Úvod do externých údajov

Používanie služieb Business Connectivity Services umožňuje pripojenie externých údajov na lokalitu SharePoint a jeho používanie ako natívne na vašej lokalite. Tu je zbierka informácií o tom, čo sú externé údaje, kde ho môžete získať a ako ho používať.

Prehľad externých údajov

Ďalšie informácie nájdete v téme Hľadanie obsahu o externých údajoch.

Obsah tohto článku

Pochopenie veľkého obrázka

Prečo používať externé údaje?

Tri základné scenáre

Získanie polovice zábavy

Ktorý klobúk nosíte?

Položenie základov

Spoznajte prostredie SharePointu

Získanie správneho softvéru

Správne nastavenie softvéru

Múdro výber externých údajov

Zvážte výkon

Prax v prvej praxi

Nastavenie základného kameňa: externé typy obsahu

Povrchové externé údaje v produktoch SharePoint

Čítanie a zápis údajov v externých zoznamoch

Pridanie stĺpcov externých údajov do zoznamov a knižníc

Vytváranie riešení s webovými časťami pracovných údajov

Použitie externých údajov na stránke profilu, akcii alebo vyhľadávaní

Používanie externých údajov v pracovných postupoch

Povrchové externé údaje v produktoch balíka Office

Analýza externých údajov v Exceli

Pridanie externých údajov do wordových dokumentov

Synchronizácia externých údajov v Outlooku

Zvýšenie prístupu k externým údajom pomocou formulárov programu InfoPath

Pridanie externých údajov do publikovaných diagramov visia

Import a obnovenie externých údajov v Accesse

Pochopenie veľkého obrázka

Existuje veľa dôvodov na použitie externých údajov. Malý tím môže pri vytváraní podnikového riešenia na základe externých údajov robiť veľké veci. Tu je návod, ako sa to často robí a odmeny, ktoré môže výnos.

Prečo používať externé údaje?

Pri používaní produktov SharePointu na zjednodušenie svojich obchodných aktivít možno bude potrebné začleniť externé údaje, ako sú napríklad databázy, podnikové aplikácie a webové služby. Tieto externé údaje sa však často používajú ako odľahlý ostrov, ktorý je obmedzený len na privilegovaných ľudí, alebo len ťažko sa dostanú. Existuje nejaký spôsob, ako sa dostať k týmto externým údajom hladko do SharePointu produktov, ako aj produktov balíka Office, aby ste mohli využiť známe rozhranie a ďalej vylepšovať vaše podnikanie?

To je všetko o tom, čo je služby Business Connectivity Services. Umožňuje bezpečný, účinný, prístup na čítanie a zapisovanie k širokej škále externých údajov. Uskutočňuje sa to prostredníctvom komplexného rámca, ktorý poskytuje štandardné používateľské a programovacie rozhrania. Okrem toho môžete vytvoriť širokú škálu podnikových riešení, a to bez kódu, kompozitné riešenie SharePointu, ktoré umožňuje jednoduché až strednodobé aktivity a riešenia na základe kódu pre pokročilé potreby. Môžete napríklad:

  • Vytvorenie externého zoznamu SharePointových údajov o zamestnancoch, ktoré sú uložené v databáze koncových používateľov, ktoré môžu používatelia čítať a písať, podobne ako natívny zoznam SharePointu.

  • Pripojte aktuálne údaje o zákazníkoch v systéme plánovania podnikových zdrojov organizácie (ERP) ako množinu kontaktov v Outlooku a dokonca poskytuje offline prístup.

  • Vytvorenie riešenia na plánovanie udalostí, ktoré sa spája s kontrolovanou podnikovou aplikáciou, ale používa SharePointový kalendár pre všetkých na zobrazenie.

  • Vytvorte aplikáciu Microsoft Silverlight s chladným vizuálnym používateľským rozhraním, ktoré funguje s externými údajmi z webu.

Stručne povedané, služby Business Connectivity Services vám umožňujú pripojiť sa k nim, pracovať s nimi a odomknúť hodnotu externých údajov.

Na začiatok stránky

Tri základné scenáre

Chcete sa dozvedieť viac? Tu sú tri príklady základných riešení založených na službách Business Connectivity Services.

Help Desk    Veľký podnik poskytuje pomoc, ktorá poskytuje internú technickú podporu. Žiadosti o technickú podporu a vedomostnú základňu technickej podpory sú uložené v externej databáze, ale sú plne integrované na lokalite SharePoint pomocou externých zoznamov a webových častí pracovných údajov. Informačný pracovník môže zobraziť svoje aktuálne požiadavky aj v Microsoft Outlook 2013 online. Špecialisti na technickú podporu môžu zobraziť žiadosti, ktoré im boli priradené v Outlook 2013 online a offline Accesse. Pracovné postupy automaticky spravujú problémy s podporou prostredníctvom každej etapy: otvorené, priradené, eskalovať, vyriešené a zatvorené. Správcovia tímu technickej podpory s príslušným povolením môžu zobraziť tabule, ktoré zobrazujú zostavy oddelenia technickej podpory označujúce počet problémov s podporou priradených k jednotlivým odborným pracovníkom technickej podpory, najaktuálnejšie alebo kritické problémy a počet incidentov technickej podpory, ktoré sú spracované každým pracovníkom technickej podpory počas daného časového obdobia. Správcovia môžu tiež exportovať údaje do Microsoft Excel 2013 na ďalšiu podrobnú analýzu pomocou podmieneného formátovania a grafov.

Sledovanie umelcov    Agentúra talent integruje svoju databázu umelcov do svojej internej tímovej lokality SharePointu, ktorá obsahuje celý zoznam umelcov, kontaktné informácie a plány výkonu. Zaznamenávanie zmlúv vo forme šablón dokumentov programu Word sa generuje a automaticky sa vyplní najnovšími informáciami o interpretovi. Pracovný postup riadi každú zmluvu v rôznych etapách. Agenti môžu pridať nových umelcov do externého zoznamu pomocou formulára programu InfoPath. Pomocou tohto riešenia majú zástupcovia talentov vždy informácie, ktoré potrebujú v blízkosti, a môžu vykonávať mnoho kľúčových úloh pomocou známych produktov balíka Office.

