Поддержка внедрения Project Online с помощью проектного офиса (РМО)
Что такое PMO?
Таким образом, вы планируете внедрить Project Online в свой бизнес. Как вы планируете использовать его или лучший способ положить его, какую бизнес-задачу вы пытаетесь решить? Ниже приведены некоторые примеры.
Мои руководители хотят лучше видеть состояние проекта.
Мне нужен лучший способ управления ресурсами и назначения их проектам.
Я хочу легко отслеживать время, которое люди тратят на свои задачи.
Мне нужен более надежный способ отслеживания данных проекта, чем использование электронных таблиц Excel.
Организации, которые наиболее успешно используют Project Online в решении таких бизнес-проблем, как эти, создают набор стандартов, процессов и рекомендаций по управлению проектами в организации. Пользователь или группа, которая создает и управляет этими правилами управления проектами, иногда называется офисом управления проектами (PMO).
Что делает pmo?
В крупных компаниях pmo может состоять из отдела, который занимается вопросами управления проектами в организации, такими как управление проектами, реализация, обучение, исследование потребностей управления проектами или определение наилучшего способа создания полезных отчетов. В малом или среднем бизнесе pmo может варьироваться от одного человека до небольшой группы людей, но также может масштабироваться, чтобы попытаться решить те же вопросы, что и в крупных компаниях. Однако общие цели всех pmos включают в себя:
Продвижение и пропаганда внедрения системы управления проектами.
Упрощение управления проектами для пользователей организации путем автоматизации процессов в средстве.
Создание политик, процедур и рекомендаций по функциям управления проектами.
Являясь предметными экспертами по управлению проектами, выступая в качестве «Центра передового опыта» для управления проектами, и предоставляя обучение по лучшим методикам и инструментам управления проектами.
Будучи уполномочены спонсорской поддержкой руководителей вносить и обеспечивать изменения с помощью своих рекомендаций.
Все еще запутано? Давайте сделаем шаг назад и воспользуемся примером, который люди могут относиться к тому, как глава семьи может заботиться о своей собственной семье:
| Нужно | Pmo | Семейство |
|---|---|---|
 |
PmO помогает создать эффективный способ предоставления информации заинтересованным лицам проекта с помощью отчетов о состоянии проекта и работоспособности. Это может включать исследование потребностей в отчетности, перемещение необходимых данных в систему и создание рабочих процессов, чтобы данные, необходимые для периодических отчетов, своевременно поступали в систему. |
Главам домашнего хозяйства потребуется информация о том, как обстоят дела: - Ежеквартальные отчеты о детских исследованиях. -Ежемесячные банковские выписки для отображения состояния финансов. - Ежегодные визиты к врачу для определения здоровья члена семьи. |
 |
PmO создает процессы для получения нужных данных в систему управления проектами, чтобы предоставить руководителям проектов состояние на уровне проекта. В ней также содержатся рекомендации и рекомендации по управлению ресурсами. |
Люди в семье нужно знать, кто что делает. Это может быть следующее: - Кто сегодня будет забирать детей из школы, выгуливать собаку по вечерам, готовить ужин и т. д. - Если кто-то не может выполнить свою обычную задачу, необходимо знать, кто может занять его место. Он помогает показать расписание работы и учебы всех пользователей, а также доступность в центральном семейном календаре. Таким образом, легко узнать, кого можно запланировать для чего. |
 |
PmO помогает создавать сайты совместной работы над проектами и настраивать их в соответствии с потребностями пользователей сайта. |
Членам семьи потребуется форум, на котором они могут сотрудничать, например: -Размещение важных событий в настенном календаре на кухне - Разговаривать друг с другом ежедневно за обеденным столом. |
 |
PmO отвечает за настройку системы для управления рисками. |
Главам домашних хозяйств может потребоваться запланировать снижение риска: - Определите потребности в страховании для здоровья. Приобретите членство в клубе здоровья. - Увеличить сумму, которую они откладывают для выхода на пенсию. |
 |
PMO просматривает текущие процессы и рабочие процессы и находит метод их автоматизации с помощью реализуемого средства управления проектами. Один из них может включать определение факторов для выбора проектов для продвижения вперед с учетом установленного бюджета (анализ портфеля). |
Главы домашних хозяйств будут устанавливать правила и процедуры для семьи, такие как: -Установить детский комендантский час или часы сна - Изучите факторы, чтобы определить, какие покупки следует сделать (например, "Должны ли мы купить автомобиль, исправить крышу или отправиться в отпуск в этом году?"). -Настройка газонополновых спринклеров на автоматическом таймере. - Выберите время недели для продуктовых магазинов и поручений. |
PmO подводит компанию к более эффективному управлению проектами, выполняя такие действия, как:
Сбор сведений для определения требований к управлению проектами для организации. Например, анализ бизнес-потребностей организации, проектирование процессов для удовлетворения этих потребностей, а затем сопоставление этих процессов с параметрами или рабочими процессами в Project Online.
