Хотите использовать решение EPM?
Эта статья является частью нашей коллекции "Из окопов". В ней обсуждается эволюция систем управления проектами, использование корпоративного управления проектами и важность понимания того, какое решение для управления проектами лучше всего подходит для вас.
Чтобы скачать Word версию этой статьи, см. статью Вы хотите использовать EPM с этим?: технический документ.
Дополнительные статьи см. в технических документах "Из окопов".
Хотите использовать решение EPM?
В моем офисе недавно один из наших самых опытных сотрудников пришел ко мне со странным вопросом.
"Как узнать, является ли что-то системой управления проектами?"
Я открыл рот, чтобы ответить, затем приостановил ... в течение длительного времени. Ответ не очевиден.
В начале 1980-х годов для персональных компьютеров стали доступны первые пакеты планирования критических путей. На самом деле, я считаю интересным, что история показывает, что критический путь планирования программного обеспечения был одним из первых коммерческих приложений, опубликованных в каждой волне вычислений, начиная с первых коммерческих мейнфреймов в 1960-х годах. Мое начало в индустрии программного обеспечения для управления проектами восходит к началу 1980-х годов, хотя и мы использовали бы термины "программное обеспечение для управления проектами" и "программное обеспечение планирования критического пути" синонимы.
В 1983 году, если бы кто-то показал мне что-нибудь, кроме системы планирования критического пути и спросил, является ли это система управления проектами, я бы, вероятно, покачал головой и сказал нет.
Microsoft Project по своей сути является системой планирования критически важных путей, и мы по-прежнему используем термины программное обеспечение для управления проектами для ее описания. Если бы кто-то спросил меня: "Является ли программное обеспечение для управления проектами Microsoft Project?" Я чувствовал бы себя довольно комфортно, отвечая утвердительно.
Но как насчет бухгалтерского программного обеспечения? Несколько продуктов Dynamics выполняют бюджетирование проектов и отслеживание затрат. Это управление проектами? Я должен сказать, что это так.
Продукты SharePoint позволяют управлять документами и рабочими процессами документов, а также создавать списки нерешенных проблем. Это программное обеспечение для управления проектами? Это, конечно, звучит как это.
Microsoft Dynamics CRM позволяет присоединять действия и ресурсы к клиентским инициативам. Разве это не управление проектами? Это, конечно, может быть.
Как насчет управления контрактами, управления расписаниями, планирования рабочей силы, управления потреблением материалов и использованием оборудования, а также отслеживания стоимости производства? Есть ли какие-либо из этих средств управления проектами? Да. Любой из них может быть.
Много лет назад я работал со специалистом по управлению строительными проектами, main инструментом которого было то, что управляло темпами работы нескольких профессий одновременно. В этом единственном графическом отчете отслеживаются плотники и сантехники и электрики и несколько других профессий. Это очень опытное управление проектом показало мне, как просто управление темпом работы от одной команды к другой избежать электрических команд, прибывающих в район до того, как гипсокартон был возведен и держал сантехнику команды от переполнения электрической команды. Этот единый отчет для этого конкретного типа проекта позволил руководителю проекта быть удивительно эффективным. Это была система управления проектами? Ты пари, что это было.
Чтобы усложнить ситуацию, у нас есть как средства управления проектами, которые делают отдельных руководителей проектов эффективными, так и другие инструменты, более подходящие для организации. Введите программное обеспечение "Управление корпоративными проектами". Честно говоря, концепция не нова. Первые системы управления проектами в 60-х и 70-х годах были корпоративными инструментами, хотя доступ к компьютерным системам в целом был гораздо более ограниченным, чем для большинства организаций.
Как и все хорошие вещи, управление корпоративными проектами разрешается в трехбуквенный аббревиатура: EPM. Однако если я выполняю поиск EPM в Интернете, я могу найти Enterprise Project Management. Я также могу найти Enterprise Performance Management, Enlisted Управление персоналом, Электрический двигатель двигателя, Exchange Permission Manager или любой из около 40 других определений. Убедитесь, что вы ищете подходящий двигатель, потому что двигатель вряд ли поможет вам с планированием проекта.
Если у нас возникают трудности с определением системы управления проектами, мы уверены, что нам будет еще сложнее определить, что делает систему управления проектами "корпоративной" системой управления проектами.
В конце концов, это так важно?
Я был известен, чтобы сказать в течение некоторого времени, что я всегда предпочитаю определить проблему, прежде чем мы начнем искать решение. Наш офис часто получает звонки с просьбой о помощи в развертывании "корпоративной системы управления проектами", и я неизбежно должен спросить как о том, что они подразумевают под "предприятие" и что они означают под "управлением проектами". Это занимает минуту или две для некоторых, чтобы получить над необходимостью объяснить себя. В конце концов, у меня есть некоторые знания в управлении проектами, и они уверены, что я должен знать, что означают эти термины.
Иногда я узнаю, что "предприятие" на самом деле горстка людей. В этом нет ничего плохого. Я сама управляю небольшой компанией, и размер не слишком мал. Но не спрашивая, возможно, я рекомендовал программное обеспечение, которое было разработано для компании из 1000 человек, и хотя я уверен, что это будет выглядеть прекрасно, это было бы полное разъединение между инструментами и требованиями. Кроме того, окупаемость инвестиций такого развертывания, скорее всего, будет ужасной из-за трудностей с окупаемостью таких несоразмерных инвестиций с эффективностью небольшой команды.
Если вы хотите дать советы по выбору инструментов, важно не только правильно масштабировать, но и определить, какие бизнес-проблемы являются.
