Публикация списков задач для создания и отслеживания работы в организации

Публикация списка задач — это то, как руководители операций и другие планировщики организации распределяют задачи между командами, которые выполняют работу. Каждая команда получает одну копию списка, поэтому местные руководители могут назначать задачи своим сотрудникам. Руководители, входящие в состав команд в иерархии между локальным менеджером и издателем списка задач, могут отслеживать назначение и выполнение задач, но не могут ничего изменить. 

Например, анна является операционным менеджером в штаб-квартире Contoso Markets, сети из 250 магазинов, организованной в Teams по регионам. В каждом регионе есть по крайней мере один магазин, и сотрудники каждого магазина получают инструкции по заданию через задачи в приложении Teams. Анна планирует летнюю распродажу, и подготовила список задач, который она опубликует для всей цепочки. 

• Анна переходит в приложение "Задачи" в Teams и создает список задач для настройки продажи и называет его Летней распродажей. Она присоединяет некоторые визуальные механизмы продукта, чтобы руководство тогда она публикует свой список задач во всех 250 магазинах.

• Срина управляет Западным регионом, магазины которого имеют дополнительную категорию продукции: спортивные товары. Она решает дублировать список задач Summer Sale, добавить задачи для спортивных товаров, и опубликовать его в магазинах своего региона как Summer Sale Western.

• Фрэнк управляет Магазином 004, крупнейшим магазином в западном регионе. Он открывает Teams на своем компьютере за день до начала подготовки к продажам. Он видит два новых опубликованных списка и смотрит. Он назначает задачи своим фронтовикам и несколько себе.  

• Уилл, клерк акций в Магазине 004, открывает Teams на своем телефоне, чтобы увидеть, что ждет его. Он рассматривает визуальные механизмы продуктов, которые Анна привязывает к своей задаче, и он начинает реализовывать это в своем магазине.

При публикации списка руководители могут изменять любые поля задач, кроме заголовка задачи и примечаний. Руководители не могут удалять опубликованные задачи. 

1. В левом нижнем углу вкладки Опубликованные списки выберите Создать список.

2. Назовите список.

3. Выберите способ выбора команд получателей. Вы можете выбрать команды из иерархии или отправить настраиваемый список команд. Дополнительные сведения об этих параметрах см. здесь. На следующих шагах показан выбор из иерархии.

4. Если вы принадлежите к нескольким командам в разделе Задачи, выберите команду для публикации. Команды, которые получают публикацию списка задач, смогут увидеть, из какой команды был опубликован список задач.

5. Нажмите кнопку Создать. Новый список появится в разделе Черновики слева.

6. В разделе Название задачи присвойте первой задаче заголовок и нажмите клавишу ВВОД.

7. Выберите заголовок задачи, чтобы открыть ее и добавить или изменить любое из следующих элементов.   

   • Название

   • Контейнер (используется для классификации задач. Например, контейнеры "Склад" или "Отдел продаж" можно использовать для определения рабочей группы, которая будет выполнять задачу)

   • Приоритет (срочный, важный, средний или низкий)

   • Дата начала или срока выполнения

   • Заметки

   • Контрольный список из 20 элементов (вы управляете элементами и порядком, получатели задач помечают их завершенными) 

   • Вложение 

8. Чтобы добавить другую задачу, введите имя задачи в поле Новая задача. 

   Примечание: Если вы только что вернулись к списку задач после выполнения других действий, перед вводом имени в поле Новая задача , возможно, сначала потребуется выбрать Добавить задачу.

   Совет: После создания задач можно массово изменять приоритет, дату выполнения или контейнер для всех выбранных задач. Инструкции см. в разделе Изменение нескольких задач одновременно. 

Можно скопировать черновик списка или опубликованный список. Затем можно изменить копию, чтобы подготовить ее к публикации отдельно. 

1. На вкладке Опубликованные списки выберите список задач, который нужно дублировать, выберите Дополнительные параметры и выберите Дублировать. Копия списка задач появится в разделе Черновики.
   
    

   Примечание: При получении опубликованного списка задач, если вы также можете публиковать списки задач, новый список появляется на вкладке Опубликованные списки в левой области в разделе Получено.  
   
   

2. После дублирования списка можно взаимодействовать со списком так же, как и с другими черновиками.  

Вы можете переименовать черновик списка перед его публикацией. Любой список задач можно переименовать в состоянии черновика.

1. На вкладке Опубликованные списки в разделе Черновики наведите указатель мыши на список, который нужно переименовать.

2. Выберите Дополнительные параметры , а затем выберите Переименовать список.
   
   

3. Введите новое имя в поле Название . Teams проверяет имя, чтобы убедиться в отсутствии конфликтов. Если флажок отображается в краю поля Заголовок , имя будет работать. Нажмите кнопку Сохранить , чтобы применить изменение имени.

1. На вкладке Черновики выберите список задач, который нужно изменить. 

2. Чтобы изменить задачу, выберите ее заголовок, чтобы открыть ее, а затем выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы изменить любое из полей задач, выберите поле и измените его при необходимости. Вы также можете добавлять заметки и вложения.  

