Príručka o ochrane osobných údajov pre osobné štatistiky

Osobné prehľady v službe Microsoft Viva Insights vám pomôžu nájsť príležitosti na budovanie lepších návykov a získanie kontroly nad svojím časom. Tento článok popisuje, ako Viva Insights používa osobné údaje na osobné prehľady, kde ich ukladá a spôsoby, akými bola navrhnutá na ich zabezpečenie. Popisuje tiež, ako je Viva Insights v súlade s nariadeniami GDPR. 

Kľúčové princípy

• Ako používateľ Viva Insights môžete svoje vlastné údaje vidieť len vy.
• Údaje sa uložia a vypočítajú v poštovej schránke služby Exchange Online.
• Kedykoľvek môžete vyjadriť explicitný súhlas a explicitný nesúhlas.
• Osobné prehľady v Viva Insights nezobrazujú žiadne osobné údaje spolupracovníkov okrem toho, čo už môžete vidieť v Outlooku a Teams.

Kľúčové body ochrany osobných údajov

• Osobné prehľady v Viva Insights nie sú navrhnuté tak, aby umožňovali vyhodnocovanie, sledovanie, automatizované rozhodovanie, profilovanie alebo monitorovanie. Viva Insights poskytuje osobné prehľady prostredníctvom aplikácie Viva Insights v službe Microsoft Teams a na webe, doplnku Insights pre Outlook, e-mailov s prehľadom služby Viva, e-mailov s prehľadom a vnorených návrhov v Outlooku. Osobné prehľady v Viva Insights nemajú mechanizmy ani možnosti, ktoré by umožnili komukoľvek okrem vás získať prístup k prispôsobeným informáciám zobrazeným prostredníctvom týchto prostredí, pokiaľ ich zámerne a nezávisle nezdieľate. Údaje osobných prehľadov poskytované službou Viva Insights nemožno použiť na automatizované rozhodovanie ani profilovanie.
• Osobné prehľady v službe Viva Insights neposkytujú zamestnancom prístup k novým informáciám umožňujúcim identifikáciu osôb o ostatných spolupracovníkoch. Viva Insights konvertuje údaje na osobné prehľady vykonávaním výpočtov informácií, ktoré vygenerujete len počas pracovného dňa. Väčšina údajov, ktoré sa zobrazujú v osobných prehľadoch z Viva Insights, je jednoducho agregáciou informácií, ku ktorým už máte prístup, ale bez podpory by ste s nimi nemohli rýchlo vykonávať výpočty.
• Údaje osobných prehľadov v službe Viva Insights sa spracúvajú a ukladajú v poštovej schránke Exchange Online zamestnanca. Viva Insights spracováva údaje z týchto zdrojov pre osobné prehľady: údaje e-mailu a kalendára služby Exchange Online, chatové a volacie signály zo Skype for Business a Teams. Viva Insights tieto údaje ukladá a spracováva v poštovej schránke Exchange Online každého zamestnanca.
• Osobné prehľady v službe Viva Insights podporujú súlad so Všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR). Spoločnosť Microsoft navrhla Osobné prehľady v Viva Insights na podporu potrieb vašej organizácie dodržiavať požiadavky GDPR.

Kde zobraziť osobné prehľady

Osobné prehľady v službe Viva Insights:

• Viva Insights v aplikácii Teams a na webe
• Viva Insights v Outlooku
• E-maily s prehľadom v Outlooku
• E-maily s prehľadom v Outlooku
• Vložené návrhy v Outlooku

Ochrana osobných údajov v aplikácii Viva Insights v Teams a na webe

Pri spracúvaní údajov v aplikácii Microsoft Viva Insights spoločnosť Microsoft chráni súkromie zamestnancov a plne dodržiava miestne predpisy, ako je napríklad Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR). Viva Insights chráni súkromie nasledujúcimi spôsobmi:

• Osobné a súkromné – obsah vo vašich prehľadoch je osobný, súkromný a k dispozícii len pre vás. Nikto iný vo vašej organizácii k nemu nemá prístup.
• Údaje všetkých používateľov sú súkromné – Viva Insights neobsahuje žiadne nové osobné údaje o nikom inom vo vašej organizácii. Prehľady a akcie vychádzajú z informácií, ktoré vygenerujete vy a vaša organizácia len na základe bežného pracovného dňa. Vaše prehľady vychádzajú z informácií, ku ktorým už máte prístup, ale bez pomoci ich nemôžete rýchlo agregovať.
• Zabezpečenie poštovej schránky – Viva Insights používa údaje e-mailu a kalendára služby Exchange Online a spracováva a ukladá všetky prehľady alebo akcie do poštovej schránky služby Exchange Online, takže zabezpečenie údajov je zabudované a vynucované v Exchangei.
• Súlad s GDPR – spoločnosť Microsoft dodržiava GDPR pri poskytovaní prehľadov a akcií v aplikácii.

Ako to funguje

Osobné prehľady a akcie v aplikácii Microsoft Viva Insights sú založené na údajoch vašej poštovej schránky služby Exchange Online, ako sú údaje e-mailu a kalendára. Prehľady sú odvodené od údajov, ktoré už máte k dispozícii v poštovej schránke služby Exchange Online. Ak napríklad chcete určiť, aké záväzky ste vytvorili voči ostatným, môžete manuálne skontrolovať každý e-mail vo svojej poštovej schránke. Aplikácia Viva Insights vás jednoducho ušetrí pred týmto zdĺhavým procesom.

Typy údajov

Viva Insights poskytuje osobné prehľady s nasledujúcimi typmi údajov. 

