Упорядочение документов и сайтов в Microsoft 365

Упорядочение документов и сайтов в Microsoft 365

Видео: общий доступ к файлам и папкам с помощью Microsoft 365 Одной из наиболее распространенных задач, требующих рабочих дней, является упорядочение OneDrive для работы и учебы и SharePoint документов и сайтов. Ниже описано несколько способов упорядочения документов и сайтов в OneDrive для работы и учебы.

Хранение документов в OneDrive для работы или учебы или библиотеке сайта группы

Сведения об использовании OneDrive для работы и учебы и сайтов групп, идеально подходящих для малых предприятий, можно найти в разделе Настройка хранения и совместного использования файлов Microsoft 365.

OneDrive для работы и учебы — ваше личное хранилище документов в среде Microsoft 365. В OneDrive для работы и учебы файлы хранятся в конфиденциальном режиме, однако при необходимости вы можете открыть к ним доступ другим пользователям. Сайт группы — это ресурс, который используют определенные сотрудники вашей организации.

Примечание: OneDrive для работы и учебы отличается от службы OneDrive, которая предназначена для хранения личных файлов, не связанных с работой.

В OneDrive для работы и учебы можно хранить до 1 ТБ данных. Дополнительные сведения об ограничениях хранилища можно найти в разделе ограничения SharePoint.

Чтобы перейти к OneDrive для работы и учебы или библиотеке сайта группы, войдите в Microsoft 365, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

  • Выберите в заголовке OneDrive и нажмите кнопку файлы на панели быстрого запуска , расположенной в боковой части экрана. .

  • Выберите Сайты в заголовке, а затем щелкните плитку Сайт группы и откройте библиотеку Документы на панели быстрого запуска в левой части экрана.

Примечание: Если параметры вашего сайта SharePoint изменялись, панель быстрого запуска в левой части экрана может отсутствовать.

Для выполнения различных действий в OneDrive для работы и учебы или библиотеке документов на сайте группы используйте панель быстрых действий, расположенную над библиотекой, или нажмите многоточие (...) рядом с необходимым файлом.

Используйте панель быстрых команд в Office 365 для выполнения действий в библиотеке документов OneDrive для бизнеса или сайта группы SharePoint Online.

Вы можете:

Если щелкнуть документ правой кнопкой мыши, вы получите выпадающее окно с другими параметрами, такими как предоставление общего доступа, скачивание, удаление, перемещение и копирование, а также получение ссылки на файл. Дополнительные советы см. в разделе Упорядочение файлов в библиотеке.

Поиск документов

В большинстве организаций используется множество документов, поэтому иногда бывает трудно найти нужные файлы, даже если вы сами их создали. В Microsoft 365 документы можно искать разными способами.

Способ поиска документов обычно зависит от того, что вы знаете над документом. Например, существуют определенные места для поиска в документе, если кто -то поделился с вами документомили вы знаете, что документ хранится в OneDrive для работы или учебы или в библиотеке сайта группы.

В других случаях можно выполнить поиск документа по имени или даже по ключевому слову. С помощью поля запроса в OneDrive для работы и учебы можно найти:

  • документы в OneDrive для работы и учебы;

  • документы, которыми с вами кто-то поделился;

  • документы, хранящиеся на отслеживаемом вами сайте.

Поле Поиск расположено в левом или правом верхнем углу окна OneDrive для работы и учебы или сайта SharePoint.

Снимок экрана с полем запроса OneDrive в Office 365.

В SharePoint вы также можете использовать файл найти над документами или поле Поиск на этом сайте .

Сведения о том, как найти документы в Microsoft 365, можно найти в разделе Поиск файла в Microsoft 365.

Отслеживание документов для облегчения их дальнейшего поиска

Если вы отслеживаете документ, он отображается в OneDrive для работы и учебы в списке Отслеживаемые документы.

Снимок экрана с документами OneDrive для бизнеса, которые вы отслеживаете в Office 365.

Кроме, если вы указали в своем профиле определенную информацию, такую как ключевые слова в полях Интересы и Спроси меня, в списке отслеживаемых документов появятся файлы, которые могут быть вам полезны. Чтобы начать отслеживать предложенный документ, нажмите кнопку Подписаться под ним.

Щелкните "Подписаться" под рекомендуемым документом, чтобы добавить его в список "Отслеживаемые документы" в Office 365.

Чтобы подписаться на документ в OneDrive для работы или учебы или библиотеки сайта, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши документ, который хотите отслеживать.

    Выберите значок "Дополнительно" (многоточие) рядом с именем документа в OneDrive для бизнеса, чтобы открыть всплывающую карточку документа
  2. В выноске документа выберите подписаться. Если команда Подписаться отсутствует, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите пункт Дополнительно, а затем — команду Отслеживать.

    Выберите команду "Подписаться" во всплывающем меню в OneDrive для бизнеса.

Просмотр документов, к которым вам предоставили доступ

Документы, к которым вам предоставлен доступ, отображаются в OneDrive для работы и учебы в списке Мне предоставлен доступ. Тем не менее, в этом представлении не отображаются документы, к которым предоставлен доступ всем пользователям, или совместно используются с помощью групп безопасности.

Документы, которыми люди поделились с вами, в представлении "Мне предоставлен доступ" в OneDrive для бизнеса
  1. В Microsoft 365 выберите OneDrive для работы и учебы в заголовке.

  2. На панели быстрого запуска в левой части экрана выберите пункт Мне предоставлен доступ.

Просмотр списка недавно открывавшихся документов

OneDrive для работы и учебы список документов, которые вы недавно открывали в Microsoft 365, независимо от того, где они хранятся: в библиотеке OneDrive или в библиотеке сайта группы. На панели быстрого запуска в левой части экрана выберите пункт Последние.

Примечание: Для просмотра последних документов у вас должны быть установлены приложения Office 2013 или более поздней версии.

Настройка оповещений для контроля изменений в документах

Вы можете настроить оповещения об изменениях в определенных документах или об их удалении. В зависимости от выбранных параметров эти уведомления могут с разной периодичностью отправляться на электронную почту или SMS.

Настройка оповещения в SharePoint

  1. Выберите документ в библиотеке.

  2. Выберите Файлы > Оповестить меня > Настройка оповещения для этого документа или Страница > Оповестить меня > Установить оповещение на этой странице.

  3. В диалоговом окне Создание оповещения выберите необходимые параметры и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о настройке оповещений можно найти в разделе Создание оповещения, чтобы получать уведомления об изменениях файла или папки в SharePoint.

Отслеживание сайтов для облегчения их дальнейшего поиска

Если вы используете несколько сайтов групп в своей организации, вы можете подписаться на них для упрощения доступа. Отслеживаемые сайты групп отображаются на странице "Сайты". С помощью приведенных ниже инструкций вы можете быстро переходить к библиотекам отслеживаемых сайтов в OneDrive для работы и учебы.

Отслеживание сайта

  1. Перейдите на сайт, который собираетесь отслеживать.

  2. Выберите команду Подписаться в правой части заголовка.

    Подпишитесь на сайт SharePoint Online и добавьте ссылку на свою страницу "Сайты" в Office 365.

Дополнительные сведения см. в разделе Видео: подписка на сайт SharePoint.

Переход к библиотекам документов на отслеживаемых сайтах групп

В OneDrive для работы и учебы можно отобразить список сайтов группы, которые вы отслеживаете в Microsoft 365, а затем открыть библиотеку документов на необходимом сайте.

  1. На панели быстрых действий выберите пункт Папки сайтов. Отобразится список всех отслеживаемых сайтов.

    Выберите "Папки сайтов" на панели быстрых действий в Office 365, чтобы увидеть список сайтов SharePoint Online, которые вы отслеживаете.
  2. Выберите в списке сайт, к библиотекам документов которого хотите перейти.

    Выберите сайт в списке папок сайтов в Office 365, чтобы увидеть библиотеки документов на этом сайте.

См. также

Просмотр и изменение профиля в Office delve

Видео: копирование и перемещение файлов библиотеки с помощью команды "Открыть в проводнике"

Создание папок, библиотек и дочерних сайтов

Поиск потерянных или исчезнувших файлов в OneDrive

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×