Получение данных Excel в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Символ чтения вслух с надписью "Материалы для пользователей средства чтения с экрана". Этот раздел посвящен использованию средства чтения с экрана в Office

Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения, использующих программы чтения с экрана совместно с продуктами Office. Она входит в набор содержимого Специальные возможности Office. Более общие справочные сведения см. на домашней странице службы поддержки Office.

С Access с помощью клавиатуры и чтения с экрана можно импортировать Excel-таблицу Access или связать ее с Access на Excel. Мы проверили эту функцию с использованием экранного диктора, JAWS и NVDA, но она может работать и с другими средствами чтения с экрана, если они соответствуют общепринятым стандартам и методам для специальных возможностей.

Примечания: 

В этом разделе

Подготовка листа Excel к импорту или связывание

Прежде чем импортировать данные с Excel в Access, просмотрите данные на нем и решите, как вы хотите их импортировать.

  • Решите, нужно ли связать или импортировать весь таблицу или только его часть. Если вы хотите, чтобы на Access была только часть #x0, можно определить именуемого диапазона, который включает только нужные ячейки. Инструкции вы можете найти в области "Использование чтения с экрана" для имени ячейки или диапазона данных в Excel.

  • Убедитесь, Excel имеет формат неплошного файла, чтобы мастер мог легко обрабатывать данные в нем. Например, исправьте возможные значения ошибок, удалите ненужные пустые столбцы и строки и убедитесь, что каждый столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Более подробные сведения о подготовке к импорту или связываниям можно найти в разделах "Подготовка листа", "Подготовка данных Excel" и "Устранение неполадок, отсутствующих или неверных значений" в разделах "Импорт" или "Связывание с данными в книге Excel".

Подготовка базы данных Access к импорту

Прежде чем импортировать данные с Excel, проверьте, готова ли база данных Access к импорту, и решите, как вы хотите сохранить импортируемые данные.

  • Убедитесь, что Access конечной базе данных не предназначена только для чтения и что у вас есть разрешения на внесение в нее изменений.

  • Определите, в какой таблице нужно сохранить данные: в новой или существующей:

    • Если вы решите сохранить данные в новой таблице, Access создаст таблицу и добавит в нее импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, Access переопишет ее содержимое импортируемыми данными.

    • Если вы решите добавить данные в существующую таблицу, строки из Excel будут добавлены в указанную таблицу.

  • Если вы решите Excel данные в существующую таблицу Access, убедитесь, что структура и параметры полей в исходных данных в Excel совпадают с данными в конечной таблице Access. Чтобы открыть таблицу Access в Конструкторе для проверки, нажмите ALT+H, W, D. Проверьте таблицу на контрольный список в разделе "Подготовка базы данных" (шаг 2) в разделе "Импорт данных" или связываний с данными в книге Excel.

Импорт данных

При импорте данных Access создает их копию в новой или существующей таблице, не изменяя исходный Excel таблице.

Примечание: Возможно, вам потребуется коллега, который поможет вам в этапе 9, чтобы выбрать поле, который вы хотите изменить.

  1. Закроем Excel книгу, если она открыта.

  2. Откройте пунктов Access, в которой будут храниться импортируемые данные.

    Совет: Если вы хотите создать пустую базу данных, нажмите ALT+F, N, L.

  3. Чтобы открыть диалоговое окно "Внешние данные — Таблица Excel", в зависимости от используемой Access сделайте следующее:

    • В версии Microsoft 365 или Access 2019 нажмите ALT+X, N, 1, затем F и X.

    • В Access 2016 илиAccess 2013 нажмите ALT+X, чтобы перейти на вкладку "Внешние данные". Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до группы &", нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите слово "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.

    Откроется диалоговое окно "Внешние данные — Таблица Excel".

  4. В диалоговом окне "Внешние данные — Таблица Excel" укажите файл Excel, содержащий данные, которые вы хотите импортировать:

    • Чтобы переместить фокус на текстовое поле "Имя файла", нажмите F, а затем введите или введите Excel файл.

    • Чтобы найти файл, нажмите R. Откроется диалоговое окно "Открытие файла". Перейдите к нужному файлу и нажмите ввод, чтобы выбрать его.

