Рекомендации для корпоративных систем
Эта статья является частью нашей коллекции "Из окопов". В ней описаны рекомендации по работе с корпоративными системами в целом (включая Microsoft Project Server). В этом документе указано, что хотя корпоративные системы должны предоставлять простой интерфейс на уровне пользователей, технология и инфраструктура, необходимые для этого, зачастую очень сложные. Затем в документе описывается, почему из-за этой сложности требуется использовать базовые рекомендации, позволяющие обеспечить высокую надежность корпоративной надежды.
Чтобы скачать версию этой статьи в Word, ознакомьтесь с рекомендациями по управлению предприятием.
Дополнительные статьи см. в технических документах "Из окопов".
Рекомендации по управлению предприятием
Я в основном пишу о корпоративных расписаниях или корпоративных системах управления проектами, и наиболее распространенным этапом развертывания, который я говорю с такими системами, является этап выбора или конфигурации: говорить о стратегической перспективе. В этой статье гораздо больше описаны операционные методики, и она не относится только к корпоративным расписаниям или системам проектов, таким как Microsoft Project Server. Скорее, речь идет о корпоративных системах в целом, хотя тема, безусловно, может относиться почти ко всем развертываниям Project Server.
Когда мы сталкиваемся с уже развернутыми системами Project Server или беседуем с существующими клиентами, мы часто задаем вопросы о том, как организация развернула и поддерживала систему и ее среду. Когда мы начали в отрасли, это были простые разговоры, потому что программное обеспечение проекта, которое мы устанавливаем, всегда будет жить на компьютере конечного пользователя, и забота о системе всегда была локальной концепцией. В наши дни это редко бывает. Корпоративные системы просты на уровне интерфейса или дисплея, где конечные пользователи обычно могут получить доступ к функциям через веб-браузер, который выглядит как любая другая веб-страница. Такие простые системы, как эти системы могут быть впереди, так же сложны, как они могут быть в задней части. Технология, необходимая для отображения этого интерфейса, скорее всего, имеет множество уровней, зависит от нескольких источников для технологии и инфраструктуры, и (если этого недостаточно), вероятно, постоянно обновляется.
Но существуют некоторые основные рекомендации, которые могут дать вам лучшие шансы на поддержание высокой степени надежности в корпоративной системе.
Поиск владельца
Фактически, мы должны разделить это на двух владельцев, потому что любая успешная корпоративная система имеет как владельца бизнеса, так и технического владельца. Только если владелец бизнеса является руководителем в ИТ-отделе, а корпоративная система в первую очередь для этого отдела, может быть владельцем одного и того же. Итак, давайте рассмотрим это в двух частях:
Поиск владельца бизнеса
Этот человек должен быть руководителем или лицом уровня высшего руководства, который имеет личную заинтересованность в результатах системы управления проектами. Преимущества, которые должна обеспечить система, или бизнес-проблемы, которые система должна преодолеть, должны быть преимуществами и проблемами, непосредственно влияющими на руководителей. И, прежде чем кто-то даже скажет это; Нет, как правило, это не может быть комитет или несколько человек.
Ответственность должна лежать где-то, и это почти всегда означает одного человека. Этот человек также может быть исполнительным спонсором для реализации системы, но может не быть. Часто исполнительный спонсор не является конечным бизнес-владельцем корпоративной системы.
Даже после завершения проекта развертывания бизнес-владелец по-прежнему будет владеть системой, и если она больше не требуется, необходимо определить другого владельца бизнеса и зафиксировать ее в системе, либо система должна быть выведена из эксплуатации.