Stránka Sprievodcu vyhľadávaním na výber polí    Aplikácia predajnej tabule pomáha predajným pracovníkom rýchlo vyhľadať objednávky odberateľov a informácie o zákazníkoch spravované v systéme riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). V závislosti od ich rolí a príslušných povolení môžu členovia tímu Zobraziť informácie o analýze predaja, údaje o výkone predaja jednotlivých členov tímu, predaj potenciálnych zákazníkov a kontaktné informácie a objednávky zákazníka. Profesionáli v oblasti predaja si môžu zobraziť svoje denné kalendáre, Zobraziť úlohy, ktoré im priradili ich manažéri, spolupracovať s členmi tímu a čítať správy o priemysle. Diagram programu Visio v oblasti predajných území mapuje predaj za každý mesiac a obsahuje živé údaje z koncovej databázy, ktorá sa jednoducho obnoví. Pomocou wordového dokumentu môžu manažéri rýchlo vytvárať mesačné správy o stave, ktoré automaticky obsahujú údaje z externých systémov.

Na začiatok stránky

Získanie polovice zábavy

Služby Business Connectivity Services sú ako veľký dáždnik, ktorý zahŕňa mnohé funkcie SharePointu a balíka Office. Nefunguje však "out of the-box", pretože každý externý zdroj údajov je jedinečný a každá organizácia má špecifické potreby. Keď položíte základy, lokálne alebo v cloude, môžete externé údaje v produktoch SharePoint a produktoch balíka Office. Pri práci s externými údajmi zvyčajne prejdete tromi odlišnými fázami:

Fáza základy    Počas tejto fázy plánujete, pripravíte a nastavíte spôsob prístupu k externým údajom. Zvyčajne to znamená úzko spolupracovať s správcom a niekedy aj vývojárom, aby pochopil, čo sa musí stať. Dôležitými cieľmi je identifikácia obchodných a technických požiadaviek, príprava externého zdroja údajov, zabezpečenie zabezpečenia prístupu k údajom pomocou služby zabezpečeného ukladacieho priestoru a určenie celkového riešenia. Kľúčovým cieľom je vytvorenie externého typu obsahu, ktorý je podrobným balíkom pripojení, metaúdajov a ďalších informácií, ktoré sa používajú na načítanie externých údajov.

Fáza SharePointu    Po položení základov môžete externé údaje v SharePointových produktoch vydávať rôznymi spôsobmi vrátane externých zoznamov, stĺpcov externých údajov, webových častí pracovných údajov, pracovných postupov, výsledkov hľadania, stránok s profilmi, akcií, aplikácií pre SharePoint a súčastí alebo riešení založených na kóde SharePoint.

Fáza balíka Office    Po vytvorení prístupu k externým údajom v SharePointových produktoch môžete údaje v rôznych produktoch balíka Office (vrátane Excelu, Wordu, Outlooku, visia, Accessu, programu InfoPath), aplikácií pre Office, ako aj kódových komponentov, doplnkov alebo riešení na základe kódu.

Tri fázy vývoja

Ďalšie podrobnosti o jednotlivých funkciách nájdete ďalej v tomto článku.

Na začiatok stránky

Ktorý klobúk nosíte?

Vytvorenie riešenia založeného na externých údajoch je zvyčajne tímové úsilie a spôsob, akým pracujete, závisí od vašej roly. V nasledujúcom diagrame sa zobrazuje vysoká úroveň zobrazenia rolí a riešení, ktoré sa zúčastňujú na celkovom životnom cykle rozvoja.

Roly a úlohy v rámci životného cyklu vývoja

Používatelia    Používatelia zhromažďujú jednoduché riešenia pomocou základných možností produktov SharePointu a produktov balíka Office. Príklady:

  • Vytvorenie externého zoznamu, rôznych zobrazení zoznamu a pridávanie rôznych filtrov a usporiadaní.

  • Exportovanie externého zoznamu do Excel 2013 na ďalšiu analýzu údajov.

  • Pripojenie externého zoznamu k Outlook 2013 na prácu s externými údajmi online a offline.

Power Users    Power Users vytvárajú jednoduché až stredne jednoduché podnikové riešenia bez kódu a často vyžadujú znalosti podnikového analytika, aby pochopili databázové systémy a celkové obchodné procesy v organizácii. Taktiež oznamujú požiadavky správcom a vývojárom, ako aj obchodným manažérom a možno návrhárom lokalít. Príklady:

  • Vytvorenie externého typu obsahu pomocou Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Vytvorenie stĺpcov externých údajov v knižniciach a prepojenie stĺpcov s ovládacími prvkami obsahu v prispôsobenej šablóne Wordu, napríklad zmluvy alebo faktúry.

  • Prispôsobenie formulárov programu InfoPath na nahradenie predvolených formulárov zoznamov služby SharePoint.

  • Navrhnutie webovej stránky spájajúcej webové časti pracovných údajov užitočným spôsobom na vytvorenie informačného pracovného priestoru.

  • Vytvorenie riešenia založeného na Outlooku, ktoré poskytuje prispôsobené formuláre, zobrazenia, príkazy na páse s nástrojmi, akcie a pracovné tably.

  • Vytvorenie pracovného postupu, ktorý používa údaje externého zoznamu.

Správcovia    Správcovia spravujú povolenia používateľov a zabezpečenie niekoľkých rôznych súčastí SharePointu vrátane externého typu obsahu a externej databázy. Kritická aktivita zahŕňa nastavenie cieľových aplikácií služby zabezpečeného ukladacieho priestoru, mapovanie poverení a určenie najvhodnejších metód overovania. Ďalšie príklady operácií zahŕňajú:

  • Spravovanie a nastavenie prístupu k externým údajom, povolení a dotazov.

