Понимание рабочих процессах утверждения в SharePoint Server

Если участники получать электронную почту задачи или перейти непосредственно к списку задач, их можно просмотреть элемент или документ и нажмите утвердить, отклонить, запросить изменение или переназначить его. Участников можно работать с этими задачами непосредственно в SharePoint или в приложении Office, таком как Word, Excel и Outlook.

Во время выполнения рабочего процесса его владелец и участники могут просматривать состояние процесса утверждения на странице "Состояние рабочего процесса". Когда участники выполнят свои задачи, рабочий процесс завершится, а владелец получит уведомление об этом.

Каждый рабочий процесс описан ниже, включая основные различия между рабочие процессы, и будет ли они поддерживаются для настройки в SharePoint Designer 2010 или 2013.

Рабочий процесс	Описание	В SharePoint Designer
Утверждение	Рабочий процесс "Утверждение" передает документ или элемент группе людей на утверждение. Он поддерживает поэтапной утверждения, при котором первый набор утверждающих смогут просматривать и утверждать, а затем следующего набора утверждающих смогут просматривать и утверждать и т. д. Можно выполнить каждый этап утверждающих рецензирование порядковый номер заказа (по одному за раз), параллельного порядка (все вместе) и обычный последовательного и параллельного назначений. Продолжительность и сроки выполнения конкретных задач, а также окончательную дату выполнения всех задач рабочего процесса можно указывать в днях, неделях и месяцах. Отдельных участников можно внести в поле "Копия". Рабочий процесс можно настроить на завершение при его отклонении первым утверждающим либо при изменении рецензируемого документа. Кроме того, при необходимости в рабочем процессе можно разрешить утверждение контента. Задачи и сообщения электронной почты в рабочем процессе запрашивают утверждение контента, поэтому в форме задач размещены кнопки "Утвердить", "Отклонить", "Запрос изменения" и "Переназначить". Поддерживается консолидация комментариев, что позволяет просмотреть полный список комментариев предыдущих утверждающих. С помощью рабочих процессов утверждения также можно задавать состояние утверждения контента по завершении работы. Рабочий процесс "Утверждение" по умолчанию связан с типом контента "Документ", поэтому он доступен в библиотеках документов. Обратите внимание: этот рабочий процесс доступен только в SharePoint Server.	Да
Сбор отзывов	Рабочий процесс "Сбор отзывов" очень похож на рабочий процесс "Утверждение". Он также передает элементы или документы группе людей, однако предназначен для получения отзывов от утверждающих. Отзывы объединяются и отправляются обратно пользователю, который запустил рабочий процесс. Как и рабочий процесс "Утверждение", этот рабочий процесс поддерживает поэтапное утверждение и возможность указать продолжительность и сроки выполнения отдельных задач, а также окончательную дату выполнения в днях, неделях и месяцах. Рабочий процесс также можно настроить на завершение при изменении документа, а отдельных участников можно внести в поле "Копия". В отличие от рабочего процесса "Утверждение" этот рабочий процесс невозможно завершить при первом же отклонении, поскольку такого варианта действий здесь нет. Утверждение контента также не поддерживается. Поскольку задачи и сообщения электронной почты в этом рабочем процессе запрашивают утверждение контента, в форме задач размещены кнопки "Обратная связь", "Запрос изменения" и "Переназначить". Рабочий процесс "Сбор отзывов" связан с типом контента "Документ", поэтому он доступен в библиотеках документов. Обратите внимание: этот рабочий процесс доступен только в SharePoint Server.	Да
