Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения или когнитивных функций, использующих программы чтения с экрана, такие как WindowsЭкранный диктор, JAWS или NVDA, с продуктами Microsoft 365. Эта статья входит в набор содержимого поддержки средства чтения с экрана Microsoft 365, где содержатся дополнительные сведения о специальных возможностях в наших приложениях. Чтобы получить справку общего характера, посетите службу поддержки Майкрософт.
Используйте Access с клавиатурой и средством чтения с экрана, чтобы импортировать лист Excel для Access или связать его с Access на Excel лист. Мы проверили эту функцию с использованием экранного диктора, JAWS и NVDA, но она может работать и с другими средствами чтения с экрана, если они соответствуют общепринятым стандартам и методам для специальных возможностей.
Примечания:
-
Новые возможности Microsoft 365 становятся доступны подписчикам Microsoft 365 по мере выхода, поэтому в вашем приложении эти возможности пока могут отсутствовать. Чтобы узнать о том, как можно быстрее получать новые возможности, станьте участником программы предварительной оценки Office.
-
Дополнительные сведения о средствах чтения с экрана см. в статье О работе средств чтения с экрана в Microsoft 365.
В этом разделе
Подготовка листа Excel к импорту или связыванию
Прежде чем переносить данные с листа Excel на Access, уделите некоторое время, чтобы просмотреть лист и решить, как импортировать данные из него.
-
Определите, нужно ли связать или импортировать весь лист или только его часть. Если вы хотите перенести только часть листа в Access, можно определить именованный диапазон, включающий только ячейки, которые требуется перенести. Инструкции см . в статье Использование средства чтения с экрана для присвоения имени ячейке или диапазону данных в Excel.
-
Убедитесь, что Excel лист имеет формат неструктурированного файла, чтобы мастер легко обрабатывал данные в нем. Например, исправьте возможные значения ошибок, удалите ненужные пустые столбцы и строки и проверка, что каждый столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Дополнительные сведения о том, как подготовиться к импорту или связыванию, см. в разделах "Подготовка листа", "Подготовка данных Excel" и "Устранение неполадок с отсутствующими или неправильными значениями" в разделе Импорт или ссылка на данные в книге Excel.
Подготовка конечной базы данных Access к импорту
Прежде чем импортировать данные с листа Excel, уделите некоторое время, чтобы проверка, что целевая база данных Access готова к импорту, и решите, как сохранить импортированные данные.
-
Убедитесь, что целевая Access база данных не доступна только для чтения и у вас есть разрешения на внесение изменений в базу данных.
-
Решите, нужно ли хранить данные в новой или существующей таблице:
-
Если вы решили сохранить данные в новой таблице, Access создает таблицу и добавляет импортированные данные в эту таблицу. Если таблица с указанным именем уже существует, Access перезаписывает содержимое таблицы импортированными данными.
-
Если вы решили добавить данные в существующую таблицу, строки на Excel листе добавляются в указанную таблицу.
-
-
Если вы решили добавить данные Excel в существующую таблицу Access, убедитесь, что параметры структуры и полей в исходных данных в Excel совпадают с параметрами в целевой таблице в Access. Чтобы открыть таблицу Access в конструкторе для проверки, нажмите клавиши ALT+H, W, D. Проверьте таблицу с контрольным списком в разделе "Подготовка целевой базы данных" (шаг 2) в разделе Импорт или ссылка на данные в книге Excel.
Импорт данных
При импорте данных Access создает копию данных в новой или существующей таблице без изменения исходного Excel листа.
Примечание: Вам может потребоваться коллега, который поможет вам на шаге 10, чтобы выбрать поле, которое вы хотите изменить.
-
Если исходная Excel книга открыта, закройте ее.
-
Откройте целевую Access базу данных, в которой будут храниться импортированные данные.
Совет: Если вы хотите создать пустую базу данных, нажмите клавиши ALT+F, N, L.
-
Чтобы открыть диалоговое окно Получение внешних данных — электронная таблица Excel , выполните одно из следующих действий в зависимости от используемой версии Access:
-
В версии подписки Microsoft 365 или Access 2019 нажмите клавиши ALT+X, N, 1, затем F и X.
-
В Access 2016 илиAccess 2013 нажмите клавиши ALT+X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные . Нажимайте клавишу TAB, пока не достигнете группы Импорт & ссылка , нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите "Excel ", а затем нажмите клавишу ВВОД.
-
-
Откроется диалоговое окно Получение внешних данных — электронная таблица Excel . Выполните одно из следующих действий, чтобы указать файл Excel, содержащий данные, которые требуется импортировать.
-
Чтобы переместить фокус в текстовое поле Имя файла , нажмите клавишу F, а затем вставьте или введите путь к файлу Excel.