  • Importovanie a exportovanie typov externého obsahu z ukladacieho priestoru metaúdajov služby Business Data Connectivity.

  • Nastavenie vlastných stránok profilu, akcií a výsledkov hľadania.

Vývojári    Vývojári vytvárajú rôzne vlastné riešenia, ktoré siahajú od cieľových a opätovne použiteľných súčastí až po pokročilé riešenia založené na kóde. Príklady:

  • Rozšírené typy externého obsahu vyvinuté v programe Microsoft Visual Studio, ako sú napríklad vlastné typy polí, ktoré používajú komplexné hierarchické údaje.

  • Agregované údaje z viacerých služieb prezentovaných ako jeden model katalógu pracovných údajov.

  • Opätovne použiteľné súčasti, vlastné webové časti, vlastné aktivity pracovného postupu a formuláre programu InfoPath za kód.

  • Vlastné externé údajové časti pre riešenia Outlooku.

  • Aplikácie Microsoft Silverlight a doplnky balíka Office.

  • Vlastné upozornenia pomocou rámca udalosti.

  • Vlastné pripojenia alebo riešenia používajúce spravovaný kód.

Na začiatok stránky

Položenie základov

Bez ohľadu na riešenie externých údajov, ktoré sa rozhodnete vytvoriť, je potrebné vytvoriť silnú základňu a to znamená: získanie a nastavenie správneho softvéru, výber a príprava externého zdroja údajov, Zapnutie služieb a kont SharePointu a vytvorenie externého typu obsahu.

Spoznajte prostredie SharePointu

Pri použití alebo vytvorení riešenia externých údajov sa vyskytujú rozdiely v funkciách a funkciách, ktoré by ste mali vedieť na základe prostredia SharePointu:

  • Lokálna    Ak vytvoríte riešenie, v ktorom sú vaši používatelia a vaše riešenie úplne lokálne (za bránou firewall), všetky funkcie služby Business Connectivity Services sú podporované.

  • Cloudu    Ak v Microsoft 365 používate SharePoint (Plan 2, E3 a E4), potom je k dispozícii podmnožina funkcií. Napríklad externé zoznamy, webové časti pracovných údajov a rámec udalostí sú podporované, ale stránky profilov, akcie a rámec spojnice nie sú. Okrem toho sa môžete pripojiť len k týmto zdrojom údajov: webové služby WCF, OData a SQL Server Azure.

  • Hybridné    Vaša organizácia už môže mať značné investície do lokálnych zdrojov údajov, ako sú napríklad aplikácie podnikových aplikácií a ERP systémy. Vaša organizácia však môže byť aj v prostredí hybridného SharePointu, v ktorom sú niektorí zamestnanci Lokálni a niektoré sú v cloude. V hybridnom prostredí môžete vytvoriť aj hybridné riešenie externých údajov, aby mohli používatelia v cloude získať prístup k lokálnemu zdroju údajov. Používateľ môže napríklad vyplniť výkaz výdavkov na služobnej ceste pomocou SharePointu a poplatky možno okamžite zladiť s lokálnym systémom SAP. Môžete sa pripojiť k akémukoľvek podporovanému lokálnemu zdroju údajov, musíte však potrebovať služby OData a rozsiahly vývoj a konfigurácia.

Získanie správneho softvéru

Funkcie služby Business Connectivity Services (BCS) sa distribuujú v rôznych vydaniach SharePointu. Použite nasledujúcu tabuľku, ktorá vám pomôže urobiť správny výber.

Funkcia Business Connectivity Services

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (štandardné)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint (SPO)
Plan 2
(E3; E4)

Komentáre

Externý zoznam

Stĺpec externých údajov

Služby Business Data Connectivity

SPO podporuje iba konektory WCF a SQL Server Azure

Služba zabezpečeného ukladacieho priestoru

SPO podporuje iba poverenia skupiny

Vyhľadávanie externých údajov

Stránky profilov

Akcie

Webové časti pracovných údajov

Technická podpora pre produkty balíka Office

Rozšírené klientske rozšírenia *

BCS v rámci aplikácie

Rámcová spojnica

Rámec udalostí

OData spojnica

API služby BCS OM

Hybridné (SPO k lokálnym)

Iba pomocou konektora OData

* Obsahuje ovládacie prvky formulára na zobrazenie externých údajov a rozložení na zobrazenie údajov na pracovnej table Outlooku a oblasti formulára. K dispozícii len v balíku Microsoft Office Professional Plus 2013.

Na začiatok stránky

Správne nastavenie softvéru

Po nainštalovaní správneho softvéru Skontrolujte, či ste ho nastavili správne. Najmä:

Príprava externého zdroja údajov    Správca môže potrebovať vytvoriť konto a poskytnúť povolenia na zdroj údajov, aby sa zabezpečilo, že správnym osobám bude mať prístup k údajom a že údaje nekončia v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca tiež chcieť vytvoriť konkrétne tabuľky, zobrazenia, dotazy a tak ďalej obmedziť výsledky len na to, čo je potrebné, a pomôcť zlepšiť výkon.

Konfigurácia služby SharePoint Services    Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity, službu zabezpečeného ukladacieho priestoru a služby Visia.

Konfigurácia služby zabezpečeného ukladacieho priestoru    Správca musí určiť najlepší režim prístupu pre externý zdroj údajov, vytvoriť cieľovú aplikáciu a nastaviť poverenia pre cieľovú aplikáciu.

Konfigurácia služieb Business Data Connectivity Services    Správca musí zabezpečiť, aby používateľ, ktorý vytvoril typ externého obsahu, mal povolenie na ukladanie metaúdajov služby Business Data Connectivity (BDC) a aby mali príslušní používatelia prístup k externému typu obsahu, v ktorom je externý zoznam založený.