Несколько лет назад я посетил очень крупный орган власти, где мы создали хорошую репутацию для помощи в развертывании программного обеспечения для управления проектами. Во время этого визита я встретился с руководителем нового отдела, который хотел развернуть "корпоративное программное обеспечение для управления проектами". Я сидел с ним и прошел через его требования.
"Сколько у вас проектов?" Я спросила.
"От десяти до двенадцати одновременно", ответил он.
"И сколько задач у вас будет в этих проектах?" Я продолжал.
"О, это всегда одно и то же. Шесть задач", - ответил он.
"Шесть", повторил я. "Итак, мы говорим о 60-70 задачах для управления за раз?"
"Да, это правильно. Это очень сложно»,- сказал он.
"Я понимаю", сказал я. "И сколько пользователей будет вовлечено в управление этими задачами.
"Это будет просто я", ответил он.
Вы увидите, что это будет, я уверен. Не было ни критического пути, ни управления вопросами, ни управления документами, ни выравнивания ресурсов, ни управления рисками, ни управления затратами. Все, что ему нужно было, это видимое руководство к невыполненным задачам для себя, чтобы он не позволил что-то упасть через трещины непреднамеренно. Сумма денег на эти проекты была на самом деле огромной, в миллионах долларов, на самом деле, но уникальный тип проекта означало, что управление им было относительно простым.
"Почему бы просто не положить их на белую доску здесь, в вашем кубе? Я предложил. Вы можете использовать постоянную ленту маркировки, чтобы сделать строки для, скажем, 15 проектов, а затем использовать цветные сухие маркеры для обновления расписания, и это будет прямо перед вами. Например, можно использовать красный маркер, чтобы заметить важные вехи и зеленый маркер для задач с длительным временем выполнения.
Он казался довольно возмущенным и расстроен даже то, что я не мог рекомендовать большой корпоративный кусок программного обеспечения для управления его проектами. Он слышал от других в компании, что там были большие пакеты управления корпоративными проектами, и был уверен, что я приду к нему с рекомендацией развернуть один.
Встреча произошла вскоре после этого, и я был уверен, что я оставил несчастный новый контакт позади. К моему удивлению, он позвонил на мой мобильный телефон через полчаса, когда я была по дороге домой.
"Большое спасибо за встречу", начал он. "Я уже заказал белую доску из отдела снабжения офиса, но если вы могли бы сэкономить минуту, не могли бы вы пойти со мной снова, какой цвет я должен использовать для каких задач?"
Пятнадцать минут спустя он взял обильные заметки и был счастливым отдыхающим.
Это был великий урок для меня, который я нес во многих других помолвок. Я стараюсь взять, что дополнительная минута в начале взаимодействия, чтобы определить, что подразумевается под терминами, которые обманчиво звучат как универсальный стандарт.
Программное обеспечение для управления проектами может быть представлено множеством категорий. Если мы просто начнем с областей знаний по управлению проектами Института управления проектами, мы в конечном итоге сможем:
Управление интеграцией
Управление затратами
Управление коммуникациями
Управление областями
Управление качеством
Управление рисками
Управление временем
Управление персоналом
Управление закупками
Легко представить себе различные инструменты, пакеты и методы для управления любой из этих областей, и, в зависимости от конкретной ситуации, любая из этих категорий может привести к наиболее значительному улучшению управления проектами или управления проектами на предприятии.
Предположим, что организация сталкивается с проблемами в связи с проектами; возможно, его ресурсы распределены по многочисленным часовых поясам, странам и регионам и даже компаниям. В этом случае было бы легко понять, как можно развернуть Lync и SharePoint, чтобы значительно улучшить взаимодействие.
Если организация имеет дело со многими субподрядчиками по своему проекту или если в ее проекте есть крупный компонент закупок, то сильное управление закупками с помощью Dynamics ERP и SharePoint может оказать наибольшее влияние.
Если организация сложна или имеет больший размер, а задача проекта заключается в определении приоритетов и планировании ресурсов, возможно, Project Server является самым быстрым путем возврата инвестиций.
Помните, что сотрудник спрашивает о том, как вы знаете, является ли конкретный пакет программным обеспечением для управления проектами? Мой ответ был следующим: "Это программное обеспечение? Применимо ли это к управлению проектами? Тогда это программное обеспечение для управления проектами. Теперь вернитесь назад и узнайте, в чем заключается бизнес-задача управления проектами клиента.
Формулировка задачи проекта перед развертыванием решения проекта всегда даст лучшие результаты.
Об авторе
Крис Вандерслуис (Chris Vandersluis) — президент и основатель канадской компании HMS Software( Монреаль), сертифицированного партнера Майкрософт. Он имеет степень экономики в Университете Макгилла и более 30 лет опыта в автоматизации систем управления проектами. Он является давним членом Института управления проектами (PMI) и помог основать отделения Монреаля, Торонто и Квебека группы пользователей проекта (MPUG). Публикации, для которых Крис написал, включают Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, PMNetwork PMI, и он является регулярным обозревателем Project Times. Он преподает расширенное управление проектами в Университете Макгилла и часто выступает в функциях ассоциации по управлению проектами в Северная Америка и по всему миру. HMS Software является издателем системы хронометрирования, ориентированной на проекты TimeControl, и с 1995 года является партнером по решению проектов Майкрософт.
С Крисом Вандерслуисом можно связаться по электронной почте по адресу: chris.vandersluis@hms.ca
Если вы хотите прочитать дополнительные статьи Криса Вандерслуиса, связанные с EPM, см. на сайте руководства по EPM HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).