Úvodné informácie týkajúce sa pracovného postupu SharePointu

Úvodné informácie týkajúce sa pracovného postupu SharePointu

Pracovný postup zavádza pre dokumenty a položky na lokalite SharePoint obchodné procesy, čím uľahčuje spoluprácu na dokumentoch a správu projektových úloh. Pracovné postupy pomáhajú organizáciám dodržiavať jednotné obchodné procesy a zlepšujú tiež efektivitu a produktivitu organizácie tým, že riadia úlohy a kroky niektorých obchodných procesov. Osoby vykonávajúce tieto úlohy sa tak môžu sústrediť na vykonávanie práce, nie na riadenie pracovného postupu.

Poznámka: Pracovné postupy SharePointu 2010 boli vyradené od augusta 1, 2020 pre nových nájomníkov a odstránené z existujúcich nájomníkov v novembri 1, 2020.  Ak používate pracovné postupy SharePointu 2010, odporúčame migráciu do služby Power automatizovať alebo iné podporované riešenia. Ďalšie informácie nájdete v téme SharePoint 2010 pracovný postup odchodu do dôchodku.

Obsah tohto článku

Čo sú pracovné postupy?

Dve platformy pracovného postupu SharePointu

Vstavané pracovné postupy

Podpora pre vlastné pracovné postupy

Kroky pri používaní pracovných postupov

Čo sú pracovné postupy?

Pracovný postup sa niekedy označuje ako rad úloh, ktorý produkuje nejaký výsledok. V kontexte SharePoint Products and Technologies sa pracovný postup užšie definuje ako automatizovaný prechod dokumentov alebo položiek poradím akcií alebo úloh, ktoré súvisia s obchodným procesom. Pracovné postupy sa môžu použiť na konzistentné spravovanie bežných pracovných procesov v rámci organizácie tým, že umožňujú organizácii dať do súvisu obchodnú logiku s dokumentmi alebo položkami nachádzajúcimi sa v zozname alebo knižnici SharePoint. Obchodná logika je v podstate množinou pokynov, ktoré určujú a riadia akcie vykonávané v dokumente alebo položke.

Pracovné postupy môžu znížiť náklady a skrátiť čas potrebný na koordináciu bežných obchodných procesov, ako je napríklad schválenie projektu alebo revidovanie dokumentu, a to riadením a sledovaním úloh ľudí zaangažovaných v týchto procesoch. Na lokalite SharePoint môžete napríklad pridať pracovný postup do knižnice dokumentov, ktorá nasmeruje dokument do skupiny ľudí určenej na schválenie. Keď autor dokumentu spustí tento pracovný postup v dokumente nachádzajúcom sa v tejto knižnici, pracovný postup vytvorí úlohy schvaľovania dokumentu, priradí tieto úlohy účastníkom pracovného postupu a následne im odošle e-mailové upozornenia spolu s pokynmi k úlohám a prepojením na dokument určený na schválenie. Pri prebiehajúcom pracovnom postupe môže vlastník pracovného postupu (v tomto prípade autor dokumentu) alebo účastníci pracovného postupu skontrolovať na stránke stavu pracovného postupu tých účastníkov, ktorí svoje úlohy pracovného postupu dokončili. Keď účastníci pracovného postupu svoje úlohy pracovného postupu dokončia, pracovný postup sa ukončí a vlastník pracovného postupu dostane automaticky upozornenie s informáciou, že je pracovný postup dokončený.

Akcie pracovného postupu schvaľovania opísané v predchádzajúcom príklade sa vzťahujú na proces zobrazený na ilustrácii nižšie.

Vývojový diagram pracovného postupu schválenia

Pracovné postupy podporujú existujúce postupy ľudskej činnosti a navyše rozširujú možnosti, vďaka ktorým budú môcť ľudia medzi sebou spolupracovať a zároveň pracovať s dokumentmi, zoznamami a knižnicami. Používatelia lokality môžu spustiť pracovné postupy a zúčastniť sa na nich prostredníctvom prispôsobiteľných formulárov, ku ktorým je možné pristupovať z dokumentov alebo položiek nachádzajúcich sa v zozname alebo knižnici SharePoint. Funkčnosť pracovného postupu produktov SharePointu je navyše úzko prepojená s balíkom Microsoft Office 2013, takže tieto úlohy pracovného postupu bude možné vykonávať v oboch produktoch:

  • Zobrazenie zoznamu pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii pre dokument alebo položku.

