Поиск и использование ключевых слов в центре обнаружения электронных данных

Статья
03/08/2023

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint в Microsoft 365

Ключевые слова помогают сузить конкретное содержимое, которое вы создаете путем экспорта для дела обнаружения электронных данных. Создавая целенаправленные поисковые запросы, вы повышаете вероятность того, что содержимое применимо к делу, и уменьшаете объем содержимого, которым необходимо управлять.

Ваша организация может создать дело обнаружения электронных данных, если она получает запрос на потенциальные доказательства в поддержку судебного разбирательства, аудита или расследования.

Сведения об обнаружении электронных данных (standard) для SharePoint.

Фильтры и запросы

После создания дела в него добавляются наборы обнаружения. Наборы обнаружения содержат источники контента, такие как дочерние сайты SharePoint, которые могут иметь отношение к делу. Фильтры помогают сузить источник, например по ключевым словам, диапазону дат начала и окончания, доменам, автору или отправителю.

После определения потенциальных источников запросы помогают дополнительно уточнить содержимое, которое вы хотите экспортировать для просмотра или предоставления консультанту и (или) запрашивающей стороне. Фильтр можно создать с помощью ключевых слов, диапазонов дат, авторов и получателей, доменов и поиска близкого взаимодействия.

Примечание.

Чтобы содержимое было обнаружено, его необходимо выполнить обход по запросу поиска. Дополнительные сведения о типах файлов по умолчанию, для которых выполняется обход, см. в статье Расширения имен файлов для обхода по умолчанию и проанализированные типы файлов в SharePoint Server 2013.

Операторы и близкое взаимодействие в ключевых словах

Для создания связей между несколькими ключевыми словами можно использовать специальные операторы, например логические и операторы близости. Операторы должны быть написаны прописными буквами. Если необходимо использовать несколько операторов, их можно сгруппировать с помощью скобок, чтобы определить порядок их применения.

Например, вы можете искать содержимое с термином "руководитель", но не хотите искать термин, когда он появляется в заголовке частого отчета в вашей организации под названием "Сводка для руководителей". При использовании фразы executive NOT summary можно сузить число возвращаемых элементов с 300 до 188, так как вы исключаете все документы, содержащие слово Сводка.

Примечание.

Если два слова указаны без оператора, подразумевается применение оператора AND. Например: шерстяной червь то же, что и шерстистый и червь .

Оптимальный метод	Для	Пример
`AND`	Поиск содержимого со всеми словами или фразами, которые он разделяет.	`risk AND value AND VAR` находит содержимое, содержащее все три слова.
`OR`	Поиск содержимого с любыми словами или фразами, которые он разделяет.	`risk OR VAR` находит все содержимое, содержащее любое из слов.
`NOT`	Исключение содержимого с термином во фразе.	`Executive NOT Summary` находит все содержимое, содержащее фразу "Исполнительный", если только содержимое не содержит термин "Сводка".
`( )`	Группирование слов или фраз для отображения порядка их применения.	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	Поиск слов рядом друг с другом, где "n" означает количество слов по отдельности. Если число не указано, расстояние по умолчанию восемь слов.	`Mid NEAR(5)` Office находит Mid и Back Office и Mid-Office и Mid, Back и Front Office.

Использование подстановочных знаков

Подстановочные знаки дают возможность расширить ключевые слова и включить в них термины, состоящие из частей ключевых слов, или термины с альтернативным написанием.

Оптимальный метод	Для	Пример
* в конце слова	Найдите термины, содержащие корневое слово и любые дополнительные буквы.	Поиск по запросу "риск*" возвращает такие результаты: риск, риски, рискам, рисками, рискованный и рискующий

Основные правила использования ключевых слов в фильтрах и запросах

Фильтры и запросы содержимого могут включать слова, цитаты и термины, в которых используются ключевые слова и свойства. Отдельные термины с пробелами.
Часто используемые слова, такие как , it и by и однозначные числа, игнорируются.
Если вы добавляете фразу в кавычках, поиск возвращает содержимое из выбранной области с точной введенной фразой. Если между фразой в кавычках и фактическим содержимым есть различие, содержимое не будет найдено.
Операторы (например, логические операторы), такие как OR и AND , должны быть записаны как все прописные буквы.
Если свойство содержимого SharePoint не указано в раскрывающемся меню Указать свойство , его можно найти с помощью ключевых слов. Поставьте значение свойства в кавычки, чтобы найти точное соответствие, или оставьте без кавычек, чтобы найти частичные совпадения, которые начинаются с введенных букв. Например, если вы ищете filename:"Budget" (с кавычками), поиск вернет файл с именем "Budget.xlsx". При поиске filename:budget (без кавычек) также будут возвращены файлы "Budget_Current.xlsx" и "Budget_Next.xlsx".

Примечание.

Запрос должен содержать искомый термин. Запросы, состоящие только из исключаемых терминов, вызовут сообщение об ошибке.

Примеры

Ключевые слова	Пример результатов
`Executive Briefing`	Любое содержимое, содержащее как исполнительное, так и краткое руководство, в любом месте документа, страницы, сообщения или метаданных.
`"Executive Briefing"`	Любое содержимое, содержащее точную фразу "Брифинг для руководителей" в любом месте документа, страницы или сообщения.
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	Любое содержимое, содержащее точные фразы "Брифинг для руководителей" и "Сводка" в любом месте документа, страницы, сообщения или метаданных.
`filename:budget`	Любой файл с бюджетом в имени файла, например 2014 бюджетный projections.docx, бюджетный priorities.pptx 2015 года, бюджетный planning.xlsx 2014 года, review.xlsx бюджета 2014 года и т. д.
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	Листы Excel, содержащие фразы "бюджет на 2014 год", например "бюджет 2014 planning.xlsx" и "бюджет 2014 review.xlsx"

Область запроса

Запрос может применяться ко всему содержимому в случае, к определенным наборам обнаружения электронных данных или конкретному источнику содержимого (например, веб-содержимому или общей папке) в наборе обнаружения электронных данных. Сужение области может помочь определить правильное содержимое, особенно если дело большое, а поиск возвращается в других источниках или наборы обнаружения электронных данных не имеют значения.

Важно!

Если выбран параметр Выбрать источники , все фильтры, которые могли быть добавлены в набор обнаружения, не включаются.

Чтобы задать область запроса, щелкните Изменить область запроса, а затем выберите Все содержимое дела, Выбор наборов обнаружения электронных данных или Выбор источников.

Параметр Все варианты содержимого включает все содержимое из списка источников с примененными фильтрами eDiscovery Set. При настройке области запроса можно также включить дополнительные расположения содержимого.

Просмотр и устранение неполадок запросов

После выполнения запроса можно просмотреть результаты SharePoint по релевантности запроса или по старой или последней дате. Предварительный просмотр документа можно просмотреть, наведите указатель мыши на его название.

Чтобы сузить экспортируемые элементы, можно дополнительно уточнить результаты по расширению файла и свойству, например Author или Title.

В диалоговом окне запроса щелкните ссылку Дополнительные параметры запроса . Вы можете просмотреть базовый синтаксис запросов для SharePoint, источники содержимого, включенные в запрос, все фильтры для запроса и любые уточнения.