Устранение неполадок при балансировке кредиторской задолженности с соответствующим счетом в главном реестре в Microsoft Dynamics SL

Статья
03/31/2021

В этой статье описывается, как выверять остатки в модуле "Кредиторская задолженность" (AP) с соответствующим счетом в модуле General Ledger (G/L) на ежемесячной основе, а также отчеты, которые можно использовать в ходе процесса.

Применимо к: Microsoft Dynamics SL
Исходный номер базы знаний: 888149

Сводка

Во-первых, необходимо распечатать отчет о пробном балансе за период поставщика или отчет о точке доступа за период с учетом возраста в модуле "Кредиторская задолженность". Необходимо распечатать отчет о балансе пробной версии в модуле "Общий реестр", а затем сравнить эти два отчета. Если вы обнаружите какие-либо несоответствия, необходимо распечатать отчет Об общем реестре сведений. Если несоответствие вызвано транзакцией, выполненной через другой модуль, необходимо найти исходную запись для транзакции. Если несоответствие не удается найти в текущем периоде, необходимо проанализировать предыдущие периоды и незапубликованные записи. В качестве заключительных шагов при попытке определить причину несоответствия может потребоваться выполнить проверку транзакции или проверка целостности.

Введение

В Microsoft Dynamics SL следует сверять остатки в модуле "Кредиторская задолженность" с соответствующим счетом в модуле General Ledger. Рекомендуется выверять остатки в рамках процесса закрытия каждого месяца. Выполнение ежемесячной выверки обеспечивает следующие преимущества:

При планировании аудита доступна правильная документация.
Несоответствия в информации в двух модулях можно выявить и исправить до закрытия периода за месяц.

Печать отчетов в модуле AP и в модуле G/L

Все сведения, введенные в модуле "Кредиторская задолженность", обновляют учетную запись General Ledger. Основной счет, который необходимо выверять в модуле "Кредиторская задолженность", — это счет с кредиторской задолженностью. К другим счетам, которые необходимо сверять, относятся счета хранения, счета покупок, счет предоплаты и счета наличными.

Шаг 1. Печать отчета в модуле "Кредиторская задолженность"

Чтобы убедиться, что сумма кредиторской задолженности и общая сумма реестра совпадают за текущий или прошлый период, можно использовать один из следующих двух отчетов в модуле "Кредиторская задолженность":

Отчет о пробных остатках за период поставщика

Если вы печатаете отчет о пробной версии "Период поставщика", используйте формат предыдущего периода. Если у вас есть база данных с несколькими валютами, используйте формат предыдущего периода — MC.
Отчет о точке доступа для устаревших периодов

Если вы печатаете отчет AP с учетом периодов, используйте исторический формат. Если у вас есть база данных с несколькими валютами, используйте исторический формат MC. Не рекомендуется использовать отчет о устаревшем ap или отчет о пробном балансе поставщика, так как эти два отчета включают в себя пакеты счетов с оплатой, которые будут выпущены на будущий период.

Кроме того, полезно сравнить баланс, который отображается в отчете AP с учетом периода, с балансом, который отображается в отчете о пробном балансе за период поставщика. Таким образом, можно исключить любые расхождения между двумя отчетами. Если два отчета не согласованы, можно сузить, какой поставщик не согласен. Кроме того, если в двух отчетах отображаются два разных баланса, проверка, чтобы узнать, согласен ли любой из отчетов с gl.

Шаг 2. Печать отчета в модуле G/L

В модуле General Ledger необходимо распечатать отчет о балансе пробной версии для учетной записи, которую вы балансируете. Можно использовать формат объединенных итогов или формат дебетовых и кредитных итогов .

Чтобы указать учетную запись в модуле "Общий реестр", для которого требуется распечатать отчет "Баланс по следам", выполните следующие действия.

В диалоговом окне Баланс пробной версии (01.610.00) выберите вкладку Выбрать .
В поле Поле введите account.acct.
Выберите Равно в списке Оператор , а затем введите номер счета кредиторской задолженности в поле Значение .

Шаг 3. Сравнение отчетов

Сумма счета в отчете о пробном балансе должна быть сбалансирована с итоговой суммой в отчете, который вы напечатали в модуле "Кредиторская задолженность". Если итоговые значения этих двух отчетов сальдо, никаких дополнительных действий не требуется.

Примечание.

Если у вас несколько кредиторских счетов или у вас есть несколько субсчетов и один кредиторской счет, необходимо выполнить одну из следующих процедур для сравнения отчетов:

Напечатайте отчет для модуля "Кредиторская задолженность" с помощью инструкции select, чтобы в отчете была включена только одна из кредиторских счетов, а затем используйте ту же выписку select в отчете о пробном балансе общего реестра. Затем сравните каждый счет к оплате по одному.
Добавьте все счета кредиторской задолженности в отчет о пробном балансе общего реестра, а затем сравните их с суммой в отчете для модуля "Кредиторская задолженность".