  • Spustenie pracovného postupu v dokumente alebo položke.

  • Zobrazenie, úprava alebo zmena priradenia úlohy pracovného postupu.

  • Dokončenie úlohy pracovného postupu.

Na začiatok stránky

Tri typy platforiem pracovných postupov SharePointu

Platforma pracovného postupu SharePointu 2010 sa prenáša do služieb Office 365 a SharePoint Server 2013, a preto budú všetky vaše pracovné postupy vytvorené na tejto platforme fungovať aj naďalej. Táto platforma je založená na programe Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Platforma pracovného postupu SharePointu 2013 je založená na programe Windows Workflow Foundation 4 (WF) a je výrazne prepracovaná. Najvýznamnejšou črtou tejto novej platformy pracovného postupu je napríklad použitie služby Microsoft Azure ako hostiteľa spustenia pracovného postupu. Nástroj spúšťania pracovného postupu sa teraz nachádza v službe Microsoft Azure, čiže mimo služieb Office 365 a SharePoint Servera 2013.

Microsoft flow je teraz k dispozícii v SharePointe Online. Toto je náš najnovší mechanizmus pracovného postupu, Access na: https://flow.microsoft.com. Ďalšie informácie o používaní funkcie MS flow nájdete na lokalite: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Riešenie problémov s tokom MS, navštívte https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Na začiatok stránky

Vstavané pracovné postupy

Lokalita SharePoint obsahuje niekoľko vstavaných pracovných postupov, ktoré sa zameriavajú na bežné obchodné scenáre:

  • Schvaľovanie     Tento pracovný postup nasmeruje dokument alebo položku do skupiny ľudí určenej na schválenie. Pracovný postup schválenia je predvolene spojený s typom obsahu Dokument, a preto je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov.

  • Zhromažďovanie pripomienok     Tento pracovný postup nasmeruje dokument alebo položku do skupiny ľudí určenej na pripomienky. Recenzenti môžu poskytovať pripomienky, ktoré sa následne spracujú a odošlú osobe spúšťajúcej pracovný postup. Pracovný postup zhromažďovania pripomienok je predvolene spojený s typom obsahu Dokument, a preto je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov.

  • Zhromažďovanie podpisov    Tento pracovný postup nasmeruje dokument balíka Microsoft Office do skupiny ľudí určenej na zhromaždenie digitálnych podpisov. Tento pracovný postup je potrebné spustiť v programe balíka Office 2013. Účastníci musia vyplniť svoje úlohy podpisu pridaním digitálneho podpisu do dokumentu v príslušnom programe balíka Office. Pracovný postup zhromažďovania podpisov je predvolene spojený s typom obsahu Dokument, a preto je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov. Pracovný postup zhromažďovania podpisov sa však pre konkrétny dokument v knižnici dokumentov zobrazí iba v prípade, ak dokument obsahuje jeden alebo viacero riadkov na podpis balíka Microsoft Office.

  • Schválenie publikovania     Tento pracovný postup je podobný pracovnému postupu schválenia, a to v tom, že automatizuje smerovanie obsahu na odborníkov na konkrétnu oblasť a účastníkov projektu na revíziu a schválenie. Pracovný postup schválenia publikovania je jedinečný v tom, že je určený hlavne pre publikačné lokality, kde sa publikovanie nových a aktualizovaných webových stránok prísne kontroluje.

  • Trojfázový pracovný postup     Tento pracovný postup sa môže použiť na riadenie pracovných procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako sú napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy.

Každý z vyššie uvedených pracovných postupov je možné pre jednotlivú organizáciu prispôsobiť, a to viacerými spôsobmi. Keď napríklad pridáte pracovný postup do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu (aby bol prístupný na použitie v dokumentoch a položkách), môžete prispôsobovať zoznamy úloh a zoznamy histórie, v ktorých sú uložené informácie o pracovnom postupe.

Keď používateľ lokality spustí pracovný postup v dokumente alebo položke, môže tento používateľ daný pracovný postup aj ďalej prispôsobovať, a to vymedzením zoznamu účastníkov, termínu dokončenia a pokynov k úlohám.