Сбор подписей	Рабочий процесс "Сбор подписей" передает документы, созданные в приложении Microsoft Office, группе людей с целью сбора их цифровых подписей. Сбор подписей можно осуществлять последовательно или параллельно, также можно распределить подписывающих по этапам. Отдельных участников также можно внести в поле "Копия". Других полей и вариантов поведения для данного рабочего процесса не предусмотрено (в отличие от рабочих процессов "Утверждение" и "Сбор отзывов"). Когда подписывающие получают задачу, они могут поставить свою подпись в списке задач в SharePoint либо в основном документе, например в Microsoft Word, Excel или PowerPoint. В форме задач размещены только кнопки "Подписать" и "Переназначить задачу". Для подписывания используется элемент управления Microsoft Office "Строка подписи". Изображение подписи может быть предоставлено пользователем или выбрано автоматически на основе логики формы (в частности, на основе правил и действий в форме InfoPath). Рабочий процесс "Сбор подписей" связан с типом контента "Документ", поэтому он доступен в библиотеках документов. Однако рабочий процесс будет отображаться в библиотеке только в том случае, если в документе содержится хотя бы одна строка подписи Microsoft Office. Обратите внимание: этот рабочий процесс доступен только в SharePoint Server.	Да
Публикация	Рабочий процесс "Публикация", как и рабочий процесс "Утверждение", передает контент на утверждение, однако он предназначен для сайтов управления корпоративным информационным содержимым с включенной поддержкой публикации. Еще одно отличие заключается в формах рабочих процессов. В формах связи и запуска скрыты возможности добавления утверждающих, завершения рабочего процесса при первом отклонении и изменении документа, а также включения утверждения контента. Обратите внимание: рабочего процесса публикации доступна только в SharePoint Server где публикации функция включена.	Да
Трехэтапный процесс	Трехэтапный рабочий процесс отслеживает состояние вопроса или элемента с использованием трех состояний и двух переходов между ними, что позволяет обрабатывать большое количество вопросов. Этот рабочий процесс предназначен для использования с шаблоном списка "Отслеживание вопросов", однако его можно использовать с любым списком, в котором есть столбец "Выбор" с тремя и более значениями, соответствующими состояниям рабочего процесса. Участники рабочего процесса могут работать со списком непосредственно или вне проектов, связанных со списком. Рабочий процесс обновляет состояние списка и создает новую задачу для следующего участника, после чего выполнение процесса продолжается. Участники рабочего процесса могут изменять состояние выполнения своих задач и состояние элемента рабочего процесса. Обратите внимание: этот рабочий процесс доступен в SharePoint Foundation 2010 и SharePoint Server.	Нет
Утверждение ликвидации	Рабочий процесс "Утверждение ликвидации" отслеживает контент с истекшим сроком действия, который следует оценить или удалить. Этот рабочий процесс особенно полезен на сайте центра записей и других сайтах, поддерживающих политики хранения документов в рамках управления записями. Рабочий процесс можно настроить на автоматический запуск по истечении срока действия документов или элементов либо на запуск участниками вручную. В этом рабочем процессе задачи утверждения ликвидации для конкретных документов и элементов помещаются в список задач, а не назначаются отдельным участникам. Утверждать и отклонять удаление элементов могут только пользователи, обладающие необходимыми разрешениями для соответствующего списка задач. Этот рабочий процесс также поддерживает массовое выполнение задач, что позволяет пользователям обрабатывать большое количество элементов за раз. Это удобно, поскольку в данном рабочем процессе, как правило, создается много задач. Обратите внимание: этот рабочий процесс доступен только в SharePoint Server.	Нет

1. Перейдите к списку или библиотеке, к которым необходимо добавить рабочий процесс.

2. Откройте вкладку Список для списка и вкладку Библиотека для библиотеки.

3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

4. На странице "Параметры рабочих процессов" нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

1. Перейдите к списку или библиотеке, где хранится экземпляр типа контента списка, который необходимо изменить.

2. Откройте вкладку Список для списка и вкладку Библиотека для библиотеки.

3. Нажмите кнопку Параметры списка для списка и Параметры библиотеки для библиотеки.

4. В разделе Типы контента выберите имя типа контента, с которым необходимо связать рабочий процесс.
   Если раздел "Типы контента" на странице не отображается, выберите Дополнительные параметры и установите флажок Разрешить управление типами контента.

5. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

6. Нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

1. На домашней странице семейства сайтов выберите в меню Действия сайта пункт Параметры сайта.

2. В разделе Коллекции выберите Типы контента сайта.

3. Щелкните имя типа контента сайта, к которому нужно добавить или с которым нужно связать рабочий процесс.

4. Нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

5. На странице "Параметры рабочих процессов" нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

При выполнении любого из приведенных выше действий открывается страница "Добавление рабочего процесса", где можно выбрать тип рабочего процесса, ввести его имя, указать список задач и т. д.

На этой странице можно настроить указанные ниже параметры рабочего процесса.

• Шаблон рабочего процесса, например "Утверждение", "Сбор отзывов" или "Сбор подписей".

• Имя рабочего процесса.

• Список задач, который будет использоваться для задач рабочего процесса.

• Список журналов для рабочего процесса.

• Возможность запускать рабочий процесс вручную.

• Запуск рабочего процесса только при наличии разрешения "Управление списками".

• Запуск рабочего процесса для утверждения публикации элемента с основным номером версии.

• Запуск рабочего процесса при создании нового элемента.

• Запуск рабочего процесса при изменении элемента.

На следующей странице отображаются параметры поведения рабочего процесса (например, утверждающие, сообщение рабочего процесса и сроки выполнения), которые можно изменить. Выбранные здесь значения будут использоваться по умолчанию при запуске пользователями рабочего процесса, т. е. форма связи заполняется только один раз, при добавлении рабочего процесса в список, библиотеку или тип контента, а введенные значения впоследствии используются во всех экземплярах рабочего процесса.

Для каждого рабочего процесса в SharePoint используется собственная форма связи. На рисунке ниже показана форма связи для рабочего процесса "Утверждение".

На этой странице можно настроить указанные ниже параметры поведения рабочего процесса.

• Утверждающие.

• Порядок обхода утверждающих: последовательный или параллельный

• Этапы утверждения.

• Расширение групп путем назначения задач каждому участнику группы.

• Сообщение-запрос, которое отображается в рабочем процессе.

• Дата выполнения всех задач.

• Длительность каждой задачи.

• Единицы длительности: дни, недели или месяцы.

• Участники, добавляемые в поле "Копия" при назначении задач.

• Завершение рабочего процесса при первом отклонении.

• Завершение рабочего процесса при изменении документа.

• Включение утверждения контента путем обновления состояния утверждения по завершении рабочего процесса.

После настройки связи рабочего процесса со списком, библиотекой или типом контента можно приступить к его использованию. Если рабочий процесс настроен на запуск при создании или изменении элементов (на странице "Добавление рабочего процесса"), пользователи могут даже не заметить, что при создании либо обновлении на сайте документов или элементов списка запускается рабочий процесс. Если эти параметры не заданы, пользователи запускают рабочие процессы вручную.

Для этого им необходимо выбрать команду "Рабочий процесс" в приложении Office 2010, в котором был создан документ, либо в списке или библиотеке, где хранится элемент, например в раскрывающемся меню рядом с элементом списка.

При этом открывается страница "Запуск нового рабочего процесса", где отображаются доступные рабочие процессы, которые можно запустить, а также состояние уже запущенных и завешенных рабочих процессов.

И, наконец видят форма запуска рабочего процесса, где можно указать поведения core рабочего процесса. В отличие от форме связи, которая завершена только один раз при добавлении рабочего процесса для списка, библиотеки или типа контента, форма запуска завершается, когда каждый раз рабочий процесс запускается вручную — так можно каждого экземпляра рабочего процесса с помощью формы запуска различных значений, но все они используют те же значения формы связи.

Для каждого рабочего процесса в SharePoint используется собственная форма запуска, в которой отображаются значения по умолчанию, если они были заданы в форме связи (как показано выше). На рисунке ниже показана форма запуска рабочего процесса "Утверждение" без значений по умолчанию.

