Общие сведения об управляемых метаданных

Статья
09/18/2023

Метаданные — это сведения о информации. Например, название книги и автор — метаданные. Метаданные могут быть различными типами информации: расположением, датой или номером элемента каталога. При использовании продуктов SharePoint можно управлять метаданными централизованно. Можно упорядочить метаданные таким способом, который соответствует вашей организации и использовать метаданные для облегчения поиска необходимых элементов.

В этой статье описаны некоторые важные термины управляемых метаданных и приведены краткие сведения о том, как можно использовать средства в SharePoint для управления метаданными.

Важная терминология

В этом разделе содержатся определения некоторых ключевых терминов. Эти термины и понятия часто появляются в статьях об управляемых метаданных.

Таксономия

Таксономия — это формальная система классификации. При таксономии описательные слова, метки и термины объединяются в группы, упорядоченные в виде иерархии.

Люди строить таксономии практически для любой информации, от биологических систем до организационных структур. Например, биологи объединяют живые организмы в четыре основные классификации: животное, растение, гриб и микроб. Каждая из этих основных групп имеет множество подразделений. Вместе вся система является таксономией.

Организации создают таксономии слишком многими способами для перечисления. Они создают таксономии "Диаграммы счетов" для управления системами бухгалтерского учета, организационными диаграммами и классификациями заданий для управления сотрудниками, каталогами продуктов и т. д. Все эти таксономии являются структурированной иерархией информации; формальные системы классификации, помогающие людям обрабатывать информацию.

Фолксономия

Фолксономия — это неформальная система классификации. Он постепенно развивается по мере того, как пользователи веб-сайта совместно работают над словами, метками и терминами на сайте. Первоначально фолксономии разрабатывались из популярных приложений, таких как закладки.

Если вы когда-либо видели облако тегов на веб-сайте, то вы видели визуализацию фолксономии. На следующем рисунке показано облако тегов на сайте SharePoint.

Облако тегов

Подход к метаданным на основе фолксономии может оказаться полезным. Это позволяет делиться знаниями и опытом пользователей сайта. С помощью фолксономии классификация содержимого может развиваться вместе с изменением бизнес-потребностей и интересов пользователей.

TermSet

Набор терминов — это группа связанных терминов.

Наборы терминов могут иметь разную область в зависимости от того, где вы создаете набор терминов.

Локальные наборы терминов создаются в контексте семейства веб-сайтов и доступны для использования (и видимые) только пользователям этого семейства веб-сайтов. Например, при создании набора терминов для столбца метаданных в списке или библиотеке набор терминов является локальным. Он доступен только в семействе веб-сайтов, которое содержит этот список или библиотеку. Например, библиотека мультимедиа может содержать столбец метаданных с типом мультимедиа (схема, фотография, снимок экрана, видео и т. д.). Список разрешенных терминов относится только к этой библиотеке и доступен для использования в ней.
Глобальные наборы терминов доступны для использования на всех сайтах, которые подписываются на определенное приложение службы управляемых метаданных. Например, организация может создать набор терминов, который перечисляет имена подразделений организации, таких как отдел кадров, маркетинг, информационные технологии и т. д.

Кроме того, можно настроить набор терминов как закрытый или открытый. В закрытом наборе терминов пользователи не могут добавлять новые термины, если у них нет соответствующих разрешений. В открытом наборе терминов пользователи могут добавлять новые термины в столбец, сопоставленный с набором терминов.

Условия

Термин — это определенное слово или фраза, связанные с элементом на сайте SharePoint. Это один элемент в наборе терминов. Термин имеет уникальный идентификатор и может иметь много текстовых меток (синонимов). Если вы работаете на многоязычном сайте, термин может иметь метки на разных языках.

Существует два типа терминов:

Управляемые термины Управляемые термины — это предварительно определенные термины. Администраторы хранилища терминов упорядочивают управляемые термины в иерархический набор терминов.
Корпоративные ключевые слова Ключевое слово enterprise — это слово или фраза, которые пользователь добавляет к элементам на сайте SharePoint. Коллекция корпоративных ключевых слов называется набором ключевых слов. Как правило, пользователи могут добавлять любое слово или фразу к элементу в качестве ключевого слова. Это означает, что вы можете использовать корпоративные ключевые слова для добавления тегов в стиле фолксономии. Иногда администраторы хранилища терминов перемещают ключевые слова предприятия в определенный управляемый набор терминов. Если они входят в управляемый набор терминов, ключевые слова становятся доступными в контексте этого набора терминов.

Дополнительные сведения о создании терминов и управлении ими см. в статье Создание терминов и управление ими в наборе терминов.