Согласование различий между отчетом для модуля AP и отчетом пробного баланса общего реестра

Если вы обнаружите несоответствие между итоговами в отчете AP с учетом периода времени или в отчете о пробном балансе за период поставщиков и в отчете о пробном балансе общего реестра, выполните следующие действия, чтобы найти источник несоответствия.

Шаг 1. Печать отчета общего реестра сведений

Сначала напечатайте отчет "Общие сведения о реестре". В отчете "Подробный общий реестр" отображаются все записи, которые были размещены на счетах с кредиторской задолженностью и в субсчетах за период. В поле JrnlType указан модуль, в который была создана запись. Если тип журнала — AP, запись возникла в модуле "Кредиторская задолженность". Если тип журнала — GJ, запись возникла в модуле General Ledger. Если тип журнала — AR, запись возникла в разделе "Дебиторская задолженность". Если тип журнала отличается от AP, запись была сделана в счете кредиторской задолженности с помощью другого модуля. Записи, внесенные в учетную запись AP с помощью других модулей, создают разницу между итогами в модуле "Общий реестр" и в модуле "Кредиторская задолженность". Если тип журнала отличается от AP, необходимо найти исходную запись.

Шаг 2. Поиск исходной записи

Чтобы найти исходную запись, выполните следующие действия.

Номер пакета транзакции в поле BatNbr , а запись в поле JrnlType — в отчете General Ledger.
Откройте диалоговое окно изменения отчета для модуля, указанного в поле JrnlType .

Например, если тип журнала, указанный в поле JrnlType, — GJ, откройте диалоговое окно Изменение общего реестра (01.810.00).
В диалоговом окне Изменение отчета выберите вкладку Выбрать .
Введите batch_batnbr в поле Поле .
Выберите Равно в списке Оператор , а затем введите номер пакета в поле Значение .
Изучите транзакцию, о чем идет речь, в пакетном отчете. Определите корректировки, необходимые для баланса счетов общей книги и счетов с кредиторской задолженностью.

Если не удается устранить несоответствия с помощью отчетов о текущих периодах, необходимо проанализировать предыдущие периоды и неучтенные записи.

Шаг 3. Анализ предыдущих периодов и неопубликованных записей

Записи, размещенные в предыдущих периодах, не печатаются в отчете General Ledger за текущий период. Если итог текущего периода в модуле "Кредиторская задолженность" не соответствует сумме текущего периода в модуле "Общий реестр", изучите предыдущие периоды, чтобы определить, когда началось состояние небаланса. Напечатайте подробный отчет общего реестра за предыдущий период, а затем изучите транзакции, которые были размещены за этот период. Транзакции, которые были размещены в другой период, помечаются звездочкой. В нижней части страницы выводится следующее сообщение:

Указывает, что введенный период отличается от периода после

Вы также можете использовать отчет о транзакциях общего реестра, чтобы попытаться согласовать несоответствия между модулем "Общий реестр" и модулем "Кредиторская задолженность". Чтобы распечатать этот отчет, выберите Общие транзакции реестра в меню Отчеты . Используйте формат Unposted . В этом отчете перечислены все транзакции, вводимые с помощью модулей дочерних подразделений, таких как модуль "Кредиторская задолженность" или через модуль General Ledger. Вы можете просмотреть этот отчет, чтобы убедиться, что нет незапубликованных транзакций, влияющих на балансы в модуле General Ledger.

Если не удается устранить несоответствия путем анализа незапубликованных записей и предыдущих периодов, необходимо выполнить процедуры проверки данных, описанные в следующих разделах.

Шаг 4. Проверка транзакций

Просмотрите отчет о распределении учетных записей, чтобы проверить следующие моменты:

Убедитесь, что счета кредиторской задолженности были правильно зачислены для ваучеров и корректировочных кредитов.
Убедитесь, что счета кредиторской задолженности были правильно списаны для корректировочных дебетов и проверок.

Баланс в этом отчете должен соответствовать остатку счетов кредиторской задолженности в отчете Подробный общий реестр. Вы можете определить транзакции, просмотрив поле Тип транзакции . В модуле "Кредиторская задолженность" используются следующие типы транзакций:

VO = ваучер
CK = проверка системы
HC = ручная проверка
AC = кредит на корректировку
AD = корректировка дебета

Номер пакета каждой транзакции также указан в этом отчете. Если вы нашли сомнительскую транзакцию, номер пакета отображается в поле Пакетная служба , а затем просмотрите пакет, запустив отчет Изменение кредиторской задолженности по номеру пакета.