Uistite sa, že produkty balíka Office sú pripravené na používanie    Ak chcete synchronizovať externé údaje s produktmi balíka Office, musíte mať Windows 7 alebo novšiu verziu a nasledujúce bezplatné softvérové produkty, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 a WCF údajové služby 5,0 pre OData v3 v každom klientskom počítači (ak je to potrebné, automaticky sa zobrazí výzva na stiahnutie softvéru). Skontrolujte tiež, či je možnosť inštalácie balíka Office zapnutá, služby Business Connectivity Services (Toto je predvolená možnosť). Pomocou tejto možnosti sa nainštaluje klientsky modul runtime služby Business Connectivity Services, ktorý vykoná nasledovné: cache a synchronizuje s externými údajmi, mapy obchodných údajov s externými typmi obsahu, zobrazuje výber externých položiek v produktoch balíka Office a spustí vlastné riešenia v produktoch balíka Office.

Na začiatok stránky

Múdro výber externých údajov

Môžete pracovať s rôznymi zdrojmi externých údajov vrátane databáz, systémov plánovania podnikových zdrojov (ERP), OData a rozšírených spojníc.

Databázy    Organizácie a spoločnosti všetkých tvarov a veľkostí závisia od databáz na ich každodenné operácie. Databázy obsahujú širokú škálu typov údajov vrátane textu, čísel, obrázkov a dokumentov a majú mnoho účelov vrátane finančných, výrobných, poisťovacích a údajových podnikových webových lokalít. Medzi bežné podporované databázy patria: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 a ľubovoľná databáza, ktorá vyhovuje normám ODBC alebo rozhrania OLE DB.

ERP systémy    ERP systémy integrujú podnikové údaje a procesy v rámci celej organizácie a vykonávajú mnohé základné aktivity pre všetky podniky vrátane:

Funkcia Business

Obchodný proces

Financie a účtovníctvo

Financie, záväzky a pohľadávky, spravovanie peňažných prostriedkov, fixný majetok a rozpočtovanie

Ľudské zdroje

Mzdy, školenia, výhody, odchod do dôchodku, nábor a riadenie rozmanitosti.

Riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM)

Predaj a marketing, provízie, servis, kontakt so zákazníkmi a podpora telefonických centier.

Výroba

Strojárstvo, kusovník, pracovné objednávky, plánovanie, spravovanie pracovných postupov, kontrola kvality a spravovanie životného cyklu produktov.

Dodávateľský reťazec

Inventúra, zadávanie objednávok, nákup, plánovanie, kontrola a spracovanie reklamácií.

Správa projektu

Kalkulácie, fakturácie, času a nákladov, výkonnostné jednotky a správa aktivít.

Medzi bežné podporované ERP systémy patria SAP, duet, Microsoft Dynamics, Siebel a JD Edwards.

OData    Protokol Open data Protocol (OData) poskytuje štandardnú normu na vytváranie (uverejňovanie), čítanie (získanie), aktualizáciu (uvedenie) a odstránenie (odstránenie) operácií, ktoré majú prístup k webovým službám. Myslite na OData ako webový ekvivalent ODBC a OLE DB. Údaje sa vrátia buď vo formáte XML alebo JavaScript (JSON). Medzi bežné zdroje OData patria známe webové lokality (napríklad Amazon, E-Bay, Azure Data Market a Netflix), databázy a dokonca aj iné lokality SharePoint.

Rozšírené konektory    Pre iné zdroje údajov Vývojár môže poskytnúť rozšírené údaje o prístupe k externým údajom:

  • Používanie ADO.NET, ktoré umožňuje prístup k ľubovoľnému zdroju údajov s poskytovateľom ADO.NET.

  • Používanie WCF a webových služieb, ktoré umožňuje prístup k webovým službám a službe Windows Communication Foundation (WCF).

  • Používanie zostáv rozhrania .NET, ktoré umožňuje prístup k zdrojom údajov v prípade, že poskytovateľ ADO.NET alebo webová služba nie je k dispozícii.

  • Konvertovanie nepodporovaných typov údajov na podporované typy údajov .NET.

  • Vytváranie vlastných riešení pre väčšie zdroje údajov s častými zmenami dátových štruktúr, ktoré vyžadujú vlastné pripojenia údajov, spôsoby prenosu a inštaláciu konektorov.

Na začiatok stránky

Zvážte výkon

Akékoľvek podnikové riešenie musí brať do úvahy výkon a externé údaje nie sú výnimkou. Služby Business Connectivity našťastie boli navrhnuté na zmiernenie mnohých problémov s výkonom a obáv. Vo všeobecnosti je načítanie, stránkovanie, filtrovanie a zoraďovanie údajov vyradené do externého zdroja údajov, čím sa zníži pamäť a spracúvajú sa zdroje, ktoré sú potrebné pre produkty SharePointu.

Služba Business Connectivity Services tiež obsahuje vstavané vyrovnávaciu pamäť na oboch serveroch (vyrovnávacia pamäť služieb Business Connectivity Services) aj klientske počítače (vyrovnávacia pamäť klienta služby Business Connectivity Services) a nemusí ihneď Zobraziť najnovšie hodnoty z externého údajového systému. Intervaly obnovovania však môžete prispôsobiť podľa potrieb používateľov a riešení, ktoré vytvoríte. Nie všetci používatelia musia ihneď Zobraziť aktuálne údaje, ale ak tak robia, môžu napríklad obnoviť externý zoznam alebo priečinok Kontakty v Outlooku.

Schopnosť pracovať v režime offline v klientskom počítači tiež znamená, že používatelia môžu pracovať s rozšírenou prácou bez toho, aby sa pripojili k externým údajom, ale vedeli, že keď sa vrátia do režimu online, údaje sa aktualizujú a odsúhlasia správne.

Tieto funkcie výkonu celkovo pomáhajú zrýchliť zobrazenie, obnovenie a operácie s údajmi externých údajov na webovej stránke SharePointu a v produkte balíka Office.

