Семь смертных грехов при планировании проектов

Эта статья является частью нашей коллекции "Из окопов".

В этой статье рассматриваются распространенные ошибки, которые допускаются в расписаниях проектов, и приводятся практические советы. В нем содержатся практические советы и рекомендации, относящиеся к любой версии Microsoft Project.

Дополнительные статьи см. в технических документах "Из окопов".

Семь смертных грехов при планировании проектов

Планирование никогда не является простым компонентом проекта; тем не менее, в последние 20 лет, я неоднократно сталкивался с теми же основными проблемами в каждой организации, в которых я работал или консультировался по поводу их расписаний. Здесь я выкладываю семь смертельных грехов графиков проектов и предоставляю вам некоторые противоядия. Я надеюсь, что вы будете использовать этот совет, чтобы заложить правильную основу для успешного управления проектами при использовании расписаний.

Грех No 1: расписание слишком сложное!

Если у вас есть расписание, в котором больше линий, идущих с севера на юг, чем слева направо, возникает проблема. Если заинтересованным лицам потребуется несколько недель или дней, чтобы понять ваше расписание, модель слишком сложна. Если это слишком трудно объяснить руководителям или даже вашей команде, то как вы можете ожидать, что кто-то выиграет от этого?

Как узнать, является ли ваш проект слишком сложным? Спросите себя, насколько легко найти критически важный путь в вашем расписании.

Грех No 2: в вашем расписании слишком много задач

Это, больше всего на свете, будет способствовать тому, почему расписания падают на второй план. Руководители проектов каким-то образом сложилось впечатление, что расписание должно быть контрольным списком всего, что нужно сделать. Элементы задач и напоминания о себе не относятся к структуре разбивки работы. Такой подход полностью не соответствует цели расписания, представляющего модель проекта.

Чтобы проиллюстрировать это, позвольте мне поделиться примером. Предположим, что вы являетесь поставщиком пиломатериалов или каркасщиком, который будет возводить дом, который строится. Вы должны знать, когда доставить свою упаковку пиломатериалов или когда явиться с экипажем, чтобы приступить к работе. Обычно это происходит по завершении работы фундамента.

Расписание можно создать следующим образом:

Или вот так:

Если бы вы были конструктором и планировщиком, какой подход вы предпочитаете обновлять и поддерживать факты?

Теперь представьте, что у вас 30 домов, строящихся одновременно. Что вы предпочитаете?

Это не значит, что все остальные перечисленные задачи не важны, или что другие задачи не нужно выполнять. Реальный вопрос здесь заключается в том, как отслеживать и поддерживать его. Можно также просто перечислить подробные задачи в виде примечания к задаче в одной строке, показанной выше.

Вот мое правило большого пальца, которое я беру из книги Эрика Уйттеваля,Прогнозирование планирования с помощью Microsoft Project 2010: Минимальная длительность составляет один процент от длительности проекта; максимальное значение составляет 10 процентов от длительности.

Грех 3. Логика сети не завершена или не динамична

Неполная сетевая логика — это причина, по которой расписания не могут прогнозироваться должным образом или динамически развиваются. Для этого учитывается слишком мало зависимостей. Использование слишком большого количества ограничений также значительно ухудшит динамический характер правильной сети. Если в столбце индикатора отображаются в основном ограничения, это означает, что вы действительно не знаете, что делаете. Руководители проектов часто указывают на то, чтобы скрыть этот столбец, чтобы скрыть, что у них много ограничений в расписании.

Вот простой тест для вас. Найдите критический путь в расписании (если вы не можете, у вас уже возникла серьезная проблема), а затем выполните одну из самых длинных незавершенных задач в начале расписания и удвоите длительность. Меняется ли дата окончания проекта? Если нет, то у вас нет рабочего графика. Вы не сможете воспользоваться преимуществами базовых клиентов, имея динамическое расписание, которое можно использовать для прогнозирования задач и временных интервалов, а также для вас, как руководителя проекта, чтобы лучше контролировать результаты.

Грех 4. Ваше расписание не является базовым

Отсутствие базовой основы расписания затруднит, если не невозможно, измерить дисперсию. Базовая подстановка помогает зафиксировать ваше расписание перед началом работы и позволяет учиться на различиях, когда задается реальность. Если вы не можете измерить его, вы не сможете контролировать его.

Грех No 5: ваше расписание не обновляется

Подавляющее большинство расписаний, которые я видел, устарели. Руководители проектов часто отказываются от расписания, как только проект выполняется, и оказываются борются с пожарами во время выполнения. Вероятность этого значительно возрастает, если расписание слишком детализировано и требует слишком много работы, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии. Итог: если вы не обновляете расписание, вы потеряли возможность прогнозировать будущие даты.

Грех No 6. В вашем расписании нет назначений ресурсов, или они слишком выделены

Часто расписания создаются вообще без назначений ресурсов. Это может создать хорошую картину, но также может создать ложное впечатление, что временная шкала достижима. Если ресурсы будут добавлены, а затем выровнимы, может появиться совершенно другая временная шкала.

При назначении ресурсов чаще всего при поиске "под капотом" (с помощью представления использования ресурсов) они значительно превышают выделение. Если вы начинаете с встроенных фиксированных единиц, вы будете начинать с неправильной ноги. Потратьте время, чтобы оценить, реалистично ли вы выполнили задания с точки зрения времени и работы, выделенной в пределах возможностей человека.

Кроме того, проявляйте особую осторожность при использовании функции автоматического выравнивания ресурсов. Его лучше всего использовать в ручном режиме. А использование корпоративного решения, которое обеспечивает видимость других рабочих нагрузок проекта, должно повысить уверенность в том, что задачи могут быть выполнены.

Грех 7. Вы не знаете, какие типы задач

Если вы не понимаете, как работает подсистема планирования проекта и как работают типы задач в уравнении

Длительность * Единицы = Трудоемкие

вы будете вечно вытаскивать волосы и получать разочарование с инструментом.

Если вы обнаружите, что не получаете сообщение, то я рекомендую вам получить себе хороший ресурс и изучить его. Планирование прогнозов с помощью Microsoft Project 2010 — это хорошее место для начала.

Об авторе

С более чем 25-летним опытом управления проектами Кевин Уотсон, PMP, MCT, MCTS является черным поясом в Microsoft Project и Microsoft Project Server. Кевин предоставляет уникальное сочетание управления проектами и сервера проектов на местах, где он является старшим консультантом корпорации Майкрософт. Свяжитесь с ним по адресу kevinw@microsoft.com.