В SharePoint вы можете управлять записями или в архиве, или в репозитории активных документов.
Обзор
Спланируйте решение об управлении записями вместе с администраторами вашего сервера. Подробнее о планировании и внедрении решений управления записями читайте в разделе См. также.
Сайт центра записей служит архивом. В него копируются документы, которые становятся записями. Документ считается записью, если он расположен в архиве записей.
Локальное управление записями является альтернативой традиционному процессу, когда записи копируются или перемещаются в другое расположение, а затем к ним применяются политики безопасности и хранения. Локальное управление записями заключается в том, что документ можно оставить в его текущем расположении на сайте, объявить его записью и применить к этой записи соответствующие свойства безопасности, хранения и расположения.
Смешанный подход также возможен. Например, вы можете хранить записи в том же расположении, что и активные документы, в течение двух лет, а затем, после завершения проекта, переместить их в архив записей.
Центр записей
В центр записей можно передавать весь контент организации, а затем перенаправлять его в соответствующее расположение, где ему будут назначаться надлежащие разрешения и политики, например в отношении срока действия и аудита.
Метаданные, или сведения о данных, играют важную роль для управления информацией и ее последующего извлечения. Такие компоненты, как типы контента, организаторы контента и виртуальные папки, помогают поддерживать использование метаданных.
Ниже перечислены компоненты центра записей.
-
Идентификатор документа. Каждому документу можно назначить уникальный идентификатор, который не удаляется даже после архивации. По таким идентификаторам документы легко находить независимо от их перемещения.
-
Многоэтапное хранение. Политики хранения могут состоять их нескольких этапов, что позволяет назначить одну политику для всего жизненного цикла документа (например, ежегодный пересмотр контрактов и удаление их по истечении 7 лет).
-
Поэлементные отчеты аудита. Вы можете создавать настраиваемые отчеты аудита для каждой отдельной записи.
-
Иерархические планы файлов. Вы можете создавать глубинные иерархические структуры папок (или наследовать их от родительских папок) и управлять хранением в каждой папке иерархии.
-
Отчет о плане файлов. Вы можете создавать отчеты о состоянии, отображающие количество элементов на каждом этапе плана файлов, а также сведение политик хранения в каждом узле плана.
-
Таксономия и централизованные типы контента. Архив будет выступать потребителем корпоративных таксономий и типов контента, обеспечивая согласованность контента и его передачу между пространствами для совместной работы и архивом. В следующих публикациях мы расскажем больше о наших планах развития таксономии в 2010 году.
-
Организатор контента. Маршрутизатор записей может использовать метаданные для направления входящих документов в нужное расположение в иерархическом плане файлов. Это дает такие преимущества, как автоматическое применение правил к отправленному контенту (например, "Если договор покупки помечен тегом "Альфа-проект", отправить его во вложенную папку "Альфа-договора" и применить политику хранения этой папки к элементу").
-
Виртуальные папки. План файлов — это отличный способ управления репозиторием, но зачастую поиск нужного контента и навигация по нему отнимает слишком много времени. Центр записей SharePoint 2010 содержит новый компонент — навигацию по метаданным, которая позволяет представлять ключевые метаданные в виде виртуальных папок.
Локальное управление записями
На любом сайте можно включить локальное управление записями и настроить его в качестве системы управления записями. В такой системе, в отличие от центра записей, вы можете хранить записи вместе с активными документами в пространстве для совместной работы.
Локальное управление позволяет управлять контентом в пространствах для совместной работы. Иначе говоря, можно объявлять записями определенные документы SharePoint (или блоги, вики-, веб-страницы и элементы списков). Создав в своей организации собственное определение понятия "запись", вы можете, если нужно, запретить удаление или изменение таких записей.
Аудит, сохранение, срок действия, отчетность, рабочие процессы записей, обнаружение электронных данных и удержание по юридическим причинам — все эти компоненты можно использовать в пространствах для совместной работы, чтобы найти баланс между удобством SharePoint для конечных пользователей и эффективностью управления данными.
Элементы можно объявлять записями вручную, как часть большего этапа рабочего процесса, или в ходе запланированного этапа хранения документа, например по истечении 2 лет. Важно то, что при объявлении записи контент не перемещается в архив, а остается в своем расположении, а значит конечные пользователи смогут найти и использовать его.
У локального управления записями есть и другие преимущества, например:
-
хранение записей и управление ими на нескольких сайтах;
-
автоматическое управление версиями записей, если управление версиями включено;
-
одновременный поиск по записям и активным документам;
-
возможность настроить собственное определение записи в организации и указать, кто может создавать записи.
Рекомендации по планированию решений
Итак, где же лучше управлять записями — в отдельном центре записей или на сайте совместной работы, на котором были созданы документы? Чтобы принять правильное решение, мы советуем вам сначала ответить на такие вопросы.
-
Подходит ли структура сайта совместной работы для управления записями?
-
Применяются ли в вашей отрасли нормативные требования, согласно которым записи должны храниться отдельно от активных документов?
-
Должен ли администратор сайта совместной работы обладать разрешениями на управление сайтом, содержащим записи?
-
Не нужно ли вам хранить записи на сайте с более ограниченным доступом, чем сайт совместной работы, или на сайте с особым расписанием резервного копирования?
-
Как долго будет использоваться сайт совместной работы? Если записи будут нужны после завершения проекта и при этом вы выберете локальное управление записями, сайт придется сохранять, даже когда он больше не используется.
-
Часто ли участникам проекта будет нужен доступ к документам после того, как они станут записями? При локальном управлении участники проекта смогут пользоваться записями так же, как и активными документами.
-
Несут ли управляющие записями в вашей организации ответственность только за официальные записи или за активные документы тоже? В первом случае отдельный центр записей может облегчить их работу.