Определение того, какие данные важно проверять на постоянной основе, и работа с администратором проекта для предоставления этим данным заинтересованным лицам. Например, определите необходимые данные и процесс получения данных в систему, чтобы создать еженедельный отчет о состоянии проекта, чтобы предоставить заинтересованным лицам сводку о работоспособности завершенных проектов.
Создание правил для процессов и рабочих процессов. Например, создание рабочего процесса, в котором идеи проекта проходят через процесс утверждения, чтобы стать проектами в Project Online.
Перенос существующих данных из текущей системы управления проектами в новую. Например, найти самый простой способ переноса данных ресурсов и проектов из электронных таблиц Microsoft Excel в Project Online или из Project профессиональный на компьютере каждого пользователя в централизованную Project Online среду.
Предоставление поддержки по управлению портфелем проектов, чтобы помочь с определением приоритетов и прогнозированием проекта. Как и большинство компаний, есть много проектов, которые вы хотели бы сделать, но имеют ограниченный бюджет и ресурсы для выполнения всех из них. Вам нужен способ определения проектов, над которыми следует двигаться. PmOs могут управлять процессом выбора проектов и программ, чтобы обеспечить соответствие будущих инвестиций стратегическим целям организации и видением роста.
Управление эмоциональными изменениями, с которыми пользователи могут столкнуться при переходе от текущей системы управления проектами, к которой они подключены. Например, тактично влиять на руководителей проектов, чтобы перейти от старого процесса сохранения файлов проекта на жестких дисках и предоставления общего доступа к ним, показывая им преимущества публикации для Project Online. Pmo может сделать это, уделив больше времени, прежде всего, чтобы убедить более старших руководителей проектов, и надеясь, что их влияние на других руководителей проектов поможет стимулировать изменения.
Управление техническими проблемами изменений, предлагая отличные варианты обучения.
Зачем нужен pmo?
В примере семьи последствия неуспеха некоторых потребностей могут быть тяжелыми. Например, если ребенок не просматривает карточку с отчетом при первом поступлении, это может привести к предположению о том, что все в порядке, когда на самом деле потребуется больше учебного времени или репетитор. Аналогичным образом развертывание Project Online без создания сущности, помогающей в стандартизации и внедрении, также может иметь ужасные обстоятельства. Создание pmo поможет повысить шансы на успех для вашего Project Online развертывания. В зависимости от ваших целей это может привести к повышению эффективности управления проектами (например, увеличение количества проектов, завершенных в срок), что обычно связано с более низкими затратами на управление проектами (например, увеличение объема проектов, завершенных по бюджету или в рамках бюджета).
Какие первые шаги по созданию pmo?