Поиск технического владельца
Для систем корпоративного уровня просто наличие технического специалиста недостаточно. Помните, что корпоративные системы зависят от многих уровней технологий. Технический владелец должен быть достаточно старшим руководителем или руководителем в ИТ-отделе, чтобы он мог немедленно взаимодействовать с владельцами этих других уровней технологий. К ним могут относиться пожилые люди, владеющие базой данных SQL Server, сервером базы данных, на котором установлена SQL Server, серверами приложений, на которых установлен Project Server, сетью, веб-сервером или фермой серверов, подключением к Интернету, брандмауэром, серверами Active Directory и Exchange, серверами безопасности или системами, а также образом операционной системы на уровне клиента. Кто-то старший должен быть в состоянии представить эту корпоративную систему тем руководителям, которые контролируют другие аспекты среды.
Быть целеустремленным
Убедитесь, что Project Server a) имеет цель и б) выполняет свое назначение. Звучит очевидно? Нет. Слишком часто корпоративные системы приобретаются по неправильной причине, и кому-то из ИТ-специалистов приходится искать цель применения системы. Человек, подписывающий бизнес-цели для корпоративной системы, должен быть владельцем бизнеса, хотя другие могут быть вовлечены. Я всегда задаю таким руководителям вопрос, который я использовал в течение многих лет: "Какое бизнес-решение вы можете теперь не принимать или вы можете сделать только с большим трудом, сделать который будет включено развертывание этой системы?" После того как бизнес-требование (обратите внимание, что я не говорил о требуемой функциональности) будет решено, убедитесь, что корпоративная система действительно выполняет это требование. Я встречаю много людей, которые имеют список покупок функций, но мало понимания того, что они пытаются достичь с ними.
По мере развития организации убедитесь, что владелец бизнеса возвращается к этой базовой концепции. Только развертывание корпоративной системы, такой как Project Server, может коренным образом изменить бизнес, в который она развертывается, поэтому неудивительно, что требования организации к системе могут измениться.
Часто приходите в организацию через несколько лет после внедрения и развертывания Project Server только для того, чтобы найти человека, который знает, почему это важно для организации. Система используется, чтобы быть уверенным. Это в настоящее время осуществляется вперед по самой инерции, но цель была потеряна, и руководители, которые выигрывают от него каждый день не понимают, откуда эта выгода приходит.
Введите его в архитектуру предприятия
Несколько лет назад я помню, как я пошел с одним из наших технических сотрудников в расстроенное расположение клиента. Экземпляр Project Server, который они установили сами, вызывал всевозможные проблемы. Находясь там лично, мы попросили опросить ряд технических сотрудников, отслеживая систему через ее слои. Когда мы добрались до уровня базы данных, мы были ошеломлены. Вместо того, чтобы быть одним из стандартных серверов баз данных организации, SQL Server версия, на которой была установлена система, находилась на компьютере конечного пользователя. Каждый раз, когда они перезагружали компьютер, выключали или устанавливали что-то, база данных становилась недоступной. Это затронуло буквально сотни конечных пользователей.
Организация была большой, поэтому не было недостатка в корпоративных серверах или инфраструктуре, на которые можно положиться. В этом случае проблему было легко устранить. Это был хороший урок, хотя. Является ли система, которую вы развертываете, вплетена в существующую корпоративную инфраструктуру, на которой организация, возможно, потратила огромные усилия, чтобы стать стабильной, надежной и безопасной?
Резервное копирование
Я знаю. Это глупо, не так ли? Удивительно и, к сожалению, это не так. Корпоративные системы, как известно, могут быть сложными для резервного копирования, так как они могут зависеть от нескольких аспектов системы, резервное копирование в то же время. Конечно, существуют основные данные, а также метаданные и данные конфигурации реализации. И все связанные данные из вспомогательных систем, которые могут соответствовать системе, могут быть частью одной схемы резервного копирования. Когда мы думаем о Project Server, мы должны подумать о резервном копировании не только баз данных проектов, но и базы данных SharePoint Server. В версиях Project Server до 2010 года может потребоваться создать резервную копию глобального шаблона. Даже сейчас могут быть элементы шаблонов, которые находятся на отдельных компьютерах.
