Úprava zobrazenia SharePointu pomocou filtrovania

Úprava zobrazenia SharePointu pomocou filtrovania

Filtrovaním môžete znížiť počet položiek v zobrazení tak, aby sa zobrazovali len údaje, ktoré potrebujete. Filter vyberie položky, ktoré spĺňajú konkrétne kritériá, ako napríklad umiestnenie, typ položky alebo rozsah cien. Používanie indexov a filtrov vám tiež môže pomôcť získať prehľad o údajoch alebo sa vyhnúť prekročeniu prahovej veľkosti zobrazenia zoznamu. Filter dokáže vracať údaje sám osebe alebo možno filtre zoskupiť či zoradiť, aby bolo formátovanie prehľadnejšie.

Indexy zvyšujú účinnosť filtrov. Ak počet položiek v zozname alebo knižnici prekročí prahovú hodnotu zobrazenia zoznamu, môžete pridať indexy k existujúcim stĺpcom. Potom môžete použiť filtre, aby bol počet zobrazených údajov nižší ako prahová veľkosť zobrazenia zoznamu 5 000 položiek.

Filtre umožňujú znížiť množstvo vrátených údajov vďaka výberu položiek na základe operácií (napríklad väčšie ako alebo menšie ako) a zhodných údajov. Keď vytvoríte filtrované zobrazenie, prvý indexovaný stĺpec vo výraze filtra by mal v čo najvyššej možnej miere zmenšiť množinu údajov. Filtrovanie podľa poľa stavu alebo dátumu dokáže napríklad často výrazne zmenšiť množinu údajov. Ak máte 15 000 položiek, budete chcieť, aby prvý index vrátil menej ako 5 000 položiek. Je užitočné osvojiť si tento zvyk aj vtedy, ak vaša množina údajov nemá viac ako 5 000 položiek.

SharePoint vyberie prvý indexovaný stĺpec v dotaze a potom použije zvyšné stĺpce na výber údajov. Ďalšie stĺpce, ktoré zadáte vo filtri zobrazenia, sa môžu alebo nemusia indexovať. Zobrazenie nepoužíva tieto indexy, a to ani v prípade, že výsledok filtrovaného zobrazenia vráti hodnotu menšiu ako prahová hodnota zobrazenia zoznamu.

Napríklad máte dotaz: veľkosť = veľké AND farba = červená. V zozname sa indexuje len farba, veľkosť nie. Kým sa v zozname nachádza menej ako 5 000 červených položiek, dotaz je úspešný vo veľkom zozname. Ak však máte dotaz veľkosť = veľké OR farba = červená a databáza dokáže nájsť všetky červené položky, aj napriek tomu musí byť s cieľom vyhľadania veľkých položiek preskenovaný celý zoznam. Ak sa vráti 5 000 položiek, dotaz je obmedzený.

Ak vo výraze filtra použijete dva alebo viacero stĺpcov, určujúci index alebo indexy by mali používať operátor AND. Môže to byť napríklad v prípade, ak chcete vrátiť hodnotu Psy z veľkého zoznamu zvierat. Máte neindexovaný stĺpec s názvom Druh, v ktorom sa nachádza hodnota Psy. Ak vykonáte dotazovanie pre Druh = Pes, dotaz bude obmedzený. Ak však máte indexovaný stĺpec s názvom Trieda, dotaz sa zmení na Trieda = Cicavce AND Druh = Pes. Pomocou dotazu Trieda = Cicavce AND (Druh = PES OR Druh = Mačky) môžete vyhľadávať mačky aj psy. Druhý dotaz vyberie všetky Cicavce a potom sa vyfiltrujú Psy a Mačky.

Poznámka: Aj keď položky premiestnite do Koša, stále ovplyvňujú určovanie toho, či výraz filtra nepresahuje prahovú veľkosť zoznamu. Keď Kôš vyprázdnite, viac sa nezapočítavajú. Viac informácií nájdete v téme Vyprázdnenie koša alebo obnovenie súborov.

Ak stĺpce, ktoré budete používať na filtrovanie, neobsahujú indexy, budete chcieť začať vytvorením indexov. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie indexu do stĺpca SharePointu.

Po indexovaní môžete stĺpec pridať, keď vytvárate alebo upravujete zobrazenie, a potom ho môžete použiť na filtrovanie zobrazenia. Skôr než vytvoríte zobrazenie, môžete pridaním ďalších stĺpcov do zoznamu zvýšiť flexibilitu zoraďovania, zoskupovania a filtrovania. Na zoraďovanie a filtrovanie môžete vybrať aj stĺpce, ktoré sú súčasťou množiny údajov, ale nezobrazujú sa.

