10 основных причин для использования Access в Excel

Следует ли использовать Excel или Access для управления табличные данные при использовании семейства продуктов Office? Сопутствуя статья "Использование Accessили Excel для управления данными", в этой статье рассмотрены преимущества каждого продукта и их результаты в таблице. Но зачем выбирать один или несколько вариантов? Если вы храните данные в Access и подключаетсяе к ним из Excel, вы получаете преимущества обоих приложений. Ниже 10 причин, по которым совместное использование Excel и Access дает множество смыслов.

Хотя Excel и не является базой данных, он широко используется для хранения данных и часто используется для решения простых задач с базой данных. Однако Excel — это плоская, а не реляционная база данных. Если простые таблицы необходимо превратить в несколько таблиц связанных данных, прежде всего сотрудники, работающие с информацией, могут быстро создать приложение базы данных. Access всегда был отличной "панелью для получения данных" для сбора и консолидации разных данных на всем предприятии, который в значительной части находится в книгах Excel. После добавления данных в Access вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, совместно использовать и обновлять данные для множества пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.

В отличие от простого макета листа в Excel, в Access все организовано по-разному с несколькими взаимосвязанными объектами, которые сначала могут показаться неохожными. Но для использования Access не нужно быть экспертом. Access предназначен для пользователей всех типов, и вы можете использовать его только в любых необходимой части.

Порывка по слою по слою.

Уровни доступа

1. Используйте Access тремя способами: в качестве случайного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. Таблицы, запросы, формы и отчеты строится друг на друга и составляют сердце приложения базы данных.

3. Иногда у пользователей есть мастера, построицы свойств, пользовательский интерфейс Office Fluent и похожие на Excel функции для быстрого задания.

4. У power users есть макрос, области свойств, выражения и средства разработки баз данных, которые могут углубиться в них и сделать больше.

5. Разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений баз данных и развертывания приложений для времени запуска.

Копирование данных Excel в Access

Для начала можно скопировать данные из Excel в Access. Можно создать таблицу Access и отобразить ее в таблице, которая очень напоминает таблицу Excel. Вы можете выполнять распространенные задачи создания таблиц, такие как определение типа данных, имени поля или нового поля, прямо в представлении таблицы. Так, если ввести дату в пустое поле, Access задаст для него тип данных "Дата/время". Если ввести текст, например имя, Access приместит к полю тип данных "Текстовый". Если вы хотите переместить поле, просто щелкните и перетащите его.

При копировании данных из Excel и их копировании в Access не нужно создавать таблицу сначала или открывать ее в таблике. Access автоматически спросит, есть ли у данных заглавные данные, правильно ли он будет использовать тип данных, и создаст таблицу Access. Нет ничего проще.

Дополнительные сведения см. в теме "Открытие пустой таблицы".

Связывание данных Excel c Access

Один из простейших способов получить преимущества Excel и Access — связать таблицу Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, если вы планируете сохранить данные в Excel, но при этом регулярно использовать некоторые из многих функций Access, таких как отчеты и запросы. Данные связываются не из Excel, а из Access.

Access поддерживает два основных способа создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать новые таблицы для хранения данных в базе данных Access или создавать ссылки на существующие данные за пределами базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и ведут себя во многих случаях так же, как и в других таблицах. Мастер диспетчера связанных таблиц помогает отслеживать, находить и обновлять данные листа Excel или другого источника данных при его перемещениях и разрыве связи.

При связываке с таблицей или именующим диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с данными Excel. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внося изменения в Excel, а затем обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако изменить содержимое таблицы в Access невозможно. Данные, связанные с Excel, можно создавать в Access отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения.

Дополнительные сведения см. в том, как импортировать данные в книге Excel или связать их с данными.

Импорт данных из Excel в Access

Если вы решите вырезать кабель данных, вы можете переместить данные в Excel, импортив их в Access. Обратите внимание, что импорт слова имеет два разных значения в Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы делаете постоянное подключение к данным, которые можно обновлять. В Access при импорте данные импортируется один раз без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя их в Excel. В Access можно импортировать все или все листа книги Excel за одну операцию.

Мастер импорта поможет вам принять важное решение об изменении типов данных и добавлении в них headers. Если при импорте данных возникнут ошибки, Access предупредит вас и сохранит их в таблице, чтобы можно было быстро найти и исправить их. Например, букво-цифровой почтовый индекс может быть зарыт внутри столбца, который, как вы считали, является числовым или для поля первичного ключа обнаружен дубликат. Вы можете внести изменения в книгу Excel и повторно импортировать данные или же внести изменения в новую таблицу Access. После завершения операции можно сохранить использованные действия и даже создать задачу Outlook, которая будет напоминать вам о регулярных операциях импорта.

После импорта данных они снова используются в Access, и вы можете добавлять, изменять и удалять их с помощью таблиц и форм. После импорта данных вы можете решить, следует ли удалять их из Excel. Обычно для обновления данных лучше иметь только одно расположение.

Примечание: При импорте данных из Excel в Access формулы импортироваться не будут, а только их результаты.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Подключение к данным Access из Excel

Вы также можете повторно подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, часто храняное в файле подключения к данным Office (ODC), к базе данных Access и извлекаете все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным также можно автоматически обновлять (обновлять) книги Excel из исходной базы данных Access при обновлении базы данных с новой информацией.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Отчет «Сотрудники» в макете таблицы

После того как данные уже есть в Access, вы можете воспользоваться потрясающим массивом средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер отчетов. Хотите в реальном времени спроектировать и изменить макет отчета с помощью живых данных, переместить блоки данных и изменить их в нем, добавить или удалить поля, а также сразу же увидеть внесенные изменения? Используйте представление макета. Хотите взаимодействовать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки данных в прямом эфире? Используйте представление отчета. Хотите самостоятельно добавить кнопки, номера страниц, рисунки, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах "Элементы управления и макеты" на вкладке "Конструктор" ленты. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, сгруппировать и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подотчитания.

