Momentálne ste offline a čaká sa, kým sa znova pripojíte na internet

Používanie hromadnej korešpondencie na vytvorenie zoznamu zoradené podľa kategórie v programe Word

DÔLEŽITÉ: Tento článok je preložený pomocou softvéru na strojový preklad od spoločnosti Microsoft a možno ho opraviť prostredníctvom technológie Community Translation Framework (CTF). Microsoft ponúka strojovo preložené články, články upravené komunitou aj články preložené prekladateľmi, aby zabezpečil prístup ku všetkým článkom databázy Knowledge Base vo viacerých jazykoch. Strojovo preložené články aj upravené články môžu obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky. Microsoft nenesie zodpovednosť za akékoľvek nepresnosti, chyby alebo škody spôsobené neprávnym prekladom obsahu alebo jeho použitím zo strany našich zákazníkov. Ďalšie informácie o technológii CTF nájdete na lokalite http://support.microsoft.com/gp/machine-translation-corrections/sk.

Pokiaľ chcete vidieť anglickú verziu článku, kliknite sem: 294686
Program Microsoft Word 2000 verziu tohto článku, nájdete v časti 211303.
Microsoft Word 98 verziu tohto článku nájdete 181731.
Program Microsoft Word 97 verziu tohto článku, nájdete v časti 181730.
Microsoft Word 95 verziu tohto článku nájdete 181729.
Súhrn
Tento článok popisuje, ako používať funkciu hromadnej korešpondencie v programe Word vytvoriť zoznam údajov, Zoradiť a oddelené kategórie. Tento článok obsahuje pokyny a príklad, ktorý môžete použiť na vytvorenie takéhoto zoznamu.

Nastavenie súboru s údajmi

Zoradenie súboru s údajmi tak, že všetky záznamy s rovnakou hodnotou kľúča pole kategórií (pole, na ktorom je základná zoradiť) uvedené, ako je uvedený príklad súboru s údajmi. Nasledujúci príklad zoznam je zoradený pole Mesto (CITY je kľúčové oblasti v tomto príklade).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Nastaviť hlavný dokument

Poznámka:¶ designates Slová "odseku" v zátvorkách určiť odseku v nasledujúcom príklade. Zadajte znak odseku, stlačte kláves ENTER.

Pre tento postup, musíte vybrať typ dokladu "Adresár" pri nastavovaní hlavný dokument. Ak chcete nastaviť hlavný dokument ako adresár, postupujte nasledovne:
  1. V novom prázdnom dokumente spustenie hromadnej korešpondencie. Na použite jeden z nasledujúcich postupov v závislosti od používanej verzie programu Word, ktorý používate:

    Program Microsoft Word 2002

    V ponuke Nástroje kliknite na položku listy a zásielkya kliknite na tlačidlo Sprievodca hromadnou korešpondenciou.

    Microsoft Office Word 2003

    V ponuke Nástroje kliknite na položku listy a zásielkya kliknite na tlačidlo Hromadná korešpondencia.

    Microsoft Office Word 2007 a Microsoft Office Word 2010

    Na karte korešpondencia kliknite na položku Spustiť hromadnú korešpondenciu, a kliknite na položku Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie.
  2. Na table Hromadná korešpondencia v časti Vyberte typ dokumentu, kliknite na tlačidlo toselect adresár.
  3. Kliknite na ďalej: Počiatočný dokument.
  4. V časti Vyberte Počiatočný dokument, kliknite toselect použiť aktuálny dokument.
  5. Kliknite na ďalej: výber príjemcov.
  6. V časti použiť existujúci zoznam, kliknite na tlačidlo Prehľadávať.
  7. V dialógovom okne Výber zdroja údajov vyberte vzorový súbor, ktorý ste vytvorili vNastavenie súboru s údajmi časť.
  8. Ak sa zobrazí dialógové okno Potvrdiť zdroj údajov , vyberte typ údajov, ktorý je vhodný pre typ súboru, ktorý ste vytvorili v Nastavenie upthe údajový súbor časť. Napríklad, ak ste createdthe súbor v programe Microsoft Excel, vyberte Hárky MS Excel cez DDE(*.xls) alebo Súborov programu Excel pomocou ODBC (*.xls).
  9. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie , kliknite na tlačidlo OK.
  10. Pomocou nasledujúci príklad ako návod, vložte polia tocompare kľúč poľom v každom riadku kľúč predchádzajúceho riadka, a vložiť jeden textový reťazec, ak sú rôzne iný reťazec textif, ktoré sú rovnaké.
Príklad

V tomto príklade využíva vzorky Nastavenie súboru s údajmi časť a používa toto pole Mesto {} kľúča.