Vytvorenie zobrazenia

Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

V závislosti od verzie použite niektorý z týchto postupov:

  • VSharePoint postupujte takto:

  1. Kliknite na záhlavie stĺpca, ktorý chcete filtrovať, a z možností ponuky vyberte položku filtrovať .

    Filter záhlavia stĺpca SharePointu podľa možnosti ponuky

  2. Na table filter, ktorá sa otvorí na pravej strane stránky, vyberte hodnoty stĺpcov, podľa ktorých chcete filtrovať zoznam. Po dokončení kliknite na tlačidlo použiť .

    Tabla filter zoznamu v SharePointe Online

    Teraz by ste si mali všimnúť, že hlavička stĺpca obsahuje ikonu filtra nachádzajúcu sa vedľa nej, čo znamená, že zoznam je filtrovaný podľa hodnôt v danom stĺpci.

    Hlavička stĺpca v SharePointe s ikonou filtra

    Ak sa chcete dozvedieť viac o table filtre a o tom, ako filtrovať hodnoty uložené v niekoľkých rôznych stĺpcoch, prečítajte si tému čo je tabla filtre zoznamov a knižníc?

  3. Pozrite si ponuku zobrazenia v pravom hornom rohu zoznamu alebo knižnice. Mali by ste si všimnúť názov aktuálneho zobrazenia s hviezdičkou (*) vedľa nej. Znamená to, že zobrazenie je neuložené. Ak chcete vytvoriť nové zobrazenie, vyberte názov aktuálneho zobrazenia a potom v možnostiach ponuky vyberte položku Uložiť zobrazenie ako .

    Možnosť Uložiť ako v ponuke zobrazenie zoznamu v SharePointe Online

  4. Do zobrazeného poľa Uložiť ako zadajte nový názov zobrazenia. (Ak chcete, aby si všetci mohli zobraziť vaše zobrazenie, začiarknite políčko nastaviť toto verejné zobrazenie. Ak chcete, aby sa toto zobrazenie zobrazilo ako súkromné, aby ste ho mohli vidieť iba vy, začiarknite políčko.) Ak chcete vytvoriť nové zobrazenie, kliknite na tlačidlo Uložiť .

    Dialógové okno Uložiť zobrazenie zoznamu v SharePointe Online

    Teraz by ste mali vidieť filtrované zobrazenie zoznamu alebo knižnice.

    Poznámka: Zoznam alebo knižnicu je možné filtrovať bez toho, aby ste ho uložili ako zobrazenie. 

  • V SharePoint 2016, 2013, 2010 alebo SharePoint klasickom používaní postupujte takto.

  1. Kliknite na kartu zoznam alebo knižnica a potom kliknite na položku vytvoriť zobrazenie.

    Tlačidlo Vytvoriť zobrazenie na páse s nástrojmi v knižnici SharePointu.

  2. Na stránke Typ zobrazenia kliknite na zobrazenie, ktoré chcete použiť. Ak si nie ste istí, vyberte možnosť Štandardné zobrazenie.

    Zobrazenie stránky Typy
  3. Zadajte Názov zobrazenia.

    Nastavenie názvu a voliteľne aj názvu súboru pre dané zobrazenie
  4. Upravte webovú adresu zobrazenia alebo prijmite predvolenú. Neskôr sa môžete vrátiť a tento údaj zmeniť.

  5. V sekcii Filter kliknite na položku Zobraziť položky, len ak sú splnené nasledujúce podmienky a potom vyberte spôsob filtrovania položiek na základe indexovaných stĺpcov.

    Napríklad na vytvorenie zobrazenia obsahujúceho iba položky, ktoré sa zmenili dnes, vyberte stĺpec Upravené (Indexované) a podmienku rovná sa a následne zadajte reťazec [Dnes].

    V SharePointe Online vyberte indexované pole

    Poznámka: Ak sa nezobrazia žiadne stĺpce, ktoré majú za názvom označenie (Indexované), znamená to, že pre daný zoznam alebo knižnicu nie sú k dispozícii žiadne indexované stĺpce. Najskôr budete musieť vytvoriť jednoduchý alebo zložený index.

  6. Ak chcete obmedziť počet položiek zobrazených na každej stránke, posuňte sa nadol do časti Obmedzenie počtu položiek a nastavte hodnotu Počet zobrazovaných položiek. Po vytvorení zobrazenia je predvolený počet zobrazovaných položiek 30.

