Распространение отчета

Попросите ваших отчетов Access и распространить их далеко и широко. Например, вы можете отправить их одному или нескольким пользователям, экспортировать их в библиотеки документов SharePoint и архивировать их в сетевых папках. При распространении отчета Access вы создаете статический отчет с данными в определенный момент времени (например, ежедневно, еженедельно или ежемесячно). Таким образом, у вас есть единая точка, на которую работники могут использовать данные для принятия решений по деловым вопросам, отвечать на вопросы, находить альтернативы, определять оптимальные планы, оценивать риски и повышать качество.

Распространение отчетов

Совет    При создании отчета добавьте дату публикации. Это помогает пользователям подтвердить правильное время создания отчета. Дополнительные сведения можно найти в разделе Вставка даты и времени в отчет или форму.

В этой статье

Отправка отчета с помощью команды "Отправить"

Один из самых быстрых способов распространения отчета — с помощью команды "Электронная почта". С помощью нескольких щелчков мыши Access экспортирует отчет, а затем создает новое сообщение электронной почты с вложенным файлом.

  1. В области навигации выберите отчет, который нужно отправить.

  2. Выберите Внешние данные > электронной почты.

  3. В диалоговом окне Отправка объекта выберите формат, который вы хотите использовать, например PDF, и нажмите кнопку ОК.

    Примечание   . Несмотря на то, что можно выбрать различные форматы, попробуйте использовать формат PDF, который стал признанным стандартом, сохранив макет и формат исходного отчета Access, а также встроенные способы настройки страниц для просмотра и принтер. Дополнительные сведения можно найти в разделе Установка Adobe Reader и Печать PDF-файла.

    Access откроет новое сообщение электронной почты в Outlook с вложенным файлом.

  4. Введите адреса электронной почты получателей в полях " Кому" и "копия ", а также описание в поле Тема и сообщение в области сообщения.

    Совет    По умолчанию файл, который вы отправляете с помощью этого метода, не сохраняется на вашем компьютере. Если вы хотите сохранить копию файла на своем компьютере, щелкните правой кнопкой мыши вложение в присоединенном поле и выберите команду Сохранить как.

  5. Нажмите кнопку Отправить.

Примечание   . Для автоматизации процесса можно использовать макрокоманду отправитьобъектбд. Например, можно создать макрос с последовательностью этих действий, чтобы отправлять разные отчеты по электронной почте разным пользователям.

К началу страницы

Экспорт отчета в папку или библиотеку документов SharePoint

  1. В области навигации выберите отчет, который вы хотите экспортировать.

  2. Выберите Внешние данные > PDF или XPS , чтобы открыть диалоговое окно " Опубликовать как PDF или XPS ".

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

  4. Убедитесь, что в поле тип файла выбран вариант тип PDF- файлов.

  5. Чтобы изменить имя отчета, используемое по умолчанию, введите новое имя файла в поле имя файла .

  6. Чтобы открыть отчет сразу после его экспорта, установите флажок Открыть файл после публикации .

  7. В разделе Оптимизация длявыполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы оптимизировать отчет для файла большего размера (рекомендуется для печати), выберите стандартный.

    • Чтобы оптимизировать отчет для файла с небольшим разрешением (рекомендуется для публикации в Интернете), выберите пункт Минимальный размер.

  8. Нажмите Опубликовать. Access создаст файл. Если вы решили, что Access откроет файл после публикации, Adobe Reader отобразит его.

  9. Чтобы сохранить действия, которые можно выполнить и запланировать ту же самую операцию, установите флажок Сохранить шаги экспорта :

    • Введите имя и описание шагов.

    • Чтобы создать задачу Outlook, которая планирует операцию экспорта в будущем, установите флажок создать задачу Outlook .

    Дополнительные сведения см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

    Примечание   . Еще один способ автоматизации процесса — использование макрокоманды " експортвисформаттинг". Например, можно создать осмысленное имя файла на основе названия отчета и даты экспорта. Это помогает пользователям найти правильный отчет в библиотеке SharePoint или папке многих отчетов. Для этого в аргументе выходной файл введите следующее выражение:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Где RptQC5 — имя объекта отчета, Auto_Header0 является разделом заголовка отчета, а свойство Caption — название отчета.

К началу страницы

Сведения о создании центра отчетов в SharePoint

Возможно, следует создать выделенный центр отчетов в библиотеке документов SharePoint, чтобы пользователи могли быстрее находить и просматривать нужные отчеты. Добавляя столбцы, связывая их с библиотекой Access и настраивая библиотеку документов с помощью представлений, вы можете предоставить пользователям возможности первого класса. Ниже приведены основные действия, которые можно выполнить.

Создание библиотеки документов    Библиотека документов — это безопасное расположение файлов, которое упрощает совместную работу. Вы можете добавлять столбцы в библиотеку, например категории, пользователи или группы, и вычисляемые столбцы, которые можно использовать для создания представлений и фильтров.

Представление в виде эскизов библиотеки документов, в которой ничего не выделено.

Дополнительные сведения можно найти в разделе что такое библиотека документов?

Обновление столбцов библиотеки из Access    Связывая библиотеку с Access, вы можете обновлять столбцы в библиотеке документов из Access, чтобы помочь пользователям найти нужные отчеты и предоставить дополнительные сведения.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Импорт, связывание и перемещение данных в SharePoint.

Создание отсортированных и фильтрованных представлений    Вместо отправки отчета из Access по электронной почте отправьте ссылку на нужное представление библиотеки документов. Например:

  • Отсортируйте представление по возрастанию в соответствии с измененным столбцом , чтобы сначала отображался самый актуальный отчет. Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование сортировки для изменения представления SharePoint.

  • Если у вас есть столбец выбора в библиотеке с именем Жобфунктион с тремя значениями: Линеворкер, переднего плана и супервизора, создайте отдельные представления на основе критерия фильтра для каждой роли задания:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Если вы отправите ссылку на представление супервизора, и пользователь нажмет ее, в представлении будут отображены определенные отчеты для руководителей. Чтобы получить ссылку на представление библиотеки, отобразите представление и скопируйте URL-адрес из адресной строки.

  • Если у вас есть столбец Person в библиотеке с именем Ауремплойис, создайте представление на основе критерия фильтра, использующего функцию "я " для отображения отчетов только для текущего пользователя.

    OurEmployees is equal to [Me]

    Если вы отправите ссылку на представление, и пользователь нажмет ее, в представлении будут отображены определенные отчеты для этого пользователя.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование фильтрации для изменения представления SharePoint и изменения представления списка в SharePoint.

Подключение веб-частей на современной странице   Вы также можете создать новую страницу для отображения файла в зависимости от того, что пользователь выбирает в библиотеке документов, подключив веб-часть "Просмотр файлов" к веб-части "Библиотека документов". Пользователи могут просматривать отчеты, чтобы найти нужные.

Пример списка, подключенного с помощью веб-части "Свойства списка"

Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование веб-частей на страницах SharePoint и Подключение веб-частей в SharePoint Online.

Использование потока Microsoft    Вы можете автоматизировать использование и управление библиотекой с помощью потока Microsoft. Например, вы можете получать уведомления, отправлять ежедневные напоминания, создавать задачи Planner и архивировать просроченные файлы в папку.

Для выбранного элемента в SharePoint создайте задачу планировщика со ссылкой на элемент SharePoint.

Шаблон Microsoft Flow для SharePoint и планировщик

Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание потока для списка или библиотеки в SharePoint Online или OneDrive для бизнеса.

К началу страницы

См. также

Общие сведения о

создании отчетов в руководстве по

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×