  5. Чтобы указать, как следует хранить импортируемые данные, сделайте следующее:

    • Если вы хотите сохранить данные в новой таблице, нажмите I, чтобы перейти к и выбрать импорт исходных данных в новую таблицу в текущем параметре базы данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

    • Если вы хотите, чтобы данные были в существующей таблице, нажмите A, чтобы перейти к параметру "Сделать копию записей в таблицу" и выбрать ее. Чтобы выбрать таблицу, нажмите клавишу TAB. Фокус перемещается в список таблиц. Нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть список, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

  6. Нажимая клавишу TAB, перейдите к кнопке "ОК", а затем нажмите клавишу ВВОД. Запускается мастер импорта электронных таблиц.

    Совет: Если окно мастера не прочитано автоматически, нажмите клавиши SR+W.

  7. Если исходный Excel книга имеет только один или несколько диапазонов, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько таблиц или именуемого диапазона, выберите один из следующих диапазонов:

    • Чтобы выбрать один из нужных элементов, нажмите клавиши ALT+О, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный элемент, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    • Чтобы выбрать именуемый диапазон, нажмите клавиши ALT+R, один раз нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    Откроется следующее окно мастера.

  8. Если первая строка источника или диапазона содержит имена полей, нажмите I, чтобы перейти к параметру "Первая строка содержит заголовки столбцов". Нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.

    Если данные будут сданы в существующую таблицу, можно перейти к шагу 11.

  9. В новом окне мастера при необходимости можно указать сведения о каждом импортируемом поле. Будет выбрано первое поле на этом этапе. Здесь доступны перечисленные ниже возможности

    • Чтобы изменить имя текущего поля, нажмите ALT+M и введите новое имя.

    • Чтобы изменить тип данных поля, нажмите ALT+T. Фокус перемещается в список типов данных. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, нажмите клавишу TAB.

    • Чтобы изменить индексацию поля, нажмите ALT+I. Вы услышите текущее значение. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, нажмите клавишу TAB.

    • Если вы не хотите импортировать текущее поле, нажмите ALT+S, чтобы перейти к параметру "Не импортировать поле".

    Чтобы выбрать другое поле, нажимая F6, пока не услышите "Область", и попросите коллегу помочь вам выбрать нужное поле. Измените поля, как описано выше. Когда все будет готово, нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.

  10. Добавьте первичный ключ для новой таблицы. Первичный ключ определяет записи в таблице, что позволяет быстрее получать данные. Выполните одно из следующих действий.

    • Чтобы Access первичный ключ, нажмите клавишу A.

    • Чтобы выбрать собственный первичный ключ, нажмите клавишу C. Чтобы определить ключ, который нужно использовать, один раз нажмите клавишу TAB. Фокус перемещается в список ключевых клавиш. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный.

    • Если первичные ключи использовать не нужно, нажмите клавишу O.

    Чтобы переместить последнее окно мастера, нажмите ввод.

  11. Откроется последнее окно мастера. Фокус будет в поле "Импорт в таблицу", и вы услышите текущее имя конечной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя и нажмите ввод, чтобы импорт был завершен.

    Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите переписать существующую таблицу импортируемыми данными, нажмите Y. Если вы хотите переименовать таблицу, нажмите N. Нажмите ALT+I, чтобы вернуться в поле "Импорт в таблицу", введите другое имя таблицы и нажмите ввод.

  12. Если импорт был полностью или частично успешным, Access отображается состояние импорта. Access также предлагается сохранить шаги импорта, чтобы быстро повторить их без мастера импорта. Чтобы выбрать этот параметр, нажмите ALT+V. Чтобы назвать шаги импорта, нажмите ALT+A и введите имя операции импорта. Чтобы сохранить шаги импорта, нажмите ALT+S.

    Если импорт не удастся импортировать, вы услышите сообщение "Произошла ошибка при попытке импорта файла" и имя файла. Нажмите ввод, чтобы выйти из оповещения.

Создание связи с данными в Excel

С помощью мастера связывания электронной таблицы можно создать связь базы данных Access с данными в Excel, чтобы использовать инструменты для создания запросов и создания отчетов в Access, не сохраняя копию данных Excel в базе данных.

Когда вы создаете связь Excel или именуемого диапазона, Access создает новую таблицу, связанную с исходными ячейками. Любые изменения, внесенные в исходные ячейки в Excel, будут отображаться в связанной таблице Access. Однако изменить содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, необходимо внести изменения в исходный Excel файл.

База данных может содержать несколько связанных таблиц.

