Как закрыть финансовый год в Small Business Accounting 2006, Accounting Express и accounting Professional

Шаг 1. Выполнение вручную некоторых задач на конец года

Перед тем как закрыть финансовый год, вручную выполните следующие задачи:

• Очистка предоплаченных расходов

• Согласование банковских счетов

• Согласование учетных записей кредитной карты

• Амортизация записей

• Настройка запасов

Шаг 2. Настройка записей в дневнике

Внести в записи дневника следующие изменения:

• Исправлять ошибки, произошедшие при записи транзакции.

• Назначьте доход периоду, в течение которого он был заработан.

• Назначать расходы за период, в течение которого они были.

Чтобы внести изменения в записи дневника, в меню Компания выберите пункт Новая запись в дневнике.

Шаг 3. Анализ базы данных на ошибки

ПРИМЕЧАНИЯ.

• Убедитесь, что ни у одного из пользователей не открыта база данных компании.

• Выполните это шаг на компьютере, на котором расположена база данных.

Чтобы проверить базу данных на ошибки, выполните следующие действия:

1. Запустите small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional, а затем откройте любую базу данных компании, кроме нужной.

2. В меню Файл найдите пункт
   Коммуникациии выберите службы передачи данных.

3. Перейдите на вкладку Дополнительные инструменты и нажмите кнопку Восстановить.

4. Выберите базу данных, которую нужно проверить на ошибки, и нажмите кнопку Восстановить.

5. Если вы получили сообщение о том, что все подключения к базе данных будут закрыты, нажмите кнопку Да.

6. Если ошибки не найдены, нажмите кнопку ОК. Если ошибки найдены, просмотрите их и внести необходимые изменения.

7. Нажмите кнопку Закрыть два раза.

Шаг 4. Перед тем как закрыть финансовый год, перед закрытиями базы данных организации

Примечания.

• Убедитесь, что ни у одного пользователя не открыта база данных компании, кроме компьютера, на котором она расположена.

• Выполните это шаг на компьютере, на котором расположена база данных.

Чтобы сделать это, выполните указанные здесь действия.

1. Запустите small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional а затем откройте базу данных компании, которую вы хотите сделать.

2. В меню Файл найдите пункт
   Коммуникациии выберите службы передачи данных.

3. На вкладке Основные инструменты нажмите кнопку
   Резервное копирование.

4. Нажмите кнопку Обзор.

5. Введите имя файла и нажмите кнопку
   Сохранить.
   
   Примечание. По умолчанию файл сжатой резервной копии (*.zip). По умолчанию файл находится по следующему пути:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Если вы хотите ограничить доступ к резервной копии, введите пароль в поле Пароль, а затем еще раз введите пароль в поле Проверить пароль.

7. Нажмите кнопку ОК.

8. Когда вы получите сообщение об успешном завершении резервной копии, нажмите кнопку ОК.

9. Нажмите кнопку Закрыть.

Шаг 5. Печать отчета о пробном балансе перед закрытием финансового года

Введите все транзакции за год перед печатью отчета о балансе пробной версия. Если позже будут вводиться дополнительные транзакции, необходимо напечатать новый баланс пробной версия. В этом отчете перечислены все учетные записи и остатки на определенную дату.

1. В меню Отчеты найдите пункт Компания и
   финансовыепоказатели , а затем щелкните Пробный баланс.

2. В списке От на панели инструментов выберите
   настраиваемая.

3. В поле Дата введите дату или выберите ее в календаре.

4. В меню Вид выберите пункт Обновить отчет.

5. В меню Файл выберите пункт
   Печать.

Шаг 6. Печать необходимых финансовых отчетов за год

Наиболее распространенные финансовые отчеты:

• Баланс

• Прибыль и убытки

• Выписка по Flow наличности

Чтобы найти эти отчеты, в меню Отчеты найдите пункт Компания и финансовые данные, а затем выберите нужный отчет.

• Распечатайте отчет "Баланс" за последний день финансового года. Чтобы установить дату, выберите правильные значения в списках По и
  Дата на панели инструментов. В списке Базис отчета выберите денежные средства или начисления в зависимости от метода бухгалтерского
  учета, который используется в компании.

• Для отчета о прибылях и убытках выберите диапазон дат, соответствующий первому и последнему дню финансового года. Для этого выберите правильные значения в списках Диапазон дат, От и По на
  панели
  инструментов. В списке Базис отчета выберите Наличные или Начисление в зависимости от метода бухгалтерского
  учета, который используется в компании.

• В отчете Отчет Flow денежных средств выберите диапазон дат, соответствующий первому и последнему дню финансового года. Для этого выберите правильные значения в списках Диапазон дат, От и По на панели инструментов.

Шаг 7. Настройка нового финансового года

Необходимо настроить новый финансовый год, чтобы подготовиться к вводу транзакций на следующий год.

1. В меню Компания выберите пункт Управление финансовым годом.

2. Щелкните Новый финансовый год. По умолчанию дата заполняет поле Начало финансового года. Эта дата основана на последней дате предыдущего финансового года. Изменить эту дату нельзя.

3. В поле Закрыть финансовый год введите последний день следующего финансового года или выберите дату из календаря.

4. Нажмите кнопку ОК.

