В Microsoft Access можно создавать метки, содержащие данные, хранимые в таблицах Access. Проще всего создать и распечатать отчет в формате, который соответствует вашим наклейкам, с помощью мастера наклеев. Метки могут содержать данные, которые хранятся в таблицах Access, или данные, импортируемые или связанные из других источников, таких как книги Microsoft Excel или списки контактов Microsoft Outlook. Вы можете создать наклейки как отчет в Access или "объединить" данные с помощью документа Microsoft Word, а затем распечатать наклейки из Word. В этой статье описаны этапы.

В этой статье

Создание и печать наклеев с помощью Access

В Access наклейки создаются в виде отчетов с небольшим размером страницы в нужном формате. Чаще всего наклейки используются для рассылки, но любые данные Access можно печатать в формате наклейки для разных целей. Если почтовые наклейки содержат почтовые наклейки, отчет получает данные адресов из таблиц или запросов с адресами. При печати отчета для каждого адреса создается одна наклейка из источника записей.

Дополнительные сведения о связываниях и импорте данных из других источников (таких как Microsoft Excel или Microsoft Outlook) для использования на наклейках см. в статье "Импорт и экспорт данных".

Мастер наклеев задает ряд вопросов о наклейках и данных, которые вы хотите на них отображать. Мастер создаст отчет, который при необходимости можно будет настроить.

Создание наклеев с помощью мастера наклеев в Access

  1. В области навигации выберите объект с данными, которые вы хотите отобразить на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но вы также можете выбрать форму или отчет.

  2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.

    В Access запускается мастер наклеев.

    Первая страница мастера наклеек

    1. Если вы знаете производителя и номер товара для наклеев:

      • В поле "Фильтр по изготовителю" выберите изготовителя.

      • Выберите наклейку в поле "Какой размер наклейки вы хотите?".

        В противном случае попробуйте найти товар, значения которого в столбцах "Размеры" и "Число" соответствуют вашим наклейкам.

        Если вы не можете найти похожую метку:    

      • Нажмите кнопку "Настроить" и выберите "Новое".

        Отобразилось диалоговое окно "Новая наклейка".

        Страница мастера наклеек «Создание наклейки»

      • Измерите наклейки и введите их размеры в соответствующие поля в диалоговом окне "Новая наклейка".

      • Введите имя настраиваемой наклейки в текстовом поле "Имя наклейки", выберите нужный тип и ориентацию и нажмите кнопку "ОК".

        Если вы уже создали настраиваемую наклейку и хотите ее выбрать:    

      • Щелкните "Показать пользовательские размеры наклейки",а затем выберите настраиваемую наклейку.

    2. Выберите "Канал листа" или"Непрерывный" в области "Тип наклейки" и нажмите кнопку "Далее".

    3. Выберите на наклейке название, размер, толль и цвет текста, а затем нажмите кнопку "Далее".

    4. На странице почтовых наклеев мастера выберите нужные поля из списка "Доступные поля" и дважды щелкните их, чтобы добавить в поле "Прототип".

      Добавление полей на наклейку в мастере наклеек

      • Чтобы добавить пространство между полями в поле "Прототип", нажмите пробел.

      • Чтобы создать новую строку, нажмите ввод.

      • Для перемещения между полями и линиями используйте клавиши со стрелками.

      • Чтобы удалить поле из поля, нажмите кнопку BACKSPACE.

      • Чтобы добавить другой текст или знаки препинания (например, запятую после названия города), щелкните курсор там, куда вы хотите ввести текст, и начните вводить его. Этот текст будет одинаковым для каждой наклейки.

        Примечание:  С помощью мастера наклеев можно добавлять только поля следующих типов данных: "Короткий текст" (текст), "Длинный текст" (MEMO), "Число", "Дата/время", "Валюта", "Да/Нет" или "Вложение". Чтобы добавить поля с другими типами данных, после завершения работы мастера наклеев откройте отчет "Наклейки" в Конструкторе, а затем добавьте поля с помощью области "Список полей". Чтобы открыть область списка полей, когда отчет открыт в конструкторе, нажмите ALT+F8.

        Расположив поля на наклейке нужным образом, нажмите кнопку "Далее".

    5. На следующей странице можно выбрать поля для сортировки подписей. Например, вам может потребоваться отсортировать почту по почтовому индексу. Выберите поля, по которых нужно отсортировать данные, в списке "Доступные поля" и дважды щелкните их, чтобы добавить в поле "Сортировка по". По завершению нажмите кнопку "Далее".

      Задание порядка сортировки в мастере наклеек

    6. На последней странице введите имя меток и нажмите кнопку "Готово".

      Последняя страница мастера наклеек

      Если вы выбрали "Просматривать наклейки при печати на последней странице мастера наклеев", Они будут отображаться в окне предварительного просмотра. Вы можете щелкнуть метку, чтобы увеличить и уменьшить масштаб, или воспользоваться кнопкой управления масштабом в панели состояния.

      Элемент управления «Масштаб»

      Если на последней странице мастера наклеев вы выбрали "Изменить дизайн наклейки", access отобразит отчет с надписями в конструкторе.

      Примечание:  Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором столбцы можно увидеть в том виде, в котором они были отложены. При просмотре отчета в представлении отчета или макета Access отображает все данные в одном столбце.

