Требовать утверждения элементов в списке или библиотеке

SharePoint Server по подписке SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint в Microsoft 365 SharePoint Foundation 2010 SharePoint Server 2010 Microsoft 365 Microsoft Списки Еще...Меньше

Списки и библиотеки часто содержат конфиденциальную информацию, например бюджеты маркетинговой кампании или инициативы отдела кадров. Важно, чтобы определенные пользователи могли просматривать только официальные версии элементов или файлов.

Прежде чем содержимое станет видимым для определенных пользователей, может потребоваться утверждение элемента или файла. Требуя утверждения, организации могут применять к своему конфиденциальному контенту существенный уровень качества и безопасности.

Современный Классический

Перейдите к списку, для который требуется утверждение.
Выберите Параметры , а затем Параметры списка.
В разделе Общие параметры выберите Параметры версии.
В разделе Утверждение контента выберите Да в ответ на запрос Требовать утверждение контента для отправленных элементов? В разделе Элемент: история версий укажите, нужно ли создавать версии при каждом редактировании элемента. Вы также можете ограничить количество сохраненных версий.
В разделе Безопасность черновика определите, какие пользователи могут видеть черновики в списке.

Совет: Если требуется утверждение контента для списка или библиотеки, которая уже содержит элементы, все элементы в библиотеке помечаются как утвержденные.
Вы можете выбрать один из следующих вариантов:
- Пользователи, которые могут читать элементы списка.
- Только пользователи, которые могут редактировать элементы списка.
- Только пользователи, которые могут утверждать элементы в списке, и автор элемента.
Нажмите ОК.

Если кто-то передает элемент в список или библиотеку, для которых требуются утверждения, он находится в состоянии Ожидание утверждения, пока его не утвердит кто-то (с уровнем разрешений "Управление списками"). Пока ожидается утверждение, оно остается в состоянии "Ожидание утверждения".

Как правило, если элемент находится в состоянии "Ожидание", его могут видеть только его источник и люди, у которых есть разрешения на управление списками и библиотеками. После смены состояния Ожидание на Утвержденооно становится видимым для всех, у кого есть разрешение на просмотр списка или библиотеки.

Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока их не удалит автор или другой автор, у которого есть необходимые разрешения. Все элементы или файлы, которые уже есть в списке или библиотеке, автоматически получают состояние Утверждено.

Важно: Если для защиты библиотеки сайта настроено разрешение на чтение элементов любым пользователем, то любой пользователь, у которого есть разрешения на чтение для сайта, сможет видеть все элементы списка или библиотеки независимо от того, имеют ли они статус "Утверждено".

Примечание: Только пользователи с разрешениями на полный доступ или проектирование могут изменять SharePoint библиотеку.

Перейдите к SharePoint, для которую требуется утверждение.
Выберите Параметры , а затем библиотека Параметры.

Если вы не видите эти элементы меню, выберите Библиотекаи в группе Параметры выберите пункт

Параметры библиотеки.
Чтобы открыть страницу Параметры версий, в Параметры общиепараметры выберите Параметры версии.
В разделе Утверждение контента выберите Да в ответ на запрос Требовать утверждение контента для отправленных элементов? В разделе "История версий документа" укажите, должны ли SharePoint создавать версии при редактировании файла. Вы также можете ограничить количество сохраненных версий.
В разделе Безопасность черновика определите, какие пользователи могут видеть черновики в библиотеке документов.

Совет: Если требуется утверждение контента для списка или библиотеки, которая уже содержит элементы, все элементы в библиотеке помечаются как утвержденные.
Вы можете выбрать один из следующих вариантов:
- Пользователи, которые могут читать элементы списка.
- Только пользователи, которые могут редактировать элементы списка.
- Только пользователи, которые могут утверждать элементы в списке, и автор элемента.
Нажмите ОК.

Если кто-то передает элемент или файл списку или библиотеке, для которых требуются утверждения, он находится в состоянии Ожидание утверждения, пока его не утвердит человек, у которого есть необходимые для этого разрешения. Пока ожидается утверждение, оно остается в состоянии "Ожидание утверждения".

Как правило, если элемент или файл находится в состоянии "Ожидание", его могут видеть только его источник и люди, у которых есть разрешения на управление списками и библиотеками. После смены состояния Ожидание на Утвержденооно становится видимым для всех, у кого есть разрешение на просмотр списка или библиотеки. Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока их не удалит автор или другой автор, у которого есть необходимые разрешения. Все элементы или файлы, которые уже есть в списке или библиотеке, автоматически получают состояние Утверждено.

Важно: Если для обеспечения безопасности в библиотеке сайта настроено разрешение на чтение элементов любым пользователем, все пользователи, у которых есть разрешения на чтение сайта, могут видеть все элементы списка или библиотеки независимо от того, имеют ли они статус "Утверждено".

Изменять параметры списка или библиотеки могут только люди с разрешением "Полный доступ" или "Проектирование".

Настройка обязательного утверждения элементов или файлов

Если список или библиотека сайта еще не открыты, в области быстрого запуска выберите его имя.
На ленте выберите вкладку Библиотека в группе Инструменты для библиотек или Инструменты списка.
Если вы работаете в библиотеке, выберите БиблиотекаПараметры . Если вы работаете со списком, выберите Параметры списка. В этом примере откроется Параметры библиотека.
В Параметрыобщие параметры выберите Параметры версии. Откроется страница Параметры версий.
В разделе Утверждение контента выберите Да в ответ на вопрос Требовать утверждения контента для отправленных элементов?
В разделе Безопасность черновика определите, какие пользователи могут видеть черновики в библиотеке документов. В этом примере выбраны только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента).
Нажмите ОК.

В следующем примере показано, что утвержденные элементы в библиотеке после параметра Требовать утверждение контента имеет для параметра Да. Поскольку эти файлы уже находились в библиотеке, они были утверждены автоматически.

В конечном итоге организации может быть неудобно или ненужным требовать утверждения для каждого элемента файла в определенном списке или библиотеке. Это требование не только требует от человека времени, который должен предоставить или от отказ в утверждении, но и не позволяет людям легко сотрудничать с файлом или элементом. Если вы определите, что организации больше не нужно утверждать каждый элемент или файл, вы можете удалить это требование.

Удаление требования утверждения элементов или файлов в списке или библиотеке

Если список или библиотека сайта еще не открыты, в области быстрого запуска выберите его имя.
На ленте выберите вкладку Библиотека в группе Инструменты библиотеки или Список в группе Инструменты списка.
Если вы работаете в библиотеке, выберите БиблиотекаПараметры . Если вы работаете со списком, выберитеПараметры . В этом примере откроется Параметры библиотека.
В Параметрыобщие параметры выберите Параметры версии. Откроется страница Параметры версий.
В разделе Утверждение контента выберите Нет в ответе на вопрос Требовать утверждения контента для отправленных элементов? Появится диалоговое окно предупреждения.
Чтобы закрыть сообщение, выберите ОК.
Чтобы закрыть диалоговое окно Параметры версий, выберите ОК. Когда вы вернетесь к списку или библиотеке, состояние утверждения больше не будет доступно на странице. Все пользователи, у которых есть разрешение на просмотр списка или библиотеки, могут просматривать все содержимое, которое в нем находится.