Na začiatok stránky

Podpora pre vlastné pracovné postupy

Hoci zabudované pracovné postupy možno trochu prispôsobiť tak, aby vyhovovali rôznym potrebám, vaša organizácia si môže vybrať navrhnutie a vývoj pracovných postupov, ktoré sú jedinečné pre obchodné procesy v organizácii. Pracovné postupy môžu byť jednoduché alebo zložité, pretože obchodné procesy vyžadujú. Vývojári môžu vytvárať pracovné postupy spustené ľuďmi, ktorí používajú lokalitu, alebo môžu vytvárať pracovné postupy, ktoré sa spúšťajú automaticky na základe udalosti, napríklad keď je položka zoznamu vytvorená alebo zmenená. Ak vaša organizácia vypracovala a nasadila vlastné pracovné postupy, tieto pracovné postupy môžu byť k dispozícii okrem alebo namiesto vstavaných pracovných postupov, ktoré sú už popísané.

Existujú dva spôsoby, na základe ktorých je možné vlastné pracovné postupy vytvoriť:

  • Power Users môžu navrhnúť pracovné postupy bez kódu na použitie v konkrétnom zozname alebo knižnici pomocou Microsoft SharePoint Designer 2013 a Office Visio 2013      Pracovné postupy programu SharePoint Designer 2013 sa vytvárajú zo zoznamu dostupných aktivít pracovného postupu a osoba, ktorá vytvára pracovný postup, môže nasadiť pracovné postupy priamo do zoznamu alebo knižnice, kde sa budú používať. SharePoint Designer 2013 funguje aj ruka v ruke s Visiom 2013 a poskytuje vizuálne prostredie na vývoj pracovných postupov na vytváranie diagramov pomocou tvarov a spojníc. Môžete tiež importovať pracovné postupy z visia 2013 do SharePointu designera 2013 a naopak.

  • Profesionálni vývojári softvéru môžu vytvárať pracovné postupy pomocou aplikácie Visual Studio 2012 alebo novšej verzie.     Tieto pracovné postupy zahŕňajú vlastné kódy a aktivity pracovného postupu. Keď profesionálny vývojár vytvorí vlastné pracovné postupy, správca servera ich môže nasadiť do viacerých lokalít.

Na začiatok stránky

Kroky pri používaní pracovných postupov

Existuje niekoľko krokov, ktoré sú súčasťou používania pracovného postupu v dokumente alebo položke zoznamu. Každý jeden krok môže byť vykonaný jednotlivcami, ktorí majú rôzne roly. Správca lokality môže napríklad vytvoriť pracovný postup určený na používanie v knižnici dokumentov, tvorca obsahu môže vytvoriť pracovný postup alebo zmeniť prebiehajúci pracovný postup a ďalšia osoba (napríklad recenzent alebo schvaľovateľ dokumentu) môže dokončiť úlohu pracovného postupu.

Pridanie pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu

Pred používaním pracovného postupu je potrebné pridať ho do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, aby ste ho sprístupnili pre dokumenty alebo položky umiestnené na konkrétnom mieste. Ak chcete pracovný postup pridať do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, musíte mať povolenie na spravovanie zoznamov. Vo väčšine prípadov vykonávajú túto úlohu správcovia lokality alebo jednotlivci spravujúci konkrétne zoznamy alebo knižnice.

Dostupnosť pracovného postupu v rámci lokality sa líši v závislosti od miesta jeho pridania:

  • Ak pridáte pracovný postup priamo do zoznamu alebo knižnice, bude k dispozícii iba pre položky v danom zozname alebo knižnici.

  • Ak pridáte pracovný postup k typu obsahu zoznamu (ide o inštanciu typu obsahu lokality, ktorá bola pridaná do konkrétneho zoznamu alebo knižnice), bude pracovný postup k dispozícii iba pre položky daného typu obsahu nachádzajúceho sa v konkrétnom zozname alebo knižnici, ku ktorej je daný typ obsahu priradený.

  • Ak pridáte pracovný postup k typu obsahu lokality, bude tento pracovný postup k dispozícii pre všetky položky daného typu obsahu, a to v každom zozname alebo knižnici, do ktorých bola inštancia tohto typu obsahu lokality pridaná.

  • Ak chcete, aby bol pracovný postup dostupný v rámci všetkých zoznamov a knižníc nachádzajúcich sa na lokalite, môžete vytvoriť pracovný postup lokality.