Na začiatok stránky

Prax v prvej praxi

Je obzvlášť dôležité, aby bolo riešenie externých údajov zabezpečené, pretože údaje sú často kritické pre podnik a nesmú ich Zobraziť alebo zmeniť nesprávní používatelia. K dispozícii je tiež veľa spôsobov, ako zabezpečiť údaje a chcete, aby vaše riešenie bolo jednoduché aj bezpečné. Našťastie existujú spôsoby, ako minimalizovať zložitosť, a to najmä pomocou služby zabezpečeného ukladacieho priestoru.

Stručne povedané, zabezpečenie externých údajov vyžaduje odpovedanie na dve základné otázky:

kto si?    Toto sa nazýva aj overovanie a je to proces overenia vašej identity získaním poverení (meno používateľa a heslo).

Čo je povolené?    Toto sa nazýva autorizácia a je to proces stanovenia úloh, ktoré môžete vykonať, na ktoré položky údajov získate zoznam povolení, ktoré vám boli udelené.

Najprv správca pomáha určiť najlepší režim prístupu pre externý zdroj údajov. Všimnite si, že v podnikových riešeniach je veľmi bežné overenie prístupu k externým údajom, pre ktoré má aktuálny používateľ iné konto. Zapisovanie do denníka v rámci rôznych poverení však môže byť komplikované a ťažkopádne. Služba zabezpečeného ukladacieho priestoru je k dispozícii na záchranu tým, že poskytuje ukladací priestor a priraďuje poverenia. Zjednodušuje to používanie externého zdroja údajov prihlásením sa len raz.

Ak ste napríklad prihlásení na lokalitu SharePoint pomocou jednej množiny poverení, ale chcete získať prístup k externému zoznamu na základe aplikácie Siebel, ktorá používa inú množinu poverení, môže správca nastaviť službu zabezpečeného ukladacieho priestoru na automatické priradenie dvoch množín poverení, aby ste sa nemuseli znova prihlásiť.

Služba zabezpečeného ukladacieho priestoru tiež pomáha spravovať neslávny problém "Double hop", pričom každé overenie vyžaduje "hop" medzi dvoma počítačmi, ktoré môžu byť ohrozené, ak sa neprijmú kroky na jeho zamedzenie.

Vyriešenie problému dvojitého prihlásenia

Ďalej správca vytvorí niekoľko vrstiev zabezpečenia založených na povoleniach, podobne ako v prípade niekoľkých línií obrany okolo pevnosti, aby sa zabezpečilo náležité povolenie a prístup k:

  • Údaje v externej databáze alebo systéme.

  • Typ externého obsahu v ukladacom priestore metaúdajov služby Business Data Connectivity.

  • Stĺpec externého zoznamu alebo externých údajov.

Nakoniec môže správca pridať ďalšiu vrstvu ochrany prostredníctvom šifrovania. Ak riešenie externých údajov používa aj aplikácie balíka Office, správca môže zabezpečiť vyrovnávaciu pamäť klienta služby Business Connectivity Services pomocou Windows systému šifrovania súborov. Niektoré externé zdroje údajov tiež poskytujú spôsoby zašifrovania údajov.

Na začiatok stránky

Nastavenie základného kameňa: externé typy obsahu

Externé typy obsahu sú jadrom akéhokoľvek riešenia externých údajov. Sú ako maklér medzi vami a externým zdrojom údajov. Typický typ externého obsahu je usporiadaný balík informácií, ktorý obsahuje nasledovné:

  • Informácie o pripojení k zdroju údajov, ako je napríklad umiestnenie, názov a režimy overenia.

  • Definícia tabuľky, polí, primárnych a cudzích kľúčov, platných a typov údajov (nazývaných aj metaúdaje).

  • Operácie s údajmi, ktoré môžete vykonávať, ako napríklad vytváranie, čítanie, aktualizovanie, odstraňovanie a dotazy (nazývané aj CRUDQ).

  • Ďalšie informácie a správanie, ako sú napríklad priradené typy údajov balíka Office alebo umožnenie synchronizácie v režime offline.

  • Rôzne filtre, ktoré dotazujú údaje a pomáhajú izolovať výsledky a limity na zlepšenie výkonu.

  • Pole identita a zobrazenie stĺpcov pre výber externého obsahu, ktorý sa používa na načítanie externých údajov v celom používateľskom rozhraní.

  • Priradenie na základe primárnych a cudzích kľúčov medzi dvomi súvisiacimi tabuľkami, ako sú napríklad objednávky a zákazníci.

Jeden používateľ oddaný definuje typ externého obsahu, a preto chráni ostatných používateľov pred vlastnou zložitosťou práce s externými údajmi. Všetky tieto informácie sú okrem toho uložené v špeciálnom BDCM súbore (. BDCM) vo formáte XML a ukladajú sa v ukladacom priestore metaúdajov služby Business Data Connectivity. Tento postup zjednodušuje údržbu, aktualizáciu, zabezpečenie a opätovné použitie externých typov obsahu na rôznych lokalitách. Môžete napríklad jednoducho exportovať a importovať súbor a nasadiť ho z vývoja do produkčného prostredia alebo zdieľať s inými kolekciami lokalít.

Mimochodom, váš používateľ oddaný nemusí byť odborníkom vo formáte XML. Ak chcete pomôcť s vytvorením externého typu obsahu, existujú dva nástroje na výber:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Typ externého obsahu môžete definovať a aktualizovať deklaratívne spôsobom a potom ho publikovať v ukladacom priestore metaúdajov služby Business Data Connectivity.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Ak je váš externý údaj zložitý alebo nie je podporovaný SharePoint Designer 2013, môžete použiť editor XML v programe Visual Studio (ktorý poskytuje funkciu IntelliSense) na vytvorenie modelu XML alebo použiť externý návrhár typu externého obsahu na vytvorenie zostavy .NET Connectivity, ktorá poskytuje vlastnú koncovú integračnú logiku prostredníctvom rozhrania .NET Framework.

Na začiatok stránky

Povrchové externé údaje v produktoch SharePoint

Teraz, keď ste vytvorili solídnu a bezpečnú základňu pre vaše externé údaje, môžete s ňou v produktoch SharePoint vykonávať tieto činnosti.

