Pomocou hromadnej korešpondencie môžete vytvárať súbory dokumentov prispôsobených pre jednotlivých príjemcov. Formulárový list môžete napríklad prispôsobiť tak, aby obsahoval meno príjemcu. K dokumentu je priradený zdroj údajov, napríklad zoznam, tabuľkový hárok alebo databáza. Zástupné symboly, nazývané aj zlučovacie polia, poskytujú Wordu informácie o tom, kde v dokumente sa majú nachádzať informácie zo zdroja údajov.
Pracujete v hlavnom dokumente vo Worde a vkladáte zlučovacie polia pre prispôsobený obsah, ktorý chcete zahrnúť. Po dokončení hromadnej korešpondencie dokument hromadnej korešpondencie vygeneruje svoju prispôsobenú verziu pre každý názov v zdroji údajov.
Zdroje údajov
Prvým krokom pri nastavovaní hromadnej korešpondencie je vybrať zdroj údajov, ktorý použijete na prispôsobené informácie. Excelové tabuľkové hárky a zoznamy kontaktov Outlooku sú najčastejšími zdrojmi údajov, ale fungovať bude ľubovoľná databáza, ktorá sa dá pripojiť k Wordu. Ak ešte nemáte zdroj údajov, môžete ho dokonca zadať vo Worde v rámci procesu hromadnej korešpondencie.
Podrobné informácie o zdrojoch údajov nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
Excel alebo Outlook
Ak viete, že ako zdroj údajov budete používať Excel alebo Outlook, pozrite si témy:
Typy dokumentov
Word poskytuje nástroje na začlenenie údajov do nasledujúcich typov dokumentov. Ak chcete zistiť podrobnosti o každom type, použite prepojenia:
-
Listy, ktoré obsahujú prispôsobený pozdrav. Každý list sa vytlačí na samostatný hárok papiera.
Vytvorenie a tlač dávky prispôsobených listov -
E-mail, kde adresa každého príjemcu je jedinou adresou v riadku Komu. E-mail budete odosielať priamo z Wordu.
-
Obálky alebo Menovky, v ktorých sa nachádzajú názvy a adresy zo zdroja údajov.
-
Adresár, v ktorom je uvedený zoznam dávok informácií pre každú položku v zdroji údajov. Použite ho na vytlačenie zoznamu kontaktov alebo na uvedenie zoznamu skupín informácií, ako sú napríklad všetci študenti v každej triede. Tento typ dokumentu sa nazýva aj zlúčenie do katalógu.
Zdroje údajov
Prvým krokom pri nastavovaní hromadnej korešpondencie je vybrať zdroj údajov, ktorý použijete na prispôsobené informácie. Excelové tabuľkové hárky a zoznamy kontaktov v Outlooku sú najčastejšími zdrojmi údajov, ale ak ešte nemáte zdroj údajov, môžete ho zadať vo Worde ako súčasť procesu hromadnej korešpondencie.
-
Tabuľkový hárok Excelu funguje dobre ako zdroj údajov, ak sú všetky údaje v jednom hárku a sú naformátované tak, že ich možno načítať vo Worde. Ďalšie informácie nájdete v téme Príprava zdroja údajov v Exceli na hromadnú korešpondenciu vo Worde pre Mac.
-
Zoznam kontaktov v Outlooku obsahuje údaje vo formáte, ktorý je možné čítať vo Worde. Pozrite si tému Použitie kontaktov Outlooku ako zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu
-
Údajový súbor Wordu je zdroj údajov, ktorý môžete vytvoriť za behu vo Worde. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie zoznamu hromadnej korešpondencie vo Worde.
Typy dokumentov
-
Listy, ktoré obsahujú prispôsobený pozdrav. Každý list sa vytlačí na samostatný hárok papiera.
Vytvorenie a tlač dávky prispôsobených listov -
E-mail, kde adresa každého príjemcu je jedinou adresou v riadku Komu. E-mail budete odosielať priamo z Wordu.
-
Obálky alebo Menovky, v ktorých sa nachádzajú názvy a adresy zo zdroja údajov.
Ak otvoríte dokument hromadnej korešpondencie, ktorý ste vytvorili s počítačovou aplikáciou Word, Word Web App zachová všetky jeho nastavenia hromadnej korešpondencie, nebude však možné vykonať hromadnú korešpondenciu ani upraviť žiadne nastavenia hromadnej korešpondencie.
Ak máte počítačovú aplikáciu Word, otvorte v nej dokument a vykonajte hromadnú korešpondenciu tam.
