Настройка хранилища файлов и совместного использования в Microsoft 365

Ознакомьтесь ко всем нашим контентом для малого бизнеса в разделе справка и обучения для малого бизнеса.

Один из лучших способов настроить хранилище файлов и общий доступ для вашей организации — совместно использовать OneDrive и сайт группы. Этот вариант идеально подходит для небольших компаний с небольшим количеством сотрудников.

Смотреть: Где хранить файлы в Microsoft 365

Если это видео помогло вам, ознакомьтесь с полным учебным курсом для малых предприятий и новых пользователей Microsoft 365.

Хранение документов Microsoft 365 и управление ими

• OneDrive предназначен для индивидуального использования с случайным обменом файлами.

• Сайт группы предназначен для регулярного совместного использования файлов и совместной работы над ними. Сайт группы идеально подходит для хранения файлов с общей собственностью, где несколько пользователей являются владельцами файлов и могут совместно работать над ними. Создайте группу Майкрософт, чтобы добавить сайт группы. Дополнительные сведения см. в статье Создание команды в Microsoft Teams.

Как OneDrive, так и сайты групп предоставляют доступ в любом месте для вас и ваших сотрудников.

Ниже приведены рекомендации по хранению в каждом расположении при совместном использовании OneDrive и сайтов групп.

Рекомендации по хранению файлов и предоставлению к ним общего доступа

Ниже приведено несколько советов по эффективному использованию OneDrive или сайта группы SharePoint.

Рекомендации по использованию хранилища файлов и организации совместной работы для других типов малых компаний

• Частные владельцы. Используйте OneDrive для хранения собственных файлов и предоставления ими клиентам в индивидуальном порядке.

• Совместное владение. Оба владельца используют OneDrive и обмениваются файлами взад и вперед.

• Компании с внешними клиентами или партнерами, которым требуется доступ к файлам. Создайте новый сайт группы для хранения и совместного использования документов, предназначенных для конкретного клиента. Настройте сайт, чтобы разрешить доступ только такому клиенту. После этого вам не нужно беспокоиться о том, что один клиент случайно получит доступ к информации, предназначенной для другого клиента.

Защита конфиденциальных файлов

При хранении файла в OneDrive он доступен только вам, если вы не поделились им с другими пользователями. При совместном использовании файлов можно создать ссылку, которую можно переадресовать, или предоставить общий доступ только определенным пользователям. Кроме того, вы можете создавать в службе OneDrive папки для разных целей, например для общедоступных и личных материалов или отдельных проектов. К каждой папке можно предоставить общий доступ другому человеку или группе или никому другому.

Дополнительные сведения о совместном использовании см. в статье Общий доступ к файлам и папкам с помощью Microsoft 365.

Отслеживание свободного места

Сведения о том, сколько дискового пространства осталось в OneDrive, см. в статье Управление хранилищем OneDrive для работы или учебного заведения.

Какие файлы можно хранить в OneDrive или на сайте группы SharePoint?

Хотя вы можете отправлять почти все типы файлов, некоторые имена файлов и символы в именах файлов запрещены. Дополнительные сведения см. в статье Ограничения и ограничения в OneDrive и SharePoint.

Включение или отключение сторонних служб хранилища

Вы можете включить стороннее хранилище для пользователей в Microsoft 365, чтобы они могли хранить документы и делиться ими с помощью таких служб, как Dropbox, в дополнение к OneDrive и сайтам групп. Это отличная возможность обеспечить пользователям доступ к тем службам, которые они уже используют или предпочитают использовать для бизнес-проектов. Если вы не хотите, чтобы пользователи в вашей организации, использующие Microsoft 365, открывали файлы в сторонней службе, выполните следующие действия, чтобы отключить ее.

1. Войдите в Центр администрирования.

2. Перейдите на страницу Параметры>организации .

3. На вкладке Службы выберите Microsoft 365 в Интернете.

4. Установите или снимите флажок, чтобы разрешить пользователям открывать файлы, хранящиеся в сторонних службах хранилища в Microsoft 365 в Интернете, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Дальнейшие действия

• Настройте сайт группы для хранения файлов и общего доступа. В этом пошаговом руководстве вы узнаете, как использовать все преимущества расширенного хранилища и дополнительные возможности для совместной работы.

• Отправка и сохранение файлов и папок в OneDrive. В OneDrive можно хранить более 300 типов файлов.

• Отправьте файлы и папки на сайт группы SharePoint , чтобы упростить совместную работу с участниками команды. Все члены вашей команды имеют доступ к сайту группы SharePoint.

• Настройте приложения Microsoft 365 на планшетах и телефонах. Это необходимо сделать, чтобы вы могли редактировать файлы, хранящиеся в OneDrive и на сайтах групп, с планшета или телефона. Если вы не установите приложения Microsoft 365 для планшета или телефона, вы сможете просматривать файлы, но не редактировать их.

  • Установка и настройка Microsoft 365 на Android
  • Установка и настройка Microsoft 365 на iPhone или iPad
  • Настройка приложений и электронной почты Microsoft 365 на мобильном устройстве

• Синхронизируйте веб-файлы с компьютером или Компьютером Mac , чтобы они всегда были доступны на компьютере, даже если вы находитесь в автономном режиме.

• Делитесь файлами и папками OneDrive с участниками команды. Если сотрудник отсутствует или покидает компанию, другие пользователи могут получить доступ к общим файлам, хранящимся в OneDrive.

Связанные материалы

Добавление дискового пространства для подписки (статья)
Предоставление общего доступа к файлам и папкам с помощью Microsoft 365 бизнес (видео)
Отправка и сохранение файлов и папок в OneDrive (статья)
Отправка файлов и папок на сайт группы SharePoint (видео)
Настройка сайта группы для хранения файлов и общего доступа (статья)