-
Чтобы перейти к файлу, нажмите клавишу R. Откроется диалоговое окно Открыть файл . Перейдите к нужному файлу и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
-
-
Чтобы указать способ хранения импортированных данных, выполните одно из следующих действий.
-
Если вы хотите сохранить данные в новой таблице, нажмите клавишу I, чтобы перейти к и выберите параметр Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных . Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
-
Если вы хотите добавить данные в существующую таблицу, нажмите клавишу A, чтобы перейти к и выберите параметр Добавить копию записей в таблицу . Чтобы выбрать таблицу, нажмите клавишу TAB один раз. Фокус переместится в список таблиц. Нажимайте клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть список, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужную таблицу, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать ее. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
-
-
Нажимайте клавишу TAB, пока не дойдете до кнопки ОК , а затем нажмите клавишу ВВОД. Запустится мастер импорта электронных таблиц .
Совет: Если средство чтения с экрана не считывает окна мастера автоматически, нажмите клавишу SR+W.
-
Если исходный Excel книги содержит только один лист без диапазонов, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько листов или именованных диапазонов, выполните одно из следующих действий, чтобы выбрать лист или диапазон для импорта.
-
Чтобы выбрать лист, нажмите клавиши ALT+W, один раз нажимайте клавишу TAB, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный лист, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
-
Чтобы выбрать именованный диапазон, нажмите клавиши ALT+R, один раз нажимайте клавишу TAB, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
-
-
Откроется следующее окно мастера. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, нажмите клавишу I, чтобы перейти к и выберите параметр Первая строка содержит заголовки столбцов . Нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместить фокус в следующее окно мастера. При добавлении данных в существующую таблицу можно перейти к шагу 12.
-
При необходимости в окне нового мастера можно указать сведения о каждом импортируемом поле. Выбрано первое поле на листе или диапазоне. Здесь доступны перечисленные ниже возможности
-
Чтобы изменить имя текущего поля, нажмите клавиши ALT+M и введите новое имя.
-
Чтобы изменить тип данных поля, нажмите клавиши ALT+T. Фокус переместится в список Тип данных . Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, а затем нажмите клавишу TAB один раз.
-
Чтобы изменить индексирование поля, нажмите клавиши ALT+I. Вы услышите текущее значение. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, а затем нажмите клавишу TAB один раз.
-
Если вы не хотите импортировать текущее поле, нажмите клавиши ALT+S, чтобы перейти к и выберите параметр Не импортировать поле .
-
-
Чтобы выбрать другое поле, нажимайте клавишу F6, пока не услышите сообщение "Область", а затем попросите коллегу помочь вам выбрать нужное поле. Измените поля, как описано на шаге 9. По завершении нажмите клавишу ВВОД, чтобы перейти к следующему окну мастера.
-
Добавьте первичный ключ для новой таблицы. Первичный ключ идентифицирует записи в таблице, что позволяет быстрее извлекать данные. Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы позволить Access добавить первичный ключ, нажмите клавишу A.
-
Чтобы выбрать собственный первичный ключ, нажмите клавишу C. Чтобы определить используемую клавишу, нажмите клавишу TAB один раз. Фокус переместится в список ключей. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужную клавишу.
-
Если вы не хотите использовать первичные ключи, нажмите клавишу O.
Чтобы перейти к последнему окну мастера, нажмите клавишу ВВОД.
-
-
Откроется последнее окно мастера. Фокус находится в поле Импорт в таблицу , и вы услышите текущее имя целевой таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя и нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить импорт.
Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует и хотите перезаписать существующую таблицу импортированными данными, нажмите клавишу Y. Если вы хотите переименовать таблицу, нажмите клавиши N. Нажмите клавиши ALT+I, чтобы переместить фокус обратно в поле Импорт в таблицу , введите другое имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД.
-
Если импорт был выполнен полностью или частично успешно, Access отображает состояние импорта. Access также предлагает сохранить шаги импорта, чтобы быстро повторить их без мастера импорта. Чтобы выбрать этот параметр, нажмите клавиши ALT+V. Чтобы присвоить имя шагам импорта, нажмите клавиши ALT+A, а затем введите имя операции импорта. Чтобы сохранить шаги импорта, нажмите клавиши ALT+S. В случае сбоя импорта вы услышите сообщение "Произошла ошибка при попытке импорта файла", за которым следует имя файла. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы выйти из оповещения.
Создание ссылки на данные в Excel
Используйте мастер создания связи с электронными таблицами , чтобы создать связь из базы данных Access с данными в Excel, чтобы вы могли использовать средства запросов и отчетов в Access без необходимости поддерживать копию Excel данных в базе данных.
При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с исходными ячейками. Все изменения, внесенные в исходные ячейки в Excel отображаются в связанной таблице в Access. Однако нельзя изменить содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, необходимо внести изменения в исходный файл Excel.
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
Запуск мастера создания электронных таблиц
В Access есть два способа выбрать Excel книгу, с которой нужно связаться, и запустить мастер связывания электронных таблиц. Книгу Excel можно открыть в Access или использовать диалоговое окно Получение внешних данных — электронная таблица Excel .
Откройте книгу Excel в Access
-
Откройте базу данных Access, в которой вы хотите создать ссылку.
-
Чтобы перейти в меню Открыть , нажмите клавиши ALT+F, O.
-
Чтобы перейти к книге, нажмите кнопку O. Откроется диалоговое окно Открыть Windows.
-
Чтобы изменить тип файла, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите сообщение "Файлы типа, Microsoft #x1", а затем нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, пока не услышите фразу "Все файлы", а затем нажмите клавишу ВВОД.
-
Перейдите к нужной книге, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать ее и запустить мастер связывания электронных таблиц.
Использование диалогового окна Получение внешних данных — электронная таблица Excel
-
Откройте базу данных Access, в которой вы хотите создать ссылку.
Совет: Если вы не хотите связываться с существующей базой данных, нажмите клавиши ALT+F, N, L, чтобы создать пустую базу данных.
-
Чтобы открыть диалоговое окно Получение внешних данных — электронная таблица Excel , выполните одно из следующих действий в зависимости от используемой версии Access:
-
В версии подписки Microsoft 365 или Access 2019 нажмите клавиши ALT+X, N, 1, затем F и X.
-
В Access 2016 или Access 2013 нажмите клавиши ALT+X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные . Нажимайте клавишу TAB, пока не достигнете группы Импорт & ссылка , нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите "Excel ", а затем нажмите клавишу ВВОД.
-
-
Откроется диалоговое окно Получение внешних данных — электронная таблица Excel . Выполните одно из следующих действий, чтобы указать Excel файл, на который вы хотите создать ссылку:
-
Чтобы переместить фокус в текстовое поле Имя файла , нажмите клавишу F, а затем вставьте или введите путь к файлу Excel.
-
Чтобы перейти к файлу, нажмите клавишу R. Откроется диалоговое окно Открыть файл . Перейдите к нужному файлу и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
-
-
Нажмите клавиши ALT+L, чтобы перейти к и выбрать параметр Связать с источником данных, создав связанную таблицу, а затем нажмите клавишу ВВОД. Запустится мастер связывания электронных таблиц .
Создание ссылки на Excel данных с помощью мастера создания электронных таблиц
Окна мастера связывания электронных таблиц помогут вам выполнить процесс связывания. Просто выберите нужные параметры и Excel данные будут связаны с базой данных в течение всего времени.
Совет: Если средство чтения с экрана не считывает окна мастера автоматически, нажмите клавишу SR+W.
-
Если исходный Excel книги содержит только один лист без диапазонов, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько листов или именованный диапазон, выполните одно из следующих действий, чтобы выбрать лист или диапазон.
-
Чтобы выбрать лист, нажмите клавиши ALT+W, один раз нажимайте клавишу TAB, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный лист, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
-
Чтобы выбрать диапазон, нажмите клавиши ALT+R, один раз нажимайте клавишу TAB, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
-
-
Откроется следующее окно мастера. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, нажмите клавишу I, чтобы перейти к и выберите параметр Первая строка содержит заголовки столбцов . Нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместить фокус в следующее окно мастера.
-
Откроется последнее окно мастера. Фокус находится в поле Имя связанной таблицы , и вы услышите текущее имя связанной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить импорт.
Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует и хотите перезаписать существующую таблицу импортированными данными, нажмите клавишу Y. Если вы хотите переименовать целевую таблицу, нажмите клавишу N. Нажмите клавиши ALT+I, чтобы переместить фокус обратно в поле Импорт в таблицу , введите другое имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД.
-
Если связывание прошло успешно, вы услышите сообщение "Завершено связывание таблицы с файлом", за которым следует Excel имя файла. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы выйти из уведомления. Перейдите к связанной таблице и просмотрите ее содержимое. Сведения об устранении неполадок см. в разделе "Устранение неполадок #Num! и другие неверные значения в связанной таблице" в разделе Импорт или ссылка на данные в книге Excel.
Если связывание завершилось ошибкой, проверка исходный файл Excel снова в контрольный список в разделе "Подготовка целевой базы данных" на шаге 2 статьи Импорт или связывание данных в книге Excel.
См. также
Создание таблиц в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана
Создание запросов в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана
Создание форм в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана
Экспорт таблицы Access в текстовый файл с помощью средства чтения с экрана
Настройка устройства для поддержки специальных возможностей в Microsoft 365
Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями
Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.
Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.
