл, ему предлагается оставить комментарии о внесенных изменениях, что помогает сделать журнал версий более информативным.

Примечание:  Если библиотека будет использоваться для хранения файлов Microsoft Project (MPP), синхронизированных со списками задач на вашем сайте, снимите флажок Требовать извлечения.

Дополнительные сведения о настройке обязательного извлечения см. в статье Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.

Для списков и библиотек имеются разрешения, связанные с управлением версиями и извлечением, зависят от уровня разрешений, примененного к пользователю или определенной группе. Пользователь, имеющий разрешения на изменение уровней разрешений, может настроить эти разрешения по-другому или создать новую группу с настраиваемыми уровнями разрешений.

С помощью разрешений можно гибко настроить управление библиотекой. Например, может потребоваться разрешить пользователю удалять версии файла, но не сам файл. Удаление версий и Удаление элементов — это разные разрешения, поэтому вы сможете обеспечить требуемый уровень контроля.

В таблице ниже приведены разрешения, связанные с управлением версиями и извлечением, и указано, к каким стандартным уровням разрешений они применяются.

Разрешение

Стандартный уровень разрешений

Просмотр версий

"Полный доступ", "Проектирование", "Участие" и "Чтение"

Удаление версий

"Полный доступ", "Проектирование" и "Участие"

Переопределение извлечения

"Полный доступ" и "Проектирование"

Утверждение элементов

"Полный доступ" и "Проектирование"

Дополнительные сведения о разрешениях см. в статье "Основные сведения об уровнях разрешений".

Оставьте комментарий

Была ли эта статья полезной? Если да, укажите это внизу страницы. В противном случае поделитесь своим мнением — что нужно добавить или сделать понятнее. Укажите свои версию SharePoint, ОС и браузер. С учетом вашего отзыва мы перепроверим сведения и, если нужно, допишем и обновим эту статью.

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×