   • Чтобы удалить задачу, справа от имени задачи выберите Дополнительные параметры , а затем выберите Удалить.

Вы можете удалить любой список задач в разделе Черновики и Неопубликованные.

1. На вкладке Опубликованные списки в разделе Черновики или Не опубликовано наведите указатель мыши на список задач, который требуется удалить.

2. Выберите Дополнительные параметры , а затем нажмите кнопку Удалить.

Когда список задач будет готов к работе, опубликуйте его в командах, участники которых будут выполнять работу. 

1. В приложении Задачи выберите Опубликованные списки.
    

2. В списке Черновики выберите список задач, а затем выберите Опубликовать в правом верхнем углу.

3. Выберите команды, которые получат список задач. Используйте список main Teams и (или) любые доступные фильтры, чтобы найти команды для включения. 
   
   

   • Чтобы выбрать все группы в категории, выберите поле проверка для заголовка категории. В следующем случае при выборе "Регион 1" выбираются все хранилища в этом регионе. 

   • Чтобы опубликовать данные только в магазинах региона 1, в которых есть отдел одежды, выберите фильтр "Одежда" в дополнение к заголовку региона.
      

4. Нажмите кнопку Далее, чтобы просмотреть план публикации. Чтобы внести изменения, выберите Назад.  

5. Выберите Готово, здесь все выглядит хорошо, а затем выберите Опубликовать. 

   Примечания: 

   • Как только начнется процесс публикации, список задач переместится из черновиков в опубликованный , чтобы указать, что задачи отправляются и становятся видимыми для получателей. 

   • В различных точках процесса публикации Teams проверяет ваши инструкции по публикации и информирует вас о любых проблемах, с которыми она сталкивается.

   • Публикация задач может занять некоторое время, если в списке задач есть большое количество задач или выбрано большое количество команд получателей. Можно покинуть экран публикации и вернуться позже — задачи будут продолжать публиковаться в фоновом режиме. 

6. После публикации в верхней части вкладки Опубликованные списки появится сообщение об успешном выполнении задач.

   Важно: Если отображаются значки оповещений, выберите Просмотреть сведения, чтобы устранить проблемы.

Вы можете изменить задачи в опубликованном списке, переведя список в режим редактирования. После того как список находится в режиме редактирования, можно обновить задачи в списке, удалить задачи из списка или добавить в список новые задачи. Изменения не публикуются в командах получателей, пока вы не выберете опубликовать изменения и подтвердите сводку. 

При публикации изменений задачи в опубликованном списке значения полей задачи в обновленной задаче перезаписываются в каждой команде получателей, за исключением того, что состояние задачи не сбрасывается. Мы рекомендуем изменить задачу в опубликованном списке, если вы хотите уточнить, что необходимо сделать.  Если имеется исправление, требующее повторного завершения задачи, даже если она была выполнена согласно предыдущим сведениям о задаче, рекомендуется удалить исходную задачу и создать новую.

1. В разделе Опубликовано выберите список, который нужно изменить.

2. Выберите Изменить список , как показано на изображении.

3. Когда список находится в режиме редактирования, можно щелкнуть задачу для редактирования. Вы также можете добавить новую задачу или щелкнуть меню ... рядом с существующей задачей, чтобы удалить ее.

4. Если вы решили не вносить изменения, вы можете нажать кнопку Отмена редактирования в том же месте, где вы нашли кнопку Изменить список, и никакие изменения не будут опубликованы ни в одной из команд получателей.

5. Если вы готовы к публикации изменений, можно выбрать Опубликовать изменения в правом верхнем углу, чтобы опубликовать изменения во всех исходных командах получателей.  
   
   

   Примечание: Кроме того, можно отменить внесенные изменения, чтобы список отменить изменения обратно в ранее опубликованное состояние.

Если вам нужно отменить публикацию, лучше сделать это как можно скорее, чтобы сократить количество назначений и завершения задач, которые удаляются. Неопубликованный список перемещается в раздел Unpublished и может быть дублирован, но не может быть повторно опубликован.  

1. Рядом со списком, который требуется отменить, выберите Дополнительные параметры , а затем выберите Отменить публикацию.

2. После того как список будет добавлен в раздел Unpublished, вы можете скопировать его, изменить копию и опубликовать измененную копию.

После публикации списка задач вы, скорее всего, захотите отслеживать ход выполнения команд по назначению и выполнению отправляемых задач. Сведения об опубликованных задачах можно просмотреть несколькими способами. 

В представлении Задачи отображается ход выполнения с разбивкой по задачам. Вы можете выбрать задачу, чтобы просмотреть дополнительные сведения о назначении и завершении этой задачи в группах, которые ее получили. 

• Выберите справа от задачи, чтобы просмотреть сведения о ней.

В представлении Teams можно просмотреть ход выполнения всех задач в списке. Вы можете выбрать группы, такие как регионы или районы, чтобы развернуть их, и выбрать отдельную команду, которая получила список задач, чтобы просмотреть сведения о ней. 

Чтобы увидеть, как команда выполняет каждую задачу, выберите имя команды. 

Чтобы вернуться к представлению высокого уровня после просмотра сведений, щелкните имя списка задач слева от имени команды.