И просто резервного копирования недостаточно. При изменении или обновлении систем выполните восстановление базы данных по крайней мере один раз. Я помню, как много лет назад был с клиентом, для которого мы помогли разработать стратегию резервного копирования. Он закрыл сервер, вытащил жесткий диск, положил другой жесткий диск, а затем посмотрел на нас и сказал: "Там. Только что произошел сбой жесткого диска. Это только что отформатированный жесткий диск. Восстановите мой сервер Project Server. Я был ошеломлен, но тем более потому, что я понял, насколько хорошая просьба это было, и чем больше я думал об этом, тем больше я понимал, как шокирует это было, что никто никогда не делал запрос раньше (или с тех пор). Поэтому выполните тест восстановления по крайней мере один раз. Кстати, нам удалось восстановить систему, но она не вернулась так чисто, как мы подозревали, и нам пришлось обновить наши процедуры резервного копирования.
Промежуточная или рабочая среда
"Все в мире сцена, и все мужчины и женщины просто игроки", сказал Шекспир давным-давно. В этом случае этап больше связан с промежуточным процессом, и это ключевое значение для любой корпоративной системы. Когда система будет работать в рабочей среде, вам потребуется попробовать новые конфигурации, добавить новые настройки, попробовать новые отчеты, ссылки, поля и другие изменения. У вас будут обновления и обновления, и все они должны быть сначала опробованы в промежуточной среде или среде разработки, прежде чем они будут нанесены пользователям в рабочей среде. Что-то такое базовое, как обновление браузера или обновление базы данных, может вызвать цикл корпоративных систем, поэтому убедитесь, что вы храните и обслуживаете промежуточную среду, отделенную от рабочей среды. В этот день и эпоху виртуальных серверов это может быть проще, чем в прошлом. Вся среда теперь часто может быть просто клонирована из рабочей системы, но это может быть проще сказать, чем сделать в зависимости от способа развертывания. Помните, что на многие части технологической головоломки можно ссылаться, даже если вы скопировали весь сервер.
Мониторинг, мониторинг, мониторинг
Существует множество точек контроля, которые можно использовать для мониторинга корпоративной системы. Во-первых, важно убедиться, что Project Server доступен для конечных пользователей, а также обеспечить уведомление соответствующего технического персонала как можно быстрее, если он когда-либо недоступен. К счастью, на рынке есть много инструментов для обеспечения работоспособности и доступности системы, которые могут автоматически уведомлять технический персонал, даже если конечные пользователи еще не заметили проблему. Но есть и другие аспекты мониторинга, которые также важны. Рекомендуется вести контроль и журнал работоспособности приложения, включая объем используемой памяти, объем ЦП, который он занимает, любые ошибки, о которых система могла сообщить, даже если она восстановилась после них, все необходимые перезапуски сервера и соответствующие работоспособность других элементов технической инфраструктуры. Зная, например, что в СЛУЖБАх IIS возникают технические проблемы, может быть очень важно для обеспечения доступности корпоративного приложения.
Даже небольшие изменения являются изменениями
Технология, на которой основан Project Server, меняется изо дня в день. Невозможно избежать всех этих изменений. Операционная система Windows Server часто получает обновления каждые несколько дней, SQL Server могут получать обновления каждые несколько недель. Отдельные клиентские операционные системы Windows, их антивирусные сканеры, брандмауэры, Internet Explorer и его надстройки регулярно получают обновления. Любая часть цепочки между данными и конечным пользователем является потенциальной точкой, в которой приложение может сломаться, поэтому создайте структуру для управления изменениями во всем стеке технологий.
Это может быть сложной задачей, так как многие различные корпоративные приложения могут зависеть от аналогичных аспектов стека. У нас был один клиент, который невинно обновил Project Server некоторое время назад, только чтобы обнаружить, что вся среда SharePoint Server была отключена. Очевидно, что в применении обновления Project Server или SharePoint Server произошла ошибка. Хотя были полные резервные копии и данные не были потеряны, процесс обновления не получил мгновенного отката и, следовательно, последствия были разрушительными, так как они заняли несколько дней, чтобы обратить вспять.