После создания отчета используйте Access для распространения отчета в электронном виде. Например, вы можете отправить отчет по электронной почте или сохранить его в другом формате, например в виде моментального снимка или PDF-файла, чтобы добавить его на веб-страницу или сайт SharePoint.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Образец формы

После того как данные уже есть в Access, вы можете воспользоваться многими средствами создания форм и настройки. Хотите создать форму всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер форм. Хотите в реальном времени спроектировать и изменить макет формы с помощью живых данных, переместить блоки данных и изменить их в виде, добавить или удалить поля, а также сразу же увидеть изменения по мере их внесения? Используйте представление макета. Хотите самостоятельно добавить кнопки, списки, поля со списками, группы вариантов, рисунки, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах "Элементы управления и макеты" на вкладке "Конструктор" ленты. С помощью Access можно легко создавать простые формы, вкладки, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговое окно и подчиненную форму.

В Access можно легко создать разделенную форму, которая отображает синхронизированные таблицу и представление формы, чтобы получить лучшее из обоих вариантов. После создания формы вы сможете легко прокручивать, фильтровать и даже искать данные за ней с помощью стандартных кнопок навигации и поля поиска в нижней части формы.

Разделенная форма

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Автофильтр

Какой бы продукт вы ни использовали, вы фильтруете данные, чтобы работать с подмножество данных, и сортировать данные так, как вам нужно. В Access пользователи Excel могут фильтровать и сортировать данные в представлении таблицы, не изучив новый пользовательский интерфейс. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи при работе с текстом, числами, датами или пустыми полями. Вы даже можете сохранить фильтры и сортировку вместе с представлением таблицы.

Вы можете создать запрос в Access и даже не знаете, что SQL означает. Четыре мастера запросов помогают создавать простые запросы, находить повторяющиеся записи, находить записи без записей и создавать перекрестные запросы. Вам даже не нужно создавать запрос; просто фильтруя и сортировать данные так, как они должны выглядеть, и они сохраняются в таблицу.

Условие "СтранаРегион"

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Первая страница мастера наклеек

Теперь, когда ваша семья растет, список поздравительных карток внезапно стал крупнее и вам нужно отслеживать еще много дней рождения и годовщин. Не беда. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных слияния и создать операцию слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно только создать почтовые наклейки, создайте и распечатайте их с помощью мастера наклеев в Access. Вы даже можете автоматически добавить штрих-код, соответствующий каждому адресу клиента.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Как Access, так и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках SharePoint. Excel обеспечивает доступ только для чтения к связанным спискам SharePoint. в то время как Access позволяет читать и записывать (двуназначные) данные в связанных списках SharePoint. Списки Access и SharePoint отлично работают вместе. Типы данных Access и SharePoint ( например, " RICH TEXT", "Только при добавлении" (для поддержки отслеживания истории изменений в поле MEMO), вложения, "Автонумерация", "Поиск" и поля с несколькими значениями — делают данные несогласованными.

После связываия данных списка SharePoint с базой данных Access вы даже можете сделать данные списка SharePoint автономными в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint, чтобы добавить любые изменения. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, обрабатываются мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, основаны на одинаковых данных, но связаны со списками SharePoint.

Excel обеспечивает следующие возможности интеграции с SharePoint Server:

Точки интеграции Excel, ориентированные на данные

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Публикация книг Excel в Службы Excel, отображение данных и работа с ними с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-страниц.

4. Импорт (подключение) данных в книгу Excel с серверов OLAP, баз SQL Server и access, а также неплошных файлов.

Ниже точки интеграции Access с SharePoint Server.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывать данные между таблицами Access и списком SharePoint можно, создавая постоянное двуназначное подключение. (Обновленные данные списка можно увидеть в таблице Access; обновленные данные таблицы Access — в списке.)

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Вы можете создавать довольно сложные классические приложения баз данных, не вводя ни одной строки кода VBA. Каждый объект Access имеет большой набор свойств и событий, которые можно легко найти на листе свойств, чтобы помочь вам настроить решение. Каждый объект содержит подробные сведения о доступных вам средствах. Дополнительные шаблоны баз данных доступны на сайте Office Online. Шаблоны полей и таблиц помогут быстро создавать и настраивать таблицы. Вы можете создать базу данных с нуля с помощью встроенных средств разработки баз данных.

Макрос Access использует декларативную среду, которая не требует написания кода VBA, поэтому вам не нужно быть разработчиком. Каждая макрос выполняет такую задачу, как открытие формы, выполнение запроса, поиск записей или отображение сообщения. Макрос можно встраить в любое событие отчета, формы или управления. У большинства макроса есть аргументы, и вы можете добавить к ним условную логику, чтобы они могли сделать то, что вам нужно. Можно даже определять переменные и снова проверять ошибки, не вводя код VBA.

Разработать прототип и запустить его ИТ-отделом. Создайте решение для своей команды, когда оно требуется как можно скорее, и сделайте это в кепке с персоналом без нее. Отслеживайте количество проданных билетов для компании, отслеживайте сроки хранения производственных материалов или печатайте приемовые теги для запасных частей. Отслеживание задач, вопросов и результатов в командных проектах. Создайте базу данных каналов продаж, чтобы отслеживать потенциальные продажи в небольшой группе специалистов по продажам.

Дополнительные сведения

К началу страницы

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×