Čítanie a zápis údajov v externých zoznamoch

Externý zoznam je kľúčovým preddefinovaným blokom pre riešenia SharePointu na základe externých údajov. Môžete čítať a zapisovať externé údaje pomocou známeho používania zoznamu SharePointu. Externý zoznam vyzerá a chová sa podobne ako natívny zoznam, ale v správaní sú niektoré rozdiely. Môžete napríklad vytvoriť zobrazenia a použiť vypočítavané hodnoty so vzorcami, nie však priložiť súbory ani sledovať verzie.

Môžete tiež vytvoriť externý zoznam pomocou SharePoint Designer 2013.

Na začiatok stránky

Pridanie stĺpcov externých údajov do zoznamov a knižníc

Stĺpce externých údajov môžete kombinovať s ostatnými stĺpcami v natívnom zozname alebo knižnici. Keďže stĺpec externých údajov sa pridá do natívneho zoznamu alebo knižnice, všetky súvisiace funkcie zoznamu alebo knižnice fungujú, vrátane tvorby verzií, schválení, vzatia z projektu a vzatia z projektu a priložených súborov.

Povedzme, že ste vytvorili knižnicu obrázkov, ktorá obsahuje fotografie produktov, ktoré vaša organizácia predáva. Do knižnice môžete pridať stĺpec externých údajov, ktorý pristupuje k názvu produktu, kódu produktu a aktuálnej cene z externej databázy. Keďže pravidlá a procesy spoločnosti vyžadujú, aby sa všetky zmeny v informáciách o produkte vykonali iba prostredníctvom databázového systému, zadáte, aby boli externé údaje iba na čítanie pri vytváraní externého typu obsahu. Teraz však viac ľudí vo vašej organizácii môže jednoducho Zobraziť všetky bežné informácie o produkte spolu v jednom zobrazení knižnice.

Na začiatok stránky

Vytváranie riešení s webovými časťami pracovných údajov

Webové časti pracovných údajov sú navrhnuté tak, aby fungovali s údajmi z externého zoznamu a tieto webové časti môžete kombinovať užitočnými spôsobmi, ako vytvoriť pracovný priestor lokality alebo tabuľu. Môžete napríklad prepojiť webové časti zoznam a položky tak, aby sa po výbere položky vyúčtovania výdavkov vo webovej časti zoznam, ako sú napríklad poplatky za štvrtok, zobrazili podrobnosti položky vo webovej časti položka, ako sú napríklad poplatky za Hotel, cestovné a stravu.

Nasledujúca tabuľka stručne sumarizuje všetky webové časti pracovných údajov.

Webová časť

Popis

Zoznam pracovných údajov

Zobrazí zoznam položiek z externého zoznamu.

Položka pracovných údajov

Zobrazí jednu alebo viac položiek z externého zoznamu.

Akcie s pracovnými údajmi

Zobrazí akciu z externého zoznamu.

Filter pripojenia pracovných údajov

Filtruje obsah pripojenej webovej časti pracovných údajov pomocou zoznamu hodnôt z externého zoznamu.

Zostavovač položiek pracovných údajov

Vytvorí položku pracovných údajov z parametrov v reťazci dotazu URL a poskytne ju ostatným webovým častiam pracovných údajov.

Zoznam súvisiaci s pracovnými údajmi

Zobrazí sa zoznam podriadených položiek súvisiacich s nadradenou položkou z externého zoznamu.

Na začiatok stránky

Použitie externých údajov na stránke profilu, akcii alebo vyhľadávaní

Stránky profilov, akcie a vyhľadávanie sú úzko súvisiace funkcie.

Stránky profilov

V predvolenom nastavení služby Business Connectivity Services automaticky vytvárajú stránku profilu na základe externého typu obsahu. Stránka profilu je webová stránka, ktorá zobrazuje informácie z jedného riadka externých údajov na základe poľa identifikácie, ako sú napríklad všetky jednotlivé polia o konkrétnom zákazníkovi.

Predvolenou stránkou profilu je webová stránka, ktorá obsahuje Zostavovač položiek pracovných údajov a webové časti položky pracovných údajov, ktoré sú spolu prepojené. Webová časť Zostavovač položiek analyzuje parameter reťazca URL dotazu na stránke profilu, napríklad http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, a odošle hodnotu CustID do webovej časti údajová položka, ktorá zobrazí všetky príslušné polia zákazníka.

Na zobrazenie vlastných informácií môžete vytvoriť svoju vlastnú stránku profilu alebo si môže správca prispôsobiť stránku profilu.

Akcie

Môžete dokonca vykonať akciu na základe stránky profilu, aby ste mohli urobiť niečo užitočné. Môžete napríklad vytvoriť akciu, ktorá kombinuje informácie o adrese zákazníka s mapami Bing na zobrazenie umiestnenia zákazníka alebo získanie navigačných pokynov. Akciu môžete vytvoriť buď na základe parametra reťazca URL dotazu na stránke profilu alebo prostredníctvom vlastného kódu. Vývojár môže zapisovať aj vlastný kód, ktorý umožňuje aktualizovať informácie o zamestnancoch v databáze na konci.

Na základe predvoleného nastavenia použijete akciu, keď kliknete na príkaz Zobraziť akciu profilu v akciách pracovných údajov alebo vo webovej časti zoznam pracovných údajov. Ak používate stĺpec externých údajov, môžete spustiť aj akciu z príkazu ponuky.

Vyhľadávanie

Nakoniec, ak chcete, správca môže povoliť vyhľadávanie externých údajov. Externé údaje možno prehľadávať a indexovať, rovnako ako interné údaje SharePointu, ale so zabezpečením, aby sa zabezpečilo, že iba vhodní používatelia môžu kliknúť a zobraziť výsledky vyhľadávania, ktoré sa zobrazia pomocou stránky s profilom.