Отчет о транзакциях с кредиторской задолженностью, который можно распечатать из диалогового окна Отчеты о кредиторской задолженности , является полезным отчетом, если в одном или нескольких из этих отчетов отображаются сомнительные транзакции. В этом отчете перечислены все транзакции, введенные за текущий период в диалоговом окне Ваучер и запись корректировки (03.010.00), в диалоговом окне Ручная проверка (03.030.00) и в диалоговом окне Проверки (03.620.00). В отчете отображаются счет кредиторской задолженности и счет компенсированных расходов, на который была размещена каждая транзакция.

Кроме того, полезно распечатать отчет о транзакциях GL и сравнить его с отчетом о транзакциях AP. Каждая запись в отчете о транзакциях AP должна отображаться в отчете о транзакциях GL. И наоборот, все транзакции в отчете о транзакциях GL, которые влияют на счет начисления AP, должны отображаться в отчете Транзакции AP. Изучите все несоответствия.

Чтобы распечатать отчет для определенного типа транзакции, выполните следующие действия.

Перейдите на вкладку Выбрать .
Введите aptran.trantype в поле Поле .
Выберите Равно в списке Оператор , а затем введите тип транзакции в поле Значение .

Если вы не можете устранить несоответствие, просмотрив эти отчеты, необходимо выполнить целостность проверка.

Шаг 5. Выполнение проверка целостности

Проверка целостности проверяет, являются ли данные в модуле "Кредиторская задолженность" полными и правильными. Вы выполняете проверка целостности в диалоговом окне Проверка целостности кредиторской задолженности (03.990.00). Это диалоговое окно можно открыть в диалоговом окне Экраны кредиторской задолженности .

Вы можете использовать три параметра для проверки данных в модуле "Кредиторская задолженность". Вы не сможете изменить данные при выборе следующих параметров проверки:

Проверка остатков документов
Проверка опубликованных или неопубликованных пакетов AP
Проверка остатков на счете поставщиков

Рекомендуется всегда использовать параметры проверки, прежде чем использовать другие четыре параметра, которые исправляют или перестрояют данные.

Следует соблюдать осторожность при использовании правильных параметров и параметров перестроения в диалоговом окне Проверка целостности кредиторской задолженности (03.990.00). Эти параметры изменяют данные в связанных записях. Не запускайте процессы перестроения без одобрения бухгалтера или консультанта Microsoft Dynamics SL. Прежде чем использовать следующие параметры, всегда создайте резервную копию базы данных:

Правильные балансы документов
Перестроение балансов поставщиков из документов
Перестроение журнала поставщиков из документов
Перестроение журнала 1099

Перед использованием параметра Перестроить балансы поставщиков из документов рекомендуется убедиться, что все документы в базе данных полны и правильны. Этот параметр вычисляет баланс каждого поставщика на основе открытых документов о кредиторской задолженности. Параметр Перестроить журнал поставщиков из документов обновляет записи журнала поставщиков путем суммирования документов о кредиторской задолженности для каждого поставщика по периоду.

При обнаружении и исправлении ошибок необходимо перепечатыть и просмотреть отчет о пробной версии общего реестра. Кроме того, в модуле "Кредиторская задолженность" перепечатывается отчет о пробном балансе за период поставщиков или отчет о точке доступа с учетом возрастных периодов. Убедитесь, что баланс согласован.

Параметр Перестроить журнал 1099 не рассматривается в этом документе, так как он не влияет на выверку модуля "Кредиторская задолженность" и модуля "Общий реестр".

После завершения ежемесячной выверки и проверки того, что модули "Кредиторская задолженность" и "Общий реестр" сбалансированы, вы можете завершить конец месяца.

Дополнительная информация

Несоответствия между остатками отчетов о периоде AP и балансом общего реестра учетной записи AP вызваны записями, влияющими на модуль AP, которые никогда не были размещены в учетных записях GL, или записи были сделаны непосредственно в учетную запись AP в GL, которая не была получена через модуль AP. Мы также заметили, что предварительные платежи AP иногда приводят к возникновению ситуаций с балансом. Внимательно изучите поставщиков, на которых влияют предварительные платежи, чтобы узнать, могут ли эти транзакции быть причиной неуравновешенных ситуаций. Не забудьте включить в выверку учетную запись предварительной оплаты AP. Дополнительную помощь можно предоставить, обратившись в службу технической поддержки, если ни одно из приведенных выше предложений не находит причину проблемы. Перед вызовом в службу технической поддержки вы должны знать, в какой период впервые возникла неуравновешенная ситуация, и выполнить все описанные выше действия для обнаружения проблемных транзакций.

Сведения о технической поддержке Microsoft Dynamics SL см. в разделе Поддержка Microsoft Dynamics 365.