• Údaje poštovej schránky – e-mail, kalendár, chat a aktivita hovorov, ktoré vygenerujete pomocou služby Microsoft 365, napríklad čas strávený na schôdzach alebo e-maily odoslané konkrétnej osobe alebo skupine.
• Prírastkové údaje – údaje, ktoré by pre vás inak neboli dostupné, ale sú prezentované v agregovanej podobe navrhnutej na ochranu osobných údajov.

Údaje z poštovej schránky

Údaje v poštovej schránke predstavujú informácie, ku ktorým už máte prístup jednoduchým vykonávaním svojej práce, ako je napríklad odosielanie e-mailov, organizovanie schôdzí alebo chatovanie so spolupracovníkmi. Viva Insights spracováva a zobrazuje informácie spôsobmi, ktoré umožňujú ich použitie. 

Viva Insights napríklad poskytuje zobrazenia, ktoré vám umožnia rýchlo pochopiť, koľko času trávite každý deň na schôdzach a v práci s e-mailmi, s kým najčastejšie spolupracujete, s kým strácate kontakt a voči komu ste prijali záväzky a požiadavky. 

S týmito informáciami môžete vykonať príslušné kroky. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že trávite na schôdzach príliš veľa času, a stanovíte si osobný cieľ, ktorým je vedenie efektívnejších schôdzí. 

Osobné prehľady sú odvodené od údajov, ktoré už máte k dispozícii na týchto miestach:

• Vaša poštová schránka Exchange Online
• Vaša aktivita v dokumentoch vo OneDrive a SharePointe
• História chatov a hovorov z Teams a Skype for Business

Viva Insights jednoducho použije niektoré základné výpočty a pravidlá, aby boli tieto údaje užitočnejšie. Údaje poštovej schránky sa ukladajú priamo do poštovej schránky služby Exchange Online. 

Ak napríklad chcete zistiť, ktorí kolegovia vám za posledný týždeň poslali najviac e-mailov, technicky by ste to mohli urobiť bez služby Viva Insights manuálnym počítaním e-mailov od spolupracovníkov v priečinku doručenej pošty. Podobne by ste mohli určiť priemerný čas odozvy svojich spolupracovníkov na e-maily, ktoré ste im odoslali, pomocou časových známok, ktoré sú už k dispozícii vo vašej poštovej schránke. Viva Insights vám ušetrí námahu s vykonávaním týchto zdĺhavých výpočtov. 

Prírastkové údaje

V niektorých prípadoch vám osobné prehľady v službe Viva Insights poskytujú anonymizované informácie o iných ľuďoch, ktoré by im inak neboli dostupné, napríklad o rýchlosti čítania e-mailov. 

Miera čítania e-mailov

Viva Insights sleduje percento príjemcov, ktorí otvorili e-mailovú správu (v doplnku Outlooku) e-mailu, ktorý ste odoslali piatim alebo viacerým ľuďom. 

Z dôvodu zachovania ochrany osobných údajov Viva Insights nesleduje čítanosť správ odoslaných menej ako piatim ľuďom. Viva Insights tiež nezobrazuje čítanosť "0 percent" alebo "100 percent", pretože by to ľuďom umožnilo urobiť definitívne závery o akciách jednotlivých spolupracovníkov. Namiesto toho sa v týchto prípadoch miera čítanosti zobrazuje ako rozsah zahŕňajúci prahovú hodnotu závislú od počtu príjemcov e-mailu. 

Táto metrika sa vypočíta na základe príznaku "prečítanie" v službe Exchange Online. Niektorí ľudia označia správy pri otvorení správy na table ukážky Outlooku príznakom prečítané. V iných prípadoch môže byť potrebné dvojitým kliknutím otvoriť správu a označiť ju ako prečítanú.

Toto nastavenie môžete ovládať v nastaveniach Outlooku. Aby sa tieto signály zobrazovali v poštovej schránke odosielateľa, príznak "Čítanie" sa skopíruje v rámci prostredia služby Microsoft 365 a potom sa doručí do poštovej schránky odosielateľa. 

Súlad s nariadením GDPR

Rovnako ako v prípade úplného balíka Microsoft 365, aj Viva Insights pomáha podporovať dodržiavanie súladu s požiadavkami GDPR. Viva Insights podporuje napríklad nasledovné:

• Zabezpečenie a ochrana osobných údajov používateľov – Prehľady vyžadujú licenciu na Exchange Online a všetky údaje sú uložené v poštovej schránke Exchange Online zamestnancov. Vypočítaná metrika, ako napríklad úlohy, sa pripojí do poštovej schránky. Aplikácia Viva Insights teda spĺňa túto povinnosť tým, že Exchange Online spĺňa aj povinnosť:

  • Spoločnosť Microsoft nebude používať informácie o zákazníkoch v službe Exchange Online na reklamné účely.
  • Spoločnosť Microsoft neposkytne orgánom činným v trestnom konaní dobrovoľne údaje o zákazníkoch služby Exchange Online.
  • Spoločnosť Microsoft bude dodržiavať všetky požiadavky týkajúce sa šifrovania údajov služby Exchange Online a implementovať ovládacie prvky na zníženie bezpečnostných rizík a zabezpečenie neprerušovanej prevádzky, ako je to uvedené v normách ISO 27001 a 27018.

• Upozorniť používateľov v prípade zistenia porušenia – spoločnosť Microsoft informuje kontaktné osoby na ochranu osobných údajov zákazníkov do 72 hodín odvtedy, čo sa dozvedela o porušení štandardných prevádzkových postupov reakcie na incidenty služby Microsoft 365.

• Rešpektovanie žiadostí používateľov o export, odstránenie alebo obmedzenie spracovania osobných údajov – spoločnosť Microsoft podporuje žiadosti používateľov, ako sú napríklad žiadosti o export alebo odstránenie údajov.

Ďalšie informácie nájdete v článku Súlad s nariadením GDPR.