Запуск мастера связывать электронные таблицы

В Access есть два способа выбрать Excel, с которой нужно связать книгу, и запустить мастер связи с электронными таблицами. Вы можете открыть книгу Excel в Access или воспользоваться диалоговое окном "Внешние данные — таблица Excel".

Открытие книги Excel в Access

  1. Откройте Access, в которой вы хотите создать связь.

  2. Нажмите ALT+F, O, чтобы перейти в меню "Открыть".

  3. Чтобы найти книгу, нажмите O. Откроется диалоговое окно "Открытие Windows".

  4. Чтобы изменить тип файла, нажимая клавишу TAB, пока не услышите "Тип файлов, Microsoft Access", а затем нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, пока не услышите "Все файлы", затем нажмите клавишу ВВОД.

  5. Перейдите к нужной книге и нажмите ввод, чтобы выбрать ее и запустить мастер связывать электронные таблицы.

Использование диалоговых окна "Внешние данные — таблица Excel"

  1. Откройте Access, в которой вы хотите создать связь.

    Совет: Если вы не хотите создавать связь с существующей базой данных, нажмите ALT+F, N, L, чтобы создать пустую базу данных.

  2. Чтобы открыть диалоговое окно "Внешние данные — Таблица Excel", в зависимости от используемой Access сделайте следующее:

    • В версии Microsoft 365 или Access 2019 нажмите ALT+X, N, 1, затем F и X.

    • В Access 2016 или Access 2013 нажмите ALT+X, чтобы перейти на вкладку "Внешние данные". Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до группы &", нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите слово "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.

    Откроется диалоговое окно "Внешние данные — Таблица Excel".

  3. В диалоговом окне "Внешние данные — Таблица Excel" укажите Excel, на который вы хотите создать ссылку:

    • Чтобы переместить фокус на текстовое поле "Имя файла", нажмите F, а затем введите или введите Excel файл.

    • Чтобы найти файл, нажмите R. Откроется диалоговое окно "Открытие файла". Перейдите к нужному файлу и нажмите ввод, чтобы выбрать его.

  4. Нажмите ALT+L, чтобы перейти к источнику данных и выбрать его, создав параметр связанной таблицы,а затем нажмите ввод. Запускается мастер связываия электронных таблиц.

Создание связи с данными Excel с помощью мастера связываия электронных таблиц

Мастер связывания с электронными таблицами поможет вам в этом. Просто выберите нужные параметры и не Excel к базе данных.

Совет: Если окно мастера не прочитано автоматически, нажмите клавиши SR+W.

  1. Если исходный Excel книга имеет только один или несколько диапазонов, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько книг или именуемого диапазона, вы можете выбрать один из следующих диапазонов:

    • Чтобы выбрать один из нужных элементов, нажмите клавиши ALT+О, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный элемент, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    • Чтобы выбрать диапазон, нажмите клавиши ALT+R, один раз нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    Откроется следующее окно мастера.

  2. Если первая строка источника или диапазона содержит имена полей, нажмите I, чтобы перейти к параметру "Первая строка содержит заголовки столбцов". Нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.

  3. Откроется последнее окно мастера. Фокус будет в поле "Имя связанной таблицы", и вы услышите текущее имя связанной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя таблицы и нажмите ввод, чтобы импорт был завершен.

    Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите переписать существующую таблицу импортируемыми данными, нажмите Y. Если вы хотите переименовать таблицу, нажмите N. Нажмите ALT+I, чтобы вернуться в поле "Импорт в таблицу", введите другое имя таблицы и нажмите ввод.

  4. Если связь была успешной, вы услышите сообщение "Завершено связывание таблицы с файлом" и название Excel файла. Нажмите ввод, чтобы выйти из уведомления. Перейдите к связанной таблице и просмотрите ее содержимое. Сведения об устранении неполадок можно найти в #Num и других неверных значений в связанной таблице. в области "Импорт данных" или "Связывать с данными в книге Excel".

    Если не удалось связать файл, снова Excel исходный файл с контрольным списком в разделе "Подготовка базы данных" (шаг 2) в разделе "Импорт данных" или связывание с данными в книге Excel.

Дополнительные сведения

Создание таблиц в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Создание запросов в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Создание форм в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Экспорт таблицы Access в текстовый файл с помощью средства чтения с экрана

Сочетания клавиш в Access

Знакомство с Access и навигация с помощью средства чтения с экрана

Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями

Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.

Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединение к программе предварительной оценки Майкрософт

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×