    Nastavenie počtu zobrazených položiek na stránke Nastavenie zobrazenia
  7. K dispozícii máte dve možnosti počas nastavovania limitu položiek na stránke:

    • Zobraziť položky v dávkach určenej veľkosti, pomocou ktorej vytvárate zobrazenie údajov na jednotlivých stránkach, čo je užitočné vtedy, keď prehľadávate položky neinteraktívnym spôsobom.

      Ak existuje viac položiek, než je určených v nastaveniach limitu, zobrazenie sa bude stránkovať.

      Obrázok funkcie

    • Obmedzenie celkového počtu vrátených položiek na zadanú čiastku vytvorí pevný limit, ktorý môže alebo nemusí vrátiť celé výsledky operácie filtrovania. Môže to byť užitočné pri testovaní zobrazenia, vytváraní prototypu alebo len na načítanie najvyšších hodnôt v zobrazení.

  8. Ak chcete zobraziť všetky informácie z položiek v zozname vo formáte zvislej tably, v časti Štýl môžete vybrať položku Tabla ukážky. Tabla ukážky je jedným zo štýlov zobrazenia, ktoré si môžete pri upravovaní alebo vytváraní zobrazenia vybrať v časti Štýl.

    Výber štýlov na stránke Nastavenie zobrazenia

    Podržaním ukazovateľa nad názvom položky v oblasti posúvania na ľavej strane stránky sa môžete rýchlo presúvať údajmi a zobraziť všetky hodnoty stĺpca aktuálnej položky, ktorú sú vertikálne zobrazené na pravej strane stránky. Zobrazí sa menej úvodných údajov, čo pomáha pri rýchlejšom zobrazení údajov. Tento štýl je užitočný aj vtedy, keď je zoznam veľký alebo obsahuje mnoho stĺpcov a na zobrazenie údajov by vyžadoval vodorovné posúvanie.

    Obrázok funkcie

  9. Kliknite na tlačidlo OK.

K dispozícii sú aj ďalšie akcie, ktoré môžete vykonávať so zobrazením, tieto však stačia na zobrazenie údajov, ktoré presahujú prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu, ak ste zablokovaní. Zoradiť údaje alebo ich zoskupiť, nastaviť súčty, rozbaliť priečinky a optimalizovať zobrazenie môžete aj pri zobrazení z mobilného zariadenia.

Úprava zobrazenia

Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

VSharePoint postupujte takto:

  1. Vykonajte ďalšie zmeny v zobrazení, ako je napríklad zoradenie, zoskupenie alebo pridanie ďalších filtrov.

  2. Podľa pokynov v krokoch 3 a 4 vyššie, ale tentoraz, nemeňte názov zobrazenia. Kliknite na tlačidlo Uložiť. Tým sa prepíše existujúce zobrazenie.

    Ak chcete, aby sa v zobrazení zobrazilo viac detailných ovládacích prvkov, môžete tak urobiť úpravou zobrazenia pomocou klasického editora zobrazení. Ak to chcete urobiť, vyberte názov aktuálneho zobrazenia v ponuke Zobraziť a z možností ponuky vyberte položku Upraviť aktuálne zobrazenie a potom postupujte podľa pokynov uvedených vyššie pre klasické používanie služby SharePoint.

    Možnosť ponuky upraviť aktuálne zobrazenie v SharePointe Online

V SharePoint 2016, 2013, 2010 alebo SharePoint klasickom používaní postupujte takto:

  1. Kliknite na kartu zoznam alebo knižnica , vyberte zobrazenie v časti Aktuálne zobrazeniea potom kliknite na položku Upraviť zobrazenie.

    Karta Knižnica so zvýraznenou možnosťou Upraviť zobrazenie

  2. Posuňte sa nadol na sekciu Zobrazenia a potom kliknite na zobrazenie.

  3. Následne môžete zmeniť nastavenia, ako je to uvedené v krokoch 5 až 9 v postupe Vytvorenie zobrazenia uvedenom vyššie.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete v zobrazení rýchlo filtrovať veľký počet položiek, prvý stĺpec vo filtri musí byť indexovaný. Ďalšie stĺpce zadané vo filtri zobrazenia môžu, ale nemusia byť indexované, pretože zobrazenie tieto indexy nepoužíva. Prvý stĺpec filtra by mal vrátiť menej položiek ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu.