В другой организации у нас был клиент, который обновил другое корпоративное приложение, чтобы обнаружить, что все пользователи должны обновить свою версию браузера, чтобы обнаружить, что другие корпоративные приложения, уже используемые в компании, не поддерживают более новую версию браузера. Это была пресловутая скала и трудное место. В конце концов, им пришлось откатить обновление корпоративной системы и дождаться, пока все корпоративные приложения смогут перейти к новому обновлению браузера.
Иногда лучше выглядеть интегрированным, чем быть интегрированным
Демонстрации продаж всегда упрощают интеграцию нескольких инструментов. Эй престо, данные начинаются здесь и заканчиваются там! Установить связь между высокогибкими инструментами, такими как Project Server, и другими корпоративными системами, такими как финансы или ERP, достаточно сложно, и мы всегда рекомендуем, чтобы обе системы были в рабочей среде и стабильными, прежде чем какие-либо связи будут установлены. Однако, как только они находятся в процессе, еще более важно отслеживать любые изменения двух систем с умом, чтобы убедиться, что они будут продолжать правильно связываться.
При любом обновлении любой из систем могут быть изменены данные, изменения структуры или различные технические требования. Возможны также новые функции и преимущества, но перед развертыванием в рабочей среде убедитесь, что существующие функции связывания протестированы в промежуточной среде.
Документ, документ, документ
Люди, которые были там при выборе и развертывании Project Server, не будут в этих ролях навсегда. На самом деле, если они проделали большую работу, они не будут управлять следующим корпоративным развертыванием, которое требуется организации. Поэтому важно документировать решения о конфигурации, прогнозируемых преимуществах, операционных ожиданиях и параметрах, которые использовались для принятия этих решений. В будущем, другие будут смотреть на эту систему и царапать головы, говоря: "Что они думали?" Убедитесь, что вы говорите им.
Корпоративные системные документы должны быть живыми документами, которые обновляются с каждым обновлением, каждым изменением в бизнесе или техническом владельце или любым серьезным изменением операционной структуры или бизнес-требований.
Не зная броду, не суйся в воду
Это совет, который мы даем людям, ныряющим в мутное озеро в первый раз. Он неглубокий? Есть ли камни чуть ниже поверхности? Корпоративные системы управления проектами, такие как Project Server, действительно могут объединить сложные элементы данных в одно место, где решения, основанные на этих данных, могут быть более эффективными, а преимущества этих решений могут существенно повлиять на организацию. Но вам нужно выполнить домашнюю работу, чтобы обеспечить работу корпоративной системы таким образом, чтобы вы могли получить необходимые преимущества, не подвергая свою организацию затратам и рискам, которые могут быстро уничтожить ценность этих преимуществ.
Об авторе
Крис Вандерслуис (Chris Vandersluis) — президент и основатель канадской компании HMS Software( Монреаль), сертифицированного партнера Майкрософт. Он имеет степень экономики в Университете Макгилла и более 30 лет опыта в автоматизации систем управления проектами. Он является давним членом Института управления проектами (PMI) и помог основать отделения Монреаля, Торонто и Квебека группы пользователей проекта (MPUG). Публикации, для которых Крис написал, включают Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, PMNetwork PMI, и он является регулярным обозревателем Project Times. Он преподает расширенное управление проектами в Университете Макгилла и часто выступает в функциях ассоциации по управлению проектами в Северная Америка и по всему миру. HMS Software является издателем системы хронометрирования, ориентированной на проекты TimeControl, и с 1995 года является партнером по решению проектов Майкрософт.
С Крисом Вандерслуисом можно связаться по электронной почте по адресу: chris.vandersluis@hms.ca
Если вы хотите прочитать дополнительные статьи Криса Вандерслуиса, связанные с EPM, см. на сайте руководства по EPM HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).