Шаг 8. Закрыть финансовый год

Количество открытых финансовых лет не ограничено. При закрытии финансовых лет необходимо закрыть их в хронологическом порядке. При закрытии финансового года происходит следующее:

• Балансовые счета суммарно, а остаток перенакладыется в качестве остатка на следующий год.

• Записи дневника создаются для нулей всех учетных записей о доходах и расходах. Разница будет опубликована в учетной записи "Сохраненная заработная плата".

• Состояние финансового года закрыто.

Чтобы закрыть финансовый год, выполните следующие действия:

1. В меню Компания выберите пункт Управление финансовым годом.

2. В списке периодов выберите год, который нужно закрыть, и нажмите кнопку Закрыть финансовый год.

3. Если вам будет предложено переместить чистый доход на счет "Сохраненная заработная плата", нажмите кнопку Да.

Шаг 9. Печать отчета о пробной версиях после закрытия финансового года

Чтобы распечатать отчет о балансе пробной пробной версия, выполните следующие действия:

1. В меню Отчеты найдите пункт Компания и
   финансовыепоказатели , а затем щелкните Пробный баланс.

2. В поле От выберите
   настраиваемый.

3. В поле Дата введите первый день следующего финансового года или выберите дату из календаря.

4. В меню Вид выберите пункт Обновить отчет.

5. В меню Файл выберите пункт
   Печать.

6. Сравните этот отчет с отчетом о пробном балансе, созданным в разделе "Печать отчета о пробном балансе перед тем, как закрыть финансовый год". Проверьте следующее:
   

   • Остаток будет выполнен в следующем году.

   • Балансы по счетам доходов и расходов нулевые, а разница учитывается на счете "Сохраненная заработная плата".

   • Общий счет дебетования и общий объем кредитов в отчете "Пробный баланс", который вы распечатали после закрытия финансового года, совпадают с суммой дебетования и совокупными кредитами в отчете "Пробный счет", который вы печатали до закрытия финансового года.

7. Если вам нужно настроить записи, в меню Компания выберите пункт Новая запись в дневнике.

Шаг 10. После закрытия финансового года в базе данных организации

Примечания.

• Убедитесь, что ни у одного из пользователей не открыта база данных компании.

• Выполните это шаг на компьютере, на котором расположена база данных.

Чтобы сделать это, выполните указанные здесь действия.

1. Запустите small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional а затем откройте базу данных компании, которую вы хотите сделать.

2. В меню Файл найдите пункт
   Коммуникациии выберите службы передачи данных.

3. На вкладке Основные инструменты нажмите кнопку
   Резервное копирование.

4. Нажмите кнопку Обзор.

5. Введите имя файла и нажмите кнопку
   Сохранить.
   
   Примечание. Используйте другое имя файла, которое вы использовали при его созданном файле резервной копии до закрытия финансового года. По умолчанию файл имеет тип Сжатая резервная копия (*.zip). По умолчанию файл находится по следующему пути:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Если вы хотите ограничить доступ к резервной копии, введите пароль в поле Пароль, а затем еще раз введите пароль в поле Проверить пароль.

7. Нажмите кнопку ОК.

8. Когда вы получите сообщение об успешном завершении резервной копии, нажмите кнопку ОК.

9. Нажмите кнопку Закрыть.

Вопросы и ответы

Вопрос1. Можно ли сохранить транзакцию, если я закрыл финансовый год? Можно ли сохранить транзакции в закрытом году?

A1. Транзакцию невозможно сохранить после закрытия года. Однако вы можете повторно открыть год и сохранить транзакцию. При повторном перезапись года, который не является текущим, необходимо снова открыть этот год и все взаимосвязав закрытые годы в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего года и работая назад. После внесения каких-либо изменений необходимо закрыть все открытые годы в хронологическом порядке, начиная с самого старого года и работая вперед.

Чтобы повторно открыть закрытый год, вам должна быть назначена одна из следующих ролей:

• Владелец в Small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional

• Бухгалтер в Small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional

• Администратор на компьютере с системой Small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional

Вопрос 2. Сколько финансовых лет можно оставить открытым?

A2. Количество финансовых лет, которые можно открыто, не ограничивается.

Вопрос3. Нужно ли закрывать финансовый год до первого дня следующего финансового года?

A3. Финансовый год можно закрыть в любое время после последнего дня года. Однако до закрытия финансового года остаток на открываемом балансе для учетных записей "Баланс" не будет переносится на новый год. Кроме того, счета расходов не будут обнуляться, а разница не будет применена к учетной записи "Сохраненная заработная плата".

Вопрос4. Что происходит с неактивной учетной записью при закрытии финансового года?

A4. Если при закрытии финансового года у вас есть неактивная учетная запись, ее состояние не изменится. Это верно независимо от того, есть ли у неактивной учетной записи баланс.

Вопрос 5. Как просмотреть запись в дневнике, которая представляет учетные записи о доходах и расходах, которые были нулевыми, а затем опубликованы на счете "Сохраненная заработная плата"?

A5. Чтобы просмотреть запись в дневнике, выполните следующие действия:

1. В меню Компания найдите пункт Списки
   компанийи выберите пункт Диаграмма учетных записей.

2. В списке Диаграмма учетных записей дважды щелкните учетную запись Сохраняемого дохода, чтобы открыть
   регистрацию учетной записи.

3. Дважды щелкните строку, которая соответствует следующим условиям:
   

   • Это последний день закрытого финансового года.

   • В поле Memo описано закрытие
     финансового года.