Общение с рабочей группой

Часто бывает сложно дополнить сведения о проекте, будь то получение сведений о состоянии от группы или получение сведений о состоянии проекта для руководителей.

Узнайте, когда и как сообщать информацию о проекте и сообщать о них. В противном случае эффективность совместной работы будет оказаться под угрозой.

Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами.

Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы . . .

  • Список заинтересованных лиц    Прежде чем приступить к проекту, выясните, кто ваши заинтересованные лица. Один из верных способов приостановки проекта — забыть о важном заинтересованных лицах, которые оказывают влияние на проект.

  • Начало работы с планом связи    Разработать стратегии и процессы коммуникации в проекте до начала проекта. Еще лучше, чтобы коммуникационные процессы были задачами в первой строке проекта, чтобы эта важная часть совместной работы была задачей каждого человека.

  • Часто общайтесь    Сбор информации о состоянии задачи раз в неделю — это право на отключение проблем перед их дальнейшей информацией. Если вы общаетесь чаще, участники группы могут прекратить отправку обновлений из-за дополнительного времени на их подготовку.

  • Поиск проблем    Если все идет хорошо, потому что вы не слышали ни о чем отрицательном, скорее всего, вы на пути к проблеме. Проблемы возникают даже у самых лучших проектов. Ваша работа — найти их, прежде чем они перерастут в большие проблемы.

  • Использование соответствующей технологии    Понимание потребностей участников группы и заинтересованных лиц в общении. Например, участникам группы, отчитываемым о состоянии задач, может потребоваться использовать электронную почту или Project Online, а руководителю — хорошо представленную диаграмму или таблицу. Вот список программ, которые можно использовать для общения.

Приложение

Преимущества

Недостатки

Project

  • У вас есть встроенные инструменты для презентаций всех уровней заинтересованных лиц.

  • Понятные представления временной шкалы и планировщика команд.

  • Экспорт данных в Excel и Visio для связи со сложными данными.

  • Возможно, ваша компания не использует Project.

  • Проекты, над которые работает ваша компания, могут быть слишком маленькими, чтобы воспользоваться преимуществами мощного программного обеспечения для планирования.

Project Online

  • Оптимальный вариант для расширенных информационных и отчетных сведений о проектах в организации.

  • Может сравнивать состояние нескольких проектов или портфеля проектов.

  • Небольшим компаниям может потребоваться помощь консультантов по установке и использованию Project Online.

Excel

  • Project можно экспортировать данные в Excel для более емких анализов, таких как ANOVA и анализ полученных значений.

  • Идеально подходит для раннего планирования проектов или для высокоуровневых результатов, которые затем можно добавить в Project.

  • Excel отсутствуют автоматизированные функции планирования для более сложных проектов.

Word

  • Идеально подходит на этапе начала, когда нужно поделиться документами планирования, например бюджетами и планами результатов.

  • Не идеально подходит для наглядных презентаций для заинтересованных лиц. Используйте Excel, Visio, PowerPoint или Project функции отчета.

SharePoint

  • Предоставляет функции синхронизации без Project Server. Изменения в одном списке задач будут отражены в другом.

  • Дорогостоящее развертывание во всей компании. Если у вас нет ресурсов для установки SharePoint, вы можете использовать Microsoft 365 сSharePoint Online.

PowerPoint

  • Идеально подходит для эффектных презентаций для заинтересованных лиц.

  • Аналитикам и инженерам могут потребоваться более подробные диаграммы для сложного анализа бюджета.

Visio

  • Идеальное решение на начальных этапах проекта, на котором необходимо донести бизнес-процессы и производственные процессы с помощью flow charts или других схем.

  • Может представлять слишком много информации для руководителей. Используйте Project собственные функции отчетности.

Microsoft Teams

  • Идеально подходит для команд в разных местах. Вы можете обмениваться сведениями о проекте с помощью мгновенных сообщений, голосовых и видеосвязи, а также во время собраний по сети.

  • Для развертывания может потребоваться ИТ-отдел.

Сведения о проекте

Проверка обновлений состояния в Project Online

Если ваша группа использует Project Online, скачайте обновления состояния задачи с сервера, прежде чем сообщать группе о ходе выполнения проекта.

Отслеживание хода выполнения календарного плана

Существует несколько простых способов отслеживания хода выполнения и более сложных способов. Найдите способ, который лучше всего работает в вашем проекте и вашей команде.

Сообщить сведения об оработаемой стоимости

Сбор сведений об оработаемой стоимости — это более сложный, но очень мощный шаг к выявлению плохие и плохие результаты проекта. Ваши заинтересованные лица хотят получить на их ключевых уровнях факты.

Создание отчета о проекте

С Project вы можете создавать и настраивать яркие графические отчеты по любым данным проекта, не используя другое программное обеспечение. Во время работы над проектом отчеты изменяются в зависимости от последних сведений — обновления вручную не требуются!

Синхронизация со списком задач SharePoint

Участники группы могут просматривать расписание и обновлять свою работу в SharePoint, а вы увидите изменения в Project. И наоборот.

Использование Microsoft 365

Донести сведения о проекте с Microsoft 365. Если у вас есть компьютер и подключение к Интернету, вы можете работать над своими документами в полных версиях приложений Word, Excel, PowerPoint или OneNote по запросу в любом удобном для себя месте.

Публикация изменений к задачам на сервере

При внесении изменений в задачи опубликуем их в Project Online чтобы у всех были нужные сведения для продолжения работы.

Общение с Microsoft Teams

Если люди не могут прийти на собрание, используйте Teams для обмена сведениями о проекте. Делитесь PowerPoint слайдами, Excel листами или записной книжкой OneNote, чтобы делиться планами проектов. Люди могут участвовать в собраниях по сети в офисе, дома или на мобильном устройстве.

Вернуться к статье Схема управления проектами

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединение к программе предварительной оценки Майкрософт

Были ли сведения полезными?

Насколько вы удовлетворены качеством перевода?
Что повлияло на вашу оценку?

Спасибо за ваш отзыв!

×