Poznámka: Vloženie zátvoriek poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Polia uvedené v tomto príklade produktov zoradený zoznam takto:
Atlanta

Galos $3000
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 $

Houston

Johnson $8000
Kelly $9000
Potom $0

Platnosť každej novej kategórie na novú stranu

V predchádzajúcom príklade pole kľúča v tomto príklade je { zlučovacie pole Mesto }. Keď hodnota mesto zmeny v databáze iný mesto, novú stránku sa pridá zlúčené výsledkov a korešpondencie pokračuje na začiatku ďalšej strany. Vloženie zátvoriek poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Poznámka: Vložiť zlom strany, buď stlačte klávesy CTRL + ENTER, alebo kliknite v ponuke Vložiť na prerušenie , vyberte Zlom stranya kliknite na tlačidlo OK.

Polia uvedené v tejto napríklad produktov výpis na samostatné stránky nasledovne:
Atlanta

Galos $3000
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 $

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8000
Kelly $9000
Potom $0

Formátovanie kľúča

Kľúčové oblasti v tomto príklade je {zlučovacie pole Mesto}. Formátovanie výsledkov {zlučovacie pole Mesto} ako písmenami, môžete vložiť prepínač formátovania z \ * Hornej. Vloženie zátvoriek poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Polia usporiadané v tomto príklade produktov výpis mesto uvedené veľkými písmenami, takto:
ATLANTA

Galos $3000
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 $

HOUSTON

Johnson $8000
Kelly $9000
Potom $0
Poznámka: Môžete použiť rôzne formátovanie kľúča { zlučovacie pole Mesto } vybratím celého poľa (vrátane oblasti zátvoriek {}) a formátovanie oblasti nastavenia. Formátovanie oblasti, kliknite v ponuke Formátpísma .

Zahŕňajú dodatočný text

Ak chcete ďalšie textu v dokumente korešpondenciu, musí obsahovať tento text vnútri súbory úvodzoviek v prípade. Týmto spôsobom, text sa zobrazí len v prípade, že informácie v zdroji spĺňa podmienky, ktoré definujú polia IF (napríklad, keď mesto aktuálny riadok zdroja údajov sa líši od CITY názov predchádzajúceho riadka).

Ak text mimo ak hlavný dokument, tento text sa zobrazí v dokumente korešpondencie raz pre každý nový riadok zdroja údajov, a nie raz za každého nového kľúča. V prípade, že ste vytvorili v Nastavenie súboru s údajmi časť zdá raz každému zamestnancovi namiesto raz pre každé mesto.

V tomto príklade predstavuje každé mesto v zozname krátke úvodné vety:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Polia uvedené v tejto produktov napríklad zoznam úvodného textu pre každé mesto takto:
Tieto sú súčty predaja pre Atlanta:

Galos $3000
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 $

Tieto sú súčty predaja pre Houston:

Johnson $8000
Kelly $9000
Potom $0

Ako funguje tento proces

Prvé, ak sa v týchto príkladoch vloží mesto a odseku iba na prvý záznam hromadnej korešpondencie. Všetky ďalšie záznamy, toto pole IF vloží nič (""). Identifikuje prvý záznam hromadnej korešpondencie porovnaním MERGESEQ poľa (vráti poradové číslo aktuálneho záznamu) na číslo "1".

Druhá Ak pole vloží znak návratu (a zlom strany, ak sú nútiť každé mesto na novú stranu), mesto dva viac vráti znaky, názov zamestnancov a čiastka predaja (v uvedenom poradí), len v prípade, že pole IF určuje, že aktuálny záznam obsahuje názov city, ktorý sa líši od predchádzajúceho záznamu. Ak program Word zistí, že aktuálny záznam obsahuje mesto, je rovnaký ako predchádzajúci záznam, program Word vloží len ďalej zamestnancov názov a objem predaja.

Toto pole IF rozpozná nové mesto porovnaním textu záložky podľa NASTAVENÉHO políčok. Text záložky "Place1" je vždy rovná aktuálny záznam mesto oblasti a text Záložka "Place2" je rovnaké ako predchádzajúce záznamy pole mesto.
Odkazy
Ďalšie informácie o hromadnej korešpondencie nájdete po kliknutí na nasledovné číslo článku publikovaného v databáze Microsoft Knowledge Base:
294688 Ako navrhnúť a nastaviť zoznam adries hromadnej korešpondencie v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
290408 Najčastejšie otázky o hromadnej korešpondencie v programe Word 2002
294693 Používanie hromadnej korešpondencie vytvoriť adresár v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
294683 Používanie hromadnej korešpondencie na vytvorenie formulárových listov v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
OfficeKBHowTo faktúry katalóg telefónu adresár podmienené korešpondencia zostava podrobne inf WD2003 WD2007 WD2010

Upozornenie: Tento článok bol preložený automaticky.

Vlastnosti

ID článku: 294686 – Posledná kontrola: 03/14/2015 09:09:00 – Revízia: 3.0

Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition

  • kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtsk
Pripomienky