Po pridaní pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu môžete pracovný postup v konkrétnom umiestnení prispôsobiť zadaním rôznych možností:

  • Názov inštancie pracovného postupu

  • Zoznam úloh, kde sú uložené úlohy pracovného postupu

  • Zoznam histórie, ktorý zaznamenáva všetky udalosti súvisiace s pracovným postupom

  • Spôsob požadovaného spustenia pracovného postupu

  • Ďalšie možnosti špecifické pre jednotlivé pracovné postupy, napríklad spôsob smerovania úloh k účastníkom, okolnosti dokončenia pracovného postupu a akcie vyskytujúce sa po dokončení pracovného postupu

Po pridaní pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu tento pracovný postup sprístupníte pre dokumenty alebo položky umiestnené na určitom mieste. Pracovný postup teda skutočne nespúšťate.

Spustenie pracovného postupu v dokumente alebo položke

Po pridaní pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu a jeho sprístupnení na používanie budete môcť tento pracovný postup spustiť v dokumente alebo položke (v prípade, že je pracovný postup nastavený na manuálne spustenie). Ak chcete spustiť pracovný postup, vyberte požadovaný pracovný postup zo zoznamu pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii pre dokument alebo položku. Ak je to potrebné, môžete tiež do formulára zadať informácie, ktoré pracovný postup vyžaduje. V závislosti od spôsobu navrhnutia a konfigurácie pracovného postupu môžete pri jeho spustení v dokumente alebo položke použiť aj možnosť ďalšieho prispôsobenia daného pracovného postupu, a to prispôsobením možností, ako sú účastníci, termín dokončenia a pokyny k úlohám.

Úprava prebiehajúceho pracovného postupu

Po spustení pracovného postupu v položke budete pravdepodobne musieť vykonať zmeny v spôsobe správania pracovného postupu. Po spustení pracovného postupu bude napríklad osoba, ktorá pracovný postup spustila, možno chcieť pridať ďalších účastníkov. Alebo chce napríklad účastník pracovného postupu priradiť svoje úlohy inej osobe alebo vyžaduje vykonať zmeny v dokumente alebo položke, na ktoré sa pracovný postup zameriava. Počas prebiehajúceho pracovného postupu môžete niektoré vstavané pracovné postupy zmeniť. Ak vaša organizácia vyvíja a nasadzuje vlastné pracovné postupy, vykonávanie zmien v prebiehajúcom dokumente je povolené.

Dokončenie úloh pracovného postupu

Každá udalosť pracovného postupu vyžadujúca ľudskú interakciu je reprezentovaná úlohami pracovného postupu. Keď pracovný postup priradí úlohu účastníkovi pracovného postupu, príjemca úlohy môže túto úlohu dokončiť alebo požiadať o možnosť vykonať zmeny v pracovnom postupe, a to prostredníctvom úprav vo formulári pre úlohy pracovného postupu. Účastníci pracovného postupu môžu úlohy pracovného postupu dokončiť na lokalite SharePoint alebo priamo v programe balíka Office 2013. Keď účastník pracovného postupu úlohu pracovného postupu dokončí alebo požiada o možnosť vykonať zmenu v pracovnom postupe, presunie sa daný pracovný postup na ďalší relevantný krok.

Sledovanie stavu pracovných postupov

Vlastníci a účastníci pracovného postupu môžu sledovať priebeh pracovného postupu pomocou stránky stavu, ktorá je k tomuto pracovnému postupu priradená. Na stránke stavu sa nachádzajú informácie týkajúce sa nevybavených úloh pracovného postupu. Nájdete tu aj informácie o histórii, ktorá je pre pracovný postup dôležitá.

Nástroje na tvorbu zostáv poskytujú súhrnnú analýzu histórie pracovného postupu. Organizácie môžu pomocou tejto analýzy vyhľadávať kritické miesta v procese alebo zistiť, či skupina spĺňa ciele výkonu daného pracovného procesu. Niektoré preddefinované zostavy programu Microsoft Office Excel môžete použiť s každým pracovným postupom. Informácie týkajúce sa histórie pracovného postupu sú navyše k dispozícii ako zdroj údajov zoznamu SharePointu, ktoré môžete použiť a analyzovať aj v iných programoch, alebo ako riešenia určené na sledovanie vlastných pracovných procesov.

Na začiatok stránky

Pozrite tiež

Informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint

Pracovné postupy v sharepointe 2013

Vývoj pracovných postupov v programe SharePoint Designer 2013 a Visio 2013

s pracovným postupom služby SharePoint Server 2013

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×