Integráciou vyhľadávania v SharePointe do externých údajových systémov môžu používatelia nájsť údaje, ktoré by inak nemohli nájsť. Ak poznáte napríklad spoločnosť, pre ktorú zákazník pracuje, ale zabudli ste svoje meno, môžete vyhľadávať podľa názvu spoločnosti, aby vám pomohla nájsť stránku profilu zákazníka.

Na začiatok stránky

Používanie externých údajov v pracovných postupoch

Pracovné postupy poskytujú mocný nástroj na modelovanie a automatizáciu obchodných procesov na základe zoznamu SharePointu, knižnice alebo lokality. Tieto obchodné procesy môžu byť rovnako jednoduché ako proces schvaľovania dokumentov s jediným schvaľovateľom alebo zložitým ako akýkoľvek štruktúrovaný podnikový proces. Hoci nie je možné priamo priradiť pracovný postup k externému zoznamu, môžete vytvoriť nasledovné:

Pracovné postupy v natívnom zozname    Pracovný postup priradený k natívnemu zoznamu, ktorý číta alebo aktualizuje údaje z externého zoznamu pomocou položky vytvoriť zoznam, aktualizovať položku zoznamu a odstrániť akcie položky zoznamu. Môžete napríklad aktualizovať položku externého zoznamu vždy, keď sa zmení natívny zoznam alebo položka knižnice. Ak chcete upraviť pole externého zoznamu, môžete použiť iné akcie s externými zoznamami, ako je napríklad nastavenie premennej pracovného postupu. Môžete použiť aj položku externého zoznamu ako cieľ pre proces úlohy, ale prepojenie na úlohu nezobrazuje názov externej položky zoznamu.

Pracovné postupy lokality    Pracovné postupy lokality nevyžadujú spustenie spúšťača udalosti a možno ho spustiť manuálne. Ak chcete zabrániť neoprávnenému prístupu, pracovné postupy, ktoré majú prístup k externým zoznamom, sú vždy spustené v konte služby, dokonca aj v režime overovania, ktorý používa zosobnenie.

Udalosti    Vývojár môže vytvárať udalosti, ktoré sa spúšťajú v externom zdroji údajov, a používatelia môžu vytvárať upozornenia, ktoré reagujú na tieto udalosti. Môžete napríklad použiť pracovný postup SharePointu na odoslanie e-mailovej správy zamestnancovi, keď je zákaznícke konto priradené k danému zamestnancovi v externom zdroji údajov.

Z dôvodov výkonu je vhodné prečítať si len malý počet stĺpcov v externom zozname alebo vytvoriť, aktualizovať alebo odstrániť malý počet položiek v externom zozname.

Na začiatok stránky

Povrchové externé údaje v produktoch balíka Office

Teraz, keď ste použili údaje v SharePointových produktoch, môžete s nimi robiť v rôznych produktoch balíka Office.

Analýza externých údajov v Exceli

Údaje z externého zoznamu môžete exportovať do Excel 2013 a zachovať synchronizované údaje. Môžete napríklad uchovať zoznam produktov v externom zozname, aby sa dalo jednoducho zdieľať a aktualizovať, ale tiež vykonať periodickú analýzu zásob v Excel 2013. Externé údaje exportované do Excel 2013 sú určené aktuálnym zobrazením externého zoznamu, filtrami definovanými v type externého obsahu a v externom zozname a nastavením jazyka pre lokalitu SharePoint. h

Keď exportujete externý zoznam, vytvorí sa Excelová tabuľka s pripojením údajov k externému zoznamu na základe súboru webového dotazu. Ak chcete zobraziť ďalšie zmeny vykonané v zozname SharePointu v excelovej tabuľke, môžete údaje obnoviť. Všimnite si, že nie je možné vykonať zmeny v zdroji externých údajov a že operácia obnovenia Excelu prepíše všetky zmeny, ktoré ste vykonali v excelovej tabuľke.

Na začiatok stránky

Pridanie externých údajov do wordových dokumentov

Pridaním stĺpcov externých údajov a Wordovej šablóny s ovládacími prvkami obsahu do knižnice dokumentov tiež môžete jednoducho a efektívne zadať presné a aktuálne údaje v Microsoft Word 2013 štruktúrovanom dokumente.

Povedzme, že máte knižnicu dokumentov, ktorá obsahuje zmluvy o zákazníkovi. Všetky informácie o zákazníkoch sa však uchovávajú v podnikovej aplikácii, ako je napríklad SAP. Môžete sledovať zmluvy zákazníka v knižnici dokumentov, ale zabezpečiť, aby súvisiace informácie o zákazníkoch boli aktuálne a nemuseli sa zbytočne duplikovať. Postup:

  • Najskôr pridajte stĺpce externých údajov do knižnice, aby ste priradili príslušné meno zákazníka, názov spoločnosti a telefónne číslo ku každej zmluve uloženej v knižnici zmlúv.

  • Potom vytvorte Wordovú šablónu, ktorá obsahuje štandardné textové a obsahové ovládacie prvky zmluvy o zákazníkovi na zadanie mena zákazníka, názvu spoločnosti a telefónneho čísla. Word 2013 použije výber externých položiek na pomoc pri zadávaní alebo aktualizácii správnych informácií automatickým zobrazením a načítavaním správnych informácií o zákazníkoch.

  • Nakoniec pri každom vytvorení zmluvy zadajte údaje o zákazníkoch a zmluvu uložte späť do knižnice, hodnoty údajov o zákazníkoch sa povýšiť na príslušné stĺpce externých údajov.

Na začiatok stránky

Synchronizácia externých údajov v Outlooku

Ak externý zoznam obsahuje zákazníkov, úlohy, plánované činnosti alebo príspevky, zoznam môžete prepojiť s Outlook 2013. Po pripojení môžete údaje zobraziť, upraviť a vytlačiť pomocou známeho používateľského rozhrania Outlooku. Ak sa údaje nachádzajú v kontaktných informáciách, ako sú napríklad Zákazníci, môžete ich dokonca zavolať, Odoslať e-mailové správy a vykonávať žiadosti o schôdzu.