Ak prvý stĺpec filtra vráti viac položiek, ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, môžete použiť filter s dvoma alebo viacerými stĺpcami. Keď definujete filtrované zobrazenie, ktoré používa dva alebo viac stĺpcov, použitie operátora AND obmedzí celkový počet vrátených položiek. Aj v tomto prípade však budete musieť ako prvý stĺpec vo filtri zadať ten stĺpec, ktorý s najväčšou pravdepodobnosťou vráti menší objem údajov. Použitie filtra OR takmer vždy zvyšuje počet vrátených položiek a za týchto okolností tento krok nie je efektívny.

Ďalšie informácie o zobrazeniach nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

Dôležité: Hoci môžete jednoduchý vyhľadávací stĺpec v záujme zvýšenia výkonu indexovať, presiahnutiu prahovej veľkosti zobrazenia zoznamu pomocou indexovaného vyhľadávacieho stĺpca nezabránite. Ako primárny alebo sekundárny index použite iný typ stĺpca.

Dôležité: Ak filtrujete zoznam podľa indexovaného poľa, skontrolujte, či sa v Koši nenachádzajú odstránené položky zo zoznamu alebo z knižnice. Položky v Koši sa počítajú do limitu prahovej veľkosti zobrazenia zoznamu a zo serverovej databázy sa v skutočnosti odstránia až vtedy, keď sú odstránené z Koša. Ak je celkový počet filtrovaných položiek v zozname a v Koši väčší ako limit prahovej veľkosti zoznamu, môže sa zobraziť neúplná množina výsledkov alebo sa výsledky môžu zablokovať. Viac informácií nájdete v téme Vyprázdnenie koša alebo obnovenie súborov.

K dispozícii sú dve kľúčové slová, ktoré môžete použiť na filtrovanie podľa aktuálneho dátumu [Dnes] alebo aktuálneho používateľa [Ja]. Ide o dynamické hodnoty, ktoré sa menia podľa používateľa, respektíve dátumu.

Poznámka: Pri filtrovaní pomocou hlavičky stĺpca nie je možné použiť filtre [Today] ani [me]. Ak chcete filtrovať stĺpce pomocou týchto kľúčových slov, musíte použiť klasický Editor zobrazenia.

Použitie kľúčového slova [Ja] môže byť užitočné, ak si chcete vo veľkej knižnici pozrieť len svoje dokumenty. Kľúčové slovo [Ja] funguje v stĺpcoch založených na ľuďoch, napríklad Vytvoril/-a alebo Upravil/-a. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty, ktoré ste vytvorili, nastavte filter, v ktorom sa bude hodnota stĺpca Vytvoril/-a rovnať [Ja]. Ak ste editor a chcete zobraziť posledné súbory, na ktorých ste pracovali, nastavte filter v stĺpci Upravil/-a na hodnotu [Ja]. Ak chcete zobraziť obe možnosti, vytvorte dva filtre prepojené operátorom OR.

Filtruje pomocou funkcie [Ja]

Kľúčové slovo [Dnes] funguje v stĺpcoch založených na dátumoch. Pomocou matematických operácií môžete získať rozsahy, ktoré sa menia s dnešným dátumom. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty, ktoré boli upravené za posledných 30 dní, môžete v stĺpci Dátum vytvoriť filter na hodnoty väčšie alebo rovné hodnote [Dnes] - 30. Ak chcete aktuálny deň vynechať, nastavte v stĺpci Dátum druhý filter, ktorý je menší ako [Dnes], a prepojte ich operátorom And.

Filtruje pomocou funkcie [Dnes]

Zoznam lokality SharePoint, ktorý obsahuje stĺpec metaúdajov, môžete filtrovať. 

Pridanie stĺpca metaúdajov do zoznamu

Prejdite do zoznamu a vyberte položku + pridať stĺpec.

Pridať stĺpec metaúdajov

Vyberte položku viac... Viac vyberte prepínač spravované metaúdaje a potom vyberte tlačidlo OK.

Vytvorenie stĺpca zoznamu

Prípadne po vytvorení stĺpca spravovaných metaúdajov a pridaných položiek do zoznamu môžete značky metaúdajov použiť kliknutím na ikonu značky Ikona značky na table upraviť položku zoznamu.

Tabla značky metaúdajov

Použite značky metaúdajov na table zobrazenie stromu .

Stromové zobrazenie

Filtrovanie na značiek spravovaných metaúdajov

  1. Ak chcete získať prístup na tablu filter, vyberte Ikona filtra ikonu filtra.

    Tabla Filter

    Poznámka: Možnosť stromové zobrazenie môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu v hornej časti tably, ktorá poskytuje hierarchické zobrazenie výrazov súvisiacich s vybratým stĺpcom.