Первые шаги в создании PMO, вероятно, уже произошли, если вы приложили усилия, чтобы найти эту статью. Если вы заинтересованы в переходе на Project Online, вы, скорее всего, уже имеете представление о том, как это может повысить эффективность или решить проблему в вашей компании. При создании пути к формализации pmo следует учитывать следующее:
Определите, что вы хотите, чтобы ваш pmo делал
Является ли основной целью вашего pmo будет решение конкретной бизнес-проблемы? Например, может потребоваться внедрить систему расписаний для более жесткого контроля анализа затрат. Кроме того, вы можете распределить данные проекта между двумя или даже тремя разными приложениями и объединить данные в одну систему, что поможет лучше понять выполнение проектов. Кроме того, это может быть предоставление текущих рекомендаций по управлению проектами и удовлетворение потребностей в обучении руководителей проектов. Как только вы поймете, зачем нужен ваш PMO, будет гораздо проще определить, какие требования предъявляются при его создании и обслуживании.
Получение спонсорской поддержки для руководителей
Убедитесь, что кто-то на высоком уровне поддерживает вас. Важно, чтобы у вашего pmo было исполнительное спонсорство, так как отсутствие поддержки руководителей является одной из основных причин провала PMO. Если у вас уже есть руководитель, который знает преимущества и важность того, что вы пытаетесь сделать, отлично! Если нет, один из лучших способов получить их на вашей стороне — показать им преимущества перехода на систему управления проектами, например Project Online. Это можно сделать, показывая им бизнес-проблему, которая будет решена. Возможно, вы уже сделали это в определенной степени, когда вы впервые оцениваете Project Online, но вы действительно можете найти союзников в руководящих должностях, если вы можете показать им, как это работает с вашими собственными данными в пилотной среде. Сбор выгод имеет важное значение для получения спонсорской поддержки руководителей.
Сильное спонсорство руководителей может быть полезно при обращении пользователей с сопротивлением, возможно, при переходе от того, что они знакомы, к новой системе управления проектами, такой как Project Online. Евангелизвание и продвижение преимуществ для других влиятельных заинтересованных лиц, таких как старшие руководители проектов, также может помочь в разрыве любых эмоциональных вложений, которые другие пользователи могут иметь к системе, от которую вы переходите.
Создание команды
Независимо от того, пытаетесь ли вы создать pmo в крупной или небольшой компании, следующие обязанности должны быть рассмотрены ролями в вашем pmo:
| Роль | Описание |
|---|---|
| Управление планом внедрения Project Online |
Если вы находитесь в процессе реализации Project Online, общий план должен кто-то управлять им. Как и любой проект, для плана внедрения требуется владелец, чтобы обеспечить укомплектование и завершение необходимых задач. |
| Потребности в управлении исследовательскими проектами |
Этот человек оценит требования к управлению проектами вашей организации. Этому человеку потребуется поговорить с пользователями в компании и отделах, чтобы узнать, как они в настоящее время управляют проектами, каковы будут их требования и как их можно улучшить за счет внедрения Project Online. Эти требования необходимо будет выразить администратору проекта, чтобы их можно было должным образом реализовать в Project Online. Этот человек должен иметь хорошие навыки управления проектами, но также должен быть человеком, который является хорошим коммуникатором. Вполне возможно, что люди в компании могут быть эмоционально привязаны к процессу, из которого вы пытаетесь их переместить, поэтому этот человек должен быть в состоянии справиться с этим, показывая, как новая система сделает жизнь им легче. |
| Обучение, документация и поддержка |
Этот человек должен оценить уровень навыков пользователей и будет отвечать за предоставление учебных ресурсов, необходимых для успешного использования продукта. Это может включать в себя создание обучения на основе ролей для администраторов проектов, руководителей проектов, руководителей команд и участников команды. Хотя большая часть ваших усилий может заключаться в организации обучения для руководителей проектов или администраторов, руководители команд и участники команды могут найти быстрые справочные карточки, памятки, контрольные списки или краткие учебники, чтобы быть наиболее эффективным. Вам также потребуется найти способ предоставления собственной поддержки для пользователей и способ эскалации более сложных проблем с помощью соответствующих маршрутов. |
| Связь с ИТ-отделом |
Сотрудничество с ИТ-отделом имеет важное значение для привлечения их к регистрации, настройке и настройке Project Online. Если вы только находитесь в процессе оценки Project Online, это обычно может сделать кто-то из ИТ-отдела без особых проблем, просмотрев документацию По началу работы с Project Online. PmO необходимо будет сотрудничать с ИТ-отделом для решения следующих двух областей: -Office 365 администрирование: pmo должен работать с администратором Office 365 для назначения пользователей и лицензий. -Project Online администрирование. PmO также потребуется работать с администратором Project Online по таким вопросам, как настраиваемые поля, ресурсы и настройка расписания. Им также может потребоваться работать с pmo для реализации процессов в Project Online с помощью рабочих процессов. |
Некоторые PMOS в крупных компаниях также имеют руководителей проектов, которые могут быть назначены для оказания помощи в конкретных проектах, требующих помощи. Это может варьироваться от консультирования владельца проекта до фактического вступления в владение с учетом области проекта.