Synchronizácia údajov je obojsmerná alebo obojsmerná. Zmeny vykonané v Outlook 2013 sa automaticky synchronizujú s externým zdrojom údajov. Zmeny vykonané v externom zdroji údajov sa synchronizujú s položkami v Outlook 2013, hoci môže byť potrebná operácia obnovenia.

Predvolene sa údaje automaticky obnovia každých šesť hodín, táto hodnota sa však môže zmeniť. Ak chcete skontrolovať, či sa zobrazujú aktuálne údaje z externého zdroja údajov, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a potom kliknite na položku zmeny synchronizácie DB.

Keď vytvoríte typ externého obsahu, postupujte takto:

  • Ak chcete offline prístup, povoľte možnosť podpory offline synchronizácie .

  • Pole Typ položky balíka Office nastavte na jednu z nasledujúcich možností: kontakt, plánovaná činnosť, úloha alebo príspevok.

  • Priradenie jednotlivých polí v type externého obsahu, ako sú napríklad meno zákazníka, priezvisko, meno zákazníka, adresa zákazníka a telefónny telefón, do príslušných polí typu položky programu Outlook, ako je napríklad meno kontaktu, priezvisko, Adresadopráce a Telefóndopráce.

Okrem toho s kódom napísaným vývojárom môžete vytvoriť riešenie v Outlooku, ktoré robí nasledovné:

  • Zobrazenie natívnych alebo vlastných údajových častí na vlastných pracovných tablách na prezentovanie externých údajov používateľom.

  • Zahrnúť vlastné príkazy pása s nástrojmi na vykonávanie vlastných akcií.

  • Vytvorenie vlastnej definície zobrazenia na zobrazenie konkrétnych stĺpcov externých údajov.

  • Vytvorenie vlastných oblastí formulára na prezentovanie externých údajov.

Na začiatok stránky

Zvýšenie prístupu k externým údajom pomocou formulárov programu InfoPath

Existuje niekoľko dôvodov, prečo je Microsoft InfoPath 2013 užitočné použiť s externými údajmi:

Práca so zložitými typmi údajov    Ak je pole externých údajov hierarchické, napríklad pole adresy, ktoré obsahuje ulicu, mesto a PSČ ako podpolia, nie je možné s týmto poľom pracovať vo formulári služby SharePoint pre externý zoznam a v skutočnosti nie je ani vytvorené. Formulár služby SharePoint však môžete konvertovať na formulár programu InfoPath a vytvoriť a aktualizovať polia pomocou InfoPath 2013.

Vloženie ovládacieho prvku výberu externých položiek    Ovládací prvok výberu externých položiek môžete presunúť myšou do formulára programu InfoPath, prepojiť ho s externým zoznamom ako sekundárny zdroj údajov a uľahčiť používateľovi výber položky na základe jedinečného poľa, ako je napríklad meno zákazníka alebo identifikácia produktu.

Ak nastavujete priradenie pre externé typy obsahu, ako sú napríklad zákazníci a objednávky, a formulár programu InfoPath pre externý zoznam obsahuje cudzie kľúče, ako napríklad ID zákazníka, ovládací prvok výberu externých položiek sa dokonca automaticky pridá do formulára. Používateľom to umožňuje jednoducho nájsť zákazníka, ktorého chcú pri práci s objednávkami.

Vytvorenie viacerých zobrazení formulára    Niekedy možno budete chcieť, aby formuláre mali viacero zobrazení externých údajov, najmä v prípade, že existuje veľa polí a externý zoznam alebo formulár služby SharePoint nie je účinný. Viaceré zobrazenia sú užitočné aj v prípade scenárov zapisovania, v ktorých externý systém nepovoľuje aktualizáciu poľa po jeho vytvorení. V takýchto prípadoch môžete vytvoriť dve zobrazenia, jednu pre operáciu vytvorenia a druhú pre operáciu aktualizácie.

Pridanie pravidiel alebo kódu za formuláre    Na vykonávanie ďalšej obchodnej logiky, ako je napríklad overovanie a výpočty, môžete pridať pravidlá deklaratívne alebo formuláre s kódom pozadu. Môžete napríklad zabezpečiť, že kód krajiny alebo oblasti je platný s použitím pravidla alebo PSČ v USA je platné pomocou webovej služby.

Na začiatok stránky

Pridanie externých údajov do publikovaných diagramov visia

Pomocou aplikácie Microsoft TE102750836 môžete prepojiť údaje z externého zoznamu s diagramom a jeho tvarmi. Diagram môžete potom publikovať v knižnici dokumentov SharePointu ako interaktívnu webovú kresbu, aby používatelia mohli zobraziť diagram a Zobraziť súvisiace externé údaje. Existujú tri spôsoby prepojenia riadkov údajov s tvarmi v kresbe. Riadky môžete prepojiť s existujúcimi tvarmi po jednom, môžete riadky prepojiť s tvarmi automaticky alebo môžete vytvoriť tvary z údajov.

Na začiatok stránky

Import a obnovenie externých údajov v Accesse

Microsoft Access 2013 je pristávacia podložka pre všetky typy údajov a externé údaje nie sú výnimkou. Môžete importovať externý zoznam do databázy programu Access v klientskom počítači a pravidelne obnovovať údaje. Údaje sú iba na čítanie.

Základné kroky, ktoré je potrebné sledovať:

  1. Exportujte typ externého obsahu z SharePoint Designer 2013 alebo priamo z ukladacieho priestoru metaúdajov služby Business Data Connectivity ako súbor BDCM.

  2. V Access 2013 vytvorte pripojenie údajov webovej služby pomocou súboru BDCM.

  3. V Access 2013 vytvorte prepojenú tabuľku na základe údajového pripojenia webovej služby.

Všimnite si, že v tomto prípade sa vyrovnávacia pamäť klienta služby Business Connectivity Services nepoužíva na synchronizáciu s externým zoznamom pri obnovení údajov.

Na začiatok stránky

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×