Группа

В продуктах SharePoint группа — это термин безопасности. Что касается управляемых метаданных, то группа — это набор наборов терминов, которые соответствуют общим требованиям к безопасности. Только пользователи с разрешениями участника для определенной группы могут управлять наборами терминов, принадлежащими группе, или создавать в ней новые наборы терминов. Организациям следует создавать группы для наборов терминов, которые будут иметь уникальные требования к доступу или безопасности.

Дополнительные сведения о создании группы для наборов терминов см. в статье Настройка новой группы для наборов терминов.

Средство управления хранилищем терминов

Средство управления хранилищем терминов — это средство, с помощью которого пользователи, управляющие таксономиями, создают наборы терминов и термины в них или управляют ими. Средство управления хранилищем терминов отображает все глобальные наборы терминов и все локальные наборы терминов, доступные для семейства веб-сайтов, из которого вы обращаетесь к средству управления хранилищем терминов.

Столбец управляемых метаданных

Столбец управляемых метаданных — это специальный тип столбца, который можно добавить в списки или библиотеки. Она позволяет пользователям сайта выбирать термины из определенного набора терминов. Столбец управляемых метаданных может сопоставляться с существующим набором терминов или создать локальный набор терминов специально для этого столбца.

Сведения о работе со столбцом управляемых метаданных см. в статье Создание столбца управляемых метаданных.

Столбец "Корпоративные ключевые слова"

Столбец корпоративных ключевых слов — это столбец, который можно добавить в типы контента, списки или библиотеки, чтобы пользователи могли помечать элементы с помощью выбранных слов или фраз. По умолчанию это столбец с несколькими значениями. Когда пользователи вводит слово или фразу в столбец, SharePoint предлагает варианты с опережением типа. Предложения с опережением типа могут включать элементы из управляемых наборов терминов и набора терминов Ключевых слов. Пользователи могут выбрать существующее значение или ввести что-то новое.

Владельцы списков или библиотек могут включить или отключить публикацию метаданных, обновив параметры корпоративных метаданных и ключевых слов для списка или библиотеки.

Сведения о добавлении специального столбца ключевых слов см. в статье Добавление столбца ключевых слов предприятия в список или библиотеку.

Расстановка тегов

В общем смысле тег относится к акту применения управляемых метаданных к элементу.

Сценарии метаданных: от таксономий до фолксономий

Управление метаданными SharePoint поддерживает ряд подходов к метаданным, от формальных таксономий до пользовательских фолксономий. Формальные таксономии можно реализовать с помощью управляемых терминов и наборов терминов. Вы также можете использовать корпоративные ключевые слова, которые позволяют пользователям сайта помечать содержимое с помощью ключевых слов, которые они выбирают.

Кроме того, продукты SharePoint обеспечивают гибкость. Вы можете выбрать, какой объем структуры и элементов управления следует использовать с метаданными, а также область управления и структуру. Например:

Вы можете глобально применить управление на разных сайтах или сделать локальным к определенным сайтам.
Наборы терминов можно настроить так, чтобы они закрывались или открывались для пользовательских вкладов.
Вы можете использовать корпоративные ключевые слова с управляемыми терминами или нет.

Продукты SharePoint позволяют организациям сочетать преимущества формальной управляемой таксономии с динамическими преимуществами маркировки на основе пользователей настраиваемыми способами.

На следующей схеме показано, как различные требования могут использовать разные уровни области и управления.

Гибкие конфигурации управляемых метаданных

Преимущества управляемых метаданных

Использование управляемых метаданных на сайтах в организации имеет несколько преимуществ:

Согласованное использование метаданных

Функции управляемых метаданных в продуктах SharePoint позволяют управлять добавлением метаданных пользователями в содержимое. Например, с помощью наборов терминов и управляемых терминов можно управлять тем, какие термины пользователи могут добавлять в содержимое, а также управлять тем, кто может добавлять новые термины. Вы также можете ограничить ключевые слова предприятия определенным списком, настроив набор терминов ключевых слов как закрытый.

Если одни и те же термины используются последовательно на разных сайтах, проще создавать надежные процессы или решения, основанные на метаданных. Кроме того, пользователям сайта проще согласованно применять метаданные к содержимому.

Улучшенная возможность обнаружения содержимого

Если содержимое на разных сайтах в организации содержит согласованные метаданные, проще найти бизнес-информацию и данные с помощью поиска. Функции поиска, такие как панель уточнения, которая отображается в левой части страницы результатов поиска, позволяют пользователям фильтровать результаты поиска по метаданным.

На панели уточнения отображаются метаданные, которые можно использовать для фильтрации результатов поиска.