  2. Vyberte značky metaúdajov, ktoré chcete filtrovať.

    Filtrovanie metaúdajov
  3. Ak máte aspoň 5 hodnôt definovaných v stĺpci spravované metaúdaje, vyberte položku Zobraziť všetko , čím zobrazíte tablu filter.

    Tabla filter metaúdajov

  4. Skontrolujte značky metaúdajov, ktoré chcete filtrovať, a vyberte položku použiť.

Nižšie uvádzame niekoľko typických zobrazení, ktoré dobre fungujú s indexovanými stĺpcami:

Filtrovanie podľa:

Indexovanie položky:

Napríklad:

Naposledy zmenené položky

Stĺpec Upravené

Ak chcete zobraziť iba položky, ktoré sa zmenili v priebehu minulého týždňa, použite filter Upravené je väčšie než[Dnes]-7.

Nové položky

Stĺpec Vytvorené

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba tých položiek, ktoré boli pridané v priebehu minulého týždňa, použite filter Vytvorené je väčšie než [Dnes]-7.

Vlastné položky

Stĺpec Vytvoril/a

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba vami pridaných položiek, použite filter Vytvoril/a sa rovná [Ja].

Položky s termínom dokončenia dnes

Stĺpec Termín dokončenia (vytvorený vami v zozname alebo knižnici)

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba položiek s termínom dokončenia dnes, použite filter Termín dokončenia sa rovná  [Dnes].

Aktualizácie diskusného panela

Stĺpec Naposledy aktualizované

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba diskusií, ktoré boli aktualizované v priebehu posledného mesiaca, použite filter Posledná aktualizácia je väčšie než [Dnes]-30.

Archivácia súborov v knižnici dokumentov

Dátum úpravy

Ak chcete vytvoriť zobrazenie dokumentov, ktoré sa nezmenili od roku 2016 (ktoré potom chcete archivovať), použite filter Dátum úpravy je menší než 31. decembra 2016.

Vyhľadanie podmnožiny finančných údajov

Oblasť, Rok (ako dva jednoduché indexy)

Ak chcete vytvoriť zobrazenie finančných údajov za severovýchodnú oblasť v roku 2015, použite filter Oblasť sa rovná "SV" AND Rok sa rovná 2015, pretože je pravdepodobné, že stĺpec Oblasť bude obsahovať menej hodnôt než stĺpec Rok.

Metaúdajov

Stĺpec spravovaných metaúdajov

Ak chcete vytvoriť zobrazenie spravovaných metaúdajov, použite filter založený na značkách metaúdajov , ktoré definujete natablefiltre zoznamov a knižníc. Ďalšie informácie nájdete v téme Čo je tabla filtre zoznamov a knižníc?

Poznámka: Aj keď vytvoríte filtrované zobrazenie na základe indexov stĺpcov, v prípade presiahnutia limitu prahovej veľkosti zoznamu môžu byť niektoré ďalšie operácie naďalej blokované, pretože na ich vykonanie sa požaduje prístup k celému zoznamu alebo do celej knižnice. Medzi tieto operácie patria: pridanie alebo odstránenie indexu, vytvorenie zoradenia v definícii zobrazenia, zobrazenie súčtu stĺpca a pridanie, aktualizácia alebo odstránenie vypočítavaných polí. V takejto situácii skúste spustiť operáciu počas denného časového okna, kedy sú limity zvýšené.

Podporované typy stĺpcov

  • Jeden riadok textu

  • Výber (jedna hodnota)

  • Číslo

  • Mena

  • Dátum a čas

  • Osoba alebo skupina (jedna hodnota)

  • Spravované metaúdaje

  • Áno/Nie

  • Vyhľadávanie

Nepodporované typy stĺpcov

  • Viacero riadkov textu

  • Výber (s viacerými hodnotami)

  • Vypočítavané

  • Hypertextové prepojenie alebo obrázok

  • Vlastné stĺpce

  • Osoba alebo skupina (s viacerými hodnotami)

  • Externé údaje

Váš názor nás zaujíma

Bol tento článok užitočný? Ak áno, dajte nám o tom vedieť v dolnej časti tejto stránky. Ak nebol užitočný, dajte nám vedieť, čo vám robilo problém alebo čo chýbalo. Uveďte používanú verziu služby SharePoint, operačného systému a prehliadača. Na základe vašich pripomienok skontrolujeme skutočnosti, pridáme informácie a aktualizujeme tento článok.

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×