Создание заявления о миссии для своего pmo
Все pmos должны иметь заявление о миссии. Если вы уже оценили потребность в своем PMO, это будет гораздо проще создать. Посмотрите на существующее заявление о миссии вашей компании и попробуйте создать такую, которая также соответствует ей. Он не должен быть слишком сложным, но достаточно, чтобы обеспечить все базовое понимание того, почему PMO существует и какова его роль в вашей компании.
Создание плана для создания pmo
После определения задач, необходимых для создания pmo, вы можете создать для него высокоуровневый план проекта. Рассмотрите создание своего pmo как один большой проект со связанными задачами, длительностью и назначениями. План проекта станет более определенным по мере выполнения некоторых начальных задач, таких как оценка среды. План проекта помогает предоставить вашему pmo расписание сборки, чтобы отслеживать, что вы сделали, над чем вы работаете и что вам еще предстоит сделать при создании своего PMO. Например, вот как могут выглядеть несколько задач сборки PMO в плане проекта Project Online:
Дополнительные сведения о pmos
Если у вас еще нет PMO, вы можете быть запуганы немного при мысли о том, чтобы начать один. Хотя потребности и требования вашей компании будут определять ваш PMO, вам нужно узнать, как создать платформу для создания и развития вашего PMO. В зависимости от ваших целей вам может потребоваться изучить различные процессы pmo и отраслевые методологии, а также узнать, с какой моделью PMO вы можете тесно согласовать. Существует множество книг, учебных и онлайн-ресурсов по созданию pmOs и управлению ими, которые помогут вам в ваших усилиях.
Если вы пытаетесь настроить pmo и вам нужна помощь, вы можете обратиться к сертифицированному партнеру Майкрософт или консультационным службам Майкрософт. У нас также есть внутренние консультанты корпорации Майкрософт с отличным опытом по настройке pmos для малых, средних и крупных компаний.
Что теперь?
Итак, вы готовы начать свой PMO? Надеюсь, вы поняли, прочитав эту статью, что начало PMO является инвестицией, которая будет стоить времени и усилий. Это потребует много совместной работы с людьми в вашей компании, и наличие исполнительного "чемпиона" имеет важное значение. Это также потребует инвестиций в исследование больше о создании PMO за счет множества доступных ресурсов. Если вам нужна помощь, вы можете обратиться к сертифицированным партнерам Майкрософт, а также к консультационным службам Майкрософт.
Если вы работаете в компании меньшего размера, объем всего этого может показаться подавляющим. Возможно, у вас нет ресурсов для найма людей для каждой роли PMO, описанной в таблице "Создание команды", и вам это не нужно. Просто имейте в виду, что это обязанности, которые, скорее всего, придется решать в какой-то момент времени, и в той степени, которая соответствует вашим требованиям. Также обратите внимание, что необходимые усилия могут масштабироваться в зависимости от размера и целей вашей компании. PmO в небольшой компании может потребоваться только встретиться с несколькими старшими руководителями проектов в своей компании, чтобы оценить свои потребности, по сравнению с несколькими отделами с различными требованиями в более крупной компании.
Создание PMO может помочь обеспечить успех Project Online, а использование Project Online может способствовать успеху PMO. Удачи в реализации!