Пользователь, запускающий рабочий процесс, может добавить перед запуском новые значения или оставить значения по умолчанию. В результате будет создана задача, которая будет назначена первому проверяющему в списке.

Каждый утверждающий, указанный в рабочем процессе, получает назначенную ему задачу и уведомление по электронной почте. Он может утвердить или отклонить задачу непосредственно в одном из приложений Office 2010, например в Outlook, либо перейти в список задач, где можно просмотреть назначенные задачи.

Когда утверждающий открывает задачу, отображается форма задач, где можно утвердить, отклонить или переназначить задачу, а также запросить изменения. На рисунке ниже приведена форма задач для рабочего процесса "Утверждение".

В зависимости от действий утверждающего задача может быть назначена следующему утверждающему, отправлена обратно автору для внесения запрашиваемых изменений либо утверждена, после чего рабочий процесс завершается.

В таблице ниже сравниваются возможности настройки в браузере и в SharePoint Designer 2010. Сравнение проводится на примере рабочего процесса утверждения в SharePoint Server 2010.

Настройка рабочего процесса в SharePoint	Настройка рабочего процесса в SharePoint Designer
Ввод имени рабочего процесса Выбор связанного списка задач и списка журналов Автоматический запуск рабочего процесса при создании новых элементов Автоматический запуск рабочего процесса при изменении элементов Запуск рабочего процесса вручную с дополнительным требованием разрешений "Управление списками" Утверждение рабочим процессом публикации элемента с номером основной версии Выбор утверждающих Выбор порядка утверждения — последовательного или параллельного Добавление этапов утверждения Расширение групп и назначение задач каждому участнику группы Ввод сообщения рабочего процесса Установка даты выполнения для всех задач Установка длительности каждой задачи и единиц длительности — дней, недель или месяцев Добавление пользователей в поле "Копия" Завершение рабочего процесса при первом отклонении Завершение рабочего процесса при изменении документа Включение утверждения контента в рабочем процессе	Ввод имени, описания и владельца рабочего процесса Включение зрительных образов на странице состояния рабочего процесса Отключение автоматического запуска рабочего процесса при создании новых элементов Отключение автоматического запуска рабочего процесса при изменении элементов Отключение запуска рабочего процесса вручную Добавление и удаление полей в форме выполнения задачи Настройка внешнего вида и поведения всех форм рабочего процесса — форм связи, запуска и задач Разрешение чтения и редактирования задач только получателям задачи и владельцам процесса Разрешение переназначения задач Разрешение изменения запросов задач Изменение кнопок результатов задач, например утверждения и отклонения Изменение параметров в формах связи и запуска Добавление и настройка локальных переменных, используемых в рабочем процессе Изменение условий завершения для рабочего процесса Настройка каждого этапа отдельной задачи — ее назначения, приостановки, истечения срока действия, удаления и завершения Настройка каждого этапа процесса задач в целом — его запуска, выполнения, отмены и завершения Добавление дополнительных функций к рабочему процессу утверждения для интеграции с другими рабочими процессами Создание копий рабочего процесса для последующей настройки Сохранение настраиваемого рабочего процесса в виде шаблона Глобальная публикация рабочего процесса, чтобы он был доступен всем сайтам в семействе сайтов

При открытии в SharePoint Designer 2010 или 2013 и откройте рабочие процессы из области навигации, можно просмотреть все рабочих процессов, доступных на ваш сайт. Появится список рабочих процессов, рабочие процессы сайтов и рабочих процессов для повторного использования. Кроме этого, вы видите глобально для повторного использования рабочих процессов, равное, где отображаются рабочих процессах утверждения по умолчанию в SharePoint Server.

Вы увидите здесь отображаются только рабочих процессах утверждения, сбора отзывов, сбора подписей и публикации. Это происходит потому эти рабочие процессы все созданные с помощью функции, поддерживаемые в SharePoint Designer 2010 или 2013. Например они используют OfficeTask действия рабочего процесса, встроенной формы InfoPath и службы поддержки для рабочих процессов, основанных на Visio. Трехэтапного рабочего процесса и рабочего процесса утверждения ликвидации, однако не поддерживаются так как они скомпилированный рабочих процессов, требующих разработки приложение, например Microsoft Visual Studio реплицировать действия рабочих процессов. В оставшейся части в этой статье основное внимание уделено рабочие процессы, которые поддерживаются в SharePoint Designer 2010 или 2013.

Изменить рабочий процесс можно двумя способами — внести изменения непосредственно в исходный рабочий процесс либо создать его копию и настроить ее. Оба этих варианта доступны администратору семейства сайтов. Владельцам и разработчикам сайтов рабочие процессы доступны только для чтения, поэтому им приходится создавать копии и редактировать их. Обычно рекомендуется изменять копию рабочего процесса на случай, если исходный рабочий процесс в настоящий момент используется и обслуживает какую-либо бизнес-функцию.

Когда пользователь открывает рабочий процесс утверждения (исходный процесс или копию), отображается сводная страница, представляющая собой первый уровень пользовательского интерфейса для рабочего процесса. На этой странице отображаются основные параметры рабочего процесса и связанные с ним объекты.

Здесь отображаются, например, поля имени и описания, тип рабочего процесса и тип контента. Также присутствуют некоторые общие параметры, например язык и возможность визуализации рабочего процесса, обеспечивающая наглядное представление его состояния в Интернете с помощью служб Visio в SharePoint Server 2010. Кроме того, доступны параметры запуска, с помощью которых можно отключить запуск рабочего процесса вручную или его автоматический запуск при создании новых и изменении существующих элементов. При выборе любого из этих параметров отключается соответствующий параметр запуска рабочего процесса в SharePoint.

На этой странице также отображаются формы, связанные с рабочим процессом, — форма связи и запуска (для обеих целей используется одна и та же форма) и форма задач. Это формы InfoPath 2010, которые можно открыть здесь и настроить непосредственно в редакторе форм InfoPath. На ленте можно настроить параметры формы запуска, локальные переменные и связанные столбцы для рабочего процесса, т. е. все, что используется для сбора, хранения и извлечения данных в рамках рабочего процесса. С помощью команд ленты также можно изменить связанные списки и типы контента, экспортировать рабочий процесс в Visio 2010 и импортировать из этого приложения.

Чтобы глубже вникнуть в рабочий процесс и приступить к настройке его определения и логики, в группе "Настройка" выберите команду Изменить рабочий процесс.

На этом экране вы рассматриваете редактор стандартного рабочего процесса в SharePoint Designer 2010 или 2013. Это рабочей области полноэкранном режиме, где можно создавать и настраивать рабочие процессы всех типов. Как правило это место использовать для создания настраиваемых рабочих процессов для автоматизации процессов системы или те, которые автоматически обновлять, изменение и перемещение данных на основе изменение источника данных.

Что касается рабочего процесса "Утверждение", то он содержит всего одну строку, которая запускает процесс утверждения заданного элемента группой утверждающих (указанных при настройке рабочего процесса).

На первый взгляд действие "Начать процесс утверждения" может показаться простым, однако в действительности оно является составным и включает в себя иерархию задач и основную логику маршрутизации всего процесса утверждения. Это действие поддерживает несколько уровней и вариантов поведения, включая назначение задач, сведения о маршрутизации и привязку данных к контенту SharePoint.

При создании нового рабочего процесса утверждения с нуля можно просто добавить действие "Начать процесс утверждения" из коллекции действий, быстро сформировав таким образом структуру и логику процесса утверждения.

Чтобы просмотреть и отредактировать содержимое рабочего процесса "Утверждение", щелкните ссылку Утверждение. При этом откроется сводная страница процесса задач.