Настройка внешнего вида метки

Если итоговые подписи выглядят не так, как нужно, можно настроить макет, открыв отчет в конструкторе и внося изменения. При работе с наклейками обычно проще использовать конструктор, в котором более точное управление макетом. Чтобы просмотреть результаты изменений, внесенных в конструкторе, переключение в режим предварительного просмотра.

Если в Access отображается сообщение о недостаточном горизонтальном пространстве для отображения данных

Это сообщение, когда оно появляется, является побочным эффектом измерения некоторых наклеев. Обычно это происходит, когда наклейки находятся очень близко к левму и правому краям листа наклеев. Это может привести к тому, что мастер укаает определенные размеры вне обычного диапазона печати, а это, в свою очередь, приводит к тому, что сообщение появляется при предварительном просмотре или печати наклеев.

Если вы удовлетворены выравниванием текста на наклейках и не получаете пустую страницу на каждой другой странице, вы можете оставить оформление отчета без сущно, а затем нажимать кнопку "ОК" при каждом его отображении. В противном случае попробуйте настроить некоторые параметры страницы, как описано в следующем разделе.

Если данные не выписывются правильно по подписям

Во многих случаях можно устранить небольшие проблемы с макетом наклейки, внося изменения в конструктор. Вы можете переместить элементы управления, а также настроить размер подписи, изменив ширину или высоту раздела подробностей.

Чтобы переключиться в конструктор, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в меню пункт "Конструктор".

Если вам нужно изменить поля или интервал между наклейками, вы можете использовать диалоговое окно "Настройка страницы" в режиме конструктора.

  • На вкладке "Настройка страницы" в группе "Разметка страницы" нажмите кнопку "Колонки".

    Отобразилось диалоговое окно "Настройка страницы" с выбранной вкладке "Колонки".

Вкладка «Столбцы» диалогового окна «Параметры страницы»

Вы можете изменить следующие параметры в трех разделах диалогового окна "Параметры страницы":

Часть

Параметр

Описание

Параметры сетки

Количество столбцов

Это должно быть равно количеству наклеев на странице.

Интервал между строками

Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить вертикальное пространство между строками подписей.

Интервал между столбцами

Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить горизонтальный пробел между столбцами подписей.

Размер столбца

Ширина

При настройке этого значения нужно помнить о параметрах полей и интервалах между столбцами.

Вы можете проверить и настроить поля, нажав кнопку "Параметры печати" в диалоговом окне "Параметры страницы".

Высота

При необходимости настраивать высоту каждой наклейки.

По размеру данных

Определяет ширину и высоту столбца, равные ширине и высоте раздела "Подробности" в конструкторе.

Макет столбца

Вниз, затем по всему

Если выбран этот вариант, данные метки будут напечатаны вниз в первом столбце, затем вниз во втором и так далее.

Поперек, затем ВНИЗ

Если выбран этот вариант, данные наклейки будут напечатаны в первой строке, во второй строке и так далее.

Примечание:  Вы также можете открыть диалоговое окно "Настройка страницы" в режиме предварительного просмотра, щелкнув "Колонки" навкладке "Предварительный просмотр". Когда вы нажмете кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, изменения немедленно отразиться в окне предварительного просмотра.

Печать наклеев

  1. Откройте отчет в любом представлении (или выберите его в области навигации).

  2. На вкладке "Файл" нажмите кнопку "Печать"и выберите "Печать".

    Откроется диалоговое окно Печать.

  3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Печать данных Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word

Если адреса хранятся в Access, но вы хотите экспортировать их в Word, чтобы можно было форматировать и печатать наклейки с помощью мастера слияния.

  1. В области навигации выберите таблицу или запрос с данными, которые нужно напечатать.

  2. На вкладке "Внешние данные" в группе "Экспорт" нажмите кнопку "Слияние Word".

  3. Если вы уже создали документ и хотите связать с данными существующий документ Microsoft Word, в диалоговом окне мастера слияния Microsoft Word нажмите кнопку "Связать данные с существующим документом Microsoft Word". В противном случае нажмите кнопку "Создать документ" и привяжете к ней данные.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Если вы выбрали "Связать данныес существующим документом Microsoft Word", откроется диалоговое окно "Выбор документа Microsoft Word". Выберите нужный документ и нажмите кнопку "Открыть". Документ откроется в Word.

    Если вы решили создать документ, Word откроется с пустым документом.

  5. В Word следуйте инструкциям на области задач "Слияние". На этапе 3 процесса слияния в Word(выборполучателей) будет уже выбран источник данных, выбранный в шаге 1 этой процедуры.

    Дополнительные сведения о мастере слияния в Word см. в справке Word.

Примечание:  Вы можете использовать Word для печати адресов независимо от того, где они хранятся. Из Word можно подключаться к спискам адресов, храняным в различных программах, таких как Excel, Outlook и Access. Если у вас еще нет списка адресов, вы можете создать его в Word и распечатать наклейки. Дополнительные сведения см. в справке Word.

К началу страницы

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков
Перейти к обучению

Были ли сведения полезными?

Насколько вы удовлетворены качеством перевода?
Что повлияло на вашу оценку?

Спасибо за ваш отзыв!

×