Навигация по метаданным для сайтов позволяет администратору сайта создавать элементы навигации на основе условий метаданных. Дополнительные сведения, включая рекомендации по производительности, см. в разделе Параметры навигации для SharePoint.

Навигация по метаданным позволяет пользователям динамически создавать представления информации на основе определенных полей метаданных. Затем пользователи могут находить библиотеки с помощью папок или сводных метаданных и уточнять результаты с помощью дополнительных фильтров ключей. Сведения о том, как это сделать, см. в разделах Настройка навигации по метаданным для списка или библиотеки и Использование группирования для изменения представления SharePoint.

Повышенная гибкость

Управляемые метаданные упрощают для администраторов хранилища терминов обслуживание и адаптацию метаданных по мере развития бизнес-потребностей. Вы можете легко обновить набор терминов. Новые или обновленные термины автоматически становятся доступными при связывании столбца Управляемых метаданных с этим набором терминов. Например, при объединении нескольких терминов в один термин содержимое, помеченное этими терминами, автоматически обновляется в соответствии с этим изменением. Для отдельных терминов можно указать несколько синонимов (или меток). Если ваш сайт многоязычный, можно также указать многоязычные метки для отдельных терминов.

Управление метаданными

Эффективное управление метаданными требует тщательного мышления и планирования. Подумайте о типе сведений, которыми вы хотите управлять содержимым списков и библиотек, и подумайте о том, как эти сведения используются в организации. Вы можете создать наборы терминов метаданных для большого количества различных сведений.

Например, у вас может быть один тип контента для документа. Каждый документ может содержать метаданные, которые идентифицируют многие важные факты о нем, например следующие примеры:

Цель документа— это предложение о продаже? Техническое задание? Процедура управления персоналом?
Автор документа и имена людей, которые его изменили
Дата создания, дата утверждения, дата последнего изменения
Департамент, отвечающий за любые бюджетные последствия документа
Аудитория

Ниже приведены некоторые важные действия, связанные с управлением метаданными.

Планирование и настройка
Управление терминами, наборами терминов и группами
Указание свойств для метаданных

Планирование и настройка управляемых метаданных

Перед использованием управляемых метаданных в организации может потребоваться тщательное планирование. Объем необходимого планирования зависит от того, насколько формальной является таксономия. Он также зависит от требуемой степени контролирования метаданных.

Если вы хотите предоставить пользователям помощь в разработке таксономии, вы можете просто добавить ключевые слова в элементы, а затем упорядочить их в наборы терминов по мере необходимости.

Если ваша организация хочет использовать управляемые наборы терминов для реализации формальной таксономии, важно привлечь ключевых заинтересованных лиц к планированию и разработке. После того как ключевые заинтересованные лица в организации согласуют необходимые наборы терминов, вы можете использовать средство управления банками терминов для импорта или создания наборов терминов. Сведения о том, как получить доступ к средству, см. в статье Открытие средства управления хранилищем терминов.

Управление терминами, наборами терминов и группами

Средство управления хранилищем терминов предоставляет элемент управления деревом, который можно использовать для выполнения большинства задач. Роль пользователя для этого средства определяет задачи, которые можно выполнять. Для работы с глобальными терминами в средстве управления банками терминов необходимо быть глобальным администратором или администратором SharePoint в Microsoft 365 или администратором банка терминов в SharePoint. Чтобы работать с условиями для сайта, вы можете быть назначенным менеджером группы или участником для наборов терминов.

Дополнительные сведения см. в статье Создание групп и наборов терминов и управление ими.

Чтобы выполнить действия с элементом в иерархии, выполните следующие действия.

Наведите указатель на имя приложения службы управляемых метаданных, группы, набора терминов или термина, которые требуется изменить, а затем щелкните появиющуюся стрелку.
Выберите нужные действия в меню.

Например, если вы являетесь администратором хранилища терминов или диспетчером групп, вы можете создавать, импортировать или удалять наборы терминов в группе. Участники набора терминов могут создавать новые наборы терминов.

Средство управления хранилищем терминов имеет соответствующие уровню меню на каждом уровне иерархии

Свойства терминов и наборов терминов

На каждом уровне иерархии можно настроить определенные свойства для группы, набора терминов или термина с помощью панели свойств в средстве управления хранилищем терминов. Например, при настройке набора терминов можно указать такие сведения, как Имя, Описание, Владелец, Контакт и Заинтересованные лица, в области, доступной на вкладке Общие . Вы также можете указать, должен ли набор терминов открываться или закрываться для новых отправок от пользователей. Кроме того, можно выбрать вкладку Предполагаемое использование и указать, должен ли набор терминов быть доступен для добавления тегов или навигации по сайту.

Свойства хранилища терминов позволяют